Guida all'esportazione dei contratti di noleggio per l'agenzia delle Entrate con il programma MyRent

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1 Guida all'esportazione dei contratti di noleggio per l'agenzia delle Entrate con il programma MyRent

2 Il programma MyRent mette a disposizione la funzionalità per l'esportazione dei contratti di noleggio come richiesto dall'agenzia delle Entrate. Il file esportato con il programma MyRent potrà poi essere importato nel programma messo a disposizione dall' Agenzia delle Entrate (il cosiddetto Comunicazioni Leasing) per un primo controllo e poi essere inviato al proprio studio contabile per l'invio effettivo. Lo scopo di questo documento è quello di guidare l'utente passo passo alla creazione del file dal programma MyRent fino alla spedizione del file al proprio studio commercialista. Per qualsiasi dubbio o problema relativo alla creazione del file di esportazione ed all'importazione dello stesso potete contattare la Dogma Systems ai seguenti recapiti: Telefono: Fax: assistenza@myrent.it

3 Passo 1 Installazione del plugin Questo passo è necessario solo per coloro che hanno il programma MyRent installato in locale. Per coloro che hanno il MyRent installato sui server della Dogma Systems, il plugin è già installato. Per scaricare ed installare il plugin seguire la guida scaricabile all'indirizzo: la guida fa riferimento all'installazione del plugin per lo spesometro, ma il funzionamento è esattamente lo stesso, cambia solo il nome del plugin, il quale è scaricabile all'indirizzo: Qualora si abbiano più installazioni del programma MyRent che condividono lo stesso database, è sufficiente installare il plugin in una sola postazione. Passo 2 Installazione del programma dell'agenzia delle Entrate Questo passo è necessario solo se ancora non si è provveduto all'installazione del programma dell'agenzia delle Entrate, il cosidetto Comunicazione Leasing. Il programma può essere scaricato all'indirizzo: ntratti+di+leasing+noleggio+e+locazione+commerciale/compilazione+e+invio+contratti+leasi ng/sw+compilazione+contratti+leasing/indice+sw+compilazione+contratti+leasing+indice Per installare il programma seguire le semplici istruzioni che vengono proposte. Tenere a mente o appuntarsi la directory di lavoro impostata per il programma. Suggerimento Qualora sia il primo programma dell'agenzia delle Entrate che si installa, per i sistemi Windows XP si consiglia di creare una cartella chiamata UnicoOnLine in C:\ mentre per i sistemi Windows Vista o Windows 7 si consiglia di creare la cartella UnicoOnLine nella home dell'utente ( es. C:\Utenti\tuo_utente) Passo 3 Creazione del file per l'esportazione dei contratti di noleggio Per poter creare il file di esportazione con i contratti di noleggio, selezionare dalla pagina principale del programma MyRent il menu Documenti fiscali e quindi selezionare la voce di menu Esporta contratti Ag. Entrate, come nell'immagine sottostante.

4 Qualora la voce di menu non sia visibile significa che il plugin non è stato installato correttamente. Quando si clicca sulla voce di menu, si apre la finestra di dialogo come nell'immagine qui sotto. È da tenere presente che il layout potrebbe essere leggermente differente in base al sistema operativo utilizzato. In questa maschera, selezioniamo l'anno per cui vogliamo esportare i contratti, il tipo di esportazione (in caso di prima comunicazione sarà Invio ordinario), impostiamo i dati dell'azienda (che possono essere importati dall'anagrafica azienda del programma MyRent). Qualora la tariffa del contratto di noleggio non sia correttamente impostata o per qualche motivo non sia corretta, possiamo impostare come tariffa del contratto di breve termine il totale fatturato

5 relativo al quel contratto, cosi da avere una tariffa formalmente corretta da comunicare. I dati nel riquadro Dati di chi assume l'impegno della presentazione telematica possono essere lasciati vuoti e quindi impostarli direttamente nel programma dell'agenzia delle Entrate oppure lasciare che li compili chi invia la comunicazione. Una volta impostati tutti i dati possiamo procedere all'esportazione dei contratti facendo click sul pulsante Esporta contratti. Alla pressione del pulsante viene chiesto di confermare l'esportazione Cliccare su Si per continuare con l'esportazione. Quando inizia l'esportazione verrà mostrata una barra di avanzamento che avanzerà man mano che verranno esportati i contratti. I tempi di lettura dei contratti e la loro esportazione variano in base al numero di contratti da esportare. Una volta terminata l'esportazione, qualorà qualche contratto non sia stato esportato ci apparirà una finestra che ci comunicherà quali contratti non sono stati esportati e perchè, come nell'immagine qui sotto. Da questa finestra possiamo stampare gli errori riscontrati, quindi provvedere alla loro correzione e

6 quindi ripetere i passi per l'esportazione oppure si può scegliere di proseguire con l'esportazione e quindi aggiungere manualmente i contratti non esportati direttamente nel programma Comunicazione leasing dell'agenzia delle Entrate. Alla chiusura della finestra che riporta gli errori, viene chiesto se proseguire con l'esportazione, come nell'immagine sottostante. Qualora non vengano riscontrati errori, verrà mostrata direttamente la finestra per il salvataggio del file, come nell'immagine riportata di seguito Di default il nome del file è la partita iva dell'azienda ma può essere anche modificato. ATTENZIONE Se si sceglie di modificare il file NON MODIFICARE L'ESTENSIONE.TLeasing altrimenti il file NON SARÀ ACCETTATO dal programma Comunicazione leasing dell'agenzia delle Entrate né dai canali ENTRATEL o FISCO ON LINE che userà il commercialista per inviare il file.

7 Per salvare il file cliccare su Salva, una finestra ci mostrerà il percorso dove è stato salvato il file. Suggerimento Per non perdere tempo successivamente a cercare il file salvato e quindi copiarlo nella cartella di lavoro del programma Comunicazione leasing, si consiglia di salvare il file direttamente nella cartella di lavoro del programma dell'agenzia delle Entrate e precisamente nel percorso tipo C:\Utenti\utente\UnicoOnLine\LeasingProg\Temp dove LeasingProg\Temp sono le directory create automaticamente dal programma dell'agenzia delle Entrate. L'esempio del percorso è per un sistema Windows Vista o 7, per Windows XP potrebbe essere C:\LeasingProg\Temp. Passo 4 Spostamento del file salvato nella cartella di lavoro Qualora il file esportato con il MyRent non sia stato salvato nella cartella di lavoro del programma dell'agenzia delle Entate occorre copiarlo o spostarlo manualmente in quella cartella. Il file deve essere copiato (o spostato) nella cartella: c:\<percorso cartella di lavoro>\leasingprog\temp quindi se non si conosce dove sia la cartella, la si può cercare impostando come parametro di ricerca LeasingProg. Passo 5 Importazione del file nel programma dell'agenzia delle Entrate Per importare il file esportato con il MyRent nel programma dell'agenzia delle Entrate, apriamo il programma Comunicazione leasing facendo doppio click sull'icona del programma Una volta che il programma è aperto, dal menu File selezionare il menu Apri. Si aprirà una finestra dove verrà mostrato il file esportato dal programma MyRent ma senza l'estensione.tleasing. Selezionare il file e fare click sul pulsante APRI. Nella parte sinistra, in alto, verranno abilitati quattro pulsanti: Dati generali riassume i dati della comunicazione. Qui possiamo inserire i dati del commercialista nel caso siano disponibili oppure lasciarlo vuoto Soggetto obbligato Riporta i dati dell'azienda che effettua la comunicazione

8 Contratti Presenta la lista dei contratti esportati. Per vedere i dettagli di un singolo contratto cliccare su di esso nella tabella in basso. Se non ci sono contratti da aggiungere manualmente, fare click sul pulsante Controlla in basso per verificare che tutti i dati siano corretti. In questo contesto è possibile modificare i dati del singolo contratto selezionato. I dati possono essere modificati come si vuole. Per applicare le modifiche apportate cliccare sul pulsante Aggiorna in basso. Per vedere i dettagli del cliente, cliccare sul pulsante Clienti, quindi nella tabella in basso selezionare il cliente i cui dati verranno mostrati nei campi subito sopra la tabella. Anche per i clienti possiamo modificare i dati come si vuole e quindi si clicca il pulsante Aggiorna in basso per aggiornare i dati appena modificati. Terminata la modifica o la semplice consultazione, fare click sul pulsante Torna ai contratti in basso a destra. In questo contesto possiamo inserire manualmente altri contratti di noleggio, magari quelli che per qualche motivo non sono stati esportati. Per inserire manualmente un nuovo contratto operare come segue. Fare click sul pulsante in alto a destra Pulisci Nel primo riquadro in alto identificato dall'etichetta Contratti inserire tutti i dati del contratto compilando i campi Tipologia di contratto Identificativo del contratto (il numero del contratto) Data di stipula del contratto Bene oggetto del contratto Durata del contratto in mesi (per i contratti con durata minore di un mese impostare 0 a numero) Importo totale dei corrispettivi (l'importo della tariffa del contratto, per i contratti di lungo termine mettere l'importo complessivo della tariffa per tutta la durata del noleggio) Importo dei corrispettivi incassati nell'anno (quanto effettivamente riscosso) Gli altri due campi impostarli a 0 (zero a numero) Impostati i dati, fare click sul pulsante Inserisci in basso. Per aggiungere il cliente al contratto appena creato fare click sul contratto nella tabella in basso e quindi fare click sul pulsante Clienti al centro della pagina. Ora inserire tutti i dati relativi al cliente ad eccezione dei dati per i campi Data subentro Presenza di garanzia Importo della garanzia e quindi fare click sul pulsante Inserisci in basso. Non appena si visualizzano i dati del cliente appena inserito nella tabella in basso, fare click sul pulsante Torna ai contratti. Ripere questa procedura per aggiungere tutti gli eventuali contratti con i rispettivi clienti che devono essere aggiunti. Una volta che sono state terminate le eventuali modifiche, fare click sul pulsante Controlla in basso per verificare che tutti i dati siano corretti. Riepilogo Mostra il riepilogo dei dati che devono essere comunicati all'agenzia delle Entrate.

9 Passo 6 Salvataggio del file dal programma dell'agenzia delle Entrate Ora che il file esportato dal programma MyRent è stato controllato con il programma dell'agenzia delle Entrate, dobbiamo salvarlo prima di passarlo al commercialista. Per salvare il file da inviare al commercialista, il modo più semplice è quello di aprire il menu File e quindi selezionare Salva. Questa procedura produrrà un secondo file con lo stesso nome del file originale ma con la dicitura.bak alla file. Un esempio del file salvato è nell'immagine qui sotto. Il file che termina con.bak è il file che era stato esportato dal programma MyRent e che è stato mantenuto integro. Passo 7 Invio del file al commercialista L'ultimo passo è l'invio del file al proprio commercialista. Il file da inviare è quello nella cartella di lavoro del programma dell'agenzia delle Entrate che ha l'estensione.tleasing.