PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE DELL UTILIZZO DELLE DOTAZIONI STRUMENTALI

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1 COMUNE DI MAGIONE PROVINCIA DI PERUGIA Piazza Fra Giovanni da Pian di Carpine, Magione C.F./P.I Tel. 075/ Fax 075/ AREA SEGRETERIA GENERALE PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE DELL UTILIZZO DELLE DOTAZIONI STRUMENTALI 1

2 PREMESSA pag. 2 PARTE PRIMA: LE DOTAZIONI STRUMENTALI La situazione attuale pag. 2 Le misure di razionalizzazione. pag. 3 Gli obiettivi di risparmio pag. 6 PARTE SECONDA: TELEFONIA FISSA E MOBILE pag. 6 La situazione attuale: pag. 7 Telefonia fissa pag. 7 Telefonia mobile pag. 7 Le misure di razionalizzazione pag. 7 Gli obiettivi di risparmio pag. 8 PREMESSA L art.2 comma 594 della Legge Finanziaria approvata per l anno 2008 prevede Ai fini del contenimento delle spese di funzionamento delle proprie strutture, le amministrazioni pubbliche di cui all art. 1 comma 2 del D. Lgs.vo 30 marzo 2001 n.165, adottano piani triennali per l individuazione di misure finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell automazione d ufficio PARTE PRIMA: LE DOTAZIONI STRUMENTALI La situazione attuale Dotazione informatica La gestione della rete informatica è accentrata e fa capo al Centro Elaborazione Dati il quale ha il compito di individuare gli standard e le innovazioni da apportare all infrastruttura. Le dotazioni strumentali a disposizione dei vari uffici sono costituite essenzialmente dalle dotazioni informatiche. L ente è attualmente dotato di n. 59 postazioni di lavoro a fronte di n. 67 unità di personale impiegato, a cui si devono aggiungere n. 4 postazioni a supporto degli organi istituzionali e n. 1 postazione per l ufficio stampa. Le dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano i posti di lavoro degli uffici comunali sono di seguito riportate: Totale Personal computer 64 Pc portatili 3 Stampanti in bianco e nero 46 Stampanti a colori 6 Telefax 5 Fotocopiatrici 7 ( +1 biblioteca) Scanner 10 Server 8 Macchine da scrivere 1 Orologi marcatempo 4 2

3 Le misure di razionalizzazione Le misure di razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni strumentali non possono prescindere da un processo di riordino dei livelli operativi necessario per assicurare il migliore impiego delle risorse strumentali nella disponibilità dell amministrazione. A tal fine sono individuati tre livelli operativi così sintetizzabili: Posto di lavoro: postazione individuale Ufficio: posti di lavoro collocati in una medesima stanza Area di lavoro insieme di uffici che insistono su una stessa area e che possono condividere strumentazioni di uso comune Ad ogni livello operativo corrisponde una dotazione standard di attrezzature preventivamente individuate, funzionale a coniugare l esigenza di mantenere efficienti i tempi e l organizzazione del lavoro con quella di ridurre i costi e rendere più economica e snella la gestione. Situazione a regime Posti di lavoro 64 Uffici 46 Aree di lavoro 7 1) L individuazione delle aree di lavoro e le dotazioni standard L area di lavoro è un insieme di uffici collegati da un punto di vista operativo/funzionale o logistico. Di seguito vengono individuate, n. 7 aree di lavoro, con individuazione degli uffici/servizi che convergono su di esse e l ambito logistico di riferimento. Sede Posti di lavoro Uffici Area Attività Produttive Palazzo Municipale 10 8 e culturali piano I Area Economico Palazzo Municipale 12 8 finanziaria e delle risorse umane piano II Area Segreteria generale Palazzo Municipale 7 5 piano I Area Vigilanza Palazzo Municipale 9 5 piano terra Area Lavori Pubblici Sede distaccata 8 6 Area Urbanistica e Sede distaccata 7 4 Assetto del territorio Area socio-educativa Sede distaccata 7 6 Segretario generale Palazzo Municipale 1 1 piano I Organi Istituzionali Palazzo Municipale e sede distaccata 4 4 A tale situazione bisogna aggiungere la dotazione informatica attribuita a: Biblioteca comunale, Torre dei Lambardi, Teatro e Museo della Pesca. 3

4 A livello di piano, alcune strumentazioni di uso comune (ad es. fotocopiatrice multifunzione stampante integrata e scanner di rete per scansione e archiviazione dei documenti digitali), non strettamente indispensabili a corredare la postazione di lavoro, convergono in quanto il relativo uso è discontinuo nell arco della giornata lavorativa. 2) La dotazione standard del posto di lavoro La dotazione standard del posto di lavoro, sia direzionale che operativo, è, di solito, composta da: un personal computer, con relativo sistema operativo e con gli applicativi tipici dell automazione d ufficio (internet explorer, posta elettronica, applicativi Office, ecc.); un telefono connesso alla centrale telefonica; un collegamento ad una stampante individuale e/o di rete presente nell ufficio o nell area di lavoro; Di regola l individuazione delle specifiche strumentazioni a servizio delle diverse stazioni di lavoro è effettuata secondo principi di efficacia ed economicità, tenendo conto: - delle esigenze operative dell ufficio; - del ciclo di vita del prodotto; - degli oneri accessori connessi (materiali di consumo, pezzi di ricambio, manutenzione); - dell esigenza di standardizzare la tipologia di attrezzature. Fanno eccezione particolari uffici, i quali sono dotati delle ulteriori seguenti attrezzature necessarie per l espletamento dei compiti assegnati: a) Sede Principale Polizia Municipale: n. 1 Fax n. 1 stampante laser a colori di rete formato A4 n.1 Pc portatile n.1 fotocopiatrice multifunzione (stampante integrata e scanner di rete per scansione) n. 2 scanner Demografico n.1 fotocopiatrice multifunzione (stampante integrata) Ufficio Cultura n. 1 stampante laser a colori Centralino n. 2 centralini (uno per sede) CED n. 8 Server n. 8 Gruppi di continuità n.1 stampante a colori dipartimentale n. 1 proiettore n. 1 pc portatile 4

5 Area economico finanziaria e Risorse umane n. 2 fotocopiatrici multifunzione (stampante integrata) n. 1 stampante laser a colori formato A4 n. 2 scanner Area Segreteria generale n.1 fotocopiatrice multifunzione n. 1 fax multifunzione b) Sede secondaria Area Urbanistica n. 1 Plotter n.1 fotocopiatrice multifunzione (stampante integrata e scanner di rete per scansione) n.1 Pc portatile n. 1 fax n. 1 stampante laser a colori Area LLPP n. 1 Plotter n.1 fotocopiatrice multifunzione (stampante integrata e scanner di rete per scansione ) condivisa con servizi sociali n. 1 fax Area Socio Assistenziale n. 1 fax n. 1 stampante laser a colori Al momento c è una corretta razionalizzazione della distribuzione delle attrezzature tra le varie stazioni di lavoro. 3) Criteri di gestione delle dotazioni informatiche (computer e stampanti) Le dotazioni informatiche assegnate alle stazioni di lavoro dovranno essere gestite secondo i seguenti criteri generali: - il tempo di vita programmato di un personal computer viene considerato di quattro anni e di una stampante di tre anni in riferimento a stampanti di fascia bassa, per le altre il tempo di vita è di 4 anni; - la sostituzione prima del termine fissato avviene solamente nel caso di guasto e qualora la valutazione costi/benefici relativa alla riparazione dia esito sfavorevole; - i personal computer e le stampanti di nuova acquisizione dovranno essere acquistati con l opzione di 24 mesi di garanzia con assistenza on-site ovvero in maniera autonoma laddove questo risulti più conveniente; - nel caso in cui un personal computer o una stampante non avessero più la capacità di supportare efficacemente l evoluzione di un applicativo, dovranno essere reimpiegati in ambiti dove sono richieste prestazioni inferiori; 5

6 4) Criteri di utilizzo delle stampanti Il rinnovo delle stampanti attualmente in dotazione degli uffici e delle aree di lavoro dovrà avvenire sulla base dei seguenti criteri: - gli uffici dovranno prioritariamente utilizzare la stampa in bianco e nero. L utilizzo della stampa a colori dovrà essere limitata alle effettive esigenze operative, quali, a titolo esemplificativo, stampa di fotografie, manifesti, pieghevoli, locandine, ecc.; - per esigenze connesse a stampe a colori o di elevate quantità, si dovrà fare ricorso alla fotocopiatrice/stampante in dotazione dell ente; - le nuove stampanti da acquistare di norma dovranno essere, compatibilmente con le offerte di mercato e con la nuova normativa in materia di acquisizioni di servizi e forniture (spending review), della stessa tipologia, cercando di ridurre le tipologie di materiale di consumo da tenere in magazzino e ridurre i connessi costi di gestione degli approvvigionamenti. 5) Criteri di utilizzo delle fotocopiatrici L utilizzo delle fotocopiatrici dovrà essere improntato ai seguenti criteri: - le fotocopiatrici in proprietà dovranno essere sostituite, all occorrenza, con contratto di fornitura o noleggio con l opzione di 36 mesi di garanzia con assistenza on-site ovvero in maniera autonoma laddove questo risulti più conveniente; - prevedere che le nuove apparecchiature siano dotate di funzioni integrate di stampante di rete e scanner; - dimensionare la capacità di stampa dell apparecchiatura in relazione alle esigenze di fotoriproduzione e stampa di ogni singola area, massimizzando il rapporto costo/beneficio; 6) Dismissioni delle dotazioni strumentali Il presente piano non prevede la dismissione di dotazioni strumentali al di fuori dei casi di guasto irreparabile o di obsolescenza dell apparecchiatura. L eventuale dismissione di una apparecchiatura da una postazione di lavoro, ufficio, area di lavoro derivante da una razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni strumentali complessive comporterà la sua riallocazione in altra postazione o area di lavoro fino al termine del suo ciclo di vita. Quando tale ciclo di vita è ormai esaurito vengono prelevati in particolare dai PC componenti che possono essere riutilizzate in sostituzione di altri logorati di altri PC al fine di prolungarne il periodo di vita. Gli obiettivi di risparmio Con l adozione delle misure di razionalizzazione sopra indicate non si prevedono particolari economie di spesa, poiché nel corso degli anni si è già razionalizzato l acquisto delle dotazioni strumentali privilegiando per quanto riguarda i PC quelli di fascia media che forniscono maggiore garanzia di funzionamento nel tempo. PARTE SECONDA: TELEFONIA FISSA E MOBILE Alle misure di razionalizzazione previste dal comma 594 dell art. 2 della Finanziaria per l anno 2008 occorre aggiungere le disposizioni del successivo comma 595 in materia di telefonia mobile. Tale dispositivo prevede l individuazione di misure dirette a circoscrivere l assegnazione di apparecchiature di telefonia mobile ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedono l uso, individuando, nel rispetto della normativa sulla tutela della 6

7 riservatezza dei dati personali, forme di verifica anche a campione, circa il corretto utilizzo delle relative utenze. La situazione attuale Telefonia fissa L ente è attualmente dotato di un sistema di telefonia fissa costituito da linee telefoniche con collegamento ISDN e collegamento ADSL a Internet. Le due sedi sono collegate tra di loro per la telefonia con cavi in fibra ottica. Nel corso dell anno 2010 è stata sostituita la centralina telefonica (ALCATEL 4200) con un altro centralino SAMSUNG. Il gestore del servizio di telefonia fissa è TELECOM ITALIA. Nell anno 2012 i costi annui a carico del bilancio comunale sostenuti per il servizio di telefonia fissa ammontano a circa 8.185,00, per le inserzioni sull elenco telefonico ,13. Telefonia mobile Oltre agli organi di rappresentanza del Comune sono state individuate nell ambito della struttura comunale, le figure professionali che devono assicurare pronta e costante reperibilità, sia per fornire informazioni o assistenza e quant altro possa essere necessario per il funzionamento dell apparato burocratico sia il pronto intervento in materia di sicurezza ed in caso di segnalazioni relative a problematiche sul territorio. Le utenze di telefonia mobile sono pertanto così distribuite: n. 7 Amministratori (Sindaco e Assessori) n. 1 Segretario generale n. 1 Responsabile Area LLPP n. 1 Coordinatore operai n. 1 Operaio n. 1 Responsabile Area Vigilanza n. 1 Vice Responsabile Area Vigilanza n. 1 Servizio Vigilanza n. 1 Responsabile Area Urbanistica n. 1 Ufficio Stato civile n. 1 Ufficio di cittadinanza n. 1 sottopasso ferrovia n. 1 messo comunale n. 2 rilevatori di velocità n. 1 responsabile area economico-finanziaria e delle risorse umane n. 1 responsabile area attività produttive e culturali n. 1 responsabile area socio-educativa n. 1 responsabile area segreteria generale Il gestore del servizio di telefonia è TIM, con adesione alla convenzione Consip telefonia mobile 5 avvenuta nel corso dell anno I costi dell anno 2012 a carico del bilancio comunale sostenuti per il servizio di telefonia mobile ammontano a circa 8.222,05. Le misure di razionalizzazione La razionalizzazione dell utilizzo degli apparecchi cellulari e del sistema di telefonia fissa ha come obiettivo la riduzione delle spese di telefonia. 7

8 1) Uso apparecchi cellulari L uso degli apparecchi cellulari in dotazione al personale dipendente è circoscritto ai soli casi in cui questo debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità, come espressamente previsto dall articolo 2, comma 595, della Legge n. 244/2007. Sulla base della ricognizione effettuata il fabbisogno di apparecchi cellulari determinato sulla base dei criteri sopra indicati viene confermato come da rilevazione attuale. Si è proceduto nel corso dell anno 2011 all acquisizione di nuovi apparecchi radiomobili in noleggio tramite convenzione Consip con risparmi di spesa rispetto all acquisto di apparati di proprietà. Gli obiettivi di risparmio Si è provveduto nel corso del 2011 all adesione alla Convenzione Consip Telefonia mobile 5 la quale ha tariffe più convenienti rispetto al precedente contratto di fornitura e permetterà risparmi di spesa anche per quanto concerne l approvvigionamento di apparati radiomobili mediante contratti di noleggio. Nel corso dell anno 2012 si è proceduto all adesione alla convenzione Consip telefonia fissa 4 la quale ha consentito di ridurre i costi di telefonia fissa nella seconda metà dell anno Si prevede per l anno 2013 una ulteriore diminuzione su base annuale delle spese di telefonia fissa dovuta all applicazione delle tariffe Consip per l intero anno. 8