P.zza Matteotti n. 8 106 Gavirate C.F. 005985011 Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari del comune Approvato con deliberazione consiliare n. 67 del 1.1.005 Integrato con deliberazione consiliare n. 58 del 3.10.006
ARTICOLO 1 Oggetto del Regolamento Il presente Regolamento in attuazione del d.lgs. 30 giugno 003, n. 196, identifica i tipi di dati sensibili e giudiziari e le operazioni eseguibili da parte del Comune nello svolgimento delle proprie funzioni istituzionali. ARTICOLO Individuazione dei tipi di dati e di operazioni eseguibili In attuazione delle disposizioni di cui agli artt. 0, comma, e 1, comma, del d.lg. 30 giugno 003, n. 196, le tabelle che formano parte integrante del presente Regolamento, contraddistinte dai numeri da 1 a 35, identificano i tipi di dati sensibili e giudiziari per cui è consentito il relativo trattamento, nonché le operazioni eseguibili in riferimento alle specifiche finalità di rilevante interesse pubblico perseguite nei singoli casi ed espressamente elencate nel d.lg. n. 196003 (artt. 59, 60, 6-73, 86, 95, 98 e 11). I dati sensibili e giudiziari individuati dal presente regolamento sono trattati previa verifica della loro pertinenza, completezza e indispensabilità rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi, specie nel caso in cui la raccolta non avvenga presso linteressato. Le operazioni di interconnessione, raffronto, comunicazione e diffusione individuate nel presente regolamento sono ammesse soltanto se indispensabili allo svolgimento degli obblighi o compiti di volta in volta indicati, per il perseguimento delle rilevanti finalità di interesse pubblico specificate e nel rispetto delle disposizioni rilevanti in materia di protezione dei dati personali, nonché degli altri limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti. I raffronti e le interconnessioni con altre informazioni sensibili e giudiziarie detenute dal Comune sono consentite soltanto previa verifica della loro stretta indispensabilità nei singoli casi ed indicazione scritta dei motivi che ne giustificano leffettuazione. Le predette operazioni, se effettuate utilizzando banche di dati di diversi titolari del trattamento, nonché la diffusione di dati sensibili e giudiziari, sono ammesse esclusivamente previa verifica della loro stretta indispensabilità nei singoli casi e nel rispetto dei limiti e con le modalità stabiliti dalle disposizioni legislative che le prevedono (art. del d.lg. n. 196003). Sono inutilizzabili i dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali (artt. 11 e, comma 5, del d.lg. n. 196003). ARTICOLO 3 Riferimenti normativi Al fine di una maggiore semplificazione e leggibilità del presente regolamento, le disposizioni di legge, citate nella parte descrittiva delle "fonti normative" delle schede, si intendono come recanti le successive modifiche e integrazioni.
INDICE DEI TRATTAMENTI N scheda Denominazione del trattamento 1 Personale - Gestione del rapporto di lavoro del personale impiegato a vario titolo presso il Comune 3 Personale Gestione del rapporto di lavoro del personale impiegato a vario titolo presso il Comune - attività relativa al riconoscimento di benefici connessi allinvalidità civile per il personale e allinvalidità derivante da cause di servizio, nonché da riconoscimento di inabilità a svolgere attività lavorativa Servizi demografici Anagrafe - gestione dellanagrafe della popolazione residente e dellanagrafe della popolazione residente allestero (AIRE) 4 Servizi demografici Stato civile - Attività di gestione dei registri di stato civile 5 Servizi demografici Elettorale - attività relativa allelettorato attivo e passivo 6 Servizi demografici Elettorale - attività relativa alla tenuta degli albi degli scrutatori e dei presidenti di seggio 7 Servizi demografici Elettorale - attività relativa alla tenuta dellelenco dei giudici popolari 8 Servizi demografici Leva - attività relativa alla tenuta del registro degli obiettori di coscienza 9 Servizi demografici Leva - attività relativa alla tenuta delle liste di leva e dei registri matricolari 10 Servizi sociali - Attività relativa allassistenza domiciliare 11 1 13 14 15 16 17 18 19 0 1 Servizi sociali - Attività relativa allassistenza scolastica ai portatori di handicap o con disagio psico-sociale Servizi sociali - Attività relativa alle richieste di ricovero o inserimento in Istituti, Case di cura, Case di riposo, ecc Servizi sociali - Attività ricreative per la promozione del benessere della persona e della comunità, per il sostegno dei progetti di vita delle persone e delle famiglie e per la rimozione del disagio sociale Servizi sociali - Attività relativa alla valutazione dei requisiti necessari per la concessione di contributi, ricoveri in istituti convenzionati o soggiorno estivo (per soggetti audiolesi, non vedenti, pluriminorati o gravi disabili o con disagi psico-sociali) Servizi sociali - Attività relativa allintegrazione sociale ed allistruzione del portatore di handicap e di altri soggetti che versano in condizioni di disagio sociale (centro diurno, centro socio educativo, ludoteca, ecc.) Servizi sociali - Attività di sostegno delle persone bisognose o non autosufficienti in materia di servizio pubblico di trasporto Servizi sociali - Attività relativa alla prevenzione ed al sostegno alle persone tossicodipendenti ed alle loro famiglie tramite centri di ascolto (per sostegno) e centri documentali (per prevenzione) Servizi sociali - Attività relativa ai servizi di sostegno e sostituzione al nucleo familiare e alle pratiche di affido e di adozione dei minori Servizi sociali - Attività relativa ai trattamenti sanitari obbligatori (T.S.O.) ed allassistenza sanitaria obbligatoria (A.S.O.) Servizi sociali - Attività relative alla concessione di benefici economici, ivi comprese le assegnazioni di alloggi di edilizia residenziale pubblica e le esenzioni di carattere tributario Istruzione e cultura - Attività relativa alla gestione degli asili nido comunali e dei servizi per linfanzia e delle scuole materne elementari e medie Istruzione e cultura - Attività di formazione ed in favore del diritto allo studio 3 Istruzione e cultura - Gestione delle biblioteche e dei centri di documentazione 4 Polizia municipale - Attività relativa allinfortunistica stradale 5 Polizia municipale - Gestione delle procedure sanzionatorie 6 Polizia municipale - Attività di polizia annonaria, commerciale ed amministrativa 7 Polizia municipale - Attività di vigilanza edilizia, in materia di ambiente e sanità, nonché di polizia
mortuaria 8 Polizia municipale - Attività relativa al rilascio di permessi per invalidi 9 Rilascio delle licenze per il commercio, il pubblico esercizio, lartigianato e la pubblica sicurezza 30 31 3 33 Avvocatura - Attività relative alla consulenza giuridica, nonché al patrocinio ed alla difesa in giudizio dellamministrazione nonché alla consulenza e copertura assicurativa in caso di responsabilità civile verso terzi dellamministrazione Politiche del lavoro - Gestione delle attività relative allincontro domandaofferta di lavoro, comprese quelle relative alla formazione professionale Gestione dei dati relativi agli organi istituzionali dellente, dei difensori civici, nonché dei rappresentanti dellente presso enti, aziende e istituzioni Attività politica, di indirizzo e di controllo, sindacato ispettivo e documentazione dellattività istituzionale degli organi comunali 34 Attività del difensore civico comunale 35 Attività riguardante gli istituti di democrazia diretta 36 Attività riguardante i soggetti SISTAN (Ufficio comunale di statistica)
!"# $ %&#"( "" $ (") #$ )" "$"" $"#" *$*# (#$ "** )$##""($#" "("$#" $%&*" ($"(*"" ))$" "* " $+,$ $&! "#$!%%& Origine X razziale X etnica Convinzioni X religiose X filosofiche X daltro genere Convinzioni X politiche X sindacali Stato di salute X patologie attuali X patologie pregresse X terapie in corso X relativi ai familiari del dipendente Vita sessuale X (soltanto in caso di eventuale rettificazione di attribuzione disesso) Dati di carattere giudiziario (art. 4, comma 1, lett. e), d.lg. n. 196003) X! quali la conservazione, la cancellazione, la registrazione o il blocco nei casi previsti dalla legge (specificare): X interconnessioni e raffronti, comunicazioni (come di seguito individuate) Interconnessione e raffronti di dati: X con altri soggetti pubblici o privati (specificare quali ed indicare la base normativa): amministrazioni certificanti ai sensi del d.p.r. n. 445000 Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalità (specificare ed indicare leventuale base normativa): a) alle organizzazioni sindacali ai fini della gestione dei permessi e delle trattenute sindacali relativamente ai dipendenti che hanno rilasciato delega; b) agli enti assistenziali, previdenziali e assicurativi e autorità locali di pubblica sicurezza a fini assistenziali e previdenziali, nonché per rilevazione di eventuali patologie o infortuni sul lavoro;
c) alla Presidenza del Consiglio dei Ministri in relazione alla rilevazione annuale dei permessi per cariche sindacali e funzioni pubbliche elettive (d.lg. n. 165001); d) uffici competenti per il collocamento mirato, relativamente ai dati anagrafici degli assunti appartenenti alle "categorie protette"; e) strutture sanitarie competenti per le visite fiscali (art. 5, l. n. 3001970 e CCNL); f) enti di appartenenza dei lavoratori comandati in entrata (per definire il trattamento retributivo del dipendente); g) Ministero economia e finanze nel caso in cui lente svolga funzioni di centro assistenza fiscale (ai sensi dellart. 17 del d.m. 31.05.1999, n. 164 e nel rispetto dellart. 1 bis del d.p.r. 9.09.1973, n. 600); h) allispels (ax art. 70 d.lg. n. 661994) -...! -. $ -. $. $ % - 0-1. #%& (0
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1 $5+ 41 %# 1!&1&% 1 %1 "4! #1 &!%%% &"# % %" ""%!40 ( #! "#$!%%& Origine X razziale (iscrizioni avvenute negli anni 1938-44) Convinzioni X religiose (iscrizioni avvenute negli anni 1938-44) Stato di salute: X patologie attuali X patologie pregresse Vita sessuale X (soltanto in caso di eventuale rettificazione di attribuzione di sesso) Dati di carattere giudiziario (art. 4, comma 1, lett. e), d.lg. n. 196003) X! quali la conservazione, la cancellazione, la registrazione o il blocco nei casi previsti dalla legge (specificare): X comunicazioni (come di seguito individuate) 7 + 8 95, -. 66.. "#*! 7 6 6$.. # (0" $ 9 9 95, 1 8 $
0 $65+,.!% %& "#3!!&0 %0 ""! %1 4 %4!%%%!#3 ( #! "#$!%%& Convinzioni X religiose Convinzioni X politiche Stato di salute: X patologie attuali (per permettere ai soggetti disabili di esercitare il proprio diritto di voto) Dati di carattere giudiziario (art. 4, comma 1, lett. e), d.lg. n. 196003) X! quali la conservazione, la cancellazione, la registrazione o il blocco nei casi previsti dalla legge (specificare): X comunicazioni (come di seguito individuate) Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalità (specificare ed indicare leventuale base normativa): Commissione elettorale circondariale (per leventuale cancellazione dagli elenchi per la revisione semestrale delle liste elettorali dei cittadini che non siano possesso dei requisiti per ottenere liscrizione nelle liste elettorali ai sensi del d.p.r. n. 31967) Diffusione (specificare ed indicare leventuale base normativa): in caso di acquisto o riacquisto del diritto elettorale per cessazione di cause ostative, la deliberazione della Commissione elettorale comunale, unitamente allelenco degli elettori iscritti ed alla relativa documentazione, viene depositata nella Segreteria del Comune (o presso lufficio elettorale) nei primi cinque giorni del mese successivo ed ogni cittadino può prenderne visione (art. 3, comma 6, del d.p.r. n. 31967). Sono inoltre depositati per dieci giorni nellufficio Elettorale gli atti relativi alla revisione semestrale delle liste elettorali ed ogni cittadino ha diritto di prenderne visione: tali atti possono riguardare provvedimenti dellautorità giudiziaria adottati nei confronti di minori che non vengono proposti per liscrizione (art. 18, comma, del d.p.r. n. 31967). -. 3 9 9-&4,. - 8
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4 $ 9 5+ 9 4 %3 ""4!&% < 3%! "#$!%%& Convinzioni X religiose, X filosofiche, X daltro genere Stato di salute: X patologie attuali X patologie pregresse Dati di carattere giudiziario (art. 4, comma 1, lett. e), d.lg. n. 196003) X! Raccolta: X presso gli interessati quali la conservazione, la cancellazione, la registrazione o il blocco nei casi previsti dalla legge (specificare): interconnessioni e raffronti, comunicazioni (come di seguito individuate) 78 :;:. %& (0 7 + $ %=$ - % = $. $ 1. # %& (0
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5+, 1%&!1 %3 "33 ##0 %! ""! %14!%%% &!4 4# "#$!%%& Stato di salute: X patologie attuali X patologie pregresse X terapie in corso X relativi ai familiari dellinteressato Dati di carattere giudiziario (art. 4, comma 1, lett. e), d.lg. n. 196003) X! quali la conservazione, la cancellazione, la registrazione o il blocco nei casi previsti dalla legge (specificare): X comunicazioni (come di seguito individuate) 7 + - 95, 5 -,? $ 95,
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&1 5+ 9 0 %! ""! %1 4 %4!%%%!#3 5+ 3&! "#$!%%& Origine X razziale X etnica Convinzioni X religiose, X filosofiche, X daltro genere Convinzioni X politiche, X sindacali Stato di salute X patologie attuali X patologie pregresse X terapie in corso X anamnesi familiare Vita sessuale X Dati di carattere giudiziario (art. 4, comma 1, lett. e), d.lg. n. 196003) X! Altre operazioni indispensabili rispetto alla finalità del trattamento e diverse da quelle "ordinarie" quali la registrazione, la conservazione, la cancellazione o il blocco nei casi previsti dalla legge (specificare): comunicazione (come di seguito individuate) 7 + " 0"$)0 - -
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