PROGETTO ALI Alleanze Locali per l Innovazione ALBO FORNITORI Manuale di iscrizione e aggiornamento fornitori MANUALE ISCRIZIONE E AGGIORNAMENTO

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1 MANUALE ISCRIZIONE E AGGIORNAMENTO FORNITORI FORNITORI Ver. 1.1 Pagina 1 di 13

2 Indice 1. INTRODUZIONE LA PROCEDURA DI ISCRIZIONE A) COMPILAZIONE DATI B) MODIFICA PIN C) CONFERMA D) ACCETTAZIONE ACCESSO ALL AREA RISERVATA A) PIN SCADUTO O DIMENTICATO B) AGGIORNAMENTO DATI ISCRIZIONE TED ALERT GUUE D.C.F. (DOCUMENTI CERTIFICATI FORNITORE) FORNITORI Ver. 1.1 Pagina 2 di 13

3 1. INTRODUZIONE Attraverso il servizio AlboFornitori online del Consorzio Asmez le Ditte possono inoltrare richiesta di iscrizione all albo dei fornitori per i Comuni aderenti al Consorzio (più di 1500 Comuni). Nelle successive pagine vengono illustrate nel dettaglio le modalità di iscrizione e le funzionalità a disposizione del Fornitore iscritto. Pagina 3 di 13

4 2. La procedura di iscrizione La procedura di iscrizione si compone delle seguenti fasi: Da parte della ditta a) Compilazione dati nelle Schede: Anagrafica Certificazioni Merceologica Linee Enti; b) Modifica del PIN; c) Conferma dati di iscrizione. Da parte dell Ente d) Accettazione della richiesta di iscrizione. 2.a) Compilazione dati Per iniziare la procedura di registrazione all albo è necessario cliccare sulla voce Iscrizione presente nella sezione Accesso Fornitore dell home page dell albofornitori del Consorzio Asmez. Dopo aver dato il proprio consenso relativamente alle condizioni d uso e al trattamento dei dati aziendali secondo il D.Lgs. 163/2003, il sistema apre la prima delle schede da compilare, denominata Scheda Anagrafica. In questo modulo, come in tutte le pagine da compilare per l iscrizione, sono segnalati con un asterisco (*) i campi obbligatori. Nella scheda anagrafica, i campi obbligatori sono: Ragione Sociale: dato non più modificabile dopo il primo salvataggio; Oggetto sociale: l oggetto sociale o parte di esso; Referente Albo Fornitori: è la persona della Ditta Fornitore incaricata di seguire tutte le pratiche relative all Albo; è la persona (l unica) della Ditta che verrà contattata per qualsiasi informazione riguardante l Albo; Indirizzo di posta elettronica del Referente: è l indirizzo a cui verranno inviate le comunicazioni relative all Albo, compresa quella basilare contenente il PIN di accesso; Partita I.V.A. della Società; Pagina 4 di 13

5 Iscrizione INPS: sede INPS competente; N. matricole INPS; Iscrizione INAIL: sede INAIL competente; N. matricola INAIL; N iscrizione Registro Imprese; Data iscrizione Registro Imprese; Fatturati dell ultimo triennio. La scheda Anagrafica può essere compilata nella sua interezza o solo parzialmente, l importante è inserire almeno le informazioni obbligatorie. Una volta inseriti i dati, si procede al loro salvataggio cliccando sul comando salva (posto in testa e in fondo alla scheda). A seguito di questo salvataggio il sistema invia una all indirizzo del referente albofornitori con l indicazione del PIN provvisorio da utilizzare al successivo accesso all albo (v. 2.b)). A questo punto si può decidere di continuare l iscrizione completando tutte le informazioni richieste oppure di sospendere, rinviando a un secondo momento il completamento. Al salvataggio della scheda anagrafica il sistema apre in automatico la seconda pagina da compilare, la Scheda Certificazioni. In questa pagina sono presenti Autocertificazioni (tutte obbligatorie) e una serie di certificazioni di sistema. Dopo aver compilato e salvato la scheda certificazioni, si passa alla Scheda Merceologica. In questa pagina è riportata la classificazione merceologica adottata dal Consorzio Asmez e comune per tutti gli Enti. Si tratta quindi di spuntare le caselle corrispondenti ai prodotti e/o ai servizi che si forniscono. N.B. L intera classificazione merceologica in versione stampabile (in pdf e html) è disponibile nell homepage dell albofonitori, alla voce Scarica classi merci. Al salvataggio della scheda merceologica, viene automaticamente caricata la Scheda Linee. In questa pagina, per ogni linea merceologica che si è selezionata, viene chiesto l inserimento di un set di informazioni, tra le quali obbligatorie sono: per gara: è l indirizzo a cui saranno inviati dal sistema i messaggi relativi alle procedure telematiche che si svolgeranno per quella linea merceologica; Nominativo Agente di zona; Telefono Agente di zona. Il sistema precompila questi campi con i dati del referente albofornitori; la scheda deve in ogni caso essere salvata. L ultima pagina riguardante l iscrizione è la Scheda Enti. Pagina 5 di 13

6 In questa scheda il fornitore sceglie gli Enti presso i quali intende iscriversi, semplicemente selezionandoli nella finestra posta sulla sinistra della pagina e spostandoli nella finestra sulla destra, e quindi salvando la pagina. È fondamentale scegliere gli enti presso i quali ci si intende iscrivere: infatti solo gli enti selezionati possono visualizzare il fornitore all interno del loro albofornitori. 2.b) Modifica PIN Prima della conferma definitiva dei dati o comunque al primo accesso al programma se si è deciso di procedere in più riprese alla compilazione, il sistema, come previsto dalla legge, richiede al fornitore di sostituire il PIN provvisorio comunicatogli per con un suo PIN personale che avrà validità di quattro mesi. La modifica avviene cliccando sul comando modifica pin presente nel menù sulla sinistra della pagina e inserendo nel primo campo il pin provvisorio. Nel secondo campo, poi confermato nel terzo, va inserito il PIN scelto (una stringa alfanumerica lunga almeno otto caratteri). Al click su salva il sistema notificherà l avvenuta sostituzione del PIN di accesso e invierà in al referente albofornitori un messaggio contenente il promemoria del nuovo PIN. 2.c) Conferma Ogni operazione descritta ai punti precedenti può essere svolta in tempi successivi, ma, in ogni caso si deve provvedere alla conferma finale di iscrizione, che equivale a rendere definitivi i dati immessi. La conferma di iscrizione rende visibile il Fornitore agli operatori dell Albo incaricati dell accettazione, ma non introduce direttamente il Fornitore nell Albo. Da questo momento fino all accettazione la scheda del Fornitore sarà disponibile solo in lettura e, quindi, al Fornitore non saranno consentite modifiche. Per confermare l iscrizione basta cliccare sull apposito link, visibile nella prima pagina di accesso: 2.d) Accettazione Una volta confermata l iscrizione, la scheda della ditta è a disposizione degli Operatori dell Ente autorizzati all accettazione dei fornitori. L'accettazione dell'iscrizione è subordinata al pagamento di un canone biennale fissato a 360,00 (IVA esclusa). Pagina 6 di 13

7 E' possibile effettuare il pagamento tramite carta di credito o bonifico bancario: in quest'ultimo caso è necessario caricare copia dell'avvenuto bonifico nel servizio DCF (vedi cap. D.C.F.). L accettazione del Fornitore da parte dell operatore dell Ente rende il Fornitore iscritto all elenco dei Fornitori accreditati dell Ente e comunica via l avvenuta accettazione all indirizzo di posta elettronica del Fornitore. L accettazione di un Fornitore all interno dell Albo non obbliga l Ente in alcun modo nei confronti del Fornitore: i rapporti saranno comunque regolati secondo regole interne dell Ente. Pagina 7 di 13

8 3. Accesso all area riservata Per poter accedere alla propria area riservata, nella quale sono raggiungibili i dati di iscrizione e le eventuali trattative a cui la ditta è stata invitata, è necessario cliccare sul link Accesso, presente nella sezione Accesso Fornitore dalla home page dell albofornitori del Consorzio. Nella pagina che si apre il fornitore si identifica inserendo l referente albo e il pin, e poi cliccando su Accedi : 3.a) PIN scaduto o dimenticato In caso di PIN scaduto o dimenticato è presente nella pagina di accesso un apposita maschera di richiesta PIN: inserendo l referente albo e partita IVA della ditta, e dopo aver cliccato sul link richiedi, il sistema invierà un nuovo PIN tramite un messaggio di posta elettronica. Questo PIN è provvisorio e va necessariamente modificato al primo accesso. Da notare che ogni richiesta di nuovo PIN va a sovrascrivere il PIN in precedenza salvato nel sistema. 3.b) Aggiornamento dati iscrizione Il Fornitore può apportare in qualunque momento modifiche alla propria registrazione accedendo all area riservata tramite referente albo e PIN. L unico periodo in cui i dati non Pagina 8 di 13

9 sono modificabili è nell intervallo tra la Conferma Iscrizione e l Accettazione da parte dell Ente. I dati Ragione Sociale e Partita IVA non sono mai direttamente modificabili dal fornitore. 4. Ted Alert GUUE Per i fornitori iscritti è disponibile il Servizio Ted Alert GUUE. I fornitori hanno la possibilità di ricevere gli avvisi di gara a rilievo comunitario (GUUE) ordinati secondo la classificazione merceologica ufficiale (CPV) di loro interesse. Il sistema, provvede a selezionare e a distribuire i bandi e gli avvisi relativi agli appalti pubblici pubblicati sul Supplemento S della Gazzetta Ufficiale della Comunità Europea (Supplement S of the Official Journal of the EU). Per attivare il servizio il Fornitore deve: Selezionare la voce Servizio Ted Alert e impostare tre diversi parametri per la selezione dei bandi che intende ricevere. In particolare: Pagina 9 di 13

10 1. Il primo è l inserimento nel campo Indirizzo referente Ted dell indirizzo a cui vengono inviati i messaggi contenenti i bandi pubblicati. Si procede inserendo l indirizzo nell apposito campo e salvando la scheda. 2. Il secondo è la selezione dei paesi di interesse, tra quelli della Comunità Europea, dai quali provengono i bandi pubblicati. Per farlo è necessario selezionare un paese dall apposito menù a tendina e cliccare sul comando aggiungi per vederlo visualizzato in un elenco nella pagina. L operazione va ripetuta per tutti i paesi d interesse: in alternativa, si possono aggiungere tutti i paesi previsti con un semplice click sul comando Aggiungi tutti. Un paese aggiunto all elenco può essere successivamente eliminato cliccando sulla gommina a fianco del nome. Si possono eliminare contemporaneamente tutti i paesi selezionati cliccando su Elimina tutti. 3. Il terzo è la selezione delle categorie di prodotti/servizi d interesse attraverso la scelta dei CPV corrispondenti. CPV (common procurement vocabulary): è la classificazione standard di riferimento definita a livello comunitario delle categorie merceologiche per gli appalti pubblici (forniture, lavori e servizi), utilizzata dalle pubbliche amministrazioni per definire l oggetto dei contratti d approvvigionamento. La selezione può avvenire ricercando livello per livello (sono 5 quelli previsti) le categorie d interesse e cliccando su Aggiungi. L operazione va ripetuta per ogni categoria da inserire: una categoria aggiunta all elenco può essere successivamente eliminata cliccando sulla gommina a fianco del nome. Si possono eliminare contemporaneamente tutte le categorie selezionate cliccando su Elimina tutti. È presente anche uno strumento di ricerca per facilitare l individuazione delle voci. Al click sul comando Cerca cpv per parola chiave si apre una pagina in cui può essere inserita la chiave di ricerca (parola chiave / descrizione). Cliccando poi la voce trova vengono visualizzate le voci corrispondenti: per inserire una di queste voci nell elenco delle categorie selezionate è sufficiente cliccare sul nome della medesima. Tutti i giorni alle ore 5:00 a.m. la procedura controlla la presenza di eventuali nuove pubblicazioni, le recupera e le inoltra tramite agli interessati secondo i filtri da questi definiti. Pagina 10 di 13

11 5. D.C.F. (Documenti Certificati Fornitore) Attraverso questa funzionalità il Fornitore può caricare documenti che risulteranno immediatamente disponibili agli operatori dell Ente, per tutti gli Albi dove è iscritto. Nel menu Documenti Certificati sono presenti tre comandi: Elenco, Elenco storico e Inserisci nuovo. Pagina 11 di 13

12 Selezionando Inserisci nuovo è possibile inviare al sistema un nuovo documento certificato: Il sistema accetta esclusivamente due formati di file: pdf (pdf non firmato digitalmente) pdf.p7m (pdf firmato digitalmente). Per aggiungere un nuovo documento certificato è necessario: 1. considerare la prima parte della scheda se si vuole inviare una Certificazione generale oppure considerare la seconda parte se si vuole inviare una Certificazione di prodotto; 2. dal menu a tendina (il primo o il secondo, coerentemente con il gruppo di appartenenza della certificazione) selezionare la tipologia di documento: 3. nel campo sottostante indicare la data di scadenza (cliccando sull icona si apre un calendario che può essere d aiuto per impostare la data): 4. selezionare il documento dal proprio computer cliccando sul bottone Sfoglia; 5. Cliccando sul comando Aggiungi il file selezionato sarà uplodato, cioè caricato sul sistema. Essendo l'iscrizione subordinata al pagamento di un canone il fornitore che effettua il pagamento con bonifico bancario dovrà caricare copia dell'avvenuto bonifico attraverso il servizio DCF. Il sistema, ad oggi, accetta: L upload per le seguenti tipologie di documento: Certificazioni Generali: - Attestazione di pagamento. - Carta di identità - Certificato C.C.I.A.A. - DURC (documento unico di regolarità contributiva) - Certificato Ottemperanza Lavoro Disabili - Certificato Casellario Giudiziale - Certificato Antimafia - Certificato carichi fiscali pendenti (agenzia entrate) - Certificazione UNI EN ISO 9001:2000 (Vision 2000) - Certificazione SOA Certificazioni di prodotto Varie certificazioni: Esempio: Certificazione prodotto: Etichetta tipo I ISO L inserimento di un documento di una certa tipologia comporta automaticamente l archiviazione di un eventuale file dello stesso tipo già inviato in precedenza. Questo significa che nell elenco dei documenti per ogni tipologia sarà presente un solo file, corrispondente all ultimo inviato al sistema. Se l upload non va a buon fine (per un problema tecnico, o in caso di file firmato digitalmente perché il certificato digitale è scaduto, ecc) il sistema non registra il documento e restituisce un messaggio di errore. Se invece l upload va a buon fine, dopo il salvataggio saranno riportate nella pagina alcune informazioni associate al file. Pagina 12 di 13

13 È possibile inserire nel sistema fino a un massimo di 50 documenti certificati (considerando sia quelli in corso di validità che quelli archiviati). Raggiunto questo limite, per poterne aggiungere altri sarà necessario procedere con qualche eliminazione. Selezionando Elenco si visualizza l elenco dei documenti certificati già inseriti dal fornitore. I documenti presenti in questo elenco sono visibili agli Enti presso i quali la ditta è accreditata, cioè iscritta all albofornitori telematico. Cliccando sul comando Archivia il documento certificato scomparirà da questo elenco per passare nell Elenco storico. Nell Elenco storico sono riportati i documenti certificati archiviati dal fornitore. Questi documenti messi a storico non sono più visibili agli Enti. Cliccando sul comando Elimina si cancellerà definitivamente il documento, che scomparirà da questo elenco. Per le modalità di utilizzo dei servizi di e-procurement si rimanda ad altro documento. Pagina 13 di 13