PROCEDURA RECUPERO CREDITI PARTECIPANTI AL GRUPPO CHE HA REALIZZATO LA BUONA PRATICA: Cassa/Accettazione - Asiago 2 Lorella Tamiozzo Coadiutore Amm.

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1 BENFATTO! 2012 PROCEDURA RECUPERO CREDITI AMBITO DI APPLICAZIONE DELLA BUONA PRATICA: tecnico/amministrativo PARTECIPANTI AL GRUPPO CHE HA REALIZZATO LA BUONA PRATICA: Nome Cognome Qualifica Strutt/Serv/Uff 1 Marco Fracaro Collaboratore Amm.vo Cassa/Accettazione - Asiago 2 Lorella Tamiozzo Coadiutore Amm.vo Cassa/Accettazione Asiago 3 Aldo Sartori Assistente Amm.vo Cassa/Accettazione - Asiago DESCRIZIONE DELLA BUONA PRATICA POSTA IN ESSERE: PROCEDURA RECUPERO CREDITI Ambito amministrativo software utilizzato: MS ACCESS e MS WORD Analisi del problema: Ogni mese, mediamente, vengono prodotti dal Pronto Soccorso di Asiago circa 300 verbali i quali evidenziano il costo delle prestazioni giudicate non urgenti. Conseguentemente necessita l invio di una lettera e un bollettino all utente interessato, che non abbia ancora provveduto, richiedendo il relativo pagamento. In detta lettera vengono evidenziati il numero del verbale di P.S., la data prestazione e l importo come dati variabili, mentre il restante testo rimane uguale. Errori da evitare (sulla precedente esperienza di compilazione a mano ): inviare richieste di pagamento ad utenti che hanno già pagato (le famose cartelle impazzite che ogni tanto se ne sente parlare in TV); importo errato o non corrispondenza tra bollettino e lettera; controllare, inserire o scrivere più volte lo stesso dato con conseguente spreco di risorse.

2 Perché l impiego di un database relazionale: Usando solo Word (mailmerge) non si potrebbe creare una base dati utilizzabile sotto vari aspetti di interrogazioni (query), estrapolazione, elaborazione quantitativa e, soprattutto, la base dati andrebbe ad allargarsi con il tempo, rendendo così non gestibile la mole di dati con un wordprocessor. I dati archiviati in tabelle possono venir convertiti in formato utilizzabile anche da altri programmi. Su importi e date possono essere applicate formule di calcolo o, di conteggio, su vari tipi di campo. I dati possono venire esportati anche in Excel. Descrizione della procedura I dati necessari vengono rilevati dal verbale di P.S. utilizzando come campo chiave il numero di verbale identificando così in maniera univoca quella prestazione rendendo impossibile inviare due volte la richiesta di pagamento. L inserimento è, inoltre, codificato da un protocollo dato da mese ed anno in cui è stata effettuata la prestazione A riguardo si possono avere stampe di qualsiasi tipo per rilevare cifre introitate ovvero da introitare e a chi si deve mandare il sollecito (usando sempre i dati inseriti senza necessità di reinserirli). I dati possono venire automaticamente trasmessi, in formato PDF (o altro), via . La stampa della lettera viene automaticamente personalizzata se si tratta di maschio/femmina (Egr. Signor o Gentile Signora). Nel caso di minorenne, il programma calcola la data di nascita, stampando Ai Genitori di. Nella stampa dei bollettini postali della traduzione dell importo in cifre a lettere se ne occupa il programma. Mediamente la compilazione di un bollettino richiede 72 secondi, nello stesso tempo (con la stampante attualmente in uso), ne vengono stampati 10. Lo stesso vale per lettere, lettere sollecito e cartolina per raccomandata con ricevuta ritorno. I bollettini pagati sono trasmessi dalla posta all Ufficio Ragioneria a Bassano. Essendo il programma condiviso detto ufficio provvede con un segno di spunta su di una tabella a indicare l avvenuto pagamento. Quest ultima funzione sarà implementata inserendo e associando, nel singolo file di un utente, la copia della ricevuta del bollettino in formato tif o jpeg stampabile se necessario. Il programma automaticamente nasconde i dati del pagante avendo così una situazione in tempo reale che identifica l eventuale utente al quale inviare il sollecito e la somma ancora da introitare. Dati che attualmente si possono reperire da menù (si possono creare altre interrogazioni e/o stampe in qualsiasi momento): - Pagamenti riscossi divisi per protocollo; - Utenti che hanno più pagamenti pendenti; - Utenti che sono stati esentati dal pagamento con relativo codice esenzione; - Lista di minori di anni 14; - Possibilità di archiviare i conti che sono stati definitivamente verificati; - Ricerca di un utente attraverso diverse chiavi; - Possibilità di correggere un singolo file e relativa ristampa; - Copia della tabella dati contro il rischio di perdita dati. In ogni caso le query possono essere tranquillamente create anche successivamente, come le stampe, a seconda delle necessità.

3 DESCRIZIONE DEI BENEFICI OTTENUTI IN TERMINI ORGANIZZATIVI E/O QUALITATIVI: - Tutti gli utenti autorizzati possono accedere, anche contemporaneamente, al programma; - Grande visibilità in tempo reale della situazione aggiornata; - Qualità nella sicurezza del dato nei confronti e rispetto dell utente; - Possibilità di replica ed adattamento della procedura per altri uffici o servizi; - Controllo del flusso del denaro introitato. Si allegano alcune videate (n. 7) per una percezione, oltre che estetica, anche operativa della procedura: IMMAGINI Figura a) Pannello Principale

4 Figura b) Menù per la creazione delle stampe

5 Figura c) Alcune "finestre" sui dati presenti nel D.B.

6 Figura d) Lettera Modello per il collegamento con la base dati

7 Figura e) Il bollettino postale che attinge alla base dati Figura f) Menù a discesa con varie opzioni

8 Figura g) Modulo inserimento dati Asiago, 29 Novembre 2012