GUIDA METODOLOGICA PER IL MONITORAGGIO E VALUTAZIONE DEL PIANO DI COMUNICAZIONE E INFORMAZIONE FSE P.O.R

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1 GUIDA METODOLOGICA PER IL MONITORAGGIO E VALUTAZIONE DEL PIANO DI COMUNICAZIONE E INFORMAZIONE FSE P.O.R E DEI RELATIVI PIANI OPERATIVI DI COMUNICAZIONE ANNUALI Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione mercoledì 9 febbraio 2011 Pagina 1

2 1. INTRODUZIONE 2. DESCRIZIONE DELLE PROCEDURE DI VALUTAZIONE 2.1 Obiettivi 2.2 Ruoli e responsabilità 2.3 Procedura di valutazione Finalità Strumenti e tecniche d accertamento Sistema di indicatori Analisi documentazione Interviste Criteri d accertamento Report di verifica Metodologia utilizzata Analisi della strategia e programmazione delle azioni di comunicazione Analisi delle attività pubblicitarie/informazione Presenza del principio delle pari opportunità nell informazione e pubblicità Conclusioni, raccomandazione e proposte di misure da adottare Definizione di Buone Pratiche 3. ALLEGATI Allegato 1) Note metodologiche sul monitoraggio e sugli indicatori di accertamento e performance. Allegato 2) Lista delle domande e/o controlli per le Autorità di gestione e/o Quadri intermedi e/o responsabili dei Piani di Comunicazione della amministrazione regionale. Allegato 3) Lista delle domande e/o controlli per Quadri / Dirigenti D.G. e/o Operatori Accreditati e/o Beneficiari. Allegato 4) Lista delle domande e/o controlli per i cittadini Allegato 5) Check list Piano di Comunicazione Allegato 6) Check list extra - Piano di Comunicazione Allegato 7) Check list Piano di Comunicazione WEB Allegato 8) Check list extra - Piano di Comunicazione WEB Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione mercoledì 9 febbraio 2011 Pagina 2

3 1. INTRODUZIONE I piani di Comunicazione e Informazione del Fondo Sociale Europeo richiedono per normativa comunitaria una verifica dello stato di attuazione e una valutazione sulla efficacia delle azioni attivate, in particolare per il periodo iniziale 2007/2010 e per il periodo finale Questa necessità nasce dalla esigenza di verificare il grado di consapevolezza che i cittadini europei e lombardi hanno dei benefici ricevuti dalla politica della Comunità Europea e dai Fondi Strutturali ( F.S.E.): obiettivo prioritario della Commissione Europea in questo nuovo periodo di programmazione. La Commissione Europea non ha fornito delle specifiche linee guida circa la metodologia di valutazione da applicare alla valutazione dei Piani di Comunicazione FSE. Ogni Stato membro deve dotarsi di strumenti adeguati. La Struttura Organizzazione, personale e comunicazione della Direzione Generale Istruzione,Formazione e Lavoro di Regione Lombardia, prendendo spunto da alcune indicazioni emerse dal Gruppo di lavoro Ministeriale dei referenti regionali ( Rete di Comunicazione FSE) e da alcune buone pratiche emanate da altri Stati europei ( GERIP Spagna),ha definito una GUIDA METODOLOGICA PER IL MONITORAGGIO E VALUTAZIONE DEL PIANO DI COMUNICAZIONE FSE POR E DEI PIANI OPERATIVI DI COMUNICAZIONE ANNUALI. Questa guida metodologica sarà oggetto di approfondimento durante i prossimi incontri della rete di Comunicazione FSE Ministeriale e in quanto strumento di lavoro,suscettibile di aggiornamenti e integrazioni. Un ringraziamento ai colleghi del GERIP ( Gruppo Spagnolo dei responsabili in materia di Informazione e Pubblicità) per lo spunto metodologico dato e ai diversi contributi raccolti in merito( Ministero,Tecnostruttura, Agenzia di comunicazione, ). Gli obiettivi principali di questa Guida Metodologica sono: Identificare un percorso per assicurare un corretto monitoraggio delle azioni informative e pubblicitarie svolte da Regione Lombardia D.G. I.F.L Autorità di gestione F.S.E e garantire un semplice meccanismo a supporto della valutazione delle azioni dei Piani di comunicazione effettuati nel corso del periodo 2007/2013. Stabilire alcune direttive necessarie per valutare le azioni informative e pubblicitarie contemplate nel Piano di Comunicazione FSE POR 2007/2013 e nei diversi Piani operativi di comunicazione annuali. 2. DESCRIZIONE DELLE PROCEDURE DI VALUTAZIONE Come si evince dai principali articoli del Reg. C.E...lo Stato membro ed il Gruppo Dirigenziale del programma operativo relazioneranno sulle attività/programmi che sono oggetto del finanziamento congiunto e forniranno informazioni come da norme previste nel Piano Operativo. Sebbene non ci siano delle specifiche direttive della Commissione Europea,sono state distribuite alcune note metodologiche per valutare le azioni informative/pubblicitarie nel nuovo periodo di programmazione 2007/2013, e sul sito della Commissione Europea sono presenti documenti e report della Commissione, come esempi di azioni di comunicazione ed altri documenti pertinenti che possono fungere da riferimento. Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione mercoledì 9 febbraio 2011 Pagina 3

4 2.1. OBIETTIVI Le procedure per valutare il Piano di Comunicazione sono dettate principalmente da: visibilità dei programmi operativi consapevolezza da parte dei cittadini del ruolo svolto dall Europa impatto sul target ( % beneficiari, potenziali beneficiari, pubblico in generale)delle attività di comunicazione e informazione. il principio di proporzionalità( art.4.3 del Regolamento C.E 1828/2006) 2.2. RUOLI E RESPONSABILITA I principali attori coinvolti nella valutazione del Piano di Comunicazione sono: Commissione Europea ha il compito di: - dare comunicazione dell avvenuta verifica e accettazione del Piano di Comunicazione FSE 2007/2013 della Regione Lombardia ; - rivedere i risultati di monitoraggio e valutazione del Piano di Comunicazione FSE 2007/2013, al fine di includerli nei Rapporti annuali (scadenza del 2010 e del 2013 ); Autorità di gestione,(supportata dal referente Informazione e pubblicità), ha le seguenti responsabilità e funzioni, in conformità con le competenze attribuite : adottare una Guida metodologica per il monitoraggio, verifica e valutazione del Piano di Comunicazione FSE 2007/2013 e Piani operativi annuali; individuare gli indicatori di monitoraggio e valutazione del Piano di Comunicazione e Piani operativi annuali, indicando istruzioni e meccanismi che devono essere utilizzati dalla Struttura indipendente per la valutazione; indicare la Struttura indipendente per la valutazione dei Piani di Comunicazione FSE programmazione e Piani di Comunicazione annuali adottati ; coordinare i processi di verifica/valutazione e il sistema di monitoraggio; prendere parte tramite il referente della Comunicazione FSE alla rete di Comunicazione FSE del Ministero, per la condivisione degli indicatori di monitoraggio indicati e per presentare gli sviluppi ; trasmettere al competente Ministero la Guida metodologica adottata ; avviare tramite la Struttura indipendente la valutazione dei Piani di Comunicazione e dei Piani di comunicazione annuali 2008/2009/2010 in conformità con le indicazioni di questa Guida ; prendere parte, se si rendesse necessario, alla valutazione del Piano di Comunicazione FSE POR ,Piani di comunicazione annuali e dei rapporti annuali e finali; informare il Comitato di Sorveglianza Regionale in merito al Piano di Comunicazione FSE 2007/2013 e Piani operativi di comunicazione annuali, modifiche e sviluppi ottenuti; Inserire nei rapporti annuali e finali di esecuzione,le informazioni di cui all art. C.E 1828/2006. Struttura indipendente di valutazione - Indicata dall Autorità di Gestione FSE, ha il compito di porre in essere la verifica e valutazione,secondo le indicazioni della Guida metodologica, del Piano di Comunicazione FSE POR 2007/2013 e relativi Piani operativi di comunicazione annuali,secondo le scadenze del 2010 e del Comitato di Sorveglianza Regionale Al Comitato di Sorveglianza si presentano: - I Piani operativi di comunicazione annuali - Le misure/strumenti di monitoraggio e verifica messi in atto - Gli stati avanzamento delle azioni di comunicazione e informazione approvati dal CDS - Esempi di buone pratiche concernenti l informazione e comunicazione. Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione mercoledì 9 febbraio 2011 Pagina 4

5 2.3. PROCEDURA DI VALUTAZIONE La procedura di valutazione comprende alcune fasi: - Verifica della metodologia e dei criteri di valutazione adottati con la presente Guida; - Verifica degli indicatori di valutazione/monitoraggio proposti per la verifica e valutazione del Piano di Comunicazione 2007/2013 e relativi Piani annuali; - Preparazione delle persone coinvolte nello sviluppo delle azioni di verifica del Piano di Comunicazione per assicurarsi il loro adempimento. Le istruzioni contenute in questa guida saranno applicabili a due accertamenti temporali : - Scadenza del 2010: verifica e valutazione Piano di Comunicazione e Informazione e relativi piani operativi annuali: anni 2008/2009/ Scadenza del 2013: verifica e valutazione Piano di Comunicazione e Informazione e relativi piani operativi annuali: anni 2011/2012/2013. Le conclusioni e raccomandazioni emerse dai risultati della valutazione intermedia 2010 daranno indicazioni utili per gli accertamenti sul Piano di Comunicazione del periodo 2011/ FINALITA La valutazione del Piano di Comunicazione FSE POR 2007/2013 approvato dalla Commissione europea e la valutazione dei relativi Piani Operativi annuali ( 2008/2009/2010) condivisi e approvati dal Comitato di Sorveglianza Regionale, permetterà di analizzare le performance, i risultati e l impatto conseguiti dai Piani Operativi annuali di Comunicazione con le diverse azioni attuate. Le regole comunitarie stabiliscono che è necessario fare due accertamenti degli aspetti della comunicazione, uno nel 2010 e l altro alla fine del periodo Il risultato di questi accertamenti deve essere riportato in un capitolo del rapporto annuale 2010 ed uno nel rapporto finale del Quindi le procedure di valutazione devono essere iniziate tenendo presenti le date indicate, senza pregiudicare le azioni di monitoraggio e compilazione delle informazioni, delle attività di informazione/pubblicità in essere. Gli accertamenti del 2010 analizzeranno le azioni svolte tra il 1 Luglio 2008 e il 31 dicembre 2010, e per quanto riguarda il 2013 quelle eseguite dal 1 Gennaio 2011 fino alla fine del periodo di programmazione. In ogni caso quest ultimo accertamento verrà fatto tenendo presente le conclusioni e raccomandazioni della precedente valutazione STRUMENTI E TECNICHE D ACCERTAMENTO Sistema di indicatori La presente Guida prevede alcune modalità di monitoraggio/accertamenti standardizzati in conformità con le attività di informazione/pubblicità dei Piani Operativi annuali di comunicazione. Gli indicatori sono suddivisi in : - Indicatori di performance per sapere il numero ed il tipo di attività informazione/pubblicitaria eseguita. - Indicatori di risultato per la valutazione degli effetti diretti nel breve termine delle attività informazione/pubblicità contenute nei Piani Operativi annuali di comunicazione approvati dal Comitato di Sorveglianza Regionale e riferiti al Piano di Comunicazione FSE 2007/2013. ( Vedi Tab.1) Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione mercoledì 9 febbraio 2011 Pagina 5

6 TAB. 1 INDICATORI DI PERFORMANCE E DI RISULTATO DEI PIANI ANNUALI DI COMUNICAZIONE TIPO DI ATTIVITA INDICATORI DI PERFORMANCE INDICATORI DI RISULTATO 1. Attività e incontri N eventi/seminari portati a termine N partecipanti pubblici 2. Diffusione (campagne) media N azioni % rispetto indagini esistenti(es : Audipress, Audiradio,..) o indici di diffusione,contatti(web) 3. Pubblicazioni eseguite N pubblicazioni esterne % pubblicazioni distribuite/stampate rispetto al target obiettivo 4. Informazione su sito N pagine web N accessi/periodo 5. Informazione tramite N e tipologia dei supporti pubblicitari N prodotto % target /obiettivo altri supporti. raggiunto 6. Istruzioni distribuite ai N documentazione distribuita % persone coinvolte rispetto obiettivo partecipanti dei programmi operativi 7. Network pubblicitari e di informazione N network N meeting/fiere N partecipanti In aggiunta a questi indicatori di performance e risultato, negli accertamenti annuali, sono previsti degli indicatori di impatto che permettono di valutare gli effetti a lungo termine delle azioni di pubblicità/informative e se questi effetti possono essere attribuiti o meno ai citati interventi. Questi indicatori hanno lo scopo di raccogliere il grado di trasparenza richiesto per conseguire la miglior selezione possibile delle attività finanziate congiuntamente. In tal senso, sono considerati tre indicatori di impatto ( Vedi Tab.2): Il livello di consapevolezza del ruolo del FSE :nella programmazione, gestione, monitoraggio, controllo, pubblicità ed attività Informative; unità di misura: percentuale (%) Livello di soddisfazione dei beneficiari/organismi intermedi e/o manager partecipanti, delle informazioni ricevute sul P.O.R e relative misure; unità di misura: percentuale (%) Livello di chiarezza informativa delle azioni attuate ; unità di misura: percentuale ( %) TAB. 2 INDICATORI DI IMPATTO Le informazioni /comunicazioni effettuate sono servite per migliorare e/o aggiornare la conoscenza del Fondo Sociale Europeo Gli argomenti presentati sono stati utili per lo svolgimento delle vostre azioni di supporto e informazione verso il cittadino/utente L evento/incontro/seminario è stato uno strumento utile per informare/erudire sulle politiche regionali/europee e sui bandi e loro applicazione La durata dell evento/incontro/seminario ed il n dei partecipanti è stata adeguata per raggiungere gli obiettivi previsti L Evento/incontro/seminario ha soddisfatto le aspettative di conoscenza delle politiche e azioni presentate L indice di gradimento delle varie affermazioni è in scala da1 a 4, con le seguenti specifiche: 1 = gradimento minimo, 2 sufficiente, 3 buono, 4 ottimo. Riguardo alla conoscenza che i cittadini hanno sul Fondo Sociale Europeo e sul ruolo che questa svolge per migliorare la loro qualità di vita, sono stati aggiunti alcuni indicatori per verificare: Livello di conoscenza dei diversi Fondi Strutturali: unità di misura: percentuale (%) Livello di conoscenza del ruolo svolto dall Unione europea: unità di misura: percentuale (%). Indicatori di impatto Unità di misura Livello di conoscenza degli obblighi FSE Percentuale (%) Livello di gradimento delle politiche attuate Percentuale (%) Livello di utilità delle azioni attuate Percentuale (%) Livello di conoscenza dei diversi Fondi( FSE/ FERS) Percentuale (%) Livello di conoscenza del ruolo svolto dall Unione Europea Percentuale (%) Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione mercoledì 9 febbraio 2011 Pagina 6

7 Analisi documentazione L analisi della documentazione permetterà una valutazione della cornice di riferimento delle azioni in merito alle attività di Informazione e Pubblicità. I documenti descritti serviranno come riferimento per la Struttura che dovrà svolgere il lavoro, tenendo in evidenza in particolare: Interviste Regolamento C.E. n 1083/2006 e n 1828/2006 Cap. II Sez I Piano di Comunicazione FSE POR 2007/2013 approvato e Piani operativi annuali di comunicazione. Documentazione emessa dal Ministero e C.E in tema di Comunicazione e Informazione Reportistica dei Piani annuali di comunicazione Informative RAE annuali Manuali di procedure riguardanti Pubblicità/Informazione. L analisi della documentazione viene eseguita generalmente all inizio del procedimento di valutazione dei Piani di Comunicazione poiché fornisce informazioni basilari sul contesto, strategia, obiettivi e misure da conseguire, e sui risultati pianificati riguardanti Pubblicità/Informazioni/Comunicazione. La Struttura di valutazione indipendente incaricata degli accertamenti potrà effettuare interviste sia direttamente che tramite persone esterne. Queste interviste sono uno strumento per ottenere informazioni quantitative e permettere di incrociare i dati ottenuti dagli indicatori di valutazione,per una analisi sugli effetti diretti ed indiretti delle attività intraprese con le azioni di Pubblicità/Informazione. Con rispetto al criterio di equilibrio riguardante la rappresentatività e la qualità, potranno essere intervistati i beneficiari dei fondi e/o operatori/centri accreditati,al fine di ottenere non solo informazioni quantitative ma anche qualitative sulle azioni di comunicazione svolte e sulla ripercussione delle informazioni sulla gestione del FSE. Proposte di interviste che la Struttura indipendente potrà attivare: Interviste con i Responsabili Piani di Comunicazione o Questionario suggerito Allegato 2 o Interviste personalizzate Interviste con i Dirigenti e/o Beneficiari e/o Operatori/enti o Questionario suggerito Allegato 3 o Invio questionario tramite (file fornito dal responsabile dell accreditamento enti/operatori) o Analisi delle risposte ricevute Se i risultati dovessero richiedere un analisi più approfondita la struttura indipendente può completare l analisi con ulteriori interviste personali con cittadini. Gli obiettivi dell indagine sono mirati a verificare se il pubblico in generale è a conoscenza o meno del ruolo svolto dall Unione europea per migliorare la propria qualità di vita. Inoltre, con l indagine si intende verificare gli ultimi due indicatori di impatto proposti: Questionario Allegato 4. L indagine potrà essere anche telefonica ( Sistema CATI) o diretta con scheda di Customer presentata direttamente ai cittadini/utenti durante eventi o fiere di settore o tramite alcuni Centri accreditati selezionati. La Struttura indipendente potrà inoltre verificare i dati di Customer già disponibili e relativi alle azioni svolte. Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione mercoledì 9 febbraio 2011 Pagina 7

8 2.3.3 CRITERI D ACCERTAMENTO I criteri di accertamento sono tutte quelle unità chiave che dovranno essere analizzate per valutare i Piani Operativi di Comunicazione annuali e report di sintesi annuale. Per definirli, la prima considerazione data è: - il criterio di proporzionalità, che è l esistenza della corrispondenza tra le azioni raccolte nei Piani Operativi e l importo impegnato per le azioni di comunicazione, che devono essere valutate. - la strategia di comunicazione definita in ciascun Piano di Comunicazione con rispetto delle direttive. - la validità e l efficacia intrinseca dei Piani di comunicazione, controllando se ci sia o meno coerenza tra gli obiettivi del Piano di Comunicazione e gli strumenti di comunicazione attivati. Accertare l assegnazione e l idoneità delle risorse di questo progetto. Accertare la presenza del principio delle pari opportunità REPORT DI VERIFICA Questa sezione definisce la struttura del report finale di accertamento per valutare il Piano di Comunicazione, la descrizione del contenuto da sviluppare in ciascun piano, specificando il lavoro di raccolta e trattamento informazioni e criteri di accertamento da utilizzare. Viene proposto che i report finali di verifica del Piano di Comunicazione debbano essere strutturati in diversi capitoli relativi a: - metodologia utilizzata - programmazione:descrizione delle principali azioni di pubblicità/informazione; - modalità di gestione e attuazione azioni di comunicazione e informazione; - obiettivi ottenuti; - eventuali casi di successo identificati ; - conclusioni e raccomandazioni raggiunte; - definizione buone pratiche Metodologia utilizzata Progettazione tecnica degli accertamenti Saranno indicati la motivazione, l ambito temporale, i fattori coinvolti e le loro responsabilità, così come il calendario e la struttura come da istruzioni di questa guida. Metodi e tecniche utilizzate Le specifiche di questa guida seguiranno. Certificazione di quanto sopra, indicando condizioni e/o limiti trovati nello sviluppare il lavoro Analisi della strategia e programmazione delle azioni di comunicazione Valutazione della pertinenza della strategia e programmazione delle azioni di pubblicità e informazioni attuate,verifica della efficacia del Piano di Comunicazione Analisi delle attività pubblicitarie/informazione. Sviluppi nelle azioni pubblicitarie/informazione. In questo capitolo si studieranno esclusivamente i mezzi e le attività in materia pubblicitaria/ informazione. L obiettivo è conoscere la efficacia in relazione con quanto previsto nel Piano di Comunicazione. Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione mercoledì 9 febbraio 2011 Pagina 8

9 Report annuali di performance delle attività pubblicitarie/informazione Per la programmazione del periodo , come da articolo 4.2 della normativa (CE) 1828/2006, i report di performance devono comprendere, con allegati alcuni esempi di azioni attuate nel periodo, gli sviluppi nella pubblicazione della lista dei beneficiari ed il contenuto di qualsiasi importante modifica del piano di comunicazione. In questo senso, questa sezione deve controllare i seguenti aspetti: - Conformità con i requisiti comunitari - Buone prassi, conformemente ai criteri forniti in questa guida per la loro identificazione. Verifica della compilazione della checklist di cui all articolo 13 del regolamento 1083/ Presenza del principio delle pari opportunità nell informazione e pubblicità Verifica della forma e contenuti che tengano in riferimento le donne: linguaggi e canali utilizzati per le azioni di informazione e pubblicità. In questo senso, al fine di essere in linea con il principio di pari Opportunità nelle misure di Informazione e pubblicità presenti nel Piano di Comunicazione, sia l Autorità di gestione che gli organismi intermedi che i responsabili regionali di progetto che tutti gli attori coinvolti devono contribuire a: - mostrare alla pubblica opinione il contributo del FSE alle Pari Opportunità - facilitare l accesso ai vari contenuti informativi da parte delle donne - fornire informazioni alle donne sull opportunità dei programmi Conclusioni, raccomandazioni e proposte di misure da adottare Dall analisi delle informazioni quantitative e qualitative raccolte, verrà prodotto un report con la formulazione di proposte che possono essere adottate negli anni successivi per raggiungere la massima efficacia del Piano di Comunicazione. Nel caso si osservino mancanze nella pianificazione e esecuzione del Piano di Comunicazione, devono essere indicati gli opportuni miglioramenti. Nel report 2010, devono essere tratte conclusioni sulla pertinenza della strategia di comunicazione, sulla qualità della performance e del monitoraggio. Opportune raccomandazioni saranno fatte sulla base di tali risultati. Nel report 2013, deve essere fatta una valutazione del piano a partire dai risultati e dalle raccomandazioni esposte nel report Definizione di Buone Pratiche Per dare una indicazione non solo alla struttura indipendente ma anche all Autorità di gestione, agli Organismi intermedi e ai beneficiari, si riportano i criteri che permettono di definire le buone pratiche nella comunicazione. 1. Innovazione nella progettazione, organizzazione e sviluppo delle azioni di comunic. 2. Coerenza dei contenuti rispetto agli obiettivi da ottenere 3. Inclusione di criteri di Pari Opportunità 4. Rispondenza all obiettivo generale del fondo 5. Grado di copertura del target nelle azioni di comunicazione 6. Alto livello qualitativo delle azioni di comunicazione attuate 7. Uso di IT Si aggiunge che, ogni qualvolta le buone pratiche debbano essere evidenziate in particolare per essere presentate o per essere inserite nei report annuali e nella documentazione deve essere stilato un report che, da un lato, includa l identificazione della buona pratica sulla base dei criteri stabiliti in questa sezione e anche una sua breve descrizione, evidenziando gli elementi che giustificano la scelta. Ogni azione scelta come buona pratica deve avere un suo corrispondente report. Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione mercoledì 9 febbraio 2011 Pagina 9

10 3 ALLEGATI ALLEGATO 1 Note metodologiche sul monitoraggio e sugli indicatori di accertamento performance. 1. Attività e atti pubblici Dovranno essere compresi gli eventi di informazione dei Programmi Operativi e loro stato di attuazione, gli eventi informativi annuali, gli eventi che ruotano attorno al Europe Day (9 maggio: quali l esposizione della bandiera), ed ogni altro evento per trasmettere le informazioni comunitarie. 2. Diffusione Media Il capitolo include diverse tipologie di azioni svolte sui media (annunci stampa, spot radio, banner internet, redazionali,,,) usate individualmente o come parti di campagna pubblicitaria per informare sul Programma Operativo o sulle sue specifiche azione/bandi, o politica regionale/europea. 3. Pubblicazioni Sono comprese tutte le tipologie di pubblicazione (carta o digitali: libri, leaflet, riviste,manuali,cd, DVD, Video ) dirette ai cittadini al fine di informarli sulle azioni previste dal Programma Operativo in relazione alla politica regionale/europea. 4. Informazione web Queste comprendono il sito o arre riservate sul sito regionale,creato per trasmettere le informazioni inerenti il Piano Operativo FSE e le azioni specifiche. 5. Informazioni con supporto diverso Sono compresi i diversi tipi di supporto (poster, segnaletica, cartelli, espositori, stand,pannelli, ) che sono stati utilizzati al fine di presentare il Programma Operativo FSE e le specifiche azioni dirette ai cittadini/operatori/stakeolder. 6. Istruzioni emesse per i partecipanti ai programmi operativi. E compresa tutta la documentazione che è stata distribuita dall Autorità di Gestione agli operatori/enti e/o potenziali beneficiari del FSE(guide metodologiche, istruzioni, rapporti, ).al fine di garantire la trasparenza delle azioni e arrivare il più possibile all eccellenza nelle azioni finanziate dal F.S.E. 7. Network di pubblicità/informative Sono compresi i network di Comunicazione che sono stati attivati per portare a termine la strategia di comunicazione definita nei vari Piani di Comunicazione(Campagne,network, ). Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione mercoledì 9 febbraio 2011 Pagina 10

11 ALLEGATO 2 Lista delle domande e/o controlli per le Autorità di gestione e/o Quadri intermedi e/o responsabili dei Piani di Comunicazione della amministrazione regionale. DOMANDA RISPOSTA E stato preparato il Piano di Comunicazione per il PROGRAMMA OPERATIVO? Avete informato i beneficiari che faranno parte di una lista pubblica se riceveranno l aiuto comunitario. Avete effettuato delle attività di lancio del Programma Operativo? Avete effettuato delle attività annuali per presentare gli esiti e sviluppi del PO? Avete organizzato l alzabandiera dell Europa nella settimana del 9 maggio? Avete eseguito la pubblicazione elettronica della lista dei beneficiari? Avete riportato il contenuto del PO tramite il sito web? Avete pubblicato materiale informativo inerente il PO? Avete riportato la responsabilità che i beneficiari acquisiscono in termini di gestione, monitoraggio, controllo, accertamento e di pubblicità / informazione. Avete fornito agli interessati i dati per contattare le unità amministrative a cui loro possono rivolgersi per richiedere qualsiasi tipo di informazione riguardante il PO? Avete fornito informazioni sulle direttive, procedure di gestione ed aggiornamenti? Avete distribuito istruzioni specifiche e/o un manuale con i requisiti della comunicazione agli operatori accreditati e/o beneficiari delle operazioni? Avete compilato un report con le azioni di pubblicità/informazioni eseguite? Avete utilizzato i loghi del FSE e Ministero concordati per il materiale di comunicazione che avete realizzato? Avete organizzato meeting e/o seminari e/o corsi per operatori/stakeolder/ funzionari per relazionare sulla gestione del PO ed i suoi risultati annuali? Avete svolto attività di pubblicità per illustrare i risultati del PO o generalmente della politica regionale? Avete applicato correttamente i requisiti per le azioni pubblicitarie/informative incluse nelle Direttive Regionali e/o Ministeriali e/o Comunitarie? Avete preso parte a qualche network di comunicazione in merito ai Fondi Europei? Monitorate gli sviluppi del Piano di Comunicazione? Contribuite a diffondere le Buone Pratiche dei progetti del Piano Operativo per il quale è stato redatto il Piano di Comunicazione? Avete impostato gli indicatori per la valutazione dei piani di comunicazione (di performance e/o di risultato)? Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione mercoledì 9 febbraio 2011 Pagina 11

12 ALLEGATO 3 Lista delle domande e/o controlli per Quadri / Dirigenti D.G e/o Operatori accreditati e/o Beneficiari. DOMANDA Conoscete il Piano di Comunicazione del F.S.E POR 2007/2013e/o Piani operativi annuali? Avete ricevuto specifiche istruzioni e/o manuale di monitoraggio del Piano di Comunicazione? Avete preso parte a meeting o sessioni di lavoro dove sono state illustrati i temi/azioni della comunicazione in questo nuovo periodo di programmazione? Partecipate a qualche Network di comunicazione relativamente ai Fondi Europei? Se sei un operatore accreditato/beneficiario. Hai distribuito istruzioni specifiche e/o informazioni sui requisiti di accesso e bandi FSE? Se sei un operatore accreditato.hai applicato correttamente le caratteristiche tecniche richieste ( Manuale di comunicazione) per le azioni pubblicitarie/informative verso i cittadini? Avete utilizzato gli slogan / loghi concordati nel Piano di Comunicazione per il materiale di comunicazione realizzato? Nelle telefonate e/o richieste di assistenza, informative,ecc. avete citato la partecipazione del FSE? Nelle condizioni e clausole amministrative avete fornito informazioni riguardanti i criteri di selezione dei progetti, le procedure per esaminare le applicazioni ed i loro tempi? Avete usato delle procedure informatiche per diffondere le informazioni in merito alle azione dei relativi bandi FSE? Se non sei un beneficiario, hai informato i beneficiari degli obblighi che generalmente acquisiscono in merito a pubblicità/informazioni e nello specifico che essi faranno parte di una lista di beneficiari che verrà pubblicata dall Autorità di Gestione? Avete inviato comunicati stampa e/o fatto pubblicare nelle sezioni news dei media notizie in merito al PO e/o il ruolo svolto dalla Comunità europea? Archiviate il materiale di comunicazione relativo alle azioni da Voi gestite? Avete preso parte a meeting e/o corsi dove siete stati informati in merito alle procedure di gestione, controllo, accertamento e/o comunicazione sui Fondi Europei? Avete fatto partire delle azioni di pubblicità per presentare i risultati delle azioni finanziate con i fondi Europei? Avete organizzato meeting, seminari, eventi, fiere, e/o raccolto rapporti sulle politiche Regionali e europee? Quali sono i principali problemi che avete riscontrato nel raggiungere i requisiti di comunicazione per sviluppare le operazioni? a) Simbolo comunitario e/o FSE b) Motto del Fondo indicato nel Piano di Comunicazione c) Comunicare il finanziamento da parte della Comunità europea d) Lista dei beneficiari, nome dei progetti ed importo dei fondi pubblici impegnati e) Contenuto degli specifici strumenti f) Altro (specificare) RISPOSTA Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione mercoledì 9 febbraio 2011 Pagina 12

13 ALLEGATO 4 Lista delle domande e/o controlli per i cittadini 1. Sapete che la Vostra Regione riceve dei Fondi dalla Comunità europea per contribuire al suo progresso economico e sociale? SI NO 2. Avete sentito parlare di: Fondi per lo Sviluppo Regionale Europeo FERS? SI NO Fondo Sociale Europeo FSE? SI NO Fondi di Coesione? SI NO Se tutte le risposte sono negative l indagine termina. 3. Conoscete i progetti o investimenti che sono stati intrapresi con il finanziamento europeo nella Vostra. regione relativamente a (risposte multiple): Infrastrutture (strade, treni ) e servizi (scuole, ospedali,,,) FERS Ambiente (acqua,depuratori, impianti di desalinizzazione) FERS Ricerca, Sviluppo, Innovazione ed Informazione FERS e FSE Aiuti alle aziende FERS e FSE Formazione e Lavoro FSE Aiuti per ridurre le diseguaglianze sociali e le differenze fra uomini e donne FERS e FSE Aiuti per contrastare l emarginazione dei disabili FSE 4. Come siete venuti a conoscenza di queste azioni? (risposte multiple) Avete visto manifesti pubblicitari lungo le strade o nei centri di formazione? Avete visto segnali, poster nelle strade Avete visto/sentito annunci su stampa, radio e televisione? Tramite leaflet? Tramite Internet? Tramite altre persone? Avete partecipato a dei corsi formativi finanziati dall Unione Europea? 5. Come considerate il ruolo svolto dal FSE per lo sviluppo della Vostra. regione a) irrilevante b) positivo c) ha portato benefici notevoli d) assolutamente fondamentale SI SI NO NO 6. Vi sembra che il claim [inserire claim scelto] rifletta adeguatamente il ruolo svolto dall Unione Europea tramite il FSE, per aumentare lo sviluppo sociale ed economico della vs regione? Di seguito si riportano le Check list predisposte dal Ministero del Lavoro e Politiche Sociali per la compilazione annuale e triennale (2010 e 2013) delle performance e risultati conseguiti con l attuazione del Piano di Comunicazione FSE POR 2007/2013 e dei relativi Piani operativi annuali. Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione mercoledì 9 febbraio 2011 Pagina 13

14 Allegato 5. Check list Piano di Comunicazione Rilevazione finanziaria e fisica degli strumenti di informazione e pubblicità realizzati 1. Campagne di comunicazione 1.A costo totale previsto 1.B costo totale impegnato 1.C costo totale effettivamente erogato e/o speso 1.1 Advertising fisso e mobile Tipologie dei prodotti realizzati Quantità dei prodotti realizzati Canali di diffusione dei prodotti Target destinatari Tema di riferimento 1.2 Inserzioni pubblicitarie scritte su stampa e web Tipologia di inserzione Numero inserzioni Livello diffusione Target destinatari Tema di riferimento 1.3 Spot animati pubblicitari in tv, radio, web Tipo di media Numero spot Livello di diffusione dei media Tipologia dei messaggi offerti Target destinatari Tema di riferimento 1.4 Comunicati/conferenze stampa Tiplogia evento Numero eventi realizzati Numero testate invitate/contattate in media Livello diffusione delle testate Tema di riferimento 1.5 Interviste/interventi/articoli televisivi, radiofonici, web, stampa Tipologia dell'intervento Numero di interviste-trasmissioni Livello di diffusione dei media Target dei destinatari Tema di riferimento 2. Pubblicazioni 2.A costo totale previsto 2.B costo totale impegnato 2.C costo totale effettivamente erogato e/o speso 2.1 Manualistica, vademecum, cataloghi, monografie Numero dei titoli pubblicati Numero copie distribuite nel complesso Target destinatari Tema di riferimento 2.2 Periodici (newsletter, riviste cartacee ed elettroniche) Tipologia periodico Numero titoli pubblicati Numero copie distribuite nel complesso Target destinatari Tema di riferimento 2.3 cd, dvd, siti web, pubblicazioni multimediali Tipologia Numero di titoli pubblicati Numero di copie distribuite nel complesso Target destinatari Tema di riferimento 3. Eventi 3.A costo totale previsto 3.B costo totale impegnato 3.C costo totale effettivamente erogato e/o speso 3.1 Convegni, conferenze Numero eventi Numero partecipanti nel complesso Target destinatari Tema di riferimento 3.2 Workshop formativi e/o orientativi, seminari di governance (per addetti ai lavori) Tipologia evento Numero eventi Numero dei partecipanti nel complesso Target dei partecipanti Tema di riferimento 3.3 Stand in fiere o itineranti Numero eventi (tappe o fiere) Numero delle località raggiunte Profilo dei visitatori Numero complessivo dei visitatori

15 3.3.5 Tipologia prodotti distribuiti Numero degli operatori a disposizione del pubblico in media per cascun evento Profilo degli operatori a disposizione del pubblico Tema di riferimento 4.A costo totale previsto 4.B costo totale impegnato 4.C costo totale effettivamente erogato e/o speso 4.1 Numero centri attivi 4.2 Numero operatori assegnati 4.3 Tipologia dei servizi erogati 4.4 Profilo degli utenti 4.5 Numero degli utenti raggiunti 4.6 Tema di riferimento 5.A costo totale previsto 5.B costo totale impegnato 5.C costo totale effettivamente erogato e/o speso 4. Help desk 5. Banche dati 5.1 Tema di riferimento

16 Allegato 6 - Check list extra Piano di Comunicazione Rilevazione finanziaria e fisica degli strumenti di informazione e pubblicità realizzati 1. Campagne di comunicazione 1.A costo totale previsto 1.B costo totale impegnato 1.C costo totale effettivamente erogato e/o speso 1.1 Advertising fisso e mobile Tipologie dei prodotti realizzati Quantità dei prodotti realizzati Canali di diffusione dei prodotti Target destinatari Tema di riferimento 1.2 Inserzioni pubblicitarie scritte su stampa e web Tipologia di inserzione Numero inserzioni Livello diffusione Target destinatari Tema di riferimento 1.3 Spot animati pubblicitari in tv, radio, web Tipo di media Numero spot Livello di diffusione dei media Tipologia dei messaggi offerti Target destinatari Tema di riferimento 1.4 Comunicati/conferenze stampa Tiplogia evento Numero eventi realizzati Numero testate invitate/contattate in media Livello diffusione delle testate Tema di riferimento 1.5 Interviste/interventi/articoli televisivi, radiofonici, web, stampa Tipologia dell'intervento Numero di interviste-trasmissioni Livello di diffusione dei media Target dei destinatari Tema di riferimento 2.A costo totale previsto 2.B costo totale impegnato 2.C costo totale effettivamente erogato e/o speso 2.1 Manualistica, vademecum, cataloghi, monografie Numero dei titoli pubblicati Numero copie distribuite nel complesso Target destinatari Tema di riferimento 2.2 Periodici (newsletter, riviste cartacee ed elettroniche) Tipologia periodico Numero titoli pubblicati Numero copie distribuite nel complesso Target destinatari Tema di riferimento 2.3 cd, dvd, siti web, pubblicazioni multimediali Tipologia Numero di titoli pubblicati Numero di copie distribuite nel complesso Target destinatari Tema di riferimento 3.A costo totale previsto 3.B costo totale impegnato 3.C costo totale effettivamente erogato e/o speso 3.1 Convegni, conferenze Numero eventi Numero partecipanti nel complesso Target destinatari Tema di riferimento 3.2 Workshop formativi e/o orientativi, seminari di governance (per addetti ai lavori) Tipologia evento Numero eventi Numero dei partecipanti nel complesso Target dei partecipanti Tema di riferimento 3.3 Stand in fiere o itineranti Numero eventi (tappe o fiere) Numero delle località raggiunte Profilo dei visitatori 2. Pubblicazioni 3. Eventi

17 3.3.4 Numero complessivo dei visitatori Tipologia prodotti distribuiti Numero degli operatori a disposizione del pubblico in media per cascun evento Profilo degli operatori a disposizione del pubblico Tema di riferimento 4.A costo totale previsto 4.B costo totale impegnato 4.C costo totale effettivamente erogato e/o speso 4.1 Numero centri attivi 4.2 Numero operatori assegnati 4.3 Tipologia dei servizi erogati 4.4 Profilo degli utenti 4.5 Numero degli utenti raggiunti 4.6 Tema di riferimento 5.A costo totale previsto 5.B costo totale impegnato 5.C costo totale effettivamente erogato e/o speso 4. Help desk 5. Banche dati 5.1 Tema di riferimento

18 ALLEGATO 7 - Check list Piano di Comunicazione WEB url sito/portale: Rilevazione finanziaria e fisica degli strumenti di informazione e pubblicità realizzati 6. web 6.A costo totale previsto 6.B costo totale impegnato 6.C costo totale effettivamente erogato e/o speso a. trasparenza amministrativa delle informazioni e dei processi ac1. Ci sono indicazioni sulle modalità di contatto con l'organizzazione? ac2. Sono disponibili testi completi delle direttive e\o documenti programmatori e regolamentari dell autorità di gestione? ac3. Sono disponibili informazioni sull'attuazione della programmazione (anche tramite percorso logico tra le pagine)? ac4. Ci sono informazioni su iniziative e\o corsi cofinanziati dal Fse? ac5. L'elenco dei beneficiari è pubblicato? ac6. Sono presenti informazioni su gare e appalti? ac7. Sono presenti contenuti in lingue diverse dall'italiano? at1. Dalla home page autorità di gestione è consentito l'accesso alla sezione Fse at2. È disponibile un motore di ricerca interno? at3. È presente una mappa della sezione Fse dalla quale si evinca il posizionamento logico e fisico dei contenuti? at4. I target di ciascuna sezione sono indicati? at5. I contenuti corrispondenti a ciascuna voce del menu sono definiti? at6. Sono presenti elementi grafici caratterizzanti? at7. Il percorso logico è indicato in ogni pagina? at8. Il collegamento alla pagina principale della sezione è presente in ogni pagina interna? at9. Esiste una sezione domande frequenti (FAQ)? at10. L'indicazione di credits e disclaimer web è presente? bc1. È possibile scaricare la modulistica? b. disponibilità di servizi e prodotti Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione mercoledì 9 febbraio 2011 Pagina 18

19 bc2. È possibile gestire la modulistica on line (interazione a due vie)? bc3. È disponibile un servizio di help on line? (rispondere solo in caso di risposta affermativa alla domanda Bc2) bc4. È possibile avere risposte dall amministratore? (rispondere solo in caso di risposta affermativa alla domanda Bc2) bc5. È possibile inviare un feedback all amministratore? bc6. È possibile gestire gare ed appalti telematici (o parti di essi)? bc7. Sono presenti servizi informativi e di assistenza tecnica con interazione a due vie, help desk on-line per quesiti di consulenza, assistenza tecnica varia? bc8. Sono presenti glossari e\o supporti terminologici? bc9. Sono presenti link per accesso e\o interrogazioni di banche dati? bc10. È possibile fruire di prodotti informativi digitali (filmati, demo, educational, ecc.)? bc11. Sono scaricabili pubblicazioni, brochure, ecc.? bc12. Sono presenti forme di e-democracy (forum, chat, link a social network, promozione di sondaggi, ecc.)? bc13. Sono disponibili servizi in lingue diverse dall'italiano? bt1. Sono presenti sezioni riservate e\o è previsto il rilascio di password di accesso alle sezioni di servizi? bt2. Sono presenti indicazioni su protezione privacy e sicurezza dati? bt3. La data dei documenti/dati pubblicati è indicata? bt4. Contatore degli accessi, analisi dell'utenza e dei servizi erogati, dati ed informazioni sulla customer-satisfaction sono presenti? bt5. È possibile prenotare on line servizi e\o segnalare la propria partecipazione ad iniziative e corsi? c. caratterizzazione istituzionale c1. L'uso dei loghi è visibile su tutte le pagine? c2. Esistono link a siti istituzioni Ue e nazionali? c3. Esiste un collegamento esplicito ad altri canali dell autorità di gestione di supporto informativo al cittadino (multicanalità)? c4. L'Url è riconoscibile ed uniforme rispetto alle Url altre istituzioni? c5. La data di redazione delle pagine è indicata? Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione mercoledì 9 febbraio 2011 Pagina 19

20 ALLEGATO 8 - Check list extra Piano di Comunicazione WEB url sito/portale: Rilevazione finanziaria e fisica degli strumenti di informazione e pubblicità realizzati 6. web 6.A costo totale previsto 6.B costo totale impegnato 6.C costo totale effettivamente erogato e/o speso a. trasparenza amministrativa delle informazioni e dei processi ac1. Ci sono indicazioni sulle modalità di contatto con l'organizzazione? ac2. Sono disponibili testi completi delle direttive e\o documenti programmatori e regolamentari dell autorità di gestione? ac3. Sono disponibili informazioni sull'attuazione della programmazione (anche tramite percorso logico tra le pagine)? ac4. Ci sono informazioni su iniziative e\o corsi cofinanziati dal Fse? ac5. L'elenco dei beneficiari è pubblicato? ac6. Sono presenti informazioni su gare e appalti? ac7. Sono presenti contenuti in lingue diverse dall'italiano? at1. Dalla home page autorità di gestione è consentito l'accesso alla sezione Fse at2. È disponibile un motore di ricerca interno? at3. È presente una mappa della sezione Fse dalla quale si evinca il posizionamento logico e fisico dei contenuti? at4. I target di ciascuna sezione sono indicati? at5. I contenuti corrispondenti a ciascuna voce del menu sono definiti? at6. Sono presenti elementi grafici caratterizzanti? at7. Il percorso logico è indicato in ogni pagina? at8. Il collegamento alla pagina principale della sezione è presente in ogni pagina interna? at9. Esiste una sezione domande frequenti (FAQ)? at10. L'indicazione di credits e disclaimer web è presente? bc1. È possibile scaricare la modulistica? b. disponibilità di servizi e prodotti bc2. È possibile gestire la modulistica on line (interazione a due vie)? Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione mercoledì 9 febbraio 2011 Pagina 20

21 bc3. È disponibile un servizio di help on line? (rispondere solo in caso di risposta affermativa alla domanda Bc2) bc4. È possibile avere risposte dall amministratore? (rispondere solo in caso di risposta affermativa alla domanda Bc2) bc5. È possibile inviare un feedback all amministratore? bc6. È possibile gestire gare ed appalti telematici (o parti di essi)? bc7. Sono presenti servizi informativi e di assistenza tecnica con interazione a due vie, help desk on-line per quesiti di consulenza, assistenza tecnica varia? bc8. Sono presenti glossari e\o supporti terminologici? bc9. Sono presenti link per accesso e\o interrogazioni di banche dati? bc10. È possibile fruire di prodotti informativi digitali (filmati, demo, educational, ecc.)? bc11. Sono scaricabili pubblicazioni, brochure, ecc.? bc12. Sono presenti forme di e-democracy (forum, chat, link a social network, promozione di sondaggi, ecc.)? bc13. Sono disponibili servizi in lingue diverse dall'italiano? bt1. Sono presenti sezioni riservate e\o è previsto il rilascio di password di accesso alle sezioni di servizi? bt2. Sono presenti indicazioni su protezione privacy e sicurezza dati? bt3. La data dei documenti/dati pubblicati è indicata? bt4. Contatore degli accessi, analisi dell'utenza e dei servizi erogati, dati ed informazioni sulla customer-satisfaction sono presenti? bt5. È possibile prenotare on line servizi e\o segnalare la propria partecipazione ad iniziative e corsi? c. caratterizzazione istituzionale c1. L'uso dei loghi è visibile su tutte le pagine? c2. Esistono link a siti istituzioni Ue e nazionali? c3. Esiste un collegamento esplicito ad altri canali dell autorità di gestione di supporto informativo al cittadino (multicanalità)? c4. L'Url è riconoscibile ed uniforme rispetto alle Url altre istituzioni? c5. La data di redazione delle pagine è indicata? Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione mercoledì 9 febbraio 2011 Pagina 21