Vi inviamo i dettagli organizzativi per il prossimo Weekend Seminar (WES) del 5-6 Maggio 2018 L incontro si svolgerà presso il Palazzo dei Congressi Milano Marittima Via Jelenia Gora, 12 48015 Milano Marittima RA Il meeting inizierà sabato 5 Maggio e terminerà Domenica 6 Maggio Il programma relativo agl incontri tecnici sarà il seguente: Sabato 5 Maggio 2018 10.00 12.00 Incontro 20+ su invito, presso l Hotel Premier and Suites: via VII Traversa 15 48016 Milano Marittima Sabato sera presso la sala ristorante esterna al Palazzo dei Congressi non sarà predisposta l area riservata ed ogni Leader potrà sedere con il proprio gruppo. Come le passate edizioni, la segreteria provvederà a dare una distribuzione di massima dei tavoli suddivisi per gruppo. Tale sistemazione si baserà tassativamente sul numero di presenti che risultano in rooming con l aggiunta di coloro che hanno pagato anticipatamente il pacchetto pasto inserito nella stessa rooming. Ogni Leader dovrà preoccuparsi di indicare i propri numeri alla segreteria che li verificherà con la documentazione fornita dal Centro Congressi. La disposizione dei tavoli sarà mantenuta anche per il pranzo di Domenica. Domenica 6 Maggio 2018 9.30 11.00 Incontro riservato ai 10+, presso sala plenaria del Palazzo dei congressi. A seguire inizierà subito incontro in sala per tutti, quindi i partecipanti 10 + sono pregati di rimanere in sala Il programma relativo alla sessione generale sarà il seguente: Sabato 5 Maggio 2018 Ore 13.30 Apertura Sala Ore 14.00 17.00 circa I Sessione Generale Ore 18.30 20.30 II Sessione Generale Ore 20.30 Cena a seguire Festa Go Silver
Domenica 6 Maggio 2018 Ore 11.00 13.00 I Sessione Generale Ore 15.00 17.30 II Sessione Generale Per il soggiorno nelle strutture di Milano Marittima, abbiamo provveduto a stipulare delle convenzioni con alberghi del posto che propongono uno standard qualitativo medio alto. Di seguito due pacchetti: Leader per coloro che devono partecipare agli incontri tecnici o intendono pernottare anche nella notte del venerdì e Standard per coloro che effettueranno la sola partecipazione alla sessione generale dell incontro. LEADER: Il pacchetto Leader può essere acquistato da chiunque voglia pernottare anche la notte del Venerdì senza limitazioni di requisito o limiti di accesso. La quota è di Euro 115 per persona con pernottamento in camere doppia o tripla e comprende : Venerdi 4 Maggio : pernotto Sabato 5 Maggio : colazione cena - pernotto Domenica 6 Maggio: colazione pranzo Per soggiorni in camera singola il costo del pacchetto sarà di Euro 140,00* Riduzioni bambini: Da 0 a 1 anno GRATIS Da 1 a 7 anni 52.50 (SCONTO 50%) Da 7 a 12 anni 78.75 (SCONTO 25%) STANDARD: La quota è di Euro 85 per persona con pernottamento in camere doppia o tripla e comprende: Sabato 5 Maggio : cena - pernotto Domenica 6 Maggio: colazione pranzo Per soggiorni in camera singola il costo del pacchetto sarà di Euro 100,00* Riduzioni bambini: Da 0 a 1 anno GRATIS Da 1 a 7 anni 42,50 (SCONTO 50%) Da 7 a 12 anni 65,00 (SCONTO 25%) NB RIDUZIONE BAMBINI: Sarà possibile godere della riduzione bambini solo nel caso in cui la camera si occupata da 2 adulti e la presenza del bambino sia indicata con il letto aggiunto. Nel caso in cui la camera sia occupata da un solo adulto con un bambino, il bambino dovrà corrispondere quota intera del pacchetto alberghiero. *NB: Nel caso in cui si effettui un pernottamento individuale anche per una sola delle due notti occorrerà corrispondere il supplemento singola.
Il pranzo del sabato non è incluso nel pacchetto e pertanto ogni partecipante potrà organizzarsi autonomamente. Il bar del Centro Congressi resterà aperto per consentire pranzi veloci. È consigliabile effettuare quanto prima le prenotazioni in modo da ottenere una migliore collocazione. Inoltre, è preferibile effettuare prenotazioni di gruppo qualora si intenda alloggiare nella stessa struttura. Per questo si consiglia di contattare il Distributore Diretto Platino di riferimento, che si occuperà di raccogliere le quote ed effettuare un unica prenotazione. MODALITÀ DI PRENOTAZIONE DEL PACCHETTO ALBERGHIERO: La prenotazione del pacchetto alberghiero dovrà avvenire mediante la compilazione della scheda di prenotazione da compilare con i dati necessari alla fatturazione che dovrà essere compilata dal capogruppo e da tutti coloro che hanno bisogno di un documento fiscale individuale - e la compilazione digitale del file Rooming Maggio 2018 realizzato con Excel. La compilazione digitale del file permette di snellire la procedura dati i tempi ristretti di gestione dell evento. Una volta effettuata la compilazione dei due documenti in ogni parte, si prega di inviare la copia del modulo via mail alla Segreteria Booking Milano Marittima (e mail: congressi@milanomarittimacongressi.it - tel. 0544 995596) ed una copia alla Segreteria ApogeA (e mail: segreteria@apogea.it - tel 0586 1946748-340 7039445 - fax 0586 049037) Le Rooming dovranno essere compilate e inviate, unitamente all attestazione di pagamento ed ai dati di fatturazione, entro e non oltre il 26/04/2018 al fine di consentire un organizzazione logistica migliore per una perfetta sistemazione di tutti gli ospiti. Eventuali variazioni saranno accettate entro e non oltre il 30/04/2018. Per qualsiasi informazione riguardo le prenotazioni, potete contattare la Segreteria Booking Milano Marittima allo 0544 995596 chiedendo del responsabile Sig. Luigi. Per i gruppi che desiderano pernottare nella stessa struttura si consiglia la prenotazione collettiva. Inoltre Vi ricordiamo che per offrire un servizio migliore, eventuali richieste particolari es. (allergie alimentari, diete specifiche, lettino aggiuntivo, etc.), dovranno essere specificate TASSATIVAMENTE sul modello di prenotazione. Eventuali disdette, verranno rimborsate solo nel caso vengano comunicate tempestivamente entro e non oltre 4 gg. prima dell evento (Domenica 29/04/2018 per il pacchetto Leader Lunedì 30/04/2018 per pacchetto Standard) con e-mail, fax e telefonicamente direttamente alla Segreteria Booking Milano marittima nella persona del Sig. Luigi. Per le richieste pervenute dopo tale data NON è previsto NESSUN RIMBORSO. Specifichiamo che la prenotazione, con richiesta di alloggio in eventuali strutture, seguirà la regola di assegnazione prioritaria, alle persone che hanno provveduto ad inviare con sollecitudine la prenotazione stessa.
PAGAMENTO PACCHETTO: Il costo del pacchetto verrà saldato direttamente a favore del palazzo dei Congressi di Milano Marittima alle seguenti coordinate bancarie: H.S.M. Hotel Service & Mangement srl CASSA DI RISPARMIO DI RAVENNA Filiale di Milano Marittima RA IBAN IT 76 S 06270 23654 CC0540003051 Causale: WES APOGEA Maggio 2018 In alternativa, per chi lo desiderasse, è possibile effettuare il pagamento mediante carta di credito e l addebito della prenotazione avverrà 4 gg prima della data dell evento. I dati della carta di credito (numero di carta, intestatario e data di scadenza DATI OBBLIGATORI) dovranno essere inseriti nel modulo ROOMING e nella scheda di prenotazione. NB: al momento del check in albergo è opportuno avere la copia cartacea di avvenuto pagamento, la ricevuta della contabile del bonifico in modo da evitare spiacevoli fraintendimenti BIGLIETTI WES: Alla scadenza del 26/04/2018, i DD dovranno inviare agli Smeraldi la situazione vendita e distribuzione biglietti, via e-mail, con il dettaglio del numero dei partecipanti. BAMBINI: L accesso alla Sala Conferenze, non è consentito ai bambini durante lo svolgimento del meeting. Qualora possibile, Vi raccomandiamo di non portare con Voi i bambini, affinché possiate essere concentrati durante l intervento e, soprattutto, perché crediamo che non sia un ambiente adatto a loro. ACCESSO AREA RISTORANTE: L accesso all area ristorante sarà regolamentato dal sistema dei braccialetti. Ogni capogruppo potrà ritirare alla struttura di riferimento i braccialetti per il suo gruppo e tutti coloro che hanno acquistato il pacchetto alberghiero o il semplice pacchetto pasti (bambini compresi) dovranno indossarli per tutta la durata dell evento previo il mancato accesso all area ristorante. PACCHETTO SOLO PASTI: Il costo del pacchetto pasti (cena sabato pranzo della domenica) è di 50.00 da corrispondere anticipatamente a mezzo bonifico bancario NB: Il pacchetto pasti non divisibile di 50.00 è disponibile soltanto per coloro che risiedono nel raggio di circa 100 km dal Milano Marittima. Per avere certezza di sedere al ristorante con il proprio gruppo è consigliabile pagare anticipatamente il pacchetto a mezzo bonifico ed inserire l informazione e il numero di persone all interno della rooming di gruppo inviata dal leader.
PAGAMENTO BIGLIETTI WES: I biglietti WES dovranno essere corrisposti presso la segreteria secondo le modalità indicate dai propri smeraldi. UFFICIO SEGRETERIA APOGEA: Sarà aperto durante la Convention con i seguenti orari: Sabato 5 Maggio Domenica 6 Maggio Congressi dalle ore 9.30 alle ore 19.00 c/o Palazzo dei Congressi dalle ore 09.30 alle ore 13.00 - dalle ore 15.00 alle ore 17.30 c/o Palazzo dei RingraziandoVi per la collaborazione, e rimanendo a Vostra disposizione per ulteriori chiarimenti, porgiamo cordiali saluti. Segreteria ApogeA