Pagina 1 di 5 Allegato 4 GESTIONE POLIZZE ASSICURATIVE SCADUTE In attuazione di quanto previsto all art. 29 delle Condizioni Generali del Contratto di Outsourcing 1.1 PREMESSA Premettiamo che questa tipologia di servizio prodotto si integra perfettamente con gli altri servizi già selezionati da MPS LEASING & FACTORING S.p.A. In particolare, per quanto riguarda la parte polizze assicurative, rappresenta la naturale continuazione del servizio n 3 Controllo documen ti post contrattuali. Operativamente l attività svolta da Agenzia Italia si configura nella forma dell outsourcing completo, quindi dotata della facoltà di decidere in autonomia all interno delle regole che verranno fissate nel prosieguo della procedura. 1.2 TIPOLOGIA DI PROBLEMA L esigenza nasce dalle comunicazioni obbligatorie che le Compagnie di Assicurazioni devono evadere nei confronti dei vincolatari presenti nelle polizze del loro portafoglio. In questo caso stiamo parlando di locatari di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. che hanno sottoscritto una polizza assicurativa RC e/o FURTO INCENDIO con iscritto il vincolo a favore della stessa MPS LEASING & FACTORING S.p.A. Ricordiamo a questo proposito l importanza che le polizze siano state correttamente vincolate, qualora non lo fossero, MPS LEASING & FACTORING S.p.A. non verrà mai a conoscenza di eventuali premi non pagati. L avviso a MPS LEASING & FACTORING S.p.A. scaturisce dopo che l assicurato non ha provveduto al regolare pagamento del premio assicurativo, perciò la Compagnia di Assicurazioni ha l obbligo di notificare al vincolatario il mancato pagamento del premio e l imminente scopertura assicurativa. 1.3 SINTESI DELL OPERATIVITA SVOLTA DA AGENZIA ITALIA A. Ricezione da parte di Agenzia Italia della comunicazione emessa dalla Compagnia di Assicurazioni di premio assicurativo impagato. B. Caricamento da parte di Agenzia Italia nel proprio database dei dati inerenti la posizione notificata a MPS LEASING & FACTORING S.p.A.. C. Telefonata ed eventuale fax alla Compagnia di Assicurazioni per recuperare le coordinate bancarie ed avere conferma dell insoluto notificato. D. Telefonata preventiva al locatario. E. Telegramma al locatario. F. Telefonata al locatario. G. Eventuale notifica a MPS LEASING & FACTORING S.p.A. per il pagamento della polizza. H. Segnalazione a MPS LEASING & FACTORING S.p.A. per la stipula di una nuova polizza in convenzione. I. Gestione di tutte le comunicazioni fra la Compagnia di Assicurazioni, il Locatario, Agenzia Italia e MPS LEASING & FACTORING S.p.A.. J. Controllo delle nuove polizze, qualora sottoscritte dal locatario.
Pagina 2 di 5 Allegato 4 1.4 RESPONSABILITA Il servizio svolto da Agenzia Italia rispetterà le tempistiche prestabilite con l obiettivo di ridurre al minimo i rischi a carico di MPS LEASING & FACTORING S.p.A.. Vista la particolarità e l incerta giurisprudenza presente in materia, viene concordato che, per qualsiasi sinistro che dovesse accadere fra l affido del mandato ad Agenzia Italia ed il suo perfezionamento, non potranno essere addebitati oneri o risarcimenti danni ad Agenzia Italia stessa; il tutto salvo, naturalmente, il caso di dolo da parte di Agenzia Agenzia Italia non è responsabile di documenti falsi e/o contraffatti. 1.5 PROCEDURA OPERATIVA 1. INCARICO AL SERVIZIO Gli uffici di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. ricevono dalla Compagnia di Assicurazioni la comunicazione obbligatoria del premio assicurativo non pagato; gli stessi operatori provvedono ad inoltrare ad Agenzia Italia la comunicazione ricevuta con precisati gli estremi del contratto di leasing per la gestione della pratica. 2. OPERATIVITA DI AGENZIA ITALIA Gli operatori Agenzia Italia provvedono al caricamento della posizione nel proprio Database entro il giorno successivo all arrivo della documentazione e del relativo incarico. 3. RICHIESTA INFORMAZIONI Il giorno successivo alla ricezione dell incarico, gli operatori Agenzia Italia provvedono ad inviare fax alla Compagnia di Assicurazioni per richiedere: a. la conferma dell insoluto in relazione alla posizione segnalata; b. gli estremi bancari per l eventuale saldo del premio insoluto, se mancanti nella comunicazione ricevuta. Questa operazione è indispensabile al fine di conoscere esattamente lo stato della copertura assicurativa per l apertura della pratica. Infatti, nei giorni compresi tra l inoltro della raccomandata di avviso di premio impagato a MPS LEASING & FACTORING S.p.A. e la ricezione da parte della stessa, il locatario potrebbe avere già sanato la posizione; risulterebbe pertanto inutile procedere come previsto dalla procedura di seguito riportata. 4. TELEFONATA PREVENTIVA AL LOCATARIO Agenzia Italia entro il giorno successivo alla ricezione dell incarico, contatta telefonicamente il locatario in modo da ottenere comunicazione di avvenuto pagamento alla Compagnia di Assicurazioni della polizza assicurativa RC e/o Incendio-Furto. 5. TELEGRAMMA AL LOCATARIO Il terzo giorno successivo alla ricezione dell incarico Agenzia Italia, qualora non sia riuscita a contattare il locatario o lo stesso non abbia inoltrato copia della comunicazione richiesta, invierà al locatario un telegramma intimidatorio (testo
Pagina 3 di 5 Allegato 4 concordato con MPS LEASING & FACTORING S.p.A.) atto a produrre immediatamente via fax comunicazione di avvenuto pagamento del premio assicurativo scaduto. 6. CONTATTO TELEFONICO CON IL LOCATARIO Qualora Agenzia Italia non ottenga dal locatario quanto richiesto, entro il terzo giorno successivo alla spedizione del telegramma, provvederà nuovamente a contattarlo telefonicamente per sollecitare l eventuale comprova di avvenuto pagamento alla Compagnia di Assicurazioni della polizza assicurativa RCA e/o Incendio Furto. 7. POSSIBILI RISULTATI DEL CONTATTO TELEFONICO A. Il premio risulta non pagato e Agenzia Italia è in possesso dei dati per pagare: Agenzia Italia provvederà al pagamento del Premio Scaduto ed al successivo riaddebito al locatario. Definita l eventuale fase di pagamento Agenzia Italia segnalerà a mezzo e-mail le posizioni gestite. N.B: status contratto in contenzioso Se dallo status contrattuale risulta tuttavia che il contratto si trova in una situazione di contenzioso, Agenzia Italia provvederà alla sola notifica della posizione a MPS LEASING & FACTORING S.p.A., senza provvedere al pagamento del premio. B. Il premio risulta non pagato e Agenzia Italia NON è in possesso dei dati per pagare: qualora la Compagnia di Assicurazioni non abbia fornito i dati necessari per provvedere al pagamento del premio in precedenza insoluto, Agenzia Italia segnala a mezzo e-mail la posizione a MPS LEASING & FACTORING S.p.A.. C. Locatario ha pagato la sua assicurazione: il locatario sostiene di aver pagato regolarmente il premio: Agenzia Italia chiede inoltro della quietanza emessa dalla compagnia, a mezzo fax. Qualora quanto richiesto non arrivi entro il giorno successivo alla telefonata (di cui al punto 1.5.6), Agenzia Italia segnalerà via e-mail la posizione a MPS LEASING & FACTORING S.p.A, salvo l eventuale possesso dei dati per pagare il premio (di cui al punto A). D. Locatario ha pagato un altra assicurazione: qualora il locatario sostenga di aver pagato un altra Compagnia di Assicurazioni, dovrà trasmettere copia della nuova polizza. Al ricevimento della nuova polizza, qualora la stessa fosse conforme agli standard MPS LEASING & FACTORING S.p.A, Agenzia Italia provvederà a svincolare automaticamente la precedente compagnia. Qualora quanto richiesto non arrivi entro il giorno successivo alla telefonata, Agenzia Italia segnalerà via e-mail la posizione a MPS LEASING & FACTORING S.p.A, salvo l eventuale possesso dei dati per pagare il premio (di cui al punto A). In presenza di nuova Polizza effettivamente stipulata dal locatario, ma con parametri non conformi agli standard richiesti da MPS LEASING & FACTORING S.p.A, Agenzia Italia chiuderà la gestione del Premio Scaduto e aprirà il nuovo servizio di Cambio Polizza.
Pagina 4 di 5 Allegato 4 8. RELAZIONE SUGLI ESITI DEL LAVORO SVOLTO Agenzia Italia segnala con breve relazione tutte le posizioni trattate e relativo esito: A. il cliente ha pagato ricevuta conferma di pagamento dalla Compagnia di Assicurazioni; B. il cliente ha pagato ricevuta comunicazione dal locatario del pagamento effettuato; C. il cliente non ha pagato invio coordinate bancarie dalla Compagnia di Assicurazioni; D. il cliente ha disdetto la polizza polizza non riattivabile; E. nessun riscontro dal cliente e dalla Compagnia di Assicurazioni. Agenzia Italia predispone file di ritorno delle informazioni raccolte in merito alla gestione dei casi trattati. Precisiamo che qualora il locatario invii il contrassegno assicurativo e/o la polizza in ritardo (entro 30 giorni dall incarico), Agenzia Italia notificherà tempestivamente il tutto a mezzo e-mail a MPS LEASING & FACTORING S.p.A.. 1.6 SLA Agenzia Italia si impegna a lavorare tutte le posizioni ad Essa affidate entro i tempi previsti dalla presente procedura. In particolare Agenzia Italia gestirà la posizione entro il termine di giorni: 8 gg lavorativi. Per il computo dei giorni lavorativi si dovrà intendere come: Start date: la data di arrivo notifica della polizza scaduta in Agenzia End date: la data chiusura pratica che corrisponde alla data di ricevimento della notizia di pagamento del premio oppure alla data di reso incarico inoltrato con excel o per flusso informatico. Credito di servizio: In caso di mancato rispetto dei tempi di lavorazione previsti per un numero totale di posizioni superiori al 2% delle posizioni affidate su quel servizio (dato da rilevarsi mensilmente sul totale delle posizioni affidate in un mese di calendario), Agenzia Italia riconoscerà a MPS LEASING & FACTORING S.p.A., per ogni posizione fuori SLA, uno storno pari al 100% del compenso forfettario fatturato all inizio dell anno solare per la gestione in full outsourcing di quel cespite (competenze annue forfettarie di Agenzia Italia) sempreché quello stesso cespite in quell anno non abbia già precedentemente pagato un credito di servizio. 1.7 FATTURAZIONE Le competenze relative al presente servizio rientrano nella tariffa forfettizzata di full outsourcing come corrispettivo per il Prodotto TAR e MOB.
Pagina 5 di 5 Allegato 4 1.8 REPORTISTICA Agenzia Italia, di prassi, invia: - giornalmente, report dei contratti per i quali ha chiuso la gestione nel giorno precedente. 1.9 GESTIONE FATTURAZIONE SPESE SUL LOCATARIO Agenzia Italia relativamente al presente servizio potrà provvedere alla fatturazione di eventuali voci di spesa direttamente sui contratti di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. in base a tabelle e regole condivise tramite accesso ai sistemi informativi AS400.