Progetto Evoluzione Avvocato. L evoluzione degli studi legali e delle nuove tecnologie

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1 Progetto Evoluzione L evoluzione degli studi legali e delle nuove tecnologie È sempre più diffuso ormai il convincimento che lo Studio legale non possa più sfuggire ai profondi cambiamenti che sono alla base delle nuove e mutate condizioni di lavoro e di un più complessivo ripensamento del modo di operare nello Studio. Tali mutate esigenze, e la necessità di perseguire obiettivi di qualità, comportano inevitabilmente una più generale rivisitazione delle attività nello Studio stesso, sia per quanto attiene l organizzazione del lavoro e la definizione dei ruoli del personale, sia, per ciò che concerne gli strumenti informatici a supporto della gestione delle attività di studio. È evidente che in tale contesto le tecnologie informatiche giocano un ruolo chiave, non solo perchè strumento facilitatore nel raggiungimento degli obiettivi di qualità, ma soprattutto perché elemento e nucleo intorno al quale concepire un nuovo e diverso modello di servizio offerto. Strumenti gestionali di studio Nell ambito dello Studio legale e delle esigenze di gestione interna dello stesso, giova qui di Martino Politi* La necessità di perseguire obiettivi di qualità nello Studio comporta l utilizzo di nuovi strumenti informatici riepilogare e descrivere brevemente gli strumenti informatici che sono alla base delle attività di gestione. Strumenti di automazione di ufficio (elaboratore testi, foglio elettronico, produttore di charts ecc.): sono elementi costituenti e connotanti la presenza stessa del personal computer qual macchina/strumento di gestione di base. Oggi, anche per via della diffusione della posta elettronica, fanno parte della gestione elementare di base e non posso non essere presenti; Strumenti di gestione documentale delle pratiche (document management): lo Studio legale, oltre agli strumenti di cosiddetta informatica individuale, necessita anche di strumenti software di gestione documentale. Strumenti automatici, in grado di prendere in carico la pratica, dalla prima fase di protocollo, ai successivi stadi di lavorazione, fino alla conservazione e archivio, senza quasi alcun dispendio di carte, fotocopie e fax. In una logica integrata e condivisa.tali strumenti, ormai essenziali, oggi non sono ancora molto diffusi. Strumenti di work-flow management e con- * Ingegnere, Direttore Generale Visura S.p.A. Lextel S.p.A. 114

2 Professione divisione dei flussi di lavoro: tali strumenti software di gestione documentale sono spesso dotati di funzioni di work-flow management, logica gestionale che consente di operare sulle pratiche, o processi, in modo condiviso, avendo perciò la possibilità di operare sullo stesso documento a livello di gruppo di lavoro, concorrendo tutti alla composizione e gestione del documento, alla base del processo in essere. Archivio gestione pratiche di ufficio: è anche essenziale la presenza in studio di una banca dati delle pratiche chiuse e archiviate, che raccoglie in un unico data base tutte le informazioni relative alla documentazione di studio, interrogabile, aggiornabile e stampabile dalle persone di studio autorizzate. Gestione dell agenda informatizzata: non può mancare negli studi legali l agenda informatizzata, con le date, gli impegni e gli scadenzari relativi agli impegni di studio. Oggi sempre più spesso tale tipo di agenda è integrata con la gestione automatizzata delle pratiche, che correla quindi impegni, eventi, udienze, in riferimento alle pratiche e agli atti in lavorazione.tali soluzioni beneficiano anche di soluzioni in linea di tipo web cioè gestite sulla rete, che consentono una ulteriore integrazione informativa con i servizi applicativi fruibili via rete e Internet, come Polisweb, che sempre di più diventa parte integrante della agenda. Altri aspetti connessi alle problematiche di gestione dello Studio, quali ad esempio la contabilità, la fatturazione, la gestione parcelle ecc, esulano da questa breve analisi, rivolta principalmente agli strumenti di gestione orientati alla qualità del lavoro e dei processi; è superfluo dire che anche tali aree di lavoro Una svolta decisiva: Polisweb, il sistema informatico di consultazione dei Registri di cancelleria dei Tribunali necessitano di strumenti e soluzioni software ad hoc. Polisweb e Processo Civile Telematico Accanto allo sviluppo di mezzi informatici nell ambito ristretto dello studio legale, il processo di informatizzazione della professione legale si è trovato già da qualche anno di fronte a una svolta decisiva, rappresentata dalla realizzazione e rilascio dell applicazione Polisweb, sistema informatico di consultazione dei Registri di cancelleria dei Tribunali da parte degli avvocati autorizzati, attraverso il riconoscimento via certificato digitale, e dal più completo e importante progetto applicativo denominato Processo Civile Telematico, attualmente in fase di rilascio presso il Tribunale di Napoli e in grado di consentire non solo la consultazione, ma la completa attività di avvio di un procedimento giudiziario da parte dell dallo studio e munito solo di un personal computer collegato in rete e smart card. Polisweb: struttura e funzionalità Polisweb è il sottosistema costituito dall applicazione per la consultazione web delle informazioni contenute nei registri dei procedimenti e/o nei documenti afferenti a un procedimento. Polisweb può essere utilizzato sia in ambiente Intranet (all interno dell Ufficio Giudiziario, attraverso appositi chioschi informativi) che in ambiente Internet attraverso il Punto di Accesso. Le funzionalità disponibili sono le seguenti: è possibile consultare gli eventi agenda, ossia le informazioni relative agli eventi sto- n.9 - Settembre

3 rici dei fascicoli per i quali l utente ha accesso; richiedere informazioni relative al periodo intercorso dall ultima connessione o a un intervallo di tempo indicato, evitando di scorrere tutti i propri fascicoli; per ogni fascicolo trovato è riportato il numero e l anno di ruolo, le parti principali; e per ogni evento è riportata la data dell evento, la descrizione dell evento stesso e il riferimento all eventuale documento (atto primario) relativo all evento; effettuare ricerche sui dati di registro per i fascicoli personali, ovvero dove l avvocato è costituito; combinando i vari criteri di ricerca disponibili (numero e anno di ruolo, nome parte, giudice, data di udienza, data di iscrizione, data termine) e scegliendo il criterio di ordinamento, il sistema restituisce l elenco dei fascicoli trovati, visualizzando per ciascuno il numero di ruolo, le parti principali, la data della successiva udienza e il giudice; individuato un fascicolo è possibile consultare le informazioni di dettaglio del fascicolo, visualizzare l elenco dei documenti contenuti nel fascicolo informatico, consultare l elenco degli eventi del fascicolo (storico); individuato un documento nel fascicolo informatico, è possibile visualizzarlo direttamente (in formato HTML) o richiedere l invio dell atto e/o degli allegati per posta elettronica; è possibile consultare l «Archivio Fascicoli» da parte dell che deve ancora costituirsi in giudizio come difensore del convenuto; tale avvocato dovrà necessariamente inserire il nome dell Attore, il nome del convenuto e la data di comparizione Grazie a Internet salta la mediazione del cancelliere e l avvocato consulta in proprio il sistema informativo civile contenuta nell atto di citazione. Dal punto di vista tecnico, la consultazione dei procedimenti personali e degli atti tramite l applicazione Polisweb prevede le seguenti azioni: l avvocato sottopone a Polisweb, presente sul Punto di Accesso, una richiesta di consultazione; il Punto di Accesso autentica l utente, se questi non è gia stato precedentemente autenticato, e inoltra la richiesta all Ufficio Giudiziario, per il tramite del Gestore Centrale; un apposito sottosistema, all interno dell Ufficio Giudiziario, predispone le informazioni ottenute a seguito dell interrogazione del sottosistema di gestione del fascicolo informatico e le inoltra al Punto di Accesso; Polisweb presenta le informazioni in consultazione all. Grazie all avvento di Internet salta quindi la mediazione del cancelliere, per cui l avvocato diventa utente diretto e responsabile del sistema informativo civile. Pertanto l informatica non è più solo uno strumento di supporto, ma elemento strutturale e basilare del professionista legale. Tale servizio Polisweb è oggi disponibile in oltre centocinquanta Tribunali italiani e gli ultimi sprovvisti, pochi ormai, si stanno avviando all attivazione di tale importante servizio web. Processo Civile Telematico Il processo civile telematico è il progetto del Ministero della Giustizia che si pone l obiettivo di automatizzare i flussi informativi e documentali tra utenti esterni (avvocati e CTU, consulenti ausiliari del giudice) e uffici giudiziari relativamente ai processi civili, come istitui- 116

4 Professione to dal D.P.R. 13 febbraio 2001, n. 123, e secondo le regole tecnico-operative. In una prima fase del progetto, il sistema realizzato consente all avvocato di: redigere e firmare l atto di parte: a tal fine si avvale di uno strumento di redazione (Redattore Atti), integrato con strumenti software per la firma, la cifratura e l imbustamento; depositare l atto di parte (ricevendo la relativa attestazione temporale e successivamente la ricevuta elettronica di avvenuta presa in carico da parte dell Ufficio Giudiziario); ricevere comunicazioni da parte dell Ufficio Giudiziario nella propria Casella di posta elettronica del processo telematico ; consultare via internet o via intranet (presso gli Uffici Giudiziari) i propri fascicoli, visualizzando gli atti depositati telematicamente, propri e della controparte costituita. L Ufficio Giudiziario beneficia della completa automatizzazione degli eventi relativi all iscrizione a ruolo e al deposito degli atti di parte, che andranno ad aggiornare il sistema di gestione informatizzata dei registri di cancelleria. Tale importante funzione, superata una fase sperimentale di oltre due anni, è entrata da poco nella fase di avvio sperimentale. Diversi Tribunali, Napoli, Genova, Roma, Padova, Bari, sono in fase di avvio e si stanno ultimando le prove di parallelo per l invio di decreti ingiuntivi telematici. In questa prima fase infatti i procedimenti che beneficeranno di tale importante innovazione sono decreti ingiuntivi ed esecuzioni concorsuali e individuali. Entro la fine del corrente anno, almeno una decina di Tribunali saranno operativi e funzionanti. Il nuovo processo civile telematico è l obiettivo verso cui tende la professione Servizi in rete via web: firma digitale e accesso alle banche dati della P.A. Ormai molte informazioni pubbliche necessarie allo Studio legale, ad esempio visure catastali e camerali, possono essere ottenute attraverso la rete, facendo risparmiare tempo e danaro, dal momento che è possibile accedere, con tutte le garanzie di sicurezza e riconoscibilità, alle banche dati della Pubblica Amministrazione direttamente da Studio, con solo un pc e un collegamento in rete. Questo passaggio, che come si diceva prima, è da ascrivere allo sviluppo sempre più intenso di servizi e-government, grazie alla sempre maggiore diffusione dei certificati digitali contenenti la funzione software di firma digitale, che fornisce la massima garanzia di sicurezza circa l autenticazione e la sottoscrizione del ruolo professionale, si sta sempre più diffondendo anche grazie alla contemporanea diffusione dei servizi connessi al mondo Giustizia, a cui abbiamo già fato riferimento, quali ad esempio il Polisweb e il Processo Civile Telematico. Studi legali, informatica e qualità Per concludere è abbastanza evidente da quanto sopra illustrato che l informatizzazione degli studi legali, sia come fatto gestionale interno, sia come apertura ai servizi di rete, sulla scia dello sviluppo dei servizi di e-government, rappresenta, come già è successo in passato nelle aziende, uno strumento di qualità assoluto e indispensabile. Infatti: la qualità è intrinsecamente legata agli strumenti di lavoro, alla base dei quali l informatica n.9 - Settembre

5 e gli strumenti software di governo dello studio professionale, giocano un ruolo rilevante; la gestione delle pratiche e della documentazione in generale dello Studio professionale non può raggiungere livelli validi in termini di qualità organizzativa, se la stessa si basa su una gestione manuale; i livelli di servizio da raggiungere, le modalità ed i tempi con cui raggiungere un obiettivo di qualità sono gestibili attraverso strumenti informatici gestionali ad hoc, che consentano di monitorare e controllare l andamento delle attività in essere presso lo studio (controllo di gestione); gli adempimenti e gli obblighi di natura normativa e gestionale, a cui è per legge sottoposto uno studio professionale (antiriciclaggio, decreto sulla privacy ecc.,) rientrano anch essi a pieno titolo in un ambito di gestione della qualità, e anche in queste tipologie di adempimenti gli strumenti della qualità passano per delle soluzioni software, in grado di fornire la massima garanzia circa il raggiungimento dei risultati; l apertura degli studi professionali all esterno, attraverso la rete e Internet, alla fruizione di servizi telematici, interrogando le banche dati della Pubblica Amministrazione, rende ancora più evidente e forte la necessità e opportunità di sviluppare tecniche e metodologie organizzative di lavoro, in grado di ancor più e meglio perseguire finalità aventi alla base la qualità. PROGETTO EVOLUZIONE Corsi di Formazione per lo Studio legale organizzati dal Sole 24 Ore in collaborazione con OUA STUDIO LEGALE MARKETING Marketing dello Studio legale: dalla teoria alla pratica Bologna (7, 14, 21 e 28 ottobre 2008) STUDIO LEGALE COMUNICAZIONE La gestione consapevole delle dinamiche di comunicazione in ambito legale Bologna (1, 8, 15 e 22 ottobre 2008) STUDIO LEGALE ORGANIZZAZIONE Organizzazione dello Studio legale: tecniche e strumenti operativi Bologna (2, 9, 16 e 23 ottobre 2008) I Corsi sono accreditati dal CNF e sono a numero chiuso. Per informazioni: Servizio Clienti: