Sistema di Gestione della Responsabilità Sociale del 01/02/2017

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1 Revisione Data Oggetto Redatto Verificato Approvato 2 01/02/2017 Aggiornamento rispetto alla SPT AU AU SA8000: /12/2013 Prima Emissione RSA AU AU Pagina 1 di 7

2 Sommario 1 Scopo, riferimenti,, campo di applicazione Scopo Riferimenti Campo di applicazione Modalità operative Politica Riesame della direzione Social Performance Team Valutazione dei rischi SA Comitato Salute e Sicurezza Gestione e risoluzione dei reclami Verifica esterna e coinvolgimento delle parti interessate Azioni correttive e preventive Formazione e sviluppo delle capacità Gestione dei fornitori e degli appaltatori... 7 Pagina 2 di 7

3 1 Scopo, riferimenti,, campo di applicazione 1.1 Scopo Lo scopo della presente procedura è di stabilire le modalità con le quali viene attuato il sistema di gestione della responsabilità sociale in SECAM S.p.A. 1.2 Riferimenti Norma SA 8000:2014 MSA01 - Manuale del Sistema di Responsabilità Sociale MPSA Dichiarazione fornitore MPSA Riesame della direzione SA8000 MPSA Valutazione rischi responsabilità sociale MPSA Allegato 1 - Calcolo danno 1.3 Campo di applicazione La procedura si applica a tutto il personale SECAM S.p.A., nonché al sistema di gestione della responsabilità sociale di SECAM S.p.A. che risponde ai requisiti della norma SA Modalità operative 2.1 Politica La politica è definita dal Senior management ed approvata dall Amministratore Unico. La politica viene discussa e approvata/confermata annualmente in sede di riesame del sistema di responsabilità sociale SA8000. La politica è condivisa con tutti gli stakeholders attraverso: - pubblicazione sul sito aziendale ( - comunicazione ai dipendenti via e mail (annuale); - comunicazione ai fornitori e subappaltatori, in sede di qualificazione (annuale); - affissione in bacheca (in ufficio e in cantiere). 2.2 Riesame della direzione Con cadenza annuale la SECAM S.p.A. indice una riunione di riesame del sistema di responsabilità sociale SA8000. Al riesame della direzione partecipano: - il Social Performance Team, - eventuali altre persone che possono fornire significativi contributi. Durante il riesame vengono trattati gli argomenti così come dettagliati nel modello MPSA Riesame della direzione SA8000. E responsabilità del SPT, e in particolare del rappresentante dei lavoratori della SA8000, conservare le registrazioni annuali del MPSA Riesame della direzione SA8000. Pagina 3 di 7

4 E responsabilità del Rappresentante del Senior Management condividere gli esiti del riesame con il Senior Management. Detto documento viene diffuso all interno della Società e all esterno alle parti interessate attraverso la pubblicazione sul sito aziendale. Ogni anno, a valle del riesame della direzione, viene inviata comunicazione al personale dipendete perché prenda visione sul sito aziendale degli esiti del riesame della direzione. 2.3 Social Performance Team Il Social Performance Team (SPT) è costituito da una rappresentanza equilibrata di: 1) Rappresentanti del senior management; 2) Rappresentanti dei lavoratori (per la SA8000). Il Senior Management conferisce incarico a propri rappresentanti, che periodicamente riferiscono sull andamento della conformità allo standard (es. a valle del riesame della direzione e degli audit, ecc.) ma la responsabilità della conformità allo standard SA8000 resta in capo allo stesso Senior Management. I compiti del SPT sono i seguenti: 1) Proporre alla direzione le modalità per la gestione dei processi del sistema di gestione SA8000 (manuale, procedure, moduli, ecc.) e conservare le registrazioni utili per dimostrare la conformità e l applicazione dello standard SA8000; 2) Identificare e valutare i rischi connessi alla gestione dello Standard SA8000, anche raccogliendo informazioni dalle parti interessate (stakeholders) (per dettagli si veda quanto specificato al punto successivo 2.4); 3) Monitorare le attività (verificare che siano conformi allo Standard, che sia data piena attuazione alle azioni pianificate per affrontare i rischi di cui al punto precedente ed infine verificare l'efficacia delle modalità adottate per soddisfare le politiche dell'organizzazione ed i requisiti dello Standard SA 8000.), vale a dire condurre audit interni periodici, gestire le azioni correttive o preventive relative allo Standard SA8000, predisponendo rapporti per il Senior Management sulle performance e sui benefici delle azioni intraprese per soddisfare i requisiti dello Standard SA8000; 4) partecipare al riesame della direzione al fine di valutare il percorso fatto ed identificare eventuali azioni per rendere più efficace l'applicazione dello Standard; 5) collaborare con le altre aree dell'organizzazione per esaminare, definire, analizzare e/o risolvere qualsiasi possibile non conformità allo Standard SA8000; 6) analizzare e gestire i reclami pervenuti; 7) collaborare in caso di audit, con o senza preavviso, da parte di auditor esterni; I rappresentanti per la SA 8000 sono eletti in conformità a quanto previsto dal punto dello standard SA8000. Nello specifico si provvede ad inviare comunicazione alle rappresentanze sindacali presenti in azienda per avere un loro contributo/indicazione. Nel caso in cui non vi sia risposta si provvede a Pagina 4 di 7

5 coinvolgere i lavoratori (invio e mail a tutto il personale) che esprimo la propria preferenza indicando tra una rosa di canditati il loro rappresentate (la rosa di candidati è definita da colloqui tra Senior Management o il Rappresentante del Senior Management e il personale al fine di individuare chi è disposto ad assumere l incarico). Il nominativo scelto dai lavoratori sottoscrive formale incarico e riceve adeguata formazione per il corretto svolgimento del proprio ruolo. Compito dei rappresentanti per la SA8000 consiste, essenzialmente, nel partecipare alle attività del Social Performance Team e di conservare le registrazioni atte a comprovare l adeguatezza del sistema di gestione allo standard. 2.4 Valutazione dei rischi SA8000 Il SPT valuta i rischi connessi agli aspetti della SA8000 attraverso l analisi dei dati interni del sistema di gestione e coinvolgendo le parti interessate, ovvero: - con la partecipazione diretta del Senior Management in sede di riesame della SA8000 in cui vengono trattati gli aspetti concernenti la valutazione dei rischi o, in caso di mancata partecipazione comunicando gli esiti del riesame allo stesso Senior Management (da parte del Rappresentante del Senior Management); - richiedendo il contributo del proprio personale dipendente con la richiesta di compilazione periodica del MPSA Questionario dipendente, nonché dotando i cantieri di casetta dei reclami; - richiedendo il contributo dei propri fornitori con la richiesta di compilazione periodica del MPSA Dichiarazione fornitori in cui si invita a prendere visione sul sito aziendale tra l altro degli esiti della valutazione e delle modalità di inoltro reclami in caso di anomalie rilevate rispetto agli aspetti della SA8000; - richiedendo il contributo dei propri clienti pubblicando sul sito aziendale oltre che la politica SA8000, gli esiti della valutazione e le modalità di inoltro reclami in caso di anomalie rilevate rispetto agli aspetti della SA8000. Per valutare i rischi il SPT si avvale del MPSA Valutazione rischi responsabilità sociale (la valutazione del livello di rischio per quanto concerne gli aspetti del sistema di gestione e della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro si avvale anche del MPSA Allegato 1 - Calcolo danno). Tale valutazione è oggetto di analisi in sede riesame SA Comitato Salute e Sicurezza Il Comitato Salute e Sicurezza è costituito da una rappresentanza equilibrata di: 1) Rappresentanti del management; 2) lavoratori. Il Senior Management conferisce incarico a propri rappresentanti, che sono responsabili di assicurare un ambiente di lavoro sicuro e salubre per tutto il personale e sono responsabili di applicare i requisiti di salute e sicurezza previsti dallo standard SA8000. Pagina 5 di 7

6 I compiti del Comitato salute e sicurezza sono i seguenti: 1) impegnarsi nel miglioramento continuo delle condizioni di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro; 2) condurre periodiche e formali valutazioni dei rischi per identificare e affrontare i rischi reali e quelli potenziali per la salute e la sicurezza nei luoghi di lavoro (le registrazioni di tali valutazioni sono conservate dal Servizio Prevenzione e Protezione nella persona di R.S.P.P.). I rappresentanti dei lavoratori, per il comitato salute e sicurezza, sono eletti in conformità a quanto previsto dal punto 3.5 dello standard SA8000. Nello specifico si provvede ad inviare comunicazione alle rappresentanze sindacali presenti in azienda per avere un loro contributo/indicazione. Nel caso in cui non vi sia risposta si provvede a coinvolgere i lavoratori (invio e mail a tutto il personale) che esprimo la propria preferenza indicando tra una rosa di canditati il loro rappresentate (la rosa di candidati è definita da colloqui tra Senior Management o il Rappresentante del Senior Management e il personale al fine di individuare chi è disposto ad assumere l incarico). Il nominativo scelto dai lavoratori sottoscrive formale incarico e riceve adeguata formazione per il corretto svolgimento del proprio ruolo. 2.6 Gestione e risoluzione dei reclami La gestione e risoluzione dei reclami è definita e gestita secondo le modalità definite nella procedura PSA03- Gestione Reclami. 2.7 Verifica esterna e coinvolgimento delle parti interessate La Secam S.p.A., e il SPT per suo conto, cooperano in caso di audit esterno,con o senza preavviso, con gli auditor al fine di consentire loro una valutazione dell azienda e la sua conformità ai requisiti dello standard SA8000, e di definire la gravità e la frequenza di ciascun problema emerso nell applicazione dei requisiti dello standard SA8000. La pubblicazione sul sito della politica, delle procedure SA8000 (tra cui quella di comunicazione e gestione reclami) e del riesame della direzione consente a tutte le parti esterne interessate di poter interagire con l azienda che riceve ed analizza, attraverso il SPT, i feedback pervenuti e, nel caso, implementa azioni che possano migliorare la conformità dell azienda allo standard SA8000. Non solo, i dipendenti sono coinvolti periodicamente attraverso la richiesta di compilazione del questionario MPSA Questionario dipendente; i fornitori sono coinvolti periodicamente attraverso la richiesta di compilazione del questionario MPSA dichiarazione fornitore; il Senior Management attraverso la partecipazione diretta al riesame della SA8000 o attraverso i feedback ricevuti (output del riesame, esiti degli audit e della azioni correttive e preventive in ambito SA8000) dal proprio Rappresentante. 2.8 Azioni correttive e preventive La gestione e risoluzione delle azioni correttive e della azioni preventive è definita e gestita secondo le modalità definite nella procedura P04- Azioni Correttive e P05 Azioni Preventive. Pagina 6 di 7

7 2.9 Formazione e sviluppo delle capacità Annualmente si prevede ad elaborate un piano di formazione,attraverso la compilazione del modello di sistema MP Programma annuale di formazione ed addestramento, in cui sono definiti, tra l altro, tipologia di corso e frequenza. L attività di formazione è oggetto di valutazione in sede sia di audit interno che in sede di riesame annuale del sistema SA8000. Sono previsti corsi di formazione: 1) per tutti i nuovi assunti (MP Lo standard SA 8000) in cui si illustra la SA8000, gli esiti della valutazione dei rischi connessi alla SA8000, i diritti dei lavoratori, con particolare attenzione alle modalità di invio di reclami relativi al mancato rispetto delle regole definite dalla SA8000 e in cui si invitano i lavoratori a consultare, sul sito aziendale, gli obiettivi raggiunti e quelli che si intendono perseguire da parte dell azienda in materia di responsabilità sociale; 2) per i membri del SPT, a valle dell assunzione del loro incarico, (MP Social performance team, in cui sono illustrati il ruolo, i compiti -partecipazione agli audit, al riesame, alla valutazione dei rischi SA8000, ecc.- e le responsabilità dei membri del SPT); 3) -per i membri del Comitato Salute e Sicurezza, a valle dell assunzione del loro incarico, (MP Comitato Salute e Sicurezza, in cui sono illustrati il ruolo, i compiti - partecipazione all aggiornamento dei rischi relativi alla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro e alla riunione periodica della sicurezza/riesame della direzione OHSAS e le responsabilità dei membri del Comitato Salute e Sicurezza). I verbali di formazione MP07-02-SECAM- scheda corso, sono conservati dal SPT. In sede di audit (in cantiere) sono previsti colloqui/interviste con il personale aziendale al fine di verificare che lo stesso abbia realmente capito i requisiti dello Standard SA Gestione dei fornitori e degli appaltatori La gestione dei fornitori, degli appaltatori, subappaltatori è definita e gestita secondo le modalità definite nella procedura P09- Qualificazione fornitori. Al fine di valutare e qualificare i fornitori ACQ ogni anno invia richiesta di sottoscrizione del modulo MPSA Dichiarazione fornitore, con cui, tra l altro i fornitori si impegnano a 1) instaurare un rapporto di collaborazione con SECAM S.p.A. al fine di monitorare le proprie prestazioni in materia di responsabilità sociale e alla individuazione di opportune azioni di rimedio; 2) porre rimedio in tempo reale ad ogni non conformità identificata dalla SECAM S.p.A. rispetto ai requisiti della norma SA 8000; 3) informare prontamente SECAM S.p.A. di eventuali sub-appalti e a controllare che i propri subappaltatori rispettino i requisiti della norma SA 8000 (es. no lavoro minorile, obbligato, no discriminazioni, ecc.). Il modulo MPSA05-01 serve, inoltre a informare i propri fornitori che sul sito aziendale sono disponibili per la consultazione la politica SA8000 della SECAM S.p.A., il riesame periodico sugli aspetti relativi alla SA8000, il bilancio sociale SA8000 e le procedure per la SA 8000 (es. procedura di gestione reclami, ecc.). Pagina 7 di 7