Nota informativa Verifica di Fase 1 presso gli uffici LRQA Italy

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1 Nota informativa Verifica di Fase 1 presso gli uffici LRQA Italy Premessa La verifica di Stage 1 deve di norma essere effettuata presso la sede del Cliente. Eccezionalmente, purchè si verifichino e siano dimostrabili determinate condizioni, LRQA Italy può decidere, sulla base di giustificazioni documentate, di effettuare almeno una parte delle attività di Stage 1 che includono ma non si limitano alla verifica della documentazione, presso la propria sede (in ufficio). La deroga dovrà essere stata indicata in contratto. La verifica di Stage 1 sarà completata presso la sede del cliente. La presente nota informativa descrive le attività che saranno svolte, la documentazione ed il supporto che il Cliente dovrà comunque fornire per consentire lo svolgimento di tali attività Occorre tuttavia che il Cliente sia informato che esiste il rischio che, qualora il completamento delle verifiche di Stage 1 da effettuarsi all inizio della prima verifica presso il Cliente, dimostri una grossa difformità tra quanto dichiarato in fase di contratto e/o di verifica a distanza e lo stato effettivo del Cliente, ovvero emergano delle Non Conformità maggiori, la verifica di Stage 2 dovrà essere interrotta e riprogrammata successivamente alla revisione del contratto ovvero al completamento delle azioni correttive da parte del Cliente. Le informazioni di seguito fornite si riferiscono alle certificazioni ISO 9001:2008 (SGQ), ISO 14001:2004 (SGA), OHSAS 18001:2007 (SGS) siano esse gestite separatamente o come sistema integrato. Le indicazioni specifiche per il singolo schema sono evidenziate nel testo con l indicazione della sigla sopra indicata. Condizioni per la verifica di Stage 1 in ufficio Affinché la verifica possa essere iniziata presso gli uffici di LRQA Italy devono verificarsi, come minimo, tutte le condizioni di seguito indicate: Sistema di Gestione per la Qualità ISO 9001: SGQ Il tempo di Stage 1 richiesto dalle tabelle IAF per la dimensione e tipologia dell attività aziendale non è superiore ad un giorno inferiore a 25 persone I processi dell attività produttiva aziendale non sono complessi Le attività svolte sono in numero limitato o caratterizzate da molte fasi ripetitive Sistema di Gestione Ambientale ISO 14001: SGA Il tempo di Stage 1 richiesto dalle tabelle IAF per la dimensione aziendale non è superiore ad un giorno inferiore a 15 persone Le attività svolte sono in numero limitato o caratterizzate da fasi ripetitive e sono a basso impatto ambientale I processi aziendali abbiano un basso rischio di provocare incidenti con impatti ambientali Sistema di Gestione della Sicurezza OHSAS 18001: SGS Il tempo di Stage 1 non è superiore ad un giorno inferiore a 15 persone l azienda non è a rischio rilevante; le attività svolte sono in numero limitato o caratterizzate da fasi ripetitive I processi aziendali hanno un basso rischio di provocare incidenti e infortuni Scopo della verifica di Stage 1 La visita di Stage 1 è finalizzata a verificare se il Sistema di Gestione del Cliente abbia solide basi, sia stato adeguatamente progettato, documentato e sia ad uno stato di implementazione idoneo per il proseguimento della verifica al successivo Stage 2. La verifica viene eseguita dal valutatore sulla base di un analisi della documentazione messa a disposizione dal Cliente e delle informazioni aggiuntive eventualmente richieste, l obiettivo principale è quello di verificare la rispondenza del Sistema ai requisiti della norma ed alla coerenza con gli impegni assunti in politica. La verifica dovrà inoltre identificare le debolezze o mancanze nel sistema del cliente che portebbero a richiedere azioni correttive prima di passare alla LRCR page 1 of 5 09 Dec 2013

2 seconda parte della verifica, incentrata sull implementazione del sistema. Obiettivi della verifica di Stage 1 Gli obiettivi specifici della verifica di Stage 1 presso gli uffici LRQA sono i seguenti: Rispetto dei requisiti: dall analisi della documentazione a sua disposizione, il valutatore procede a : 1. Validare il sistema documentale verificando che: o contenga adeguati riferimenti al sistema operativo aziendale e che perciò possa essere utilizzato per le successive fasi della verifica; o dimostri che vi sia una generale comprensione e accettazione dei requisiti relativi ai criteri di verifica e che questi sono stati correttamente applicati alle particolari attività del cliente; o sia compatibile con lo scopo di certificazione. 2. verificare la capacità di identificare e gestire gli aspetti cogenti legislativi e normativi, derivanti da richieste dei clienti ovvero dagli utilizzatori ed ogni altro requisito esterno adottato che debba essere considerato durante il processo di verifica. 3. verificare che il Sistema di Gestione sia consistente con la Politica (Politica per la Qualita - SGQ, Politica Ambientale - SGA, Politica di tutela della Salute Occupazionale e della Sicurezza - SGS) e che possa essere efficacemente implementato, rispettando i requisiti della norma di riferimento, tenendo conto in particolare: delle responsabilità generali della Direzione; della soddisfazione del Cliente - SGQ dell analisi di rischi, problemi e aspetti e dello sviluppo del sistema; della manutenzione del sistema e delle attività per il miglioramento continuo. 4. Verificare che il Sistema includa adeguati processi per identificare: gli aspetti qualitativi (SGQ) e/o di impatto ambientale (SGA) e/o di pericolo (SGS) e per valutarne la significatività; gli aspetti cogenti legislativi e normativi relativi al prodotto e/o requisiti derivanti da richieste del Cliente ovvero dagli utilizzatori e/o ogni altro requisito esterno adottato (SGQ); gli aspetti legislativi cogenti relativi all ambiente (SGA) e/o alla Tutela della Salute e Sicurezza del lavoro (SGS) per la presa in carico di documenti esterni e/o comunicazioni significative dalle parti interessate con particolare riferimento agli aspetti cogenti e legali. per l identificazione continua dei pericoli, per la valutazione dei rischi e per l implementazione delle necessarie misure di controllo ; 5. Verificare che gli audit interni rispettino i requisiti dello standard; Verifica delle attività di miglioramento: a partire dalle registrazioni, è inoltre necessario: a) Valutare l adeguatezza degli obiettivi prefissati e la coerenza con la politica aziendale. b) Verificare che le procedure di Riesame della Direzione siano state attivate e che siano in grado di garantire che il sistema venga periodicamente riverificato nella sua efficacia e adeguatezza in relazione a possibili cambiamenti nelle attività o nei processi. Site tour In deroga a quanto previsto dalle procedure standard, nell impossibilità di effettuare in questa fase la visita diretta alle istallazioni produttive (site tour) si procederà in via preliminare all effettuazione di: un riesame attento della descrizione dei processi e delle relative interazioni (SGQ) il riesame dell analisi ambientale iniziale, se disponibile o delle registrazioni relative alla identificazione e valutazione degli aspetti ambientali, (SGA) il riesame approfondito dell analisi dei rischi connessi alle attività / processi (OHS) al fine di verificare che lo scopo di certificazione sia appropriato alle attività, definito correttamente, e che all inizio della verifica presso il Cliente non possano emergere situazioni ostative per il proseguimento della stessa (site review). Conferma del Team per lo Stage 2 Sulla base delle informazioni fornite dal Cliente la verifica di Stage 1 si concluderà con la conferma che il/i valutatori nominato/i per effettuare le successive fasi della verifica (Stage 2) sia composto da personale con adeguate competenze e che l allocazione dei tempi di contratto previsti siano congrua per le attività da verificare. Programmazione della verifica di Stage 1 LRQA Italy comunicherà al Cliente con adeguato anticipo, a mezzo fax o , la data prevista per l effettuazione della verifica ed il nomitativo del valutatore incaricato. La data proposta dovrà essere confermata dal cliente nel più breve tempo possibile e comunque entro i LRCR page 2 of 5 09 Dec 2013

3 termini indicati dal Regolamento di Certificazione paragrafo 6 e 22. Il Cliente dovrà far pervenire via la documentazione richiesta entro il giorno precedente la data concordata e far in modo che nel giorno indicato sia reperibile per un contatto telefonico il Rappresentante della Direzione e/o del il Responsabile del Sistema per eventuali necessità di chiarimenti da parte del valutatore e/o per invio di documentazione supplementare se necessaria. Documentazione obbligatoria necessaria Il cliente per consentire la verifica di Stage 1 deve obbligatoriamente fornire come minimo: Politica per la Qualità (SGQ) e/o Politica Ambientale (SGA) e/o Politica di tutela della Salute occupazionale e della Sicurezza approvate (SGS) Obiettivi per la Qualità e/o Ambientali e/o per la Sicurezza approvati e relativi programmi attuativi. Struttura organizzativa e relative responsabilità Manuale della Qualità e/o di Gestione Ambientale e/o di Gestione della Sicurezza o documento equipollente in grado di descrivere la struttura del Sistema ed i documenti correlati. Succinta descrizione dei processi aziendali riferiti all Organizzazione ed alla Produzione, e/o al sistema di Gestione Ambientale e/o al Sistema di Gestione per la Sicurezza Elenco delle procedure/istruzioni e relativi riferimenti ai punti della norma di riferimento; Pianificazione della formazione e relative registrazioni di effettuazione Pianificazione degli audit e relative registrazioni di completamento Rapporto di Riesame della Direzione (ultimo effettuato) Ed inoltre: Fonti di riferimento per l identificazione ed aggiornamento delle principali leggi/norme cogenti di riferimento per il prodotto/settore (SGQ) area geografica (SGA) Localizzazione e planimetria del sito (in formato A3) (SGA) (SGS) *** Analisi Ambientale Iniziale, se disponibile, o equipollenti registrazioni relative all identificazione e valutazione degli aspetti ed impatti ambientali (SGA) Planimetria del sistema di drenaggio e posizione scarichi; (SGA) *** Localizzazione dei punti di emissione in atmosfera e relativa planimetria; (SGA) *** Piani di emergenza; (SGS) *** L Analisi dei Rischi o equipollenti registrazioni relative all identificazione dei pericoli e alla valutazione dei rischi. (SGS) Nota bene: la Documentazione di Sistema, non necessariamente deve essere gestita su supporto cartaceo e, qualora sia definita, organizzata e distribuita con mezzi elettronici (es. intranet aziendale), deve essere fornita copia dei contenuti al valutatore LRQA Italy, per la relativa analisi a distanza, anche per il mezzo di stampe video in cartaceo o su altro supporto elettronico. Per i punti contrassegnati con *** è accettabile una dichiarazione che i documenti citati siano disponibili in sito. Alcune delle procedure e sistemi di gestione e controllo possono inoltre essere stati definiti e sviluppati sufficientemente all interno dello stesso Manuale di Sistema anziche con specifiche procedure o istruzioni operative. La documentazione da inviare a LRQA Italy dovrà in ogni caso descrivere adeguatamente il governo del Sistema e soddisfare i requisiti dello schema di riferimento attraverso: l identificazione, il monitoraggio e la gestione dei requisiti legali cogenti applicabili al sistema; l identificazione e valutazione degli aspetti ambientali (SGA) l identificazione dei pericoli e la valutazione dei rischi per la sicurezza (SGS) la gestione del miglioramento prestazionale (obiettivi e programmi di attuazione), la struttura organizzativa, relative funzioni e responsabilità la gestione delle comunicazioni interne e verso le parti interessate esterne; il controllo della documentazione e delle registrazioni; il controllo operativo; la preparazione e la risposta alle emergenze ambientali (SGA); il monitoraggio degli aspetti significativi e delle prestazioni ambientali (SGA); la gestione e monitoraggio degli infortuni e/o incidenti (SGS) il monitoraggio delle prestazioni e controllo (SGS); la gestione delle non-conformità, azioni correttive e preventive; la gestione dei processi relativi alla formazione del personale; la conduzione degli audit interni; le procedure per il riesame della Direzione Documentazione non obbligatoria: indicazioni generali Le organizzazioni Clienti sono libere di fornire tutta la documentazione ritengano utile come evidenza di conformità. LRCR page 3 of 5 09 Dec 2013

4 La redazione di alcuni documenti di sistema da parte delle organizzazioni è opzionale ed usualmente valutata, se necessario, nella verifica di implementazione - Stage 2 e fra questi: registro delle prescrizioni legali / scadenzario (SGA); registrazioni delle comunicazioni in ingresso/uscita e delle azioni conseguenti; registrazioni sugli incidenti ambientali accaduti (SGA); registrazioni delle non-conformità, azioni correttive e preventive degli ultimi 12 mesi; Tra la documentazione necessaria per valutare se il sistema sia adeguatamente progettato e documentato in sede di Stage 1 dovrebbero essere inclusi i documenti di tipo legale (permessi, autorizzazioni etc) per confermare la capacità del sistema di monitorare e gestire la conformità legislativa (es. per SGA in relazione alle caratteristiche dell organizzazione: agibilità, certificazione prevenzione incendi, autorizzazioni allo scarico (in recettore superficiale/fognatura); concessioni ai prelievi idrici; autorizzazioni emissioni in atmosfera.etc; per SGS agibilità, certificazione prevenzione incendi etc.) Di norma questo tipo di verifica viene effettuato esclusivamente presso la sede del Cliente per ovvie ragioni di riservatezza. Le organizzazioni Clienti, nel caso di Stage 1 in ufficio, sono tuttavia libere di far pervenire all Ente, di Certificazione, in via preliminare, ed autorizzandone la consultazione ai soli fini della verifica, un memorandum in grado di dare evidenza dell esistenza e/o dello stato di avanzamento di eventuali pratiche/domande in corso ovvero di fornire telefonicamente su richiesta del valutatore la conferma dell esistenza e/o dello stato di avanzamento degli aspetti di conformità legislativa e/o di fornire su richiesta copia dei permessi/autorizzazioni in suo possesso. Le organizzazione devono fornire la documentazione relativa a prescrizioni cogenti e/o autorizzative da parte di Enti di Controllo ovvero ne devono dichiararare l assenza al valutatore. Il valutatore se necessario includerà nel rapporto l annotazione della richiesta di ri-verifica a campionamento di questi aspetti nella fase di Stage 2 presso il Cliente. In ogni caso il Cliente deve essere a conoscenza che l eventuale difformità dai requisiti legali e/o la totale mancanza dei necessari permessi/autorizzazioni legali applicabili allo schema di riferimento costituisce una Non Conformità e comporta un rinvio nel conseguimento della Certificazione per verifica in tempi successivi delle azioni correttive attuate dall organizzazione per colmare le lacune eventualmente contestate. Avvertenze per il Cliente Condizioni di possibile impedimento per il proseguimento della verifica di Stage 2 nel corso della stessa. Partendo da tali premesse, ed utilizzando le informazioni messe a disposizione dallo stesso Cliente il valutatore stabilirà se le modalità di documentazione e descrizione del sistema adottate dall azienda siano adeguate e coerenti con i requisiti di certificazione, siano state implementate e documentate le attività minime necessarie. Prima di consolidare il rapporto di verifica, in caso di dubbio, trattandosi di una verifica condotta solo su base documentale, il cliente verrà contattato telefonicamente per chiarimenti. Nel successiva visita di Stage 2 saranno inizialmente svolte le attività di verifica in sito previste a completamento dello Stage 1 e qualora venissero riscontrate situazioni di Non Conformità gravi la cui soluzione non può essere immediata, ovvero il valutatore riscontri grosse difformità da quanto precedentemente dichiarato e/o indicato in documentazione potrebbe verificarsi il caso che la verifica debba essere interrotta e rimandata successivamente alla rimozione delle cause ostative. Conduzione della verifica di Stage 1 presso LRQA Italy Nel giorno prefissato il valutatore all inizio della verifica contatta il cliente per confermare l effettuazione della verifica, il ricevimento della documentazione e ottenere conferma della disponibilità di idoneo rappresentante del Cliente con cui poter interagire telefonicamente per l effettuazione della verifica, richiedere chiarimenti ed a cui presentare i risultati della verifica. Richieste di chiarimenti e/o documentazione supplementare Nell eventualità di non disponibilità del rappresentante del Cliente e/o in mancanza dell idonea o non sufficiente documentazione la verifica potrà essere interrotta ed il relativo costo comunque addebitato al Cliente. Qualora il contenuto della documentazione risulti poco comprensile al valutatore o includa informazioni ritenute non sufficienti il Valutatore contatta il Cliente per ottenere i chiarimenti, le informazioni e/o la documentazione integrativa necessari. LRCR page 4 of 5 09 Dec 2013

5 Qualora nonostante queste integrazioni rimangano delle situazioni che richiedono approfondimenti, il valutatore puo includere apposita annotazione nel rapporto per il loro riesame nel corso della successiva visita presso il Cliente. Possono inoltre essere discusse con il Cliente apparenti possibili situazioni di debolezza o carenza del sistema eventualmente già individuate. Rapporto di verifica Al termine della verifica il valutatore LRQA predispone il rapporto delle verifiche effettuate, contatta il Cliente per illustrarne il metodo, i contenuti e discutere eventuali situazioni di Non Conformità ed i tempi di attuazione delle relative azioni correttive. Il rapporto sarà quindi inviato al Cliente con richiesta di firma per accettazione. Preparazione del piano di verifica di Stage 2 Il rapporto contiene inoltre una bozza di programma per lo Stage 2. Il programma potra essere confermato o modificato a seguito dei risultati del site tour nella successiva visita e/o di particolari esigenze logistiche del Cliente. A seguito dei risultati dello Stage 1 e dei tempi necessari per eventuali azioni correttive potrà essere definito il periodo della verifica di Stage 2. Interruzione delle attività di Stage 1 e dell Iter di certificazione. Nel malaugurato caso che la documentazione fornita evidenzi delle carenze tali per cui si renda necessaria la revisione completa del sistema ovvero non sia possibile per il Cliente effettuare le integrazioni e/o azioni correttive necessarie nel tempo richiesto prima dello stage 2 ovvero entro l intervallo massimo possibile (6 mesi), il Cliente sarà tempestivamente informato, dapprima telefonicamente durante la presentazione e discussione del rapporto e successivamente tramite l invio del rapporto che conterrà le indicazioni delle carenze riscontrate. La verifica sarà considerata nulla e dovrà essere nuovamente effettuata, non si potrà neppure pianificare la successiva verifica di Stage 2. Abbiamo posto particolare attenzione per assicurare che le informazioni contenute in questa Nota Informativa per il Cliente siano accurate ed aggiornate, ma poichè i requisiti di accreditamento e verifica sui cui questo documento si basa possono subire delle modifiche Vi preghiamo in caso di dubbio di richiedere conferma dello stato di aggiornamento contattando LRQA Italy. LRCR page 5 of 5 09 Dec 2013