Servizi On Line 2.2 MANUALE D USO

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1 Servizi On Line 2.2 MANUALE D USO Questo manuale d uso è suddiviso in varie parti, ciascuna delle quali descrive in modo sintetico una delle operazioni che l utente può effettuare attraverso l utilizzo dei Servizi On Line. Le descrizioni sono accompagnate da apposite immagini che guidano l utente durante le operazioni. Il manuale è soggetto a revisioni. Vi preghiamo di controllare periodicamente la disponibilità di una nuova versione all indirizzo Sommario Servizi On Line 2.2 MANUALE D USO...1 Sommario...1 Introduzione...2 Cosa fa...2 Chi sono gli utenti del sistema...2 I servizi offerti dal centro SIC...2 Come si usa...2 Modalità di accesso al sistema...2 Come è strutturata una pagina...2 Bottoni di navigazione...2 Barra di stato...3 Informazioni della pagina...3 Il primo accesso...3 Utenti non registrati nuova registrazione...4 Utenti registrati password dimenticata...5 Utenti registrati servizi attivi e sospesi...5 Elenco delle richieste possibili...6 Richiesta automatizzata di servizi...7 Richieste cartacea di servizi...7 Rubrica Intranet...7 Legenda icone...8 Pagina 1 di 9

2 Introduzione I Servizi On Line versione 2.2 (o più brevemente SoL) è un sistema realizzato allo scopo di snellire le procedure tecniche e amministrative e velocizzare l iter delle richieste di servizio al Centro Sistemi Informativi e Comunicazione di Ateneo (SIC). Cosa fa I SOL permettono di sottoporre, in maniera per gran parte automatizzata, le richieste di servizio al Centro SIC. Attraverso tale sistema è inoltre possibile, in qualsiasi momento e da qualsiasi calcolatore collegato ad Internet, verificare lo stato delle proprie richieste. L accesso ai SOL è di tipo controllato (con login e password); le credenziali di accesso sono comuni con il sistema di posta elettronica di Ateneo. Dove le procedure sono complicate e non automatizzabili (autorizzazioni, validazioni ecc.) il sistema rende disponibile comunque una modalità semplice ed immediata per il recupero della modulistica necessaria. Chi sono gli utenti del sistema Tutto il personale dell Università degli Studi dell'insubria può accedere ai Servizi On Line. Alcune tipologie di utenti (studenti 150 ore ecc.) hanno delle limitazioni sul numero di richieste operabili. Alcuni utenti particolari (normalmente tecnici informatici) hanno la possibilità di accedere a strumenti raffinati per interrogare la banca dati e calcolare statistiche generali su cablaggi, utenze di rete e di fonia. L utente del sistema può concedere delle deleghe ad altre persone affinché possano operare richieste a proprio nome. I servizi offerti dal centro SIC Il sistema SOL permette di visualizzare la mappa dei servizi offerti dal Centro SIC aggiornata in tempo reale con l indicazione aggiuntiva della modalità di richiesta (automatizzata o cartacea). La mappa dei servizi può anche essere scaricata in formato stampabile (PDF) all indirizzo Come si usa Modalità di accesso al sistema Accedere al servizio è molto semplice: basta aprire il proprio browser Internet preferito (Internet Explorer, Netscape, Firefox, ecc.) e digitare l indirizzo oppure andare sul sito dell Università dell Insubria e cliccare su Sistemi informativi SIC in basso a destra e nella pagina seguente cliccare su Servizi On Line in alto a destra. Per utilizzare i SOL non è necessario installare alcun programma, l unica necessità è che il computer sia connesso a Internet. Come è strutturata una pagina Per assicurare una navigazione sempre intuitiva,la struttura di tutte le pagine dell applicazione è costante. Nei seguenti paragrafi vengono presentati questi elementi comuni. Bottoni di navigazione La prima riga d interesse per l utente, partendo dall alto è quella nella quale sono contenuti tutti i bottoni di navigazione. Alcuni di questi bottoni possono essere nascosti in base all operazione che si sta effettuando. Ecco la lista dei bottoni presenti (partendo da sinistra) con le loro relative funzioni: permette di tornare alla pagina nella quale vengono presentati i propri servizi e le richieste in corso permette di visualizzare la lista dei servizi che si possono richiedere permette di visualizzare il modulo della rubrica on-line permette di visualizzare e selezionare le deleghe che altri utenti hanno concesso alla persona connessa, nonché di concedere o revocare la propria delega ad un altro utente. Questo bottone non è visibile quando si sta utilizzando l applicazione con la delega di un altro utente. Pagina 2 di 9

3 permette di terminare la modalità di utilizzo denominata delega. Questo bottone compare soltanto quando un utente utilizza l applicazione sotto delega visualizza i dati degli sviluppatori dell applicazione e altre informazioni di carattere generale visualizza questo manuale utente e le risposte alle domande più frequenti termina l utilizzo dell applicazione Barra di stato La barra di stato indica il percorso in cui ci si trova durante l utilizzo dell applicazione. In grassetto viene evidenziato il modulo attivo in quel momento. Se per esempio si sta richiedendo un nuovo telefono, la barra di stato indicherà come percorso: Home Page Servizi On Line Stato delle vostre richieste di servizio Richiesta servizi Telefono/Fax. Questo sta ad indicare che, partendo dalla Home page dei SOL si è arrivati alla pagina di presentazione dei propri servizi. Quindi si è passati alla pagina di richiesta di un nuovo servizio (nell esempio specifico di un telefono). La dicitura Telefono/Fax in grassetto indica che attualmente si sta operando nel modulo di richiesta di un nuovo telefono o fax. Informazioni della pagina In tutte le pagine è presente un riquadro contenente alcune informazioni e spiegazioni, che indicano le caratteristiche del servizio che si sta visualizzando e ne spiegano brevemente le modalità di fruizione. Il box contenente le informazioni si presenta sempre minimizzato. Per espanderlo e vedere nella stessa pagina tutte le informazioni cliccare sull icona. Cliccando invece sull icona saranno visualizzate le informazioni una per volta. Per selezionarne una bisogna cliccare sui numeri presenti nel box in basso a destra. Cliccando invece sull icona il box viene minimizzato e non mostra alcuna informazione. Il primo accesso Collegandosi all indirizzo viene visualizzata la pagina d accesso ai Servizi On Line, mostrata in Figura 1. Figura 1 - Accesso ai Servizi On Line Il sistema condivide login e password con il sistema di posta elettronica di Ateneo, quindi, se l utente non ha ancora ricevuto la login e password d accesso alla posta elettronica, è necessario iscriversi. Se non si dispone della login e password selezionare l opzione l opzione No e cliccare su Avanti. Se invece sono già state ricevute le credenziali d accesso, ma non si ricorda il Nome utente o la Password scegliere l opzione Si, ma non ricordo la password e cliccare su Avanti. Se invece si è regolarmente registrati cliccare su Sì e premere Avanti Pagina 3 di 9

4 (sarà richiesto di inserire Nome utente e Password, che coincidono con le credenziali di accesso alla posta elettronica). Nei prossimi paragrafi verranno trattati i tre casi sopra citati- Utenti non registrati nuova registrazione Nel caso l utente non sia registrato ed abbia scelto No nelle possibilità della pagina d accesso, sarà visualizzato il modulo in Figura 2, nel quale è richiesto all utente il codice fiscale. Questo dato è necessario per permettere al sistema di valutare le informazioni presenti nella nostra banca dati e di individuare eventuali utenti già iscritti. Figura 2 - Richiesta codice fiscale Cliccando su Conferma si prosegue quindi con la procedura di registrazione. Nella pagina successiva (Figura 3) sono richiesti alcuni dati anagrafici, come il nome, il cognome, la data di nascita e altre informazioni riguardo alla posizione all interno dell Università, come per esempio la struttura a cui si afferisce. Cliccando quindi su Avanti compare un modulo riassuntivo dei dati inseriti, il quale va stampato premendo il bottone in basso. La procedura viene completata da parte dell utente apponendo alla stampa timbro e firma del responsabile della propria struttura ed inviandola per posta interna al Centro SIC. Figura 3 - Inserimento dati anagrafici Pagina 4 di 9

5 Il gestore del Servizio, in seguito ad una verifica amministrativa, validerà la richiesta di iscrizione e invierà all utente una lettera contenente le credenziali d accesso, comprensive di una password provvisoria, che, per motivi di sicurezza, si consiglia di modificare dopo il primo accesso. Utenti registrati password dimenticata Scegliendo l opzione Sì, ma non mi ricordo la password della pagina d accesso (Figura 1) verrà visualizzato un messaggio che ricorda il fatto che la login e password è comune con il sistema di posta elettronica di Ateneo. Se non si ricorda la password è possibile farla resettare dal supporto di help desk. La pagina presenta i contatti aggiornati del supporto tecnico. Utenti registrati servizi attivi e sospesi Scegliendo l opzione Sì della pagina d accesso (Figura 1) e inserendo login e password corrette, l utente entra nel modulo di visualizzazione e gestione dei propri servizi. In questa pagina si possono controllare tutti i servizi attivati o quelli per i quali si è richiesta l attivazione. Per chiarezza espositiva i servizi vengono presentati con una struttura ad albero. Cliccando su si espande il ramo selezionato. Per esempio, se si analizzano le caselle di posta in Figura 4, cliccando sull icona a sinistra di Caselle di posta elettronica, compaiono delle sottocategorie, come Casella principale, Alias o Mailing List. Figura 4 - Mailbox Ogni sottocategoria contiene a destra un numero tra parentesi che indica quanti elementi di quel genere sono esistenti. Espandendo anche le sottocategorie si visualizzano dettagli specifici dell elemento. Nel caso delle Caselle di posta elettronica, si può vedere una riga contenente il nome della mailbox. Sulla destra un icona indicante lo stato del servizio. Ogni stato è rappresentato da un icona differente. La legenda è disponibile nel paragrafo Legenda icone di questo manuale. Sostando con il mouse sull icona appare un piccolo campo che indica in formato testuale lo stato del servizio, come si può notare in Figura 5. E comunque disponibile una legenda delle varie icone nella pagina Servizi Attivi e Sospesi. Figura 5 - Stato servizio Sempre in Figura 5 è presente il pulsante Info tecniche rappresentato da un icona con un punto di domanda. Cliccando su questa icona possono essere visualizzate delle informazioni tecniche più dettagliate. Cliccando nuovamente sulla stessa icona le informazioni tecniche vengono nascoste. Ogni riga contiene infine dei pulsanti sulla destra. Nella Figura 6 sono mostrati le operazioni possibili per un client nella categoria COMPUTER. Ogni azione rimanda ad un modulo specifico che la gestisce. Figura 6 Funzioni di modifica del servizio Nella parte inferiore della pagina sono presenti delle informazioni personali dell utente, come ad esempio il proprio account o il profilo, cioè il ruolo e/o la funzione che si svolge con l indicazione della strutture di afferenza. Più in basso ci sono poi due tipi di contatti: Pagina 5 di 9

6 Contatti istituzionali sono dei contatti forniti dall Università, come la posta elettronica ed eventuali telefoni o fax di cui si dispone (forniti dall Università). Altri contatti sono contatti (telefonini, indirizzi di posta elettronica, home page ecc.) che possono essere inseriti direttamente dall utente. I contatti istituzionali non sono eliminabili ma si può decidere se visualizzarli nella rubrica completa ad accesso controllato o in quella Internet. Come mostrato in Figura 7, la lista dei contatti comprende sulla sinistra il tipo di contatto, il contatto stesso e due caselline che indicano la visibilità del contatto sulla rubrica ad accesso controllato, denominato intranet o sulla rubrica Internet. Premendo il tasto Modifica si possono aggiornare queste due caselle. Se si desidera che il contatto sia visualizzato basta spuntare l opzione. Se si vuole confermare la scelta premere Aggiorna, altrimenti premendo Annulla si ripristina la situazione precedente. Figura 7 - Contatti istituzionali La categoria Altri Contatti comprende dei contatti personali che possono essere visualizzati nella rubrica Intranet e/o Internet. Si può impostare come proprio contatto una casella di posta personale, un numero telefonico o un sito Internet (per esempio un sito autobiografico). Per aggiungere un nuovo contatto cliccare su Inserisci nuovo contatto personale, verranno visualizzati tutti i campi necessari per l inserimento, come il tipo, il contatto e la visibilità che esso deve avere nella rubrica Intranet e Internet. Selezionare quindi Inserisci contatto per aggiungerlo alla lista dei contatti personali, oppure premere su Annulla inserimento per annullare l operazione. Si ricorda di inserire eventuali indirizzi internet senza la dicitura iniziale Una volta inserito, esso è visibile nella lista e può essere modificato premendo il tasto sulla destra Modifica, oppure cancellato premendo Cancella. Figura 8 - Inserimento di un nuovo contatto personale Elenco delle richieste possibili Sulla pagina Stato delle richieste di servizio, cliccando sul bottone Nuova richiesta viene visualizzata la lista dei servizi offerti dal centro SIC. La struttura dei servizi è ad albero. Inizialmente vi sono tutte le tipologie di servizi gestite. Selezionandone una viene espanso l elenco di tutte le richieste possibili. In Figura 9 sono mostrate le caratteristiche di un servizio. In grassetto sottolineato c è la denominazione del servizio. Cliccando su di essa, si passa al modulo di gestione della richiesta. Sotto c è una breve descrizione del servizio. Infine sulla destra c è un icona che indica se la gestione è automatizzata (l icona rappresenta un computer) o se necessita di un modulo cartaceo o di una richiesta tramite posta elettronica (l icona rappresenta un foglio di carta). Pagina 6 di 9

7 Figura 9 - Richiesta servizio Richiesta automatizzata di servizi I SOL, dove possibile, gestiscono i servizi in modo automatizzato. I moduli di richiesta hanno un approccio definito a Step (cioè Passo-Passo). Inizialmente è visualizzato soltanto il primo passo; cliccando sul bottone Avanti posto sempre sulla destra si prosegue nella richiesta. Se i dati inseriti non sono corretti sarà impedito l avanzamento, altrimenti viene visualizzato il passo successivo. Nei passi intermedi sono sempre presenti i bottoni Avanti (per proseguire nel prossimo step) e Indietro. Quest ultimo permette di tornare al passaggio precedente per modificare eventuali dati inseriti erroneamente. Infine, l ultimo passo contiene il pulsante Fine, il quale termina la procedura di richiesta. In Figura 10 si può notare una pagina di richiesta di un telefono giunta all ultimo passo. In ogni pagina sono presenti delle spiegazioni inerenti alla richiesta che si sta effettuando e si trovano nel box d informazioni della pagina (vedi paragrafo Informazioni della pagina). Figura 10 - Modalità a passi Richieste cartacea di servizi Se il servizio non può essere gestito automaticamente, i SOL presentano una pagina standard che, nella parte superiore, spiega le modalità di effettuazione della richiesta e nella parte inferiore offre dei collegamenti a numeri di telefono, caselle di posta o documenti in formato digitale da compilare e stampare. Rubrica Intranet I SOL, oltre ai servizi già elencati precedentemente, mettono a disposizione una rubrica on-line che permette di visualizzare informazioni e contatti di un particolare utente o i contatti generici di una struttura (per esempio di un dipartimento). Come si può vedere nella Figura 11, la maschera di ricerca prevede si possano cercare gli utenti indicando il nome e\o il cognome; i criteri di ricerca possono essere inseriti interamente o anche soltanto in parte. Se per esempio si sta cercando l utente Bianchi Mario ma non si ricorda il cognome completo, inserendo nel campo apposito le lettere BIA e cliccando sul bottone Cerca, l applicazione cercherà tutti gli utenti che nel cognome contengono l insieme contiguo di lettere BIA. Sicuramente la ricerca produrrà vari risultati, tra i quali si potrà scegliere semplicemente cliccando sul nominativo desiderato. Figura 11 - Maschera di ricerca Per affinare la ricerca e ottenere meno risultati possibili si può indicare più di un parametro; per esempio oltre al cognome, se si conosce la struttura di appartenenza, il ruolo o la funzione assegnata all utente, basta Pagina 7 di 9

8 indicarle in una delle liste che si possono notare nella Figura 11. Cliccando su Cerca appaiono quindi una lista di nominativi che corrispondono ai criteri di ricerca indicati. Cliccando su uno di essi vengono visualizzati i suoi dati. Nella Figura 12 si vede la lista dei contatti per l utente Bianchi Mario. In alto, a sinistra del nome c è lo spazio per l eventuale fototessera. Nei campi sottostanti è presente la lista dei ruoli o delle funzioni dell utente in una determinata struttura, indicata nella posizione centrale della riga. Infine, ancora più sotto, compare la lista di tutti i contatti. Sulla sinistra è indicato il tipo di contatto (Telefono, Fax, , etc ) e a destra è visualizzato il contatto stesso. In basso a destra è presente il bottone Nuova ricerca che visualizza nuovamente la maschera di ricerca illustrata nella Figura 11 Figura 12 - Contatti dell'utente Legenda icone Ogni servizio, da quando viene richiesto a quando viene dismesso, passa attraverso vari stati, alcuni temporanei, altri finali, ognuno dei quali è rappresentato da un icona. Non appena un utente effettua una richiesta, il servizio entra nello stato Richiesta attivazione. Se un utente si accorge di aver inserito dati non corretti, può disattivare la richiesta ed essa diventerà Abortita e l amministratore del servizio non riceverà alcuna notifica, come se la richiesta non fosse mai stata fatta. Non appena l amministratore prende in carico la richiesta, porrà il servizio nello stato In attivazione, il quale indica che si stanno effettuando le procedure necessarie per attivare il servizio. Terminate queste operazioni la richiesta diventa Attiva ed usufruibile da parte dell utente. Il servizio resta tale finchè l utente o l amministratore non decidono di disattivarlo. L utente può dunque effettuare una Richiesta di disattivazione mentre l amministratore può accettare la richiesta o arbitrariamente porre il servizio nello stato Disattivato. Ci sono inoltre alcuni stati particolari: lo stato Trasloco, nel quale si possono trovare soltanto i servizi telefonici o di rete, nel caso sia in corso uno spostamento di un apparecchiatura dalla presa di rete attualmente utilizzata ad una nuova; lo stato Rifiutato, cioè un servizio richiesto che l amministratore ha deciso di non accettare. Per ogni servizio rifiutato viene visualizzato un breve commento dell amministratore per motivare il rifiuto, ed è visibile cliccando sul bottone Informazioni tecniche visualizzato premendo sul bottone Info tecniche del servizio in questione (esempi in Figura 4,Figura 5, Figura 6). Infine lo stato In validazione è lo stato nel quale si trovano i servizi che non sono ancora stati vistati dai responsabili amministrativi. Oltre alle icone che identificano gli stati del servizio ce ne sono alcune che rappresentano dei bottoni o delle caratteristiche. Per esempio, l icona Info Tecniche (visualizzata nella Tabella 1) permette di espandere le informazioni tecniche dei servizi, nella pagina Stato delle richieste di servizio. Ci sono poi delle icone che indicano, nella pagina Nuova richiesta, se il servizio di cui si vuole usufruire è Automatizzato oppure no. Tutte le icone, con il relativo stato e una breve descrizione sono elencate nella Tabella 1. ICONA STATO DESCRIZIONE ATTIVO IN ATTIVAZIONE IN DISATTIVAZIONE DISATTIVATO ANNULLATO Pagina 8 di 9 Il servizio è attivo e disponibile all'utilizzo L'amministratore ha ricevuto una richiesta di attivazione e sta eseguendo le procedure necessarie L'amministratore ha ricevuto una richiesta di disattivazione e sta compiendo le procedure necessarie Il servizio è disattivato, quindi non può essere liberato e tutte le risorse che occupava (es. prese a muro) sono state liberate L'utente ha richiesto una disattivazione di un servizio ancora in richiesta di attivazione. L'amministratore quindi

9 non riceverà nessuna notifica DISATTIVATO SOFT Modalità di disattivazione con alcuni parametri differenti RICHIESTA NUOVA ATTIVAZIONE RICHIESTA DISATTIVAZIONE L'utente ha richiesto un nuovo servizio. All'amministratore verrà notificta la richiesta da eseguire. L'utente ha richiesto di disattivare un servizio che non utilizzava più RICHIESTO TRASLOCO L'utente ha fatto una richiesta di trasloco da una presa a muro ad un'altra. Questa richiesta è solitamente concomitante con un trasloco d'ufficio RIFIUTATO IN VALUTAZIONE AUTOMATIZZATO La richiesta è stata rifiutata dall'amministratore La richiesta è in valutazione presso il Direttore Amministrativo La richiesta viene eseguita mediante moduli specializzati con i SOL. NON AUTOMATIZZATO La richiesta viene eseguita mediante moduli cartacei o digitali, oppure tramite strumenti esterni ai SOL, ai quali viene dato comunque un collegamento ESPANDI INFO TECNICHE Espande le informazioni tecniche del servizio MINIMIZZA INFO TECNICHE Minimizza le informazioni tecniche del servizio Tabella 1 - Legenda icone stati servizi Pagina 9 di 9