COMUNE DI CADONEGHE (Provincia di Padova) NUOVO REGOLAMENTO SUL DIRITTO DI ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI Approvato con deliberazione di C.C. N. 62 del 29.09.2005 Modificato con deliberazione n. 118 del 28.12.2006 LA PUBBLICAZIONE DEI TESTI NON HA CARETTERE DI UFFICIALITA
Indice Articolo 1 Oggetto - riferimenti Articolo 2 - Definizioni Articolo 3 Documenti amministrativi accessibili Articolo 4 Documenti per i quali l accesso può essere escluso, limitato o differito Articolo 5 Modalità di esercizio del diritto di accesso Articolo 5bis - Controinteressati Articolo 6 Diritto di accesso degli Amministratori del Comune ai fini dell espletamento del mandato Articolo 7 Ricorsi contro gli atti di diniego o di differimento o di limitazione dell accesso Articolo 8 Norme finali
Articolo 1 Oggetto riferimenti. 1. Il presente regolamento, in attuazione dell articolo 10 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, degli articoli 5 e 7 dello Statuto comunale e dei principi di cui alla legge 7 agosto 2000, n. 241, e successive modificazioni ed integrazioni, del D.P.R. 12.04.2006, n. 184, disciplina il diritto di accesso ai documenti amministrativi formati o stabilmente detenuti dall ente e le modalità per l esercizio del diritto. 2. L accesso ai documenti amministrativi è volto a favorire la partecipazione e ad assicurare l imparzialità e la trasparenza dell azione amministrativa, di cui ne costituisce principio generale. 3. Il diritto di accesso ai documenti amministrativi è pienamente garantito a tutti i soggetti che ne abbiano la legittimazione, avendo un interesse diretto, concreto ed attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento di cui viene chiesto l accesso. L accesso è consentito in conformità a quanto previsto dalla legge, dal regolamento di cui al D.P.R. 184/06 e dall articolo 8 del D.P.R. 352/92, dal codice in materia di protezione dei dati personali e dai seguenti articoli. Articolo 2 Definizioni. 1. Ai fini del presente regolamento, si intende: a) per diritto di accesso, il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi; b) per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie, del contenuto di atti, anche interni e/o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti dal Comune di Cadoneghe e afferenti una attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale; c) per interessati, tutti i soggetti privati, ivi compresi quelli portatori di interessi pubblici collettivi o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto ed attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento per il quale è richiesto l accesso; d) per controinteressati, tutti i soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall esercizio del diritto di accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza; Articolo 3 Documenti amministrativi accessibili. 1. Tutti i documenti amministrativi formati o stabilmente detenuti dal Comune di Cadoneghe sono accessibili, ad eccezione di quelli indicati all articolo 4. La richiesta di accesso comporta altresì la facoltà di accedere agli altri documenti richiamati nello stesso ed appartenenti allo stesso procedimento, fatte comunque salve le limitazioni disposte dalla legge, dal presente regolamento e da altre disposizioni normative. 2. Non sono accessibili le informazioni in possesso dell Amministrazione che non abbiano forma di documento amministrativo, fatto salvo quanto previsto dai coordinati disposti di cui agli articoli 7 e 10 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in materia di accesso a dati personali da parte della persona cui i dati si riferiscono. 3. Nei contratti di concessione di pubblici servizi, o nella relativa carta dei servizi, dovrà essere prevista un apposita clausola che, in conformità e nel rispetto a quanto previsto dal presente
regolamento, garantisca agli interessati il diritto di accesso ai documenti amministrativi afferenti la concessione del servizio; 4. Il diritto di accesso è esercitabile fino a quando l Amministrazione detiene i documenti amministrativi di cui viene chiesto l accesso. 5. I provvedimenti di diniego dell accesso, di differimento dell accesso o di limitazione dell accesso devono essere specificatamente motivati. L accesso ai documenti amministrativi non può essere negato ove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento. Decorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta si forma il silenzio-diniego. 6. E comunque garantito ai richiedenti l accesso ai documenti amministrativi, detenuti dall Amministrazione, la cui conoscenza sia necessaria al richiedente per curare, tutelare e/o difendere i propri interessi e/o gli interessi di altri soggetti per conto dei quali legittimamente agisce. Nel caso di documenti contenti dati sensibili e/o giudiziari, come definiti dall articolo 4, comma 1, lettere d) ed e) del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e successive modificazioni ed integrazioni, l accesso è consentito nei limiti strettamente indispensabili e, in particolare, per quelli contenenti dati idonei a rilevare lo stato di salute e la vita sessuale, l accesso è consentito alle condizioni di cui all articolo 60 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e successive modificazioni ed integrazioni. Articolo 4 Documenti per i quali l accesso può essere escluso, limitato o differito 1. L accesso è escluso per i documenti amministrativi qualora ricorra una delle ipotesi di cui all articolo 24, commi 1 e 2, della legge. Sono sottratti al diritto di accesso: a) i pareri e le consulenze legali acquisiti dall ente in relazione a lite in potenza o in atto e la inerente corrispondenza; b) gli atti defensionali; c) la corrispondenza con i legali inerente agli affari di cui alle precedenti lettere a) e b); d) documenti riguardanti la struttura, mezzi, dotazioni, personale ed azioni strumentali volte alla difesa dell ordine pubblico, alla prevenzione e repressione dei reati e degli illeciti, in particolare quelli relativi alle attività e alle tecniche investigative, alla identità delle fonti di informazioni ed alla sicurezza delle persone e dei beni coinvolti, nonché alle attività di polizia giudiziaria e alla conduzione di indagini. Si intendono ricompresi tra i documenti di cui alla presente lettera anche quelli, comunque detenuti dal Comune, la cui conoscenza può pregiudicare azioni od operazioni a tutela dell ordine pubblico o della sicurezza pubblica o di prevenzione e repressione dei reati, ovvero di difesa e sicurezza dello Stato e lo svolgimento dell attività giudiziaria. Si intendono altresì ricompresi i documenti relativi all attività e agli impianti volti a garantire la sicurezza degli immobili utilizzati dal Comune o dei relativi sistemi informativi; e) nell ambito di procedimenti selettivi, i documenti amministrativi contenenti informazioni psicoattitudinali relativi a soggetti terzi. f) i documenti inerenti alla vita privata o alla riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche, gruppi, imprese ed associazioni, con particolare rilievo agli interessi epistolare, sanitario, professionale, industriale o commerciale di cui in concreto siano titolari, fermo restando che nei casi di cui alla presente lettera è comunque garantito ai richiedenti l accesso ai documenti amministrativi per curare o difendere i propri interessi giuridici. Sono compresi tra i documenti esclusi dall accesso ai sensi della presente lettera: - i documenti di cui alle precedenti lettere a) e b), salvo che gli stessi costituiscano presupposto logico-giuridico richiamato in atti emessi dall ente non esclusi dall accesso; - gli atti dei privati detenuti occasionalmente dal Comune in quanto non scorporabili dai documenti direttamente utilizzati e, comunque, gli atti che non abbiano avuto specifico rilievo nei decreti, ordinanze, deliberazioni o determinazioni amministrative; - i documenti contenenti dati sensibili o giudiziari se l accesso non è strettamente indispensabile per la tutela di cui al comma 6 dell articolo 3 e, se si tratta di dati relativi alla salute o alla vita sessuale, nei termini previsti dall articolo 60 del codice in materia di protezione dei dati personali;
- note e documenti caratteristici e accertamenti medico-legali relativi al personale dell Ente, anche in quiescenza; altri documenti relativi al medesimo personale, attinenti al trattamento economico individuale o a rapporti informativi o valutativi o a documenti matricolari, nelle parti inerenti alla vita privata o alla riservatezza; - la documentazione attinente a procedimenti penali ovvero utilizzabile a fini disciplinari o di dispensa dal servizio, monitori o cautelari, nonché concernente procedure conciliative o arbitrali. 2. L accesso è limitato per i documenti amministrativi che riportino informazioni concernenti dati sensibili e giudiziari la cui conoscenza non è correlabile con le motivazioni esplicitate dal richiedente nell istanza di accesso. In tali casi al documento verrà consentito l accesso con modalità atte a rendere non leggibili i dati sensibili e giudiziari non correlabili con le motivazioni esplicitate dal richiedente l accesso. 3. Ai sensi del comma 2, in relazione agli esposti per abusi edilizi o ad esposti volti ad attivare l azione repressiva del Comune nei confronti di violazioni effettuate da terzi e alla documentazione di fonte privata agli stessi allegata, è ammissibile l accesso dei controinteressati a detti documenti ad esclusione dei dati personali identificativi dell autore dell esposto. 4. L accesso è differito per i documenti amministrativi riguardanti: - procedimenti concorsuali e selettivi in corso di svolgimento, sino alla conclusione delle relative procedure; - l attività di contrattazione collettiva decentrata di lavoro del personale dell ente, sino alla conclusione della stessa; - gli atti interni degli Amministratori inerenti all espletamento del mandato, sino al termine del mandato; - quando risulta una necessità oggettivamente comprovata di non pregiudicare la predisposizione di atti e provvedimenti anche in relazione ad attività di verifica o ispettive o alla contestazione o applicazione di sanzioni; - in conformità alla vigente disciplina in materia di appalti pubblici, durante lo svolgimento delle procedure di gara. 5. L atto con cui viene disposto il differimento dell accesso deve riportare la durata del differimento. Il responsabile del procedimento di accesso può differire l accesso se occorre temporaneamente tutelare gli interessi indicati alle lettere da a) a f) del precedente comma 4, oppure per salvaguardare specifiche esigenze dell amministrazione specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza può compromettere il buon andamento dell azione amministrativa. 6. Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell acceso richiesto in via formale, è motivato dal responsabile del procedimento di accesso. Articolo 5 Modalità di esercizio del diritto di accesso. 1. Il diritto di accesso può essere esercitato dagli interessati: a) in modo informale, quando la natura del documento e il suo regime di pubblicizzazione ne consentano l immediata visione o la disponibilità immediata, fermo restando che in tale ipotesi i documenti non debbono contenere dati sensibili e/o giudiziari di soggetti diversi dal richiedente o di soggetti su cui il richiedente esercita la patria potestà o in nome dei quali agisce in virtù di poteri derivantigli da specifica disposizione normativa o da atto formale che gli conferisce e/o delega tali poteri; b) con formalizzazione di richiesta specifica, in tutti i casi nei quali la natura del documento richiesto richieda una specifica valutazione e comunque in tutti i casi in cui viene richiesto l accesso a documenti contenenti dati sensibili e/o giudiziari di soggetti diversi dal richiedente o comunque nel caso in cui siano individuabili dei controinteressati all accesso. 2. Il diritto di accesso si esercita mediante esame e, se richiesta anche verbalmente al momento dell esame, estrazione di copia dei documenti amministrativi. 3. Nell istanza di cui al comma 1, lettera b), devono essere specificate:
a) le generalità dell interessato e comunque ogni elemento utile a consentire all Amministrazione di rilevarne la legittimazione; b) le indicazioni e/o i riferimenti che permettano l identificazione del o dei documenti di cui viene richiesto l accesso; c) la motivazione per cui si richiede l accesso. La motivazione deve esplicitare gli elementi di cui alla lettera c) del comma 1 dell articolo 2. 4. L esame dei documenti è gratuito. Il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, fatte salve le vigenti disposizioni in materia di imposta di bollo, nonché i diritti di ricerca e visura nelle misure stabilite dall Amministrazione Comunale. 5. Non sono ammissibili istanze di accesso preordinate ad un controllo generalizzato dell operato dell amministrazione. 6. Non sono ammissibili istanze finalizzate all accesso a documenti in blocco o secondo categorizzazioni generali. 7. L esame dei documenti è effettuato dal richiedente o dalla persona dalla stesso delegata. 8. Nella comunicazione di accoglimento dell istanza di accesso deve essere indicato l ufficio presso il quale il documento è accessibile, gli orari ed il termine, non inferiore a 15 giorni, in cui è possibile prendere visione dei documenti od ottenerne copia. 9. Nei casi in cui la richiesta di accesso sia incompleta o irregolare, entro e non oltre dieci giorni dal ricevimento dell istanza, a mezzo raccomandata con avviso di ricevimento ovvero con altro mezzo idoneo a comprovarne la ricezione, deve esserne data comunicazione all istante. Nei casi di cui al presente comma, il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta. Art. 5 bis Controinteressati 1. Fatti salvi i casi in cui, in relazione al documento richiesto, non si riscontri l esistenza di controinteressati, con consequenziale possibilità di applicazione dell accesso informale di cui al comma 1, lettera a) dell articolo 5, ove sussista la possibilità di individuare i controinteressati di cui al comma 1, lettera d), dell articolo 2, agli stessi con la massima tempestività, e comunque entro e non oltre il quarto giorno successivo alla presentazione dell istanza, deve essere data comunicazione della richiesta di accesso, a mezzo raccomandata con avviso di ricevimento ovvero con altro mezzo idoneo a comprovarne la ricezione, indicando nella comunicazione che entro il termine perentorio di dieci giorni dal ricevimento della stessa potranno presentare motivate opposizioni all accesso. 2. Valutate le opposizioni all accesso eventualmente presentate o, ove non presentate, decorsi i dieci giorni dall accertato ricevimento da parte dei controinteressati della comunicazione di cui al comma 1, si procederà in merito all accoglimento o al motivato diniego o al differimento all accesso. 3. Nei casi in cui non si abbia la prova che i controinteressati abbiano ricevuto la comunicazione di cui al comma 1, entro il decimo giorno antecedente al termine per la formazione del silenzio-diniego all accesso, il responsabile del procedimento di accesso provvederà a comunicare ai controinteressati, telegraficamente o con altro mezzo di comunicazione celere che consenta comunque l acquisizione della prova dell avvenuta spedizione, un termine ultimativo per la presentazione di eventuali opposizioni, con la precisazione che detto nuovo termine non si applica ove venga accertato che la comunicazione di cui al comma 1 è stata ricevuta dai controinteressati entro un termine che consenta al competente responsabile di avere un adeguato spazio temporale per l adozione del provvedimento di accoglimento o differimento dell accesso o di diniego. Il termine ultimativo deve essere espressamente indicato. 4. I soggetti che intendono far differire o sottrarre all accesso documenti formati, o comunque detenuti dal Comune, possono presentare un istanza al Comune indicante specificatamente sia i documenti o loro parti, sia i motivi di segretezza o riservatezza che giustificano detta istanza. L istanza è unita o annotata a margine dei documenti, ai fini della valutazioni che dovranno essere effettuate nei casi di presentazione di una richiesta di accesso, che accolte in tali fattispecie potrà essere accolta solamente mediante accesso formale, in conformità al regolamento. Articolo 6 Diritto di accesso degli Amministratori del Comune ai fini dell espletamento del mandato. 1. Fermo restando il diritto dei Consiglieri ed Assessori del Comune di ottenere dagli uffici del Comune, nel rispetto dei limiti di cui all articolo 32 del Regolamento per il funzionamento del Consiglio comunale, tutte le notizie ed informazioni utili all espletamento del mandato, con l obbligo del segreto nei casi specificatamente stabiliti dalle vigenti disposizioni normative, agli stessi, ai fini dell accesso ai documenti amministrativi utili per l espletamento del mandato, è richiesto di apporre sull istanza la sola motivazione che l accesso viene effettuato al solo ed esclusivo fine dell espletamento del mandato di amministratore del Comune di Cadoneghe. Tale
motivazione è sufficiente anche nei casi in cui il documento contenga dati sensibili e/o giudiziari. Nel caso di estrazione di copia, sulla stessa dovrà essere annotato il nominativo dell Amministratore con a fianco la dizione che la stessa gli è rilasciata, ai sensi delle vigenti disposizioni, ai soli fini dell espletamento del mandato. Articolo 7 Ricorsi contro gli atti di diniego o di differimento o di limitazione dell accesso. 1. Gli interessati possono ricorrere contro gli atti di diniego, differimento, limitazione dell accesso avvalendosi degli istituti di garanzia di cui all articolo 25 della legge 241/90 e successive modificazioni ed integrazioni. Articolo 8 - Norme finali. 1. A decorrere dall entrata in vigore del presente regolamento sono abrogati gli articoli 2, 3, 4, 5, 6, 7, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 32, 33, 34, 35 del Regolamento in materia di termine, responsabile del procedimento e del diritto di accesso ai documenti amministrativi, approvato con delibera consiliare n. 67 del 28/11/1997 e successive modificazioni ed integrazioni. 2. Il presente regolamento entra in vigore il decimoquinto giorno successivo alla sua pubblicazione all Albo comunale, effettuata successivamente all esecutività della deliberazione di approvazione.