Navigare verso il cambiamento. La St r a d a. p i ù semplice verso il ca m b i a m e n t o

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1 Navigare verso il cambiamento La St r a d a p i ù semplice verso il ca m b i a m e n t o

2 Il contesto attuale Il sistema universitario italiano si trova oggi ad affrontare una serie di sfide di enorme portata. Il mutuato quadro socio-economico caratterizzato da un calo demografico e dalla profonda crisi finanziaria, proietta la realtà universitaria in uno scenario più competitivo rispetto a quanto avveniva in passato. In tale contesto si sono introdotte, anche sotto l aspetto normativo, importanti novità che prevedono profondi cambiamenti organizzativi e gestionali. La legge delega 240/2010 si pone tra gli altri obiettivi, quello di revisionare il sistema contabile delle università per consentire l esatta individuazione della condizione patrimoniale dell ateneo e l andamento complessivo della sua gestione. In attuazione della legge delega, il decreto legislativo n. 18 del 2012 prevede l adozione obbligatoria a partire dal 1 gennaio 2014 di un sistema di contabilità economico-patrimoniale e analitica. In tale sistema i documenti obbligatori che formeranno il quadro informativo economico e patrimoniale saranno: Il Bilancio unico d ateneo di previsione annuale autorizzatorio composto dal budget economico e dal L Azienda e il Prodotto budget degli investimenti. Il Bilancio unico d ateneo di previsione triennale composto dal budget economico e dal budget degli investimenti. Il Bilancio unico d ateneo d esercizio (bilancio a consuntivo) composto oltre che dallo Stato Patrimoniale, dal Conto Economico e dalla Nota Integrativa anche dal Rendiconto Finanziario e dalla Relazione sulla Gestione. Il Bilancio Consolidato con le proprie aziende, società o enti. Il Bilancio Preventivo unico d ateneo non autorizzatorio e il Rendiconto unico d ateneo in contabilità finanziaria.

3 L esigenza attuale L attuale esigenza è quella di affrontare il cambiamento organizzativo, contabile e normativo avvalendosi di strumenti e persone in grado di gestirlo nella massima flessibilità, efficienza, professionalità e soprattutto economicità. Quest ultimo aspetto non deve essere sottovalutato in un periodo di crisi finanziaria ed economica contestualizzato in un sistema in cui i trasferimenti statali sono sempre più dipendenti da logiche premianti. In risposta a tale esigenza è necessario non solo avvalersi di strumenti tecnologici affidabili ma di professionalità in grado di programmare e supportare l intero processo di cambiamento. In tale logica di cambiamento è auspicabile che le professionalità presenti all interno del sistema universitario siano coadiuvate da professionalità esterne. Tuttavia, non sempre l offerta di un software gestionale è accompagnata da un servizio di consulenza e di formazione. E infatti, molto avvertita dai responsabili delle strutture universitarie, l esigenza di diffondere a tutto il personale interessato, strumenti e fondamenti tecnico-contabili relativi alla contabilità economico-patrimoniale.

4 Le soluzioni proposte L esperienza consolidata e la capacità di interagire ed interpretare le mutevoli esigenze della realtà universitaria, ha condotto la Tempo ad offrire un Prodotto-Servizio modellabile alle specifiche necessità della propria clientela La soluzione proposta è quella di offrire un pacchetto all-inclusive (prodotto, consulenza, formazione) in grado di affiancare l amministrazione universitaria in tutto il processo di cambiamento organizzativo e contabile. Il prodotto EASY è un software open source di proprietà dell Università degli Studi di Catania che lo ha pubblicato sul portale del riuso. Il software è in grado di unire la funzione di controllo autorizzatorio ex ante, ad una funzione di valutazione ex post propria della contabilità economica, oltre ad ideare un sistema in grado di implementare una struttura di rilevazione di costi e ricavi sul quale poggiare il sistema di controllo della gestione. I bassi costi di utilizzo e gestione del prodotto nonché la sua flessibilità e parametrizzazione, uniti all elevata professionalità ed esperienza dell azienda nel campo universitario, consento di raggiungere gli obiettivi prefissati in una logica di contenimento dei costi. In tale contesto, l applicativo EASY, sfruttando la propria duttilità, è in grado di gestire il passaggio da un sistema informativo tradizionale basato sulla contabilità finanziaria ad uno più evoluto caratterizzato dal solo utilizzo della contabilità economico-patrimoniale ed analitica; gestendo oltre più un sistema di budget finalizzato all ottenimento di un budget economico e degli investimenti nel pieno rispetto della normativa. Contabilità finanziaria e contabilità economica che possono coesistere ed essere interdipendneti tra loro o essere gestite singolarmente attraverso un sistema unitario e indipendente. Il servizio è incentrato non solo su uno sviluppo personalizzato dell applicativo ma anche da assistenza sullo stesso. L azienda infatti è in grado di offrire: Un servizio di consulenza, in grado di delineare un percorso di cambiamento sotto l aspetto organizzativo e gestionale. Tale percorso avrà come primo step quello di introdurre il bilancio unico d ateneo delineando nello stesso tempo l assetto organizzativo per la gestione amministrativo-contabile. Un servizio di formazione, modulabile secondo delle specifiche esigenze e livelli di competenze, in grado di formare il personale universitario nelle procedure tecnico-contabili. Nello specifico, il servizio comprende, per tutta la durata del periodo di transizione tra i due sistemi contabili, sia la tenuta di corsi di formazione sia un servizio di affiancamento al personale preposto alla rilevazione delle scritture in contabilità economica e analitica.

5 Le soluzioni proposte Uno dei punti di forza dell applicativo Easy è quello di essere strutturato in modo da delineare e segmentare i singoli processi amministrativo-contabili. Esso accompagna l utente in tutto il processo preliminare al risultato e consente mediante opportune configurazione di inidirizzarlo nell ottenimento di un risultato corretto e a norma con le disposizioni vigenti. Pertanto una struttura orientata al processo, il quale a sua volta è preordinato ad un risultato, attribuisce all applicativo la funzione di guida e suggerimento nel corretto svolgimento delle operazioni. Un ulteriore punto di forza dell applicativo è quello relativo al suo attuale e potenziale sviluppo. Esso attualmente copre in gran parte tutte le funzionalità necessarie per un efficiente e trasperente gestione contabile di un ente pubblico oltre a consentire di ottemperare agli obblighi previsiti dal decreto legislativo n. 33 del 14 marzso 2013 Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità e trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni e la legge n. 190 del 2012 Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione de dell illegalità nella pubblica amministrazione. A tal fine, Easy implementa il nuovo modulo Gestione Incarichi che nel rispetto delle disposizioni previste dal D.lgs. 33/2013 e della nuova formulazione dell art. 53 del D.lgs. 165/2001, consente una razionale gestione di tutte le informazioni necessarie all adempimento degli obblighi di comunicazione al Dipartimento della Funzione Pubblica oltre che di pubblicazione sul proprio sito istituzionale. Utilizzare l applicativo Easy significa anche stare al passo con le novità fiscali e normative che hanno ad oggetto direttamente o indirettamente la gestione contabile-amministrativa di una pubblica amministrazione. Parlare di Easy, significa non solo parlare di un applicativo contabile per la predisposizione e la gestione del Bilancio Unico di Ateneo, ma anche di un gestionale amministrativo che adempie a gli obblighi di comunicazione, trasmissione e rendicontazione derivanti dalla gestione del bilancio di una pubblica amministrazione. Easy è predisposto per gestire la fatturazione elettronica nei confronti delle pubbliche amministrazioni nei confronti delle quali sorge l obbligo dal 6 giugno 2014, e di certo sarà adeguato alla gestione delle fatture elettroniche ricevute dal 31 marzo A testimonianza del continuo e immediato aggiornamento evolutivo e normativo che l applicativo Easy garantisce, possiamo elencare gli ultimi aggiornamenti effettuati in seguito all emanazione del Decreto Legge n. 66/2014 in materia di bonus fiscale (80 euro) e Registro Unico delle Fatture, nonché la trasmissione delle fatture e pagamenti sulla Piattaforma della Certificazione dei Crediti senza tuttavia trascurare gli importanti aggiornamenti effettuati in materia di trasparenza previsti dalle legge 190/2012 e al fine di determinare l indicatore della tempestività dei pagamenti.

6 L Azienda La Tempo Srl è una società di capitali nata dalla coesione e dall esperienza pluriennale in campo informatico ed amministrativo dei due soci. Già nei primi mesi di attività l azienda si posiziona bene sul mercato fornendo strumenti informatici capaci di gestire problematiche amministrative sia a società private che ad enti pubblici, stringendo importanti partnership con primarie aziende dei settori finanziario ed industriale. L azienda è nata con l idea di affiancare al tipico servizio fornito da una software house, gestione e implementazione di applicativi software, un servizio di consulenza e formazione, in grado di dare un quid pluris alla propria attività. Dunque il nostro impegno è rivolto al costante miglioramento e aggiornamento sia del prodotto che del supporto verso l utente finale grazie all utilizzo di tecnologie all avanguardia e tecniche di assistenza gestite in remoto e on-line. L azienda ha investito ed investe in innovazione tecnologica e formazione dei dipendenti, fornendo oggi utili e precisi strumenti per la gestione di ogni problematica amministrativa, sempre aggiornati secondo la normativa vigente ed in linea con le esigenze degli utenti. Per ottemperare al meglio a tale missione, la Tempo Srl si avvale esclusivamente di personale altamente specializzato, che condivide in pieno la missione aziendale e che cresce professionalmente insieme e per l azienda. Essa si avvale di personale con decennale esperienza nel campo contabile e con profonda specializzazione sulla contabilità delle università, maturata in più di dieci anni di assistenza presso l Università degli Studi di Bari. Proprio con l Università degli Studi di Bari, siamo stati promotori nel 2008 di un importante innovazione tecnologica, trasferendo in un unico database dipartimenti e centri autonomi di spesa. Tale processo, garantendo l elaborazione di dati fiscali e contabili riferiti a tutto l ateneo, ha rappresentando un iniziale step verso il Bilancio Unico. Quest ultimo, insieme alla redazione del Budget Economico e degli Investimenti e all introduzione delle Contabilità Economica e Analitica in ambito universitario, costituiscono la nuova realtà aziendale di cui attualmente siamo promotori. L adozione del Bilancio Unico oggi si è concretizzata in realtà universitarie di prestigio come quelle dell Università di Bari Aldo Moro, l Università del Piemonte Orientale e l Università degli Studi di Roma Tor Vergata, anche grazie all ausilio dell applicativo Easy e al contributo che la Tempo srl ha saputo offrire nel delineare le metodologie organizzative e gli aspetti amministrativo contabili che interessano un simile cambiamento.

7 L Azienda In questi passaggi, l applicativo Easy è stato considerato un primo attore che in virtù della sua elevata parametrizzazione ha saputo affiancarsi e modellarsi alle molteplici esigenze proposte dai suoi utilizzatori. Tuttavia in tali processi di cambiamento, Easy e la Tempo srl non solo hanno contribuito alle scelte organizzative ma sono stati i principali autori di soluzioni che hanno trovato ampia condivisione da parte di tutta l utenza. Una fra tutte può essere rappresentata dalla gestione dei tesorieri fittizi e dello strumento dei girofondi. Strumenti in grado di impostare e in alcuni casi di conservare, nell ambito del bilancio unico e di un conto unico di tesoreria, un freno sulla capacità a spendere delle strutture decentrate e strutture dipartimentali con propria autonomia di spesa.

8 Le referenze Alcune fonti di referenza dell azienda in campo universitario sono: L Università degli Studi di Bari Aldo Moro L Università del Salento L Università degli Studi di Roma Tor Vergata L Università del Piemonte Orientale L Università degli Studi della Basilicata L Università degli Studi di Catania Università di Cassino e del Lazio Meridionale Università Suor Orsola di Benincasa L Università di Siena Libera Università Mediterranea Jean Monnet L Università telematica Giustino Fortunato Il Centro Internazionale Alti Studi Universitari Seconda Università degli Studi di Napoli Università degli Studi Mediterranea di Reggio Calabria

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