Dematerializzazione e prospettive tecnologiche :

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1 FORUM P.A. Roma, 15 maggio 2008 Dematerializzazione e prospettive tecnologiche : l opportunità cedere in outsourcing i processi documentali Océ-Italia SpA Enzo Capilli Sales Manager - Business

2 Il Gruppo Océ nel mondo Fatturato ,1 Billion Euro pendenti al 30 nov 2007 Quotato a New York e Amsterdam Presente in 80 paesi nel mondo 130 anni storia Business Unit: Business Wide Format Printing Systems Document Printing Production Printing 2

3 Océ Business E la visione Océ specializzata nella dei Processi Documentali in Outsourcing Veicola una ampia gamma servizi modulari e personalizzati per la gestisce dei processi documenti aziendali con un approccio che integra Persone, Processi e Tecnologie, Attraverso la creazione Centri Servizi IN-HOUSE 3

4 Il Portfolio dei Servizi Document Document Printing Printing del del Centro Centro Stampa Stampa Soluzioni Soluzioni Print Print on on Demand Demand Office Office Supplies Supplies & & Facilities Facilities Fornitura Fornitura e e Materiale Materiale per per l Ufficio l Ufficio Servizi Servizi vari vari Archiving Archiving & & Record Record Management Management Archivi Archivi gitali gitali e e cartacei cartacei Conservazione Conservazione Sostitutiva Sostitutiva Centro Servizi in house Mail Mail & & Distribution Distribution Ufficio Ufficio Posta, Posta, Fattorini Fattorini e e Corrieri Corrieri Servizi Servizi Posta Posta Avanzati Avanzati Creative Creative Consulenza Consulenza per per la la Creazione Creazione Documenti Documenti Produzione Produzione Tipografica Tipografica Office Office Management Management Razionalizzazione Razionalizzazione dei dei Flussi Flussi Stampa Stampa spositivi spositivi partimentali partimentali (printer-copier-fax-scanner) (printer-copier-fax-scanner) 4

5 La complessità dell outsourcing nel tempo Complessità gestione KPO Knowledge Processes Outsourcing attività core BPO Business Process Outsourcing Processi verticali e orizzontali (document management) attraverso re-engineering dei processi Facility Management Infrastruttura & Applicazioni IT ieri oggi domani Le attività che vengono oggi date in outsourcing sono meno generiche un tempo e più specifiche delle peculiarità dell azienda Sono sempre più vicine al core business dell azienda Spesso richiedono autonomia decisionale da parte dell outsourcer e quin una conoscenza specifica del contesto aziendale in cui opera 5

6 Quali driver guidano la scelta dell outsourcing? Riduzione dei costi Riduzione dei costi operativi Riduzione degli investimenti Variabilizzazione dei costi Creazione valore accesso a competenze specialistiche Focalizzazione sul core business Accesso a tecnologie Accesso a skill specialistici Miglioramento dell efficienza Migliore servizio al cliente Maggiore reattività Maggiore qualità 6

7 Specializzazione Tutti i processi documentali aziendali vengono esaminati sotto due profili: organizzativo ed economico OBIETTIVI Comprensione dell organizzazione del cliente Inviduazione delle aree critiche Quantificazione dei costi derivanti dalla situazione attuale Re-engineering dei processi per un efficientamento operativo ed economico L'Outsourcing come strumento non solo saving ma per creare valore all'interno dell impresa 7

8 Le nostre competenze CREATION and INPUT MANAGEMENT DOCUMENT MANAGEMENT OUTPUT MANAGEMENT WORKFLOW MANAGEMENT Creative Design Digitalizzazione Incizzazione Scanning (da spool, con OCR/ICR) Integrazione documenti analogici e gitali Archiviazione fisica Archiviazione gitale Conservazione sostitutiva Produzione documenti elettronici e cartacei Multi-canalità Integrazione Sistemi DOCUMENT MANAGEMENT ERP / CRM Customer Business Process 8

9 Efficacia nella gestione dei processi La Metodologia dall assessment all implementazione del servizio Analisi delle Esigenze Re-engineering & Implementazione Contratto Monitoring Sviluppo Continuo Analisi as is Progettazione soluzione Strumenti gestione contrattuale Monitoraggio performance Azioni correttive Analisi criticità Implementazione Site Manager residente Customer satisfaction survey Analisi esigenze Training Service Level Agreement e KPI Certificazione costi Supporto agli utenti Problem solving Focus su Valore e Controllo dei Costi 9

10 La governance del contratto Definizione ruoli e responsabilità Reportistica delle attività svolte La gestione del contratto è fondamentale se si vuole realmente perseguire quel valore che è stato alla base della scelta esternalizzare i servizi Verifica delle performance Incontri perioci programmati Customer satisfaction Azioni recupero Proposte miglioramento Dinamicità del contratto 10

11 Quali benefici? Strategici Operativi Economici Cessione attività Flessibilità e sinergie Riduzione dei costi nel breve/meo della complessità Livelli servizio Riduzione degli Investimenti Innovazione dei processi Qualità Controllo dei costi 11

12 Alcuni Clienti Océ Business Italia Avvocatura dello Stato 12

13 Referenze Océ Business nel mondo Alcune tra le più importanti da vari settori industriali 13

14 Grazie dell attenzione 14