RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITÀ DI AUDIT INTERNI SGQ ANNO 2014

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1 RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITÀ DI AUDIT INTERNI SGQ ANNO 2014 Audit Autorità competente regionale verso Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente regionale Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale X Audit interno SGQ Autorità competente territoriale Audit esterno Autorità competente regionale/ territoriale verso gli operatori del settore alimenti e mangimi INDICE 1. Riepilogo Audit INTERNI SGQ svolti nell' anno RISULTATI indicatori di performance Controllo e Riesame dei rapporti di Audit e degli altri documenti e registrazioni attinenti gli audit svolti nell anno Controllo e Riesame dei rapporti di Audit e degli altri documenti e registrazioni attinenti gli audit esterni ricevuti nell anno Osservazioni raccolte dalle Autorità competenti e/o personale auditato e riportate nei rapporti di audit SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE delle altri parti interessate (Direttore Dipartimento di Prevenzione, Responsabili UU.FF, altri Direttori UU.OO, ecc.) Stato azioni correttive e preventive individuate Stato piani di miglioramento Analisi e valutazione di prassi alternative o nuove relative all' attività di audit Azioni correttive e preventive individuate in sede di riesame Elenco modifiche attuate al programma di AUDIT INTERNO SGQ annuale Note...6 1/6

2 Mese previsto per esecuzione audit interno SGQ 1. RIEPILOGO AUDIT INTERNI SGQ SVOLTI NELL' ANNO 2014 Elenco Audit programmati 4-6 Agosto 2014 Verifica gestione e utilizzo Sanità animale e Igiene degli Allevamenti e delle Produzioni Zootecniche (Monti e Carrara) 5-6 Agosto 2014 Verifica gestione e utilizzo Igiene degli Alimenti (Massa e Monti) 4-7 Novembre 2014 Verifica gestione e utilizzo Sanità Pubblica Veterinaria (Carrara e Monti) 5-7 Novembre 2014 Verifica processi gestionali /supporto (Massa, Monti e Carrara) Elenco Audit effettuati Obiettivo Data Obiettivo 12-Agosto Agosto novembre novembre-2014 Verifica gestione e utilizzo Sanità animale e Igiene degli Allevamenti e delle Produzioni Zootecniche (Monti e Carrara) Verifica gestione e utilizzo Igiene degli Alimenti (Massa e Monti) Verifica gestione e utilizzo Sanità Pubblica Veterinaria (Carrara e Monti) Verifica processi gestionali /supporto (Massa, Monti e Carrara) 2. RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE Processo Programma annuale audit interni SGQ Effettuazione Effettuazione Indicatore Obiettivo Rispetto tempistica Effettuazione numero audit interni SGQ Rispetto tempistica 15 gg 100% 15 gg Modalità di calcolo Data emissione programma annuale (entro il XXXX.2014) Data prevista su tempistica pianificazione n. auidt interni SGQ effettuati /n. audit interni SGQ programmati Data esecuzione audit interno SGQ- Data programmata Resp. Rilevazione Frequenza R.D. Annuale Risultato xxx gg in ritardo rispetto alla data prevista) Annuale 100% per anno 2014 Annuale 7 gg 2/6

3 Audit interni SGQ anno 2014 Numero e tipologia di non conformità Numero e tipologia di osservazioni Verifica gestione e utilizzo schede di progettazione ambito Sanità animale e Igiene degli Allevamenti e delle Produzioni Zootecniche (Monti e Carrara) Verifica gestione e utilizzo schede di progettazione ambito Igiene degli Alimenti (Massa e Monti) Verifica gestione e utilizzo schede di progettazione ambito Sanità Pubblica Veterinaria (Carrara e Monti) Verifica processi gestionali /supporto (Massa, Monti e Carrara) nr. 2: 4.2; nr. 2: 4.2; nr. 3: 4.1; 4.2; 8.2.3; nr. 4: 6.4.2; 7.5.4; ; 5.6; 6.2; 8.2.3; 4.2.1; 5.6; 6.2; 8.2.3; 5.2; ; 7.1.4; 7.2.3; 7.5.3; 5.2; ; 7.1.4; 7.2.3; 7.5.3; Allegato nr. 1: Lista Resp. approvata dalla Commissione regionale aggiornata alla data del ; Allegati nr. 2-3: Dichiarazioni di riservatezza ed indipendenza del personale che ha eseguito gli nell' anno 2014 per la U.F. Santà Pubblica Veterinaria e Sicurezza Alimentare; Formazione specifica auditor interni SGQ Nel corso dell anno 2014 il personale che ha eseguito gli per la U.F. Santà Pubblica Veterinaria e Sicurezza Alimentare ha partecipato con esito favorevole agli eventi formativi descritti nell' Allegato 4 3/6

4 3. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO 2013 Audit n.1 Esaminato rapporto di audit interno SGQ nr 01/2014 Audit n.2 Esaminato rapporto di audit interno SGQ nr 02/2014 Audit n.3 Esaminato rapporto di audit interno SGQ nr 03/2014 Audit n.4 Esaminato rapporto di audit interno SGQ nr 04/2014 Nota: per ciascun audit svolto è stato elencato in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto della norma UNI EN ISO 9001:2008 Principali evidenze e risultanze L' attività di svolta nell' anno 2014 da parte della U.F. Sanità Pubblica Veterinaria è stat a eseguita come da programma e rispetto l' anno 2013 è stato incrementata in modo significativo ; Per tutte le non conformità rilevate e le osservazioni contenute nei rapporti di audit interno SGQ la Direzione della U.F. Sanità Pubblica Veterinaria ha aperto una non conformità al fine di promuovere le azioni di miglioramento individuate; In base ai risultati rendicontati si rileva che le principali criticità hanno riguardato i requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2008: Requisiti relativi alla documentazione Riesame della Direzione; Gestione risorse umane Pianificazione della realizzazione del servizio Processi relativi al cliente; Tenuta sotto controllo delle apparecchiature di monitoraggio e di misurazione; Monitoraggio e misurazione; Miglioramento Si evidenza che gli per l' anno 2014 sono stati effettuati in un periodo di rilevante ri-organizzazione della struttura funzionale a causa dei processi di riorganizzazione definiti dalla Regione Toscana. 4. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NELL ANNO 2014 Riferimento Autorità che ha eseguito l audit verso l Autorità Competente regionale e le Autorità competenti territoriali Audit n.1 Rapporto di audit emesso da parte dell' Ente di certificazione individuato per effettuare la visita di mantenimento della certificazione alla norma UNI EN ISO 9001: 2008 effettuata in data 26-27/Agosto/2014 Audit n.2 Rapporto di audit emesso da parte della Regione Toscana Settore Prevenzione e sicurezza in ambienti di vita e di lavoro, alimenti e veterinaria nr. 04 /2014 avente quale obiettivo :Verificare l'attività di controllo ufficiale ai sensi del Reg.(CE) n. 882/2004, da parte delle strutture organizzative dell'autorità Competente Territoriale Esito nr. 1 Non Conformità risolta in sede di audit : punto norma nr. 3 spunti di miglioramento ( processo: Politiche, direzione, SGQ,Miglioramento Continuo) nr. 3 raccomandazioni:sistema di gestione, Coordinamento ed interfaccia della AC, anche con altre autorità e istituzioni,organizzazione; nr. 6 osservazioni 4/6

5 dell'azienda USL 1 di Massa riguardo i controlli relativi alla gestione dell anagrafe zootecnica e di quelli relativi alla produzione, stoccaggio e somministrazione di mangimi per animali da reddito (compreso PNAA) 5. OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO, ECC.) Alla data di compilazione non sono giunti allo scrivente suggerimenti, osservazioni e proposte dalle altre parti interessate. 7. STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE Rispetto al processo di audit interno SGQ non sono state individuate azioni correttive e preventive specifiche. 8. STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO Per l anno 2014 non era previsto nessun specifico piano di miglioramento relativo al processo di 9. ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT Nel corso dell anno 2015 in conformità a quanto previsto dalla DGRT n. 881/2014 la Direzione del Dipartimento di Prevenzione provvederà ad effettuare il percorso per l'ottenimento della certificazione alla norma UNI EN ISO 9001: 2008 da parte di tutte le strutture organizzative dipartimentali.. In relazione a quanto sopra si provvederà a sistematizzare il processo programmatorio degli basandosi su criteri predefiniti compreso le indicazioni contenute nel Decreto Dirigenziale della Regione Toscana n. 390/2015. A seguito della valutazione effettuata da parte dello scrivente riguardo l esecuzione degli effettuati nell anno 2014 si identifica quale modalità operativa,di norma, per l esecuzione di ciascun audit regionale di quanto segue: Riunione di apertura : 15 minuti (risorse umane impiegate: tutti i componenti del gruppo di audit + eventuale presenza di personale in addestramento/osservatori) Esame documentale: durata almeno 4 h ( risorse umane impiegate: nr. 1/2 persone) Esame in campo : durata almeno 8 h ( risorse impiegate: nr. 2/4 persone, articolate in due/tre sottogruppi costituiti da nr. 2 persone) Riunioni del gruppo di durante l esecuzione dell audit interno per ciascuna giornata di esecuzione dell audit: 15 minuti Riunione di chiusura: 30 minuti (risorse umane impiegate: tutti i componenti del gruppo di audit + eventuale presenza di personale in addestramento/osservatori) 5/6

6 10. AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME Nessuna In sede di riesame sono stati esaminati i seguenti documenti: Allegato nr. 1: Lista Resp. approvata dalla Commissione regionale aggiornata alla data del ; Allegati nr. 2-3: Dichiarazioni di riservatezza ed indipendenza del personale che ha eseguito gli nell' anno 2014 per la U.F. Santà Pubblica Veterinaria e Sicurezza Alimentare; Allegato nr. 4: Formazione specifica auditor interni SGQ In relazione a quanto sono state attuate/programmate le seguenti azioni da parte del Coordinatore del programma di : Azioni programmate: Approvazione del programma di per il Dipartimento di Prevenzione per l' anno 2015 entro il 20.Marzo.2015; Pubblicazione sul sito internet della Azienda USL 1 Massa e Carrara del cronoprogramma degli del Dipartimento di Prevenzione per l' 2015 entro il 01.Aprile.2015; Presentazione del programma di 2015 al personale assegnato alle strutture organizzative del Dipartimento di Prevenzione entro il 01.Aprile.2015; Trasmissione agli auditor individuati, per attuazione, il programma di 2015 entro il 10.Aprile.2015; Riesame degli del Dipartimento di Prevenzione svolti nell' anno 2015 entro il ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI AUDIT INTERNO SGQ ANNUALE NOTE Documenti allegati al presente documento di riesame: Allegato nr. 1: Lista Resp. approvata dalla Commissione regionale aggiornata alla data del ; Allegati nr. 2-3: Dichiarazioni di riservatezza ed indipendenza del personale che ha eseguito gli nell' anno 2014 per la U.F. Santà Pubblica Veterinaria e Sicurezza Alimentare; Allegato nr. 4: Formazione specifica auditor interni SGQ 12-Febbraio-2014 Compilatore del documento di Riesame : Dr. Marco Andreani ( Azienda USL 1 Massa e Carrara) 6/6