Centro studi, sviluppo e promozione della formazione aziendale. Direttore : Giuseppe Martini. La costruzione del PEG. Procedura operativa

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1 .. Centro studi, sviluppo e promozione della formazione aziendale Direttore : Giuseppe Martini La costruzione del PEG Procedura operativa Dispensa realizzata per il Comune di COMO ago 2000 Riproduzione vietata senza autorizzazione

2 Procedura per la compilazione delle Schede del Piano Esecutivo di Gestione 1. - Necessità e opportunità del PEG Il PEG rappresenta lo strumento attraverso il quale la Giunta, in attuazione del principio della separazione dei ruoli politici da quelli gestionali, trasferisce la gestione ai dirigenti e, questi, ne affidano realizzazioni parziali a propri collaboratori. In assenza del PEG, gli indirizzi e i programmi politici della Giunta, espressi nella relazione revisionale programmatica, a livello di funzioni e servizi di bilancio, non troverebbero alcuna evidenziazione in atti di gestione ; la Giunta, non potrebbe realizzazione le proprie scelte e controllandone periodicamente il grado di attuazione e di realizzazione Collegamento con il controllo di gestione e il sistema di valutazione Il PEG, ancora in numerose realizzazioni e attuazioni presso enti locali è quasi esclusivamente a carattere meramente finanziario e quindi dovrebbe interessare solo i dirigenti o in assenza di essi, gli apicali in quanto responsabili di servizio in base ai dettami della legge 142/90 e del D.Lgs 77/95, mentre il citato D Lgs 77/95 lo richiede come documento che costituisce condizione essenziale per il successivo controllo della gestione, rappresentato dalla verifica del grado di raggiungimento degli obiettivi programmati, programmati appunto nel PEG e che deve interessare l intera struttura organizzativa che provvede alla gestione. Il PEG quindi si dimostra documento essenziale e di continua utilizzazione sia per la gestione dell Ente, sia come punto iniziale di riferimento senza il quale non si può pensare di attivare alcuno controllo di gestione come previsto dal D.Lgs 77/95 e di certo non quello strategico direzionale richiesto più recentemente dal D.Lgs 286/99, a modifica. Il PEG inoltre diventa il documento fondamentale per attuare il sistema di valutazione sia dei dirigenti, e complessivamente e ai fini dell erogazione dell indennità di risultato, sia per la valutazione, con prassi praticamente identica per gli incaricati di aree di posizioni organizzative e infine, come previsto dall articolo 17 comma 2 lettera a) del CCNL di comparto degli EE LL, per i compensi di merito ( produttività) e passaggi in progressione economica, per la figure professionali che rappresentano centri di responsabilità di una certa consistenza. Pere figure professionali a carattere più meramente esecutivo si utilizzeranno forme semplificate, allorchè esse non trovino ragione di opportuno inserimento nel PEG, La costruzione del PEG Procedura operativa 2 di 8

3 3. - Parte finanziaria del PEG La parte finanziaria del PEG è una delle diverse forme di assegnazione di risorse, che non potranno essere solo ed esclusivamente finanziarie, ma anche strumentali ed umane, affidate ai responsabili di uffici e servizi per lo svolgimento delle attività e la realizzazione di obiettivi che costituiscono la gestione amministrativa e produttiva dell Ente. La parte finanziaria del PEG svolge inoltre una seconda finalità, quella della flessibilità di manovra delle risorse in corso d esercizio al fine di limitare gli interventi a carico del bilancio, allorchè le variazioni da apportare in corso di esercizio, rientrino negli importi complessivi imputati dagli stanziamenti di bilancio affidati complessivamente ai servizi nei limiti della suddivisione per interventi ( voce spesa). La forma( e per alcuni anche il nome) del PEG è discrezionale nel senso che ogni Ente lo può predisporre secondo modelli ad essi più confacenti mentre comune a tutti i PEG deve essere il contenuto. La costruzione definitiva del PEG sarà il risultato, come vedremo, di una negoziazione tra l apparto gestione e l organo politico Soggetti interessati alla costruzione del PEG Da quanto premesso il PEG non può riguardare esclusivamente i dirigenti ma deve coinvolgere tutti i centri di responsabilità presente nella struttura dell ente anche se, per quanto disposto dalla normativa, non possano essere delegati a gestire risorse finanziarie con carattere di impegno e accertamento, perché di fatto, nella pratica, si può verificare continuamente che livelli di responsabilità inferiori ai dirigenti operino con atti di gestione che richiedono impiego di risorse finanziarie, economiche, strumentali, tecniche e umane. Ne deriva che, identificato il modello di scheda di PEG, si procederà a compilare una scheda per ogni servizio o ufficio di una certa minima rilevanza in termini di attività, atti e procedimenti prodotti, risorse assegnate (non necessariamente finanziarie) Costruzione del PEG organigramma e piano dei servizi Per iniziare a costruire il documento occorre predisporre un elenco che costituirà le prime pagine del documento, dal quale si evince la struttura organizzativa dell Ente nella suddivisione per aree, settori, servizi e uffici. L esempio della tabella, a carattere meramente esemplificativo, permette peraltro di identificare a prima vista che nell area tecnica avremo una scheda del responsabile d area per le sue attività ed obiettivi e a cascate quattro schede per i singoli settori e per il settore 1.1.1, avremo due schede a livello di ufficio La costruzione del PEG Procedura operativa 3 di 8

4 1 Area Tecnica 1.1 Settore LL PP Servizio Arredo urbano 1.2 Settore manutenzione Strade illuminazione 1.3 Settore manutenzione patrimonio 1.4 Settore Manutenzione energia e acque Servizio Parchi e giardini Servizio fontane Servizio Ufficio Amministrativo Ufficio progettazione 2 Area Finanziaria 6. - Costruzione del PEG : ipotesi di proposta gestionale E evidente a questo punto che il PEG deve essere predisposto prima della impostazione del bilancio di previsione, salvo poi essere approvato, in forma definitiva, dopo l approvazione del bilancio di previsione. Considerando poi che gli obiettivi di migliorammento o la modifica di risorse o di attività e l attivazione di nuove attività, non derivano solo dagli indirizzi dell organo politico, ma anche tutte le proposte che provengono dalla struttura organizzativa oltre che dalla normativa e da mutamenti socio economici ecc, è assolutamente necessario che, una volta definita l architettura della struttura, si proceda dal basso verso l alto (effetto bottom up) della catena gerarchica per controllare attività, accertare criticità, mancanza di risorse e proposte, sino a risalire al dirigente, presentando come risultato di questo percorso, una prima ipotesi di PEG da sottoporre alla Giunta prima che questa inizi a predisporre il bilancio, come ipotesi delle proposte della gestione. La costruzione di questo percorso è facilitato dalla predisposizione della rendicontazione a consuntivo per attività e obiettivi realizzati e delle risorse utilizzate o gestite, sino a momento della predisposizione della ipotesi, momento che di norma coincide con la verifica degli equilibri di bilancio di settembre Negoziazione del PEG L incontro tra le richieste dell apparato gestionale con le richieste dell organo politico, rappresentate dagli indirizzi e dai programmi o progetti della relazione, attraverso anche l assegnazione delle risorse collegate alla realizzazione di detti La costruzione del PEG Procedura operativa 4 di 8

5 programmi e progetti, portano nel corso di una fase negoziale, ove un ruolo fondamentale è svolto dal direttore generale, che si svolge contemporaneamente alla formazione del bilancio di previsione. Il concetto di negoziazione non può mai significare che l apparato gestionale possa porre in discussione indirizzi, programmi o progetti, ( salvo che illegittimi,) ma al contrario deve rappresentare il momento della esposizione di eventuali proposte alternative, sempre nell ottica della realizzazione del risultato identificato negli indirizzi, laddove la negoziazione non può mai mirare a porre in discussione il risultato atteso bensì le modalità di realizzazione e le risorse finanziarie, umane, tecniche, professionali necessari a realizzarlo compiutamente Costruzione delle schede di PEG Per ogni area esisteranno tante schede quanti sono i settori e per ogni settore, tante schede quanti sono i servizi ecc. Il modello presentato in allegato deve essere considerato al solo scopo di evidenziare il contenuto della scheda di PEG mentre la modulistica, la forma, la grafica ecc, sono evidentemente personalizzabili da singolo Ente. Il contenuto del PEG è costituito essenzialmente da Identificazione del servizio nell ambito della struttura, nel bilancio, nella relazione previzionale Evidenziazione della mission o scopo principale del servizio Elenco delle principali attività svolte completate dagli indicatori di quantità per ogni attività, raffrontato con almeno due anni precedenti, per evidenziare la tendenza del prodotto della attività, indicando ove opportuno, la tendenza prevista per l anno successivo. Indicazione descrittiva degli obiettivi o delle modifiche di attività o le nuove attività proposte, come descrizione della motivazione, della fattibilità e modalità di realizzazione Sintesi riepilogativa degli obiettivi in una scheda amatrice che permetta un immediato monitoraggio e rendicontazione Elencazione delle risorse assegnate consolidate e di quelle di sviluppo Eventuale evidenziazione per capitoli delle risorse di sviluppo e scopo cui sono destinate Prima pagina Nella prima pagina vengono riportati gli estremi relativi ai centri di responsabilità di area, settore e di servizio a seconda della struttura organizzativa dell Ente, indicando la denominazione di ogni livello organizzativo e il responsabile assegnato. La definizione del centro di responsabilità di area, settore, servizio, ufficio, elimina la confusione involontariamente creata dal D.Lgs 77/95 con la definizione di centri di La costruzione del PEG Procedura operativa 5 di 8

6 costo, che in termini aziendali corretti, sarebbero solo e unicamente i servizi finali produttivi dell Ente, che forniscono prestazioni verso il cittadino e che devono pagare i costi di tutti la struttura, Tale impostazione poco si presta alle caratteristiche dell ente comunale, inoltre i centri sono tutti di attività che gestiscono a volte entrate oltre che spese oppure solo spese o nessuna delle due voci finanziarie. La dizione centro di costo sarà opportunamente riutilizzata quando, in attuazione del controllo di gestione, si tratterà di imputare i costi diretti e indiretti per la valutazione della economicità dei servizi per costi e proventi o ricavi La prima pagina deve essere completata con i riferimenti al bilancio e ai capitoli di PEG al fine di registrare i codici che vengono adottati. Quando il servizio comunale ne trova rispondenza, vanno riportati sinteticamente programmi e progetti della relazione previsionale programmatica Seconda Pagina :. scheda delle attività La seconda pagina si articola in due diverse parti: la prima attiene alla descrizione della finalità del servizio, alla mission, alla ragione essenziale e principale per cui il servizio è stato istituito. La seconda parte della scheda prevede la elencazione delle attività principali svolte dal servizio, attività che confrontate con la mission, già evidenziano gli scostamenti tra l obiettivo strategico (mission) e quanto per ora si riesce a attivare e quindi identifica il gap da colmare con una serie di obiettivi. Per ogni attività vengono indicati gli indicatori di attività che possono essere più di uno e tendono a dimostrare in cosa cinsista e cosa produce l attività. Gli indicatori vengono indicati per uno o due anni precedenti, quelli atteso per l anno a venire e le variazioni in più o in meno. In questo modo si pongono in evidenza le tendenze del processo produttivo (trends) di quelle attività indicandone una stabilità o un decremento o una crescita, elementi utili anche per dimensionare le risorse affidate al servizio per quella attività. Gli indicatori possono essere in termini assoluti ( n utenti, n prestiti) o in termini temporali ( n utenti/mese) o preferibilmente rapporti come (n residenti/n utenti oppure n utenti/n prestiti, n iscritti/n frequentanti, ) e poi raffronti in termini temporali. Questa costruzione tornerà utili al momento della formulazione del rendiconto consuntivo annuale Terza Pagina : scheda della descrizione degli obiettivi La terza pagina riporta alcune della attività elencate nella pagina precedente per le quali si ritiene di porre in essere obiettivi di miglioramento. Va ricordato che l obiettivo attiene a una nuova attività o alla eliminazione o riduzione di una criticità o di un problema. La costruzione del PEG Procedura operativa 6 di 8

7 In questa scheda si descrive la modalità di ottenimento dell obiettivo, si descrive la fattibilità dell obiettivo, la motivazione o la causa che induce a produrre l obiettivo di miglioramento che può anche essere semplicemente la produzione di una nuova attività, l aumento del volume produttivo a parità di risorse impiegate o il miglioramento dell efficacia della attività. In questo contesto si può ritenere opportuno dividere gli obiettivi tra Strategici, quelli negoziati con la Giunta e quindi esecuzione di indirizzi politici e che di massima possono richiedere risorse aggiuntive o di sviluppo, da quelli consolidati o funzionali, di iniziativa del responsabile delle attività, prevalentemente di efficienza e razionalizzazione dell impiego delle risorse, come ad esempio quelli relativi a economie di spesa o risparmi, che non richiedono necessariamente la negoziazione con la Giunta Quarta Pagina : scheda di sintesi degli obiettivi con indicatori In questa pagina vengono ripresi gli obiettivi descritti nella scheda precedente, in forma descrittiva, e vengono identificati solo con indicatori. Il numero prima della attività, aiuta a identificare la attività di riferimento, poi si riporta sinteticamente il titolo dell obiettivo, si riporta l indicatore di attività attuale se esiste ( caso di nuove attività) e l indicatore dell obiettivo programmato. Ad esempio N Descrizione obiettivo Indicatore Attività Attuale 5 Incremento utenti Utenti 2000 Residenti Incremento prestiti Prestiti Utenti 2000 Indicatore Obiettivo proposto Utenti 3000 Residenti Prestiti Utenti 3000 Variazione Assoluta Variazione percentuale utenti + 33 % Da 15 a 16,66 + 1,66 La seconda parte della scheda è già la scheda di reporting periodica e finale per la rendicontazione sul grado di raggiungimento degli obiettivi Quinta Pagina : scheda delle risorse patrimoniali Per i soli settori che abbiano da gestire tali risorse e che permette il censimento e la catalogazione di tutto il patrimonio immobiliare Sesta Pagina : scheda delle risorse strumentali e umane Si tratta di porre in raffronto su alcuni periodi, almeno due, e per l esercizio successivo, la composizione delle risorse umane del servizio rispetto alle risorse tecnologiche affidate al fine anche di evidenziare l innalzamento o meno del livello professionale, tecnologico e informatizzato del servizio. La costruzione del PEG Procedura operativa 7 di 8

8 8. -6 Sesta Pagina : scheda delle assegnazione delle risorse finanziarie Questa scheda di fatto viene fornita dal Servizio Finanziario o estratta dal sistema informatico dell ente. La scheda delle risorse finanziarie affidate deve evidenziare il centro di destinazione o di consumo, colui o coloro che richiedono e utilizzano le risorse, dal centro di gestione che invece non utilizza in proprio le risorse ma si attiva per procurare una prestazione e provvede alll impegno della spesa. Esempi di centri di gestione di risorse di altri centri, sono il Personale e le Manutenzioni, l Economato. Ove il sistema informatico lo consenta conviene raggruppare i capitoli per grosse voci omogenee e procedere alla disaggregazione con una suddivisione per articoli, sub articoli ecc. Qualora il sistema informatico dell ente provveda a fornire la parte finanziaria del PEG, in questa scheda si possono eventualmente porre i evidenza quelle risorse finanziarie aggiunte, di sviluppo, o correlate a determinati obiettivi di grande rilevanza. y La costruzione del PEG Procedura operativa 8 di 8