REGOLAMENTO SUL PROCEDIMENTO E ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI Approvato dal Consiglio Direttivo il 6 aprile 2005 1
Articolo 1 Fonti e finalità. 1. Il presente regolamento è adottato in attuazione dell'art. 15 comma q) della Convenzione tra Città di Torino e Fondazione Torino Musei, sottoscritta in data 18 aprile 2003, in applicazione della legge 7.8.1990 n. 241 s.m.i. e nel rispetto della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, allo scopo di assicurare la trasparenza, il buon andamento e l imparzialità dell attività amministrativa. 2. La Fondazione assicura l'esercizio del diritto all'informazione, mediante accesso, per quanto attiene all attività di pubblico interesse da essa svolta. Articolo 2 Definizioni in materia di accesso. 1. Ai fini del presente Regolamento si intende: a) per accesso", la piena conoscenza dei documenti amministrativi mediante visione, copia ovvero mediante altra modalità idonea a consentirne l'esame; b) per interessati, i soggetti privati che abbiano un interesse personale, diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento amministrativo di cui è chiesto l accesso; c) per "documento amministrativo" ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non prodotti dalla Fondazione, detenuti dalla medesima e concernenti l attività di pubblico interesse da essa svolta. Articolo 3 Responsabile del procedimento di accesso. 1. Responsabile del procedimento di accesso è il direttore amministrativo della Fondazione oppure il direttore del singolo museo presso cui siano stabilmente detenuti i documenti amministrativi richiesti, ovvero altro dipendente della Fondazione da costoro designato. Articolo 4 Termini del procedimento. 1. Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di trenta giorni, decorrenti dalla ricezione della richiesta da parte della Fondazione, secondo quanto previsto all art.7. 2. Decorsi inutilmente trenta giorni dalla ricezione della richiesta, questa si intende respinta. Articolo 5 Casi di esclusione. 1. E escluso l accesso: a) ai documenti amministrativi per i quali la legge stabilisce espressamente l obbligo della segretezza o il divieto di divulgazione; 2
b) ai documenti amministrativi riguardanti la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, giuridiche, gruppi, imprese, enti, con particolare riferimento agli interessi di natura epistolare, professionale, finanziaria, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorché i relativi dati siano forniti alla Fondazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono; c) ai documenti che non attengono all attività di pubblico interesse svolta dalla Fondazione. 2. Il Presidente della Fondazione può disporre, nel pieno rispetto dei principi fissati dalla legge n.241/1990, l'esclusione temporanea dall'accesso di categorie di documenti, di documenti singoli o di parti di essi, qualora eccezionali ragioni di pubblico interesse lo esigano, fissando, se del caso, l eventuale periodo di tempo di tale esclusione. 3. La Fondazione assicura comunque ai richiedenti l accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere loro interessi giuridici. In tali casi l accesso è consentito nei limiti della pertinenza e adeguatezza rispetto alle esigenze di tutela dello specifico interesse giuridico in considerazione, con omissione delle altre informazioni a tal fine non utili. 4. Non sono ammesse richieste generiche relative ad intere categorie di atti o documenti che comportino lo svolgimento di attività di indagine ed elaborazione da parte dei competenti Uffici della Fondazione. Articolo 6 Differimento. 1. L'accesso è differito per esigenze di riservatezza della Fondazione, specie nella fase preparatoria di provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa impedire, compromettere o gravemente ostacolare il buon andamento dell'azione amministrativa. L accesso non può essere negato quando sia sufficiente differirlo. 2. Il differimento dell'accesso è disposto dal responsabile del procedimento di accesso di cui al precedente art.3 con motivazione scritta e deve avere durata determinata. Articolo 7 Accesso informale e accesso formale. 1. Il diritto di accesso mediante visione può essere esercitato in via informale mediante richiesta verbale al responsabile del diritto d accesso come specificato al precedente art. 3. La richiesta deve essere motivata, con riferimento all'interesse che la legittima, e deve indicare il documento oggetto dell'accesso ovvero gli elementi utili alla sua individuazione. L'interessato deve documentare la propria identità e, ove occorra, i propri poteri di rappresentanza. 2. L'accesso può essere esercitato in via formale, mediante richiesta redatta in carta libera, preferibilmente su moduli predisposti dalla Fondazione. 3. Allorquando non sia possibile accogliere immediatamente la richiesta espressa in via informale, oppure in presenza di dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi sulla sussistenza dell'interesse alla 3
stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite o sull'accessibilità del documento, il richiedente è invitato contestualmente a presentare istanza formale. 4. Il responsabile del procedimento di accesso provvede ad inviare a chi abbia avanzato richiesta in via formale, quale risposta, una comunicazione scritta, indicante le modalità e i tempi per poter prendere visione dei documenti amministrativi ovvero, qualora siano richieste copie, la data in cui le stesse saranno rese disponibili e i relativi costi, ovvero la notificazione del diniego o del differimento. 5. Su espressa richiesta dell'interessato, le copie potranno essere trasmesse direttamente al recapito da questi indicato, con addebito delle relative spese postali, previo pagamento del dovuto. Articolo 8 Esercizio del diritto di accesso. 1. L'esame ed il rilascio di copie dei documenti amministrativi avviene presso gli uffici della direzione amministrativa ovvero presso altri uffici secondo le modalità indicate al precedente art. 3. durante i giorni e le ore di apertura al pubblico della Fondazione, alla presenza, ove necessaria, di personale addetto. 2. L'esame dei documenti amministrativi è effettuato dal richiedente o da persona da lui incaricata, con l'eventuale accompagnamento di altra persona; le generalità di chi si sia presentato per l esame, anche quale accompagnatore, vanno constatate e registrate in calce alla richiesta. 3. L'interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti amministrativi presi in visione, ma non può tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo. I documenti amministrativi non possono essere asportati dal luogo presso cui sono dati in visione. Articolo 9 Rilascio di copie. Tariffe e modalità di pagamento. 1. Il rilascio di copie è subordinato al pagamento del costo di riproduzione oltre che al rimborso delle eventuali spese di ricerca, come da tabella allegata. 2. Il Presidente della Fondazione, su indicazione del Segretario Generale, aggiorna periodicamente, in relazione agli effettivi costi di ricerca e di riproduzione, la tabella richiamata al comma che precede. Articolo 10 Segreto d'ufficio. 1. Il personale della Fondazione è tenuto a mantenere il segreto d'ufficio e non può trasmettere a chi non ne abbia diritto informazioni o notizie riguardanti l attività della Fondazione specie se apprese a causa delle funzioni rivestite, se non nel pieno rispetto della disciplina di legge in materia di accesso ai documenti amministrativi e del presente Regolamento. 4
Articolo 11 Tutela dei dati personali contenuti nei documenti amministrativi. 1. La Fondazione adotta ogni misura utile a garantire la tutela dei dati personali contenuti nei documenti amministrativi detenuti o gestiti nell ambito della propria attività. 2. Il responsabile del procedimento di accesso tiene conto della presenza dei dati personali presenti nei documenti amministrativi richiesti, applicando rigorosamente le previsioni del D.Lgs. 196/2003. Tariffe per il rimborso delle spese di ricerca Per documenti con data: - non anteriore a 1 anno 5,00 - oltre 1 e fino a 2 anni 30,00 - oltre 2 e fino a 5 anni 60,00 - oltre 5 anni 90,00 Tariffe per la riproduzione dei documenti e dei loro allegati: - riproduzione fotostatica fino al formato A 4 0,50 a facciata - riproduzione fotostatica per formati A 3 0,80 a facciata - stampa di documenti ricavati da memorizzazione informatica 0,80 a facciata Le riproduzioni fotostatiche di documenti ultraquarantennali appartenenti all'archivio Storico sono autorizzate esclusivamente a giudizio insindacabile del Dirigente. Per accertate ragioni di studio e' prevista la gratuità delle ricerche di documenti quarantennali conservati presso l'archivio Storico nonché di documenti conservati presso gli Archivi Settoriali. 5
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