Istruzioni per la compilazione di contratti di compravendita di mezzi informatici con l ausilio delle condizioni generali di contratto della CSI In generale Quali tipi di condizioni generali di contratto (CGC) mette a disposizione la Conferenza svizzera sull informatica (CSI) e a cosa servono? Vi sono condizioni generali di contratto e testi di contratti n. per la compera e vendita di sistemi informatici completi e la produzione di software specifici 1 giallo per la compera e vendita di hardware 2 grigio per prestazioni di servizio nel campo dell'informatica 3 verde per licenze 4 rosso per la manutenzione di hardware e l assistenza per il software 5 blu Le CGC 1, 2 e 4 disciplinano singole compravendite, le CGC 3 e 5 disciplinano l assistenza a lungo termine. Le CGC 2-4 trovano applicazione quando si tratta esclusivamente di hardware, rispettivamente di servizi o di licenze per software. Le CGC 1 si usano per le combinazioni di diverse prestazioni o quando queste sono relative a contratti d'appalto per la creazione di software. Le CGC vogliono essere d aiuto per valutare le offerte, poiché quest'ultime saranno così redatte alle stesse condizioni e quindi sarà possibile un confronto per la compilazione di contratti, perché i modelli facilitano la redazione dei contratti e le persone che si occupano di compravendita di prodotti informatici sono così sollevate dal dover valutare le condizioni del contratto. Nelle CGC sono fissate le modalità valide generalmente per tutte le operazioni commerciali dello stesso tipo, quali requisiti di qualità, norme per l accettazione, condizioni di pagamento, conseguenze in caso di ritardi e altre violazioni del contratto, tutela del segreto, ecc. La compera e la vendita di mezzi informatici avviene tramite contratto. A questo scopo, accanto alle CGC sono disponibili dei testi per i contratti. Nel contratto occorre fissare la peculiarità dell affare, come le prestazioni da fornire, il prezzo, i termini, ecc. Le CGC sono applicabili per contratti concernenti compravendita di hardware (n. 1 o 2) produzione di software specifici e altre prestazioni relative a contratti d'appalto (n. 1) acquisto di licenze per software standard (n. 1 o 4) prestazioni di servizio nel campo dell'informatica come il personale informatico a prestito, la consulenza, l assistenza, l istruzione (n. 1 o 3) servizi di manutenzione per hardware e assistenza per software (n. 5) Le singole amministrazioni possono disciplinare individualmente l applicazione delle CGC. Affinché l applicazione per l amministrazione pubblica sia vincolante, occorre la relativa decisione dell autorità competente (ad es. Consiglio di Stato, Municipio). Istruzioni sulle CGC della CSI del 1.1.2004 Pagina 1
Deroghe alle CGC sono possibili e devono essere menzionate nel contratto. Per principio, si deve sempre osservare la proporzionalità. Nel caso di affari che non dovrebbero causare problemi, ossia quelli in cui il rischio di incorrere in disaccordi a causa di una scarsa intesa è assai ridotto (come ad esempio per ordinazioni da un catalogo) si può rinunciare a redigere un contratto e/o alle CGC. Perché la CSI ha elaborato le CGC e per chi sono applicabili? Le CGC della CSI sono state concepite nell intento di favorire delle leali condizioni di contratto tra cliente e fornitore e contribuire alla standardizzazione delle CGC, in modo che i fornitori delle amministrazioni pubbliche non debbano avere a che fare con molte varianti. Le CGC della CSI del 1994 si basavano sulle CGC di quattro Cantoni, che a loro volta erano state elaborate sulla base delle CGC della Confederazione. Le CGC dei fornitori erano molto eterogenee e spesso unilaterali a favore dei fornitori, mentre quelle della Confederazione comportavano problemi nell applicazione per i Cantoni. Le CGC della CSI sono concepite in funzione delle compere e vendite dei Cantoni e delle città. Le CGC del 2004 sono un aggiornamento dell edizione del gennaio 1999. Richiesta di offerte Che cosa è necessario osservare nell allestimento di un capitolato d oneri o di una domanda d offerta? Il capitolato d oneri o la domanda d offerta devono manifestare chiaramente che cosa si vuole ottenere con le prestazioni contrattuali. Nel capitolato d oneri o nella domanda d offerta deve essere chiaramente indicato che per la compravendita in campo informatico sono applicabili le CGC della CSI. Solo le CGC applicabili devono essere citate nel capitolato d oneri o nella domanda d offerta e allegate. Di principio, per contratto deve essere utilizzato solo un tipo di CGC. Le CGC devono essere lette per decidere se occorre apportare delle deroghe oppure se vi sono punti supplementari da regolamentare. Per principio, ogni disposizione delle CGC può essere sostituita. Si deve però considerare che ogni richiesta supplementare può comportare un aumento del prezzo. Nella domanda si deve indicare se l offerta deve essere vincolante per più o meno di tre mesi, come pure se si vuole la documentazione per la manutenzione tecnica. Sono anche da osservare le prescrizioni per le commesse e gli appalti pubblici. La redazione di un contratto Cosa deve contenere il testo di un contratto? Esistono parti obbligatorie (condizioni che devono assolutamente essere specificate in un contratto) e parti facoltative (che eventualmente possono essere definite nel contratto). Vi sono parti che sono identiche per tutti i cinque tipi di operazioni commerciali e vi sono parti che concernono solo determinate prestazioni. In tutti i contratti devono essere specificati: Istruzioni sulle CGC della CSI del 1.1.2004 Pagina 2
l indicazione delle CGC applicabili la prestazione (tipo, estensione e requisiti); se si tratta di un numero elevato di prodotti, sotto Oggetto del contratto si deve fare riferimento alla relativa lista, per es. nell'offerta il prezzo e le condizioni particolari i termini i termini più importanti devono essere definiti quali termini comminatori a seconda dei casi si deve aggiungere o prima (ad esempio per la fornitura di hardware) il foro competente (CGC: ultimo paragrafo) Sotto "Accordi particolari"devono essere inserite le disposizioni e le condizioni dell offerta che non sono accettate, come pure le deroghe alle CGC ed i punti supplementari. Contratti per la compera e vendita di sistemi informatici completi (n. 1) l estensione dei diritti d uso (hardware, numero degli utenti) di un software standard (10.2) l organizzazione del progetto e le persone responsabili (13.2) le modalità di accettazione (14.2) il luogo d adempimento (19) eventuali altri obblighi di partecipazione del committente, oltre a quelli enumerati (4.4) l accesso (4.5) se il fornitore deve incaricarsi dell istruzione del personale del committente (6.1) se non è previsto un pagamento unico complessivo dopo la fornitura, bensì un piano di pagamento (7.3) se il venditore, in caso di pagamenti rateali, deve fornire una garanzia (7.4) se la rimunerazione deve essere adeguata al rincaro (7.5) se devono essere osservate disposizioni supplementari in materia di protezione e sicurezza dei dati (12.5) CGC (16.5) la responsabilità, se esistono rischi elevati (17.4) se la fornitura di pezzi di ricambio non deve essere garantita per 6 anni (18.1) Contratti per la compera e vendita di hardware (n. 2) l estensione dell istruzione del personale del compratore (5) il luogo d adempimento: luogo d installazione o luogo della fornitura (8.1) se il pagamento deve avvenire secondo un piano di pagamento (6.3) se il venditore, in caso di pagamenti rateali, deve fornire una garanzia (6.4) se esistono disposizioni supplementari in materia di protezione e sicurezza dei dati (7.5) se il venditore non deve mettere in esercizio il sistema (8.2) l accesso (8.4) Istruzioni sulle CGC della CSI del 1.1.2004 Pagina 3
CGC (11.6) se la fornitura di pezzi di ricambio non deve essere garantita per 6 anni (13.1) Contratti per prestazioni di servizio nel campo dell'informatica (n. 3) le condizioni quadro organizzative e le persone responsabili (5.3) eventuali altri obblighi di partecipazione del mandante, oltre a quelli citati (4.3) l accesso (4.4) se il prezzo fisso pattuito deve essere versato secondo un piano di pagamento complessivo (7.3) se il venditore, in caso di pagamenti rateali, deve fornire una garanzia (7.4) se la mercede deve essere adeguata al rincaro (7.5) se i diritti sulle prestazioni fornite non appartengono al mandante (8.1) se esistono disposizioni supplementari in materia di protezione e sicurezza dei dati (9.6) se, in caso di mora, deve essere pagata una pena convenzionale (10.2) la responsabilità, se esistono rischi elevati (12.4) Contratti per licenze (n. 4) l estensione del diritto d uso (hardware, numero degli utenti) di un software standard (3.2) l estensione dell istruzione del personale del licenziatario (6.3) il luogo d adempimento (13) se il software non deve essere installato dal concedente (6.1) se il periodo di accettazione non deve iniziare al settimo giorno civile dopo l avvenuta installazione e durare 30 giorni (6.2) se per la fatturazione devono valere altri termini rispetto a quelli indicati nelle CGC (7.5) se esistono disposizioni supplementari in materia di protezione e sicurezza dei dati (8.5) se, in caso di mora, deve essere pagata una pena convenzionale (9.2) CGC (10.5) la responsabilità, se esistono rischi elevati (11.4) la durata del contratto, se quest'ultimo non viene concluso per una durata indeterminata (12.1) Contratti per la manutenzione di hardware e l assistenza per il software (n. 5) Tipo ed estensione delle prestazioni di manutenzione e assistenza e i servizi da contattare (3.1) Istruzioni sulle CGC della CSI del 1.1.2004 Pagina 4
se viene convenuta una disponibilità del fornitore diversa da quella indicata nelle CGC (lunedì venerdì, 08.00-17.00) o un tempo di reazione diverso dalle 4 ore indicate nelle medesime condizioni (4.2) l accesso (6.4) se per la fatturazione devono valere altri termini rispetto a quelli indicati nelle CGC (7.5) se, in caso di mora, deve essere pagata una pena convenzionale (10.2) CGC (11.5) Esperienze con le CGC: la Conferenza svizzera sull informatica (Basilea) è competente per la redazione e la stampa delle CGC. In funzione di un eventuale rielaborazione delle CGC, dei testi dei contratti e delle presenti istruzioni, la comunicazione alla CSI delle esperienze fatte al riguardo è un aiuto prezioso. Come ottenere le CGC: gli interessati dei Cantoni e dei Comuni possono ottenere dal segretariato della CSI una versione elettronica delle CGC, dei contratti e di queste istruzioni per e-mail. I contratti e queste istruzioni vengono forniti anche come documento formattato, per consentire un impostazione personalizzata e possono essere scaricati direttamente dalla pagina intranet della CSI (http://www.sik.admin.ch/d/ite/sik_4.htm). Le CGC sono distribuite solo in formato PDF per evitare che vengano messe in circolazione altre versioni. I fornitori devono poter fare affidamento sul fatto che, di un edizione delle CGC della CSI, esiste una sola versione. Le CGC possono essere scaricate nelle 3 lingue ufficiali svizzere e in inglese dal sito della CSI (http://www.sik.ch/defaulti.htm). Istruzioni sulle CGC della CSI del 1.1.2004 Pagina 5