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1 Biblioteca estense universitaria, Modena Progetto Qualità /11/2008 P. 1 / 11 Ministero per i beni e le attività culturali Biblioteca estense universitaria Modena PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE Il Direttore Dr Luca Bellingeri

2 Biblioteca estense universitaria, Modena Progetto Qualità /11/2008 P. 2 / PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO ORIGINE DEL PIANO ELABORAZIONE DEL PIANO TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO GLI OBIETTIVI LE ATTIVITÀ PREVISTE LE RISORSE UMANE COINVOLTE LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI DIREZIONE E VALUTAZIONE FATTORI CRITICI DI SUCCESSO ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO...11

3 Biblioteca estense universitaria, Modena Progetto Qualità /11/2008 P. 3 / PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano: Conversione online di cataloghi cartacei Responsabile: Cognome Bellingeri Nome Luca Telefono luca.bellingeri@beniculturali.it Ruolo Direttore dell Istituto Referente: Cognome Palazzi Nome Andrea Telefono andrea.palazzi@beniculturali.it Ruolo Responsabile dell Ufficio automazione Durata dell intervento in mesi: 12 Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/12/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto : Ammontare complessivo: (cinquemila) di cui: o a carico dell Amministrazione/ufficio: (cinquemila) o a carico di altre Fonti (indicare quali) 0 Non sono previste risorse 2. SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 2.1. ORIGINE DEL PIANO L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in (sono possibili più risposte): documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare)

4 Biblioteca estense universitaria, Modena Progetto Qualità /11/2008 P. 4 / La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da (sono possibili più risposte): autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare) Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate no Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi L intervento si ricollega sia alla politica del Servizio Bibliotecario nazionale (SBN) sia, più specificamente, al progetto Biblioteca digitale - Cataloghi storici. Riferimenti sul web: o o Per quanto riguarda SBN, in particolare, l Estense è uno degli enti fondatori, nel 2002, del Polo SBN di Modena Motivo prevalente dell intervento (una sola risposta): carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. L Estense è una biblioteca che affonda le sue radici nel XIV secolo. Il suo patrimonio e i suoi cataloghi sono quindi il risultato di numerose sedimentazioni storiche. Mentre le acquisizioni contemporanee vengono catalogate e sono subito disponibili in linea ( notizie), solo parte del patrimonio storico è già online.

5 Biblioteca estense universitaria, Modena Progetto Qualità /11/2008 P. 5 / 11 Questo intervento intende mettere in linea la maggior parte dei cataloghi per le opere dei secoli XIX-XX ( notizie). 2.2 ELABORAZIONE DEL PIANO La progettazione ha coinvolto (sono possibili più risposte): utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro sistemista LAN-DBMS Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Riunioni con i responsabili di settore interessati. Comunicazione del progetto a tutto il personale da parte della Direzione. Comunicazione dei ruoli all interno degli Uffici interessati da parte dei responsabili In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità) (sono possibili più risposte): dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): dati di funzionamento (specificare quali): o maggiore difficoltà di reperimento del patrimonio antico, anche nella semplice consultazione locale. o impossibilità di usare i cataloghi cartacei da remoto, e conseguente riduzione del bacino di utenti potenziale. o constatazione del progressivo aumento nelle consultazioni del sito web della Biblioteca, e quindi di un vivo interesse degli utenti, che non vanno limitati a quelli locali. Altro (specificare) 3. TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 3.1. GLI OBIETTIVI Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta): del contesto: o integrare le amministrazioni o valorizzare la comunità o rinnovare il rapporto centro/periferia

6 Biblioteca estense universitaria, Modena Progetto Qualità /11/2008 P. 6 / 11 del problema: o cogliere le esigenze degli utenti o interpretare la missione o analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: o coinvolgere il personale o utilizzare tecnologie e metodi o gestire le risorse economiche del risultato: o controllare i risultati o valutare gli effetti o consolidare e diffondere le buone pratiche L intervento si basa prioritariamente su (una sola risposta): innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Rendere disponibile online la maggior parte del patrimonio storico estense. Semplificare la consultazione dei cataloghi in sede locale. Migliorare la qualità e l accessibilità in senso lato di LAN e web della Biblioteca. Consentire al personale di acquisire nuove capacità e più efficienti abitudini lavorative grazie alle tecnologie informatiche Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) Rendere disponibili online (sia in LAN che sul web dell Estense) due importanti settori del patrimonio estense: o Catalogo a schede otto-novecentesco (circa schede) o Inventari della raccolta musicale (circa schede) Rendere il sito dell Estense parzialmente dinamico, per soddisfare le esigenze di ricerca degli utenti

7 Biblioteca estense universitaria, Modena Progetto Qualità /11/2008 P. 7 / Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento Per quanto concerne gli utenti, ci si aspetta o di accrescere sostanzialmente il bacino d utenza. o di consentire ricerche impossibili, anche in locale, con i cataloghi cartacei. o di migliorare sostanzialmente l immagine pubblica della biblioteca come luogo non solo di conservazione e tutela ma anche di valorizzazione del patrimonio pubblico. Per quanto concerne il personale, ci si aspetta o di migliorarne le capacità di uso delle nuove tecnologie. o di consentire maggiore efficienza nel fornire informazioni sul patrimonio. o di consentire quindi, a tutti i livelli, un maggior coinvolgimento e una migliore interazione con le necessità degli utenti. o di ottimizzare il tempo speso in ricerche, evitando il ricorso a strumenti obsoleti Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Per gli inventari delle opere musicali, pagine statiche da integrare immediatamente nel sito dell Estense. Per il catalogo otto-novecentesco, si intende implementare un database SQL, che consenta di interrogare in modo dinamico i metadati delle schede digitalizzate e di visualizzare quelle che rispondono ai criteri di ricerca LE ATTIVITÀ PREVISTE Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione 1.0 Opere musicali 1.1 Compilazione delle tabelle Dati formalizzati Coerenza dei dati 1.2 Conversione in formato web dei dati Dati pubblicabili Leggibilità dei dati 1.3 Pubblicazione e collaudo in LAN Integrazione nel sito Ricerche effettuate 1.4 Correzioni sulla base del feedback Segnalazione di errori Num. di segnalazioni 1.5 Pubblicazione sul web estense Integrazione nel sito Ricerche effettuate 2.0 Catalogo otto-novecentesco 2.1 Controllo della consistenza dei dati, recupero eventuali dati mancanti Completezza dei dati Congruenza di metadati e scansioni delle schede 2.2 Impostazione e collaudo del DBMS Efficienza nelle ricerche Tempi di risposta del DB 2.3 Messa a punto del DBMS effettivo Efficienza nelle Tempi di risposta del

8 Biblioteca estense universitaria, Modena Progetto Qualità /11/2008 P. 8 / 11 ricerche 2.4 Impostazione e collaudo del'interfaccia Accessibilità delle web pagine 2.5 Pubblicazione e collaudo in LAN Efficienza nelle ricerche 2.6 Formazione del personale che assisterà Aumento degli skill gli utenti DB Facilità d uso Numero di ricerche Capacità di svolgere una ricerca a partire da criteri 2.7 Correzioni sulla base del feedback Segnalazione di errori Num. di segnalazioni 2.8 Preparazione della sezione per il web, con pagina di help Comprensibilità e immediatezza della guida Riscontri positivi da parte del gruppo di lavoro 2.9 Pubblicazione sul web estense Integrazione nel sito Ricerche effettuate 3.0 Controlli 3.1 Controlli d'avanzamento da parte del referente Riscontro positivo 3.2 Controlli d'avanzamento da parte del responsabile Riscontro positivo 3.3 Questionario di soddisfazione Riscontro positivo da parte del pubblico locale Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Corrispondenza avanzamento/previsioni Corrispondenza avanzamento/previsioni Valutazione attraverso domande analitiche Risultati attesi (vedi domanda Indicatore (descrizione e unità Target 1.4) di misura) Utenti accrescere sostanzialmente il Numero di pagine visitate del Pubblico locale e remoto bacino d utenza sito consentire ricerche impossibili, Sondaggio finale sull efficienza Pubblico locale e remoto anche in locale, con i cataloghi cartacei. del sistema migliorare sostanzialmente Sondaggio finale sull efficienza Pubblico locale l immagine pubblica della biblioteca come luogo non solo di conservazione e tutela ma anche di valorizzazione del patrimonio pubblico della biblioteca Personale migliorarne le capacità di uso Capacità di effettuare ricerche Personale delle nuove tecnologie complesse consentire maggiore efficienza Tempi di risposta Personale nel fornire informazioni sul patrimonio consentire quindi, a tutti i Tasso di efficienza Personale livelli, un maggior coinvolgimento e una migliore interazione con le necessità degli utenti ottimizzare il tempo speso in Tempo speso in ogni ricerca Personale

9 Biblioteca estense universitaria, Modena Progetto Qualità /11/2008 P. 9 / 11 ricerche, evitando il ricorso a strumenti obsoleti (cartaceo vs digitale) 3.3. LE RISORSE UMANE COINVOLTE Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si No Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro: 10 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti Coordinamento e verifica 15 Funzionari Coordinamento e implementazione 150 Altro personale Implementazione e collaudo Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) Non si prevedono apporti di altri uffici dell amministrazione. 4. LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Si prevede la sola partecipazione del tecnico sistemista (professionista esterno), per definizione e implementazione del DBMS finale e per la realizzazione delle pagine dinamiche di interrogazione del catalogo otto-novecentesco. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza È prevista la consulenza scientifica, a titolo gratuito, dell attuale responsabile dell Ufficio Opere musicali, che nel 2009 sarà in trattamento di quiescenza, e che curerà creazione e controllo delle tabelle da pubblicare. 5. DIREZIONE E VALUTAZIONE

10 Biblioteca estense universitaria, Modena Progetto Qualità /11/2008 P. 10 / Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Breve nota bimestrale del referente al responsabile per verificare il rispetto dei tempi previsti, e, nel caso di eventuali difficoltà insorte, per chiedere un incontro con gli altri funzionari coinvolti per discuterne la soluzione Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Il referente verificherà ogni due mesi con gli altri funzionari il lavoro svolto, per controllare se i risultati raggiunti fino a quel momento corrispondano alle aspettative, o, in caso contrario, cosa non corrisponda Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Riunioni trimestrali della Direzione con i responsabili delle varie fasi per controllare il rispetto dei tempi previsti. Riunioni straordinarie per valutare eventuali difficoltà impreviste Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Interna: o Riunioni periodiche di Direzione e funzionari responsabili o Segnalazione al personale, da parte della direzione, della rilevanza del progetto e del suo progressivo avanzamento. Esterna: o Comunicazione dell avanzamento del progetto alla Direzione generale di riferimento. o In sede locale, comunicazione scritta e assistenza specifica da parte del personale al pubblico. o In sede locale, preparazione di un questionario per il pubblico per quantificare la percezione della diversa modalità di consultazione dei cataloghi. o Sul sito web, segnalazione della pubblicazione dei cataloghi e stesura di una dettagliata pagina di guida. 6. FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi Coinvolgimento del personale nel testare le soluzioni adottate e nell individuarne i benefici e i punti critici. Know-how tecnologico solo parzialmente posseduto in biblioteca, e ricorso a personale esterno limitato dalle risorse disponibili. Trasformazione profonda del sito estense, da completamente statico a parzialmente dinamico.

11 Biblioteca estense universitaria, Modena Progetto Qualità /11/2008 P. 11 / ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano Fase Descrizione G F M A M G L A S O N D 1.0 Opere musicali 1.1 Compilazione delle tabelle 1.2 Conversione in formato web dei dati 1.3 Pubblicazione e collaudo in LAN 1.4 Correzioni sulla base del feedback 1.5 Pubblicazione sul web estense 2.0 Catalogo otto-novecentesco 2.1 Controllo della consistenza dei dati, recupero eventuali dati mancanti 2.2 Impostazione e collaudo del DBMS 2.3 Messa a punto del DBMS effettivo 2.4 Impostazione e collaudo del'interfaccia web 2.5 Pubblicazione e collaudo in LAN 2.6 Formazione del personale che assisterà gli utenti 2.7 Correzioni sulla base del feedback 2.8 Preparazione della sezione per il web, con pagina di help 2.9 Pubblicazione sul web estense 3.0 Controlli 3.1 Controlli d'avanzamento da parte del referente 3.2 Controlli d'avanzamento da parte del responsabile 3.3 Questionario di soddisfazione

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