Basic Standard Suite WEB. Contatto. fidelizzare

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1 Basic Standard Suite WEB organizzare collaborazione Memorizzare Comunicare CONDIVISIONE QuALSIASI Contatto fidelizzare Dovunque Gestione ricerca Attività File

2 è la soluzione software di nuova concezione che permette agli utenti di operare anche on-line ed organizzare il lavoro condividendo e modificando informazioni in tempo reale. La relazione con i propri colleghi e la visione globale della vita aziendale con AtreeFLOW diventa finalmente realtà. TECNOLOGIA WEB AtreeFLOW adotta l interfaccia WEB che ne permette l utilizzo tramite un tradizionale Browser utilizzato per navigare in internet. Accessibile da qualsiasi PC (in rete e/o anche fuori azienda) permette l annullamento delle distanze e agevola il lavoro dei membri del team, centralizzando le informazioni, in totale sicurezza. Tutti i dati infatti sono salvati sul vostro Server aziendale. è una suite concepita per le aziende che desiderano focalizzare la loro attenzione sui propri clienti. Vi permetterà di seguire l intero ciclo di vita dei vostri contatti, clienti, fornitori sin dal primo approccio. un unico strumento che offre una combinazione di praticità e funzionalità integrabili. Quando Il super-carico di lavoro rende critico focalizzare le priorità da svolgere. Quando Non c è tempo per conoscere le soluzioni innovative che il mercato offre. Quando Molti sono i software e gli strumenti aziendali non integrati o inutilizzati. Quando Comunicare con un collega o un reparto diventa un costo non produttivo. Quando Conoscere lo stato del proprio parco clienti e saperne le esigenze è diventato un utopia. Quando L implementazione del software adatto non è mai attuabile. Quando Le informazioni non sono reperibili perché i singoli utenti non le condividono. Quando Manca uno strumento per delegare, gestire e monitorare le attività lavorative. Quando I file, anche importanti, vengono inutilmente duplicati, persi, sovrascritti senza regole e controlli. FERMATI, LEGGI E CONTATTACI!

3 COMUNICAZIONE Tra i vari reparti aziendali gli strumenti in uso per la comunicazione sono il telefono, la posta elettronica, post-it e in alcuni casi si accede alla messaggistica interna per snellire i tempi di invio e risposta. Aggiungendo a questi strumenti la condivisione del calendario, la visualizzazione degli utenti collegati e la gestione dei file, AtreeFLOW annulla gli sprechi di tempo nel ricercare le persone presenti in azienda, elimina la saturazione delle caselle di posta dovuta ad invii di file pesanti, evita la proliferazione di file duplicati sparsi nei vari PC aziendali. COLLABORAZIONE E CONDIVISIONE Le applicazioni per il Lavoro di gruppo (o Groupware) si differenziano a seconda delle funzionalità che offrono, nella maggior parte dei casi includono un Database condiviso grazie al quale attraverso strumenti specifici gli utenti possono collaborare su documenti/aree di discussione comuni. AtreeFLOW aggiunge a queste funzionalità di condivisione e collaborazione strumenti quali: attività condivise, calendario appuntamenti, messaggistica istantanea, gestione delle risorse aziendali e un gestore documentale che permette l archiviazione avanzata dei file. L informazione raccolta può essere condivisa, analizzata, consultata in tempo reale, ogni qualvolta sarete in contatto con il cliente. GESTIONE DEL RAPPORTO CON IL CLIENTE AtreeFLOW raccoglie tutte le informazioni che provengono da diversi canali di contatto con il cliente e li organizza in maniera veloce in un unica base condivisa da ogni area dell azienda: centralino, marketing, vendite, assistenza front-office, back-office, ufficio tecnico Coinvolge tutta l azienda in un cambiamento culturale che mira ad organizzare i vari processi aziendali focalizzando l attenzione alla soddisfazione

4 Basic Standard Suite Accesso Pagina Oggi Mario Rossi ******* Fig. 1 Autenticazione in AtreeFLOW Ad AtreeFLOW si accede con Nome Utente e Password richiesti in fase di Autenticazione. Ad ogni utente possono essere associati uno o più Gruppi di Appartenenza il cui scopo è definire ed assegnare i Diritti dell utente all interno dell Applicazione. Alcuni Gruppi sono predefiniti, altri configurabili a discrezione dall Amministratore del sistema. AtreeFLOW permette di visualizzare tutte le informazioni legate all organizzazione del lavoro. Dalla Pagina Oggi l utente ha la visione immediata del lavoro personale e di gruppo: messaggi ricevuti, richieste di assistenza, utenti collegati, attività assegnate e da svolgere e tutto ciò che deve essere messo in risalto. La struttura della Pagina Oggi è personalizzabile in base alle esigenze lavorative del singolo utente, è possibile dunque visualizzare solo ciò che interessa. Fig. 2 La Pagina Oggi con il riepilogo Strumenti integrati Gli STRUMENTI di COLLABORAZIONE e COMUNICAZIONE: Calendario condiviso Database contatti Gestione risorse aziendali planner Messaggistica istantanea Attività condivise e gerarchiche File Allegati Ricerca avanzata Attività di mailing Faq

5 Calendario Condiviso Il Calendario è un ottimo strumento per gestire i propri appuntamenti e visualizzare e/o fissare gli appuntamenti altrui. La possibilità di condividere il calendario con altri utenti permette di assegnare un appuntamento ad un altro utente, che a sua volta potrà confermarlo oppure spostarlo. Gli appuntamenti classificati Privati sono visibili solo dal proprietario. Agli appuntamenti possono essere collegati più Contatti ditte e più Riferimenti prenotando anche la Risorsa Aziendale (es: la prenotazione di una sala per una riunione, oppure l auto per una visita commerciale). I dati all interno del calendario sono ricercabili. Si può scegliere fra diverse visualizzazioni: giornaliera, settimanale lavorativa, mensile a seconda delle specifiche esigenze. Contatti Ditte, Esterni, Interni Finalmente un software che ti permette di organizzare e centralizzare tutte le informazioni, su contatti, partner, fornitori, clienti, collaboratori. Un unico database condiviso con anagrafica dettagliata e completa. La Profilazione Avanzata è uno strumento potente per le attività di marketing: attività condivise, calendario appuntamenti, messaggistica istantanea, gestione delle risorse aziendali, un gestore documentale che permette l archiviazione avanzata dei file. L informazione raccolta può essere condivisa, analizzata, consultata in tempo reale, ogni qualvolta sarete in contatto con il cliente. Fig. 3 Calendario in vista settimanale Fig. 4 La profilazione di un Contatto Ditta RICORSIVITÀ: Senza perdite di tempo, AtreeFLOW permette di inserire scadenze ricorsive, inserendo una sola volta l appuntamento.

6 Basic Standard Suite Gestione delle Risorse aziendali Messaggistica Istantanea Fig. 5 Visualizzazione Elenco Risorse Prenotare una risorsa o verificarne la disponibilità diventa quindi una cosa semplice, il tutto è integrato con il calendario. Permette di impegnare le risorse che l azienda mette a disposizione del personale interno: strumenti informatici, auto, uffici, sale riunioni Molto utile anche per creare scadenziari es.: pagamenti bollo, assicurazioni, revisioni Planner Il Planner visualizza contemporaneamente l impegno delle Risorse Umane ed Aziendali suddivise per giorno, settimana, mese. Dal Planner un responsabile ha una fotografia della situazione lavorativa aziendale. Il sistema di Messaggistica Istantanea è uno strumento facile ed intuitivo che, senza l utilizzo della posta elettronica, permette di scambiare semplici messaggi e files fra gli utenti anche fisicamente non presenti in azienda. Questo sistema sarà utilizzato dal software anche per notificare o informare l utente su eventuali aggiornamenti, su attività assegnate e appuntamenti fissati dai colleghi, ecc Fig. 7 Messaggistica Fig.6 Visualizzazione Planner

7 Attività condivise e gerarchiche Il modulo gestisce e tiene traccia di tutte le Attività e dello Stato di avanzamento delle stesse. La Condivisione in AtreeFLOW permette di visualizzare il lavoro di tutti gli utenti su quel Contatto Ditta oltre allo Stato delle Attività ancora in corso, sospese oppure completate. Tramite l Assegnazione gli utenti possono lavorare in gruppo e condividere attività finalizzate ad uno specifico progetto, allegando anche file di qualsiasi formato. Le gestione della attività in forma Gerarchica consente di avere una visione rapida e cronologica della azioni svolte sul quello specifico progetto e da chi. La funzionalità di Ricerca Semplice e Ricerca Avanzata permette di trovare qualsiasi informazione all interno dello storico attività anche incrociando più criteri di ricerca. Indispensabile per i commerciali e per il responsabile marketing. File Allegati I file come offerte, fax di conferma d ordine, documentazione proveniente dal cliente, sono facilmente allegabili alle attività senza problematiche di formato o pesantezza del documento. AtreeFLOW ti permetterà di classificare il file in base ai tuoi criteri di riservatezza. Fig. 9 Allegare un File Fig. 8 Attività condivise ed attività gerarchiche

8 Basic Standard Suite Ricerca Avanzata Attività di mailing Bastano pochi click per generare da AtreeFLOW una o più liste di per effettuare azioni di direct mailing. Nel client di posta visualizzerete gli indirizzi e- mail in ccn, in conformità con i criteri di privacy. Per semplificare ulteriormente il processo al termine dell invio delle registrerete automaticamente l attività svolta assegnandola a tutti i contatti. Fig. 10 Esportazione della ricerca Un potente strumento di ricerca che vi permette di trovare velocemente qualsiasi informazione o dato inserito. Nello specifico è possibile incrociare vari parametri per esportare i risultati in formato Microsoft Excel, salvare ricerche predefinite, inviare a liste di contatti. (Fig. 11 vedi attività di mailing). Ai risultati di una ricerca è inoltre possibile assegnare automaticamente un Attività standard a più contatti. La Ricerca Avanzata in AtreeFLOW permetterà di definire in maniera precisa il vostro target di riferimento per eventuali comunicazioni o campagne di marketing realizzando una comunicazione davvero diretta e personale con i vostri clienti. Fig. 11 Realizzazione Liste d invio FAQ Serie di domande e risposte frequenti che consentono all utente di risolvere e trovare risposta alle problematiche aziendali e più comuni e frequenti. Utile come servizio di post-vendita ai clienti.

9 Strumenti integrabili Sms Assistenza Fax Formazione AtreeFLOW Client Gestione File Avanzata Scheda Prodotti Commesse Statistiche Assistenza è una soluzione che può essere implementata con nuovi moduli adatti a specifiche esigenze. Invio Sms Gestione dei servizi post-vendita efficace ed efficiente. Gestione degli interventi rispetto alle richieste e rispetto ai contratti. Nella Scheda Assistenza del cliente troverete il tracking degli interventi svolti, materiale impiegato. Pratica gestione di contratti stipulati dai clienti. Al passo con le nuove tecnologie AtreeFlow facilita l invio di Sms collegati ad eventi ed attività. Invio e ricezione Senza la necessità di essere in ufficio si può accedere ed inviare direttamente collegandosi ad AtreeFLOW. Anche interfacciandosi con il server di posta già esistente. Fig. 12 Report d intervento

10 Basic Standard Suite Fax Potente gestione dei fax in arrivo ed in uscita. I fax vengono codificati ed archiviati automaticamente nella relativa sezione all interno del contatto ditta grazie al riconoscimento del mittente. AtreeFLOW Client Con AtreeFLOW Client è possibile effettuare l archiviazione dei documenti direttamente dagli applicativi Microsoft Office (Word, Excel ) e da Autocad di Autodesk. Gestisce in automatico le versioni dei documenti evitando perdite e sovrascritture dei files, mantenendo lo storico delle modifiche avvenute. Installato in locale permette la codifica dei file e la protocollazione automatica. Fig. 13 Archiviazione fax Formazione Pianificare ed organizzare corsi, monitorando le iscrizioni e i partecipanti. Nel modulo formazione troverete una dettagliata scheda di gestione. è un applicazione a finestre sviluppata con Microsoft.NET che comunica con il server attraverso la Tecnologia Web Services. Fig. 14 Inserimento partecipanti nel dettaglio Fig. 15 Codifica di un documento

11 Gestione file avanzata Ogni file può essere classificato tramite criteri di riservatezza e ricercato in tempo reale da qualsiasi utente. Con la gestione avanzata dei files di AtreeFLOW è possibile archiviare qualsiasi tipo di documento all interno di una struttura logica a cartelle, del tutto simile a quella che siamo abituati ad utilizzare in ambienti Windows. Ogni file archiviato possiede attributi personalizzabili e ricercabili. La cronologia tiene traccia della storia completa del file, monitorando i download (Fig. 16). Commessa Pratica ed integrata creazione e gestione delle commesse in tutte le sue fasi ed attività. Vengono gestiti tutti i soggetti coinvolti nella commessa nonché, appuntamenti, scadenze e file collegati. Fig. 16 Il file system Gestione File Scheda Prodotti In AtreeFLOW è configurabile la Scheda Prodotti che registra tutto il venduto al cliente, comprese le garanzie. Utilizzabile anche se il cliente ha acquistato prodotti della concorrenza. Interessante per le azioni di marketing e commerciali mirate. (Fig. 17) Fig. 18 Fasi ed Attività di una Commessa Statistiche Interessante funzionalità per titolari, dirigenti, responsabili, che vogliono tenere traccia e monitorare le attività aziendali. Totalmente personalizzabile su specifiche esigenze del cliente. Fig. 17 Lista prodotti Fig. 19 Statistica trattative/vendite

12 W W W. A T R E E F L O W. I T Operativo fin da subito Riduce le perdite di tempo Un unica soluzione per tut to Gr afica accat tivante L innova zione resa semplice basso costo d implementa zione Semplifica il tuo l avoro Abbatte le barriere tra utenti Elimina la distanza dalle informazioni Visita il sito e richiedi la demo gratuita o una visita commerciale. Per informazioni Blu Soluzioni Software P. Iva Via Santa Rosa, 44 - Zanè (VI) Tel Fax info@atreeblu.it - Microsoft Excel, Office, Word, Windows sono marchi registrati di Microsoft Corporation; Autocad è un marchio registrato di Autodesk.