Superamento della DGCS di audit per gestire fondi UE

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Maddalena Bianca Lamberti
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1 Superamento della DGCS di audit per gestire fondi UE Responsabili del progetto: DGCS Ufficio I Referenti per successivi contatti con l Amministrazione: Cons. Leg. Michele Cecchi michele.cecchi@esteri.it ; Cons. Min. Gerardo Bellantone gerardo.bellantone@esteri.it; Dott.ssa Cecilia Grazzini cecilia.grazzini@esteri.it

Leg. Michele Cecchi michele.cecchi@esteri.it ; Cons. Min.

2 Descrizione sintetica del progetto. Al fine di accreditare il MAE, tra i soggetti abilitati a gestire i fondi UE dedicati ai programmi di azione estera in modalità di gestione centralizzata indiretta (c.d. Cooperazione Delegata), la Direzione Generale alla Cooperazione allo Sviluppo, ha richiesto alla Commissione di essere sottoposta alla procedura di audit cd. dei 6 pilastri. Tale procedura, prevista dai Regolamenti finanziari UE, è volta ad accertare l affidabilità dei sistemi di controllo interno, audit esterno, contabilizzazione, procurement, erogazione di sovvenzioni, accesso alle informazioni. La procedura, avviata nell agosto/settembre 2010, ha comportato un esercizio di ricognizione delle procedure in uso presso la DGCS e di adozione di alcune misure organizzative tali da allineare le procedure gestionali interne alle migliori pratiche internazionali, richieste della Commissione. Le risultanze sono state sintetizzate in un Questionario standard della Commissione Europea e sottoposte alla valutazione della società indipendente che ha condotto l audit per conto della Commissione stessa. La finalizzazione positiva della procedura è stata comunicata dalla Direzione Generale DEVCO della Commissione Europea il

3 Settori interessati Sono stati interessati tutti i settori amministrativo-contabili e gestionali di competenza della DGCS, con particolare riferimento a: Sistema di controllo interno; Audit esterno; Contabilità; Gestione gare di appalto per l acquisizione di forniture, servizi ed esecuzione di lavori; Erogazione di sovvenzioni; Accesso alle informazioni e trasparenza Tali elementi costituiscono i cosiddetti 6 pilastri, sui quali è stato concentrato l audit della Commissione.

per l acquisizione di forniture, servizi ed esecuzione di lavori; Erogazione di sovvenzioni; Accesso alle informazioni

4 Situazione antecedente alla realizzazione del progetto. Nell ambito del Codice di condotta dell UE sulla Divisione del Lavoro in materia di azione esterna, la cooperazione delegata è una modalità di gestione dei programmi di cooperazione allo sviluppo UE, funzionale a massimizzare l efficacia dell aiuto, tramite la riduzione della frammentazione e la condivisione delle responsabilità tra donatori. IL MAE/DGCS non figurava tra gli enti delegabili in tale ambito. E stato utilizzato un aggiornamento normativo per agevolare il trasferimento di fondi UE secondo il seguente combinato disposto: L.69/2009 Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile, art. 13, par. 6 che prevede che oltre alla dotazione finanziaria assegnata da parte del MAE, le Sedi all estero possono disporre di somme erogate da parte della Commissione Europea o di altri Stati membri dell Unione per la realizzazione di interventi di cooperazione allo sviluppo per conto degli stessi donatori. D.P.R. n. 54/2010 in materia di autonomia gestionale e finanziaria delle Sedi all estero, che all art. 26 prevede che le relative entrate e le uscite sono imputate sul bilancio degli Uffici all estero in una voce specifica di partita di giro.

funzionale a massimizzare l efficacia dell aiuto, tramite la riduzione della frammentazione e la condivisione delle responsabilità tra donatori.

5 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto La DGCS ha istituito una Task Force interna ad hoc con apposito Ordine di Servizio. La Task Force ha effettuato una ricognizione delle procedure in uso volta all individuazione e alla promozione di una serie di misure organizzative adatte a rispondere ai requisiti richiesti dalla Commissione (ad es. l introduzione di un processo di gestione del rischio). Sulla base delle risultanze di tale processo, la DGCS ha proceduto a predisporre i riscontri ai quesiti oggetto dell audit, sottoposti alla valutazione di una società indipendente. La DGCS ha ospitato due visite del Team di auditors: nel luglio e settembre In tale occasione, gli auditors hanno proceduto ad una serie di verifiche a campione e di interviste con i referenti degli Uffici.

Commissione (ad es. l introduzione di un processo di gestione del rischio).

6 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto La DGCS ha quindi dato seguito alle raccomandazioni contenute nel rapporto preliminare elaborato dall organo di valutazione con particolare riguardo ai seguenti aspetti: attivazione di funzioni di Audit interno e conseguenti iniziative ai fini dell'ottimizzazione del sistema di controllo interno; inserimento di un apposita clausola nei contratti o convenzioni per il recupero dei fondi erogati; miglioramento della pagina del sito per l accesso del pubblico all informazione.

conseguenti iniziative ai fini dell'ottimizzazione del sistema di controllo interno; inserimento di un apposita clausola nei contratti o

7 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio Sul piano organizzativo, ai fini della procedura di audit, sono stati ottenuti i seguenti miglioramenti: Adeguata descrizione e tracciabilità dei principali processi amministrativo-contabili; Razionalizzazione e rafforzamento del sistema di controllo interno con l introduzione del processo di gestione dei rischi; attivazione della funzione di Internal Auditor; introduzione di una verifica annuale sul corretto funzionamento del sistema di controllo interno; Introduzione di procedure di controllo e check-list standardizzate nell ambito dei contratti pubblici; Miglioramento delle clausole contrattuali sul recupero dei fondi erogati; Aumento della trasparenza attraverso la visibilità on-line delle procedure di accesso all informazione per il pubblico.

Internal Auditor; introduzione di una verifica annuale sul corretto funzionamento del sistema di controllo interno; Introduzione di procedure di controllo e check-list standardizzate nell ambito dei

8 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio Il risultato finale, rappresentativo dell allineamento della DGCS alle migliori pratiche internazionali in tema di controlli interni, ha consentito il superamento della procedura di audit che ha permesso al MAE/DGCS di essere accreditato a collaborare con la Commissione Europea nell ambito della modalità di gestione centralizzata indiretta (c.d. cooperazione delegata ) di programmi finanziati sugli strumenti dell'azione esterna UE (DCI, ENPI, IPA etc.) e sul Fondo Europeo di Sviluppo (FES). Ciò potrà consentire all Italia di gestire risorse aggiuntive provenienti dall UE per iniziative di cooperazione allo sviluppo, per importi pari ad un valore minimo di 3 milioni di euro.

gestione centralizzata indiretta (c.d. cooperazione delegata ) di programmi finanziati sugli strumenti dell'azione esterna UE (DCI, ENPI, IPA etc.

9 Ostacoli più significativi riscontrati nell attuazione del progetto Gli ostacoli più significati sono stati connessi all esigenza di introdurre compiutamente una serie di novità organizzative-gestionali, rispondenti agli standard europei, in relazione soprattutto alle procedure di controllo interno.

compiutamente una serie di novità organizzative-gestionali, rispondenti

10 Modalità di coinvolgimento del personale Fondamentale è stato il lavoro di squadra per il raggiungimento di un obiettivo strategico per l Italia. Il coinvolgimento del personale di tutti gli Uffici della DGCS è stato conseguito attraverso l attivazione di una Task force ad hoc.

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