PROVINCIA DI TRIESTE REGOLAMENTO PER L ESERCIZIO DEL DIRITTO DI ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI Approvato con delibera N. 30/C.P.C. dd 25 maggio 1995 in vigore dal 19 luglio 1995
I N D I C E ART. 1 - OGGETTO ART. 2 - TITOLARI DEL DIRITTO ART. 3 - MODALITA DELLA RICHIESTA ART. 4 - RICHIESTA VERBALE ART. 5 - ISTRUTTORIA DELLA RICHIESTA ART. 6 - DOCUMENTAZIONE ART. 7 - ESERCIZIO DEL DIRITTO ART. 8 - SISTEMA ORGANIZZATIVO ART. 9 - LIMITAZIONI AL DIRITTO ART. 10 - STRUMENTI INFORMATICI ART. 11 - DOCUMENTI SOTRATTI ALL ACCESSO ART. 12 - SILENZIO - RIFIUTO ART. 13 - VIGILANZA SULL ACCESSO ART. 14 - RINVIO ALLA NORMATIVA VIGENTE ART. 15 - ENTRATA IN VIGORE Provincia di Trieste 2
ART. 1 OGGETTO Il presente regolamento disciplina l'accesso ai documenti amministrativi in esecuzione delle disposizioni di cui all'art. 7, commi 3 e 4, della Legge 8 giugno 1990 n. 142 e nel rispetto dei principi informatori della Legge 7 agosto 1990 n. 241, del D.P.R. 27 giugno 1992 n. 352 e delle altre leggi e disposizioni vigenti nonchè dello Statuto provinciale. ART. 2 TITOLARI DEL DIRITTO Chiunque abbia un interesse personale e concreto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti può accedere ai documenti amministrativi, così come definiti dall'art. 22, comma 2, della Legge 7 agosto 1990 n.241, e nei limiti indicati all'art. 2, comma 2, del D.P.R. 27 giugno 1992 n. 352. ART. 3 MODALITA' DELLA RICHIESTA La richiesta di accesso, redatta in carta semplice seguendo di massima apposito modello predisposto dall'ente, indirizzata all'amministrazione Provinciale, deve contenere le generalità del richiedente, gli estremi di un documento di identificazione, l'indicazione e la comprova degli eventuali poteri di rappresentanza necessari, l'esplicitazione dell'interesse in relazione all'accesso richiesto e le esatte indicazioni del documento amministrativo di cui si chiede visione o copia o, comunque, precise notizie per la sua individuazione. La richiesta deve in ogni caso essere motivata, onde consentire all'ente di valutarne l'ammissibilità e deve indicare, per le copie richieste, l'uso che ne consente l'eventuale rilascio in esenzione dell'imposta di bollo prevista dall'allegato B del D.P.R. 26.10.72 n. 642 nel testo vigente. La richiesta può essere presentata direttamente al Settore competente per materia. Dell'avvenuta presentazione della richiesta l'ufficio ricevente rilascia, su domanda dell'interessato, formale attestazione, così come rilascia ricevuta di eventuali documenti prodotti. ART. 4 RICHIESTA VERBALE Con le stesse indicazioni di cui al precedente articolo la richiesta di accesso può essere formulata anche verbalmente, salva la sua riformulazione per iscritto nell'ipotesi in cui il suo accoglimento non possa essere immediato, ovvero non risultino immediatamente provati la legittimazione del richiedente, la sua identità, i suoi poteri di rappresentanza, la sussistenza dell'interesse all'accesso al documento richiesto o l'accessibilità del documento. Provincia di Trieste 3
ART. 5 ISTRUTTORIA DELLA RICHIESTA La richiesta di accesso ai documenti amministrativi viene esaminata dall'ufficio competente per materia al fine di verificare l'esistenza dei presupposti giuridici che la legittimano. Dell'ammissibilità della richiesta viene data attestazione in calce alla richiesta stessa. All'atto dell'accoglimento della richiesta di accesso va indicato l'ufficio presso cui rivolgersi ed il periodo, non inferiore a 15 giorni, per esercitare il diritto di visione dei documenti o per ottenerne copia. L'accoglimento o meno della richiesta deve comunque avvenire entro 30 giorni dal ricevimento della stessa, fatto salvo quanto diversamente statuito nel presente regolamento. Ove la richiesta sia irregolare o incompleta, l'ufficio competente per materia, di cui al comma 3, è tenuto a darne tempestiva comunicazione al richiedente, entro 10 giorni, con un mezzo idoneo ad accertarne la ricezione. Il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta perfezionata. Nell'ipotesi in cui la richiesta sia stata formulata verbalmente, l'avvenuto accesso al documento richiesto viene attestato su apposito modello predisposto dall'ente ove vengono riportate sinteticamente le indicazioni di cui all'art. 3. Trascorsi 60 giorni dalla data dell'autorizzazione rilasciata senza che il richiedente si sia avvalso del suo diritto di prendere visione degli atti, l'autorizzazione decade a tutti gli effetti. ART. 6 DOCUMENTAZIONE Le dichiarazioni ovvero le attestazioni prodotte per l'esercizio del diritto di accesso potranno essere rese con le modalità di cui alla Legge 4 gennaio 1968 n. 15 e successive modificazioni. In tutti i casi in cui le leggi ed i regolamenti prevedono atti di notorietà o attestazioni asseverate da testimoni altrimenti denominate, il numero dei testimoni è ridotto a due. Gli uffici provinciali non esigeranno atti di notorietà in luogo della dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà prevista dall'art. 4 della Legge 4 gennaio 1968 n. 15 quando si tratti di provare qualità personali, stati o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato. Provincia di Trieste 4
ART. 7 ESERCIZIO DEL DIRITTO Il diritto di accesso si esercita mediante esame o estrazione di copia dei documenti amministrativi. Al fine di assicurare la conservazione dei documenti originali potrà essere data in visione copia degli stessi. La visione dei documenti è effettuata dal richiedente o da persona da lui incaricata, con l'eventuale accompagnamento di altra persona di cui vanno specificate le generalità, che devono essere poi registrate in calce alla richiesta. L'interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti visionati. L'esame dei documenti è gratuito ed avviene presso l'ufficio indicato in calce alla richiesta, nelle ore allo scopo prestabilite, alla presenza, e con l'assistenza, ove questa sia necessaria, di personale addetto. E' vietato asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo, salva comunque l'applicazione delle norme civili e penali. Il rilascio di copie di documenti, autorizzato con le medesime formalità di cui al comma 3, è subordinato, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, al pagamento di una somma, stabilita dalla Giunta Provinciale, pari al costo di riproduzione dei testi, nonchè al rimborso di eventuali oneri accessori stabiliti con le stesse modalità. E' dovuto altresì il rimborso del costo di ricerca commisurato al diritto, di obbligatoria applicazione, di cui al n. 5 della tabella D allegata alla Legge 8 giugno 1962 n. 604, nel testo e nell'importo vigenti. L'importo predetto non è dovuto qualora la richiesta abbia origine da documentati motivi di studio. Quando viene richiesto l'invio delle informazioni o delle copie dei documenti per posta, telefax od altro mezzo, sono a carico del richiedente le spese occorrenti per la spedizione o l'inoltro. L'autenticazione delle copie dei documenti amministrativi è subordinata all'assolvimento dell'imposta di bollo nei casi e nella misura previsti dalla legge vigente. Il versamento a favore della Provincia delle somme di cui ai commi precedenti deve essere provato all'atto del ritiro dei documenti. ART. 8 SISTEMA ORGANIZZATIVO Con disposizione dei Dirigenti di Settore vengono individuati gli addetti al ricevimento del pubblico nei vari servizi, tenuto conto delle esigenze funzionali dei singoli uffici, fermo restando, in ogni caso, il coordinamento da parte del Segretario Generale. Provincia di Trieste 5
ART. 9 LIMITAZIONI AL DIRITTO Il rifiuto, il differimento o la limitazione dell'accesso ai documenti amministrativi, da esplicarsi con provvedimento del dirigente del Settore interessato nei casi stabiliti dalla normativa vigente e, in particolare, dall'art. 8 del D.P.R. 27 giugno 1992 n. 352 e dal presente regolamento, devono essere sempre motivati e comunicati per iscritto al richiedente. Fatta salva la disposizione di cui al comma seguente, contro il rifiuto dell'accesso ai documenti amministrativi è ammesso reclamo al Segretario Generale che decide definitivamente. Con la comunicazione della esclusione o della limitazione dell'accesso l'interessato deve essere informato della tutela giurisdizionale del diritto, dallo stesso attivabile, secondo quanto previsto dall'art. 25 della Legge 7 agosto 1990 n.241. ART. 10 STRUMENTI INFORMATICI Nel caso in cui le informazioni richieste siano contenute in strumenti informatici, da salvaguardare da distruzione o perdite accidentali, l'accesso è consentito in presenza di un tecnico della Provincia abilitato all'uso del sistema. La copia dei dati richiesti sarà rilasciata su idonei supporti forniti dal richiedente. L'Amministrazione Provinciale può temporaneamente escludere l'accesso ai dati contenuti in strumenti informatici in corso di acquisizione o di elaborazione, qualora sia opportuno salvaguardarli da divulgazione non autorizzata. ART. 11 DOCUMENTI SOTTRATTI ALL'ACCESSO Non è consentita la visione o il rilascio di copia di documenti per i quali la normativa vigente o l'autorità da cui questi provengono stabilisca espressamente l'obbligo della segretezza o, comunque, il divieto di divulgazione. Non è consentita, inoltre, visione o rilascio di documenti la cui divulgazione possa arrecare danno diretto o indiretto all'ente o impedire od ostacolare l'attività amministrativa ovvero compromettere il diritto alla riservatezza nei confronti dì terzi, persone fisiche, persone giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, o arrecare loro danno, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale. In particolare sono sottratte all'accesso, e ciò anche nel caso in cui i dati relativi siano stati forniti alla Provincia dagli stessi soggetti a cui si riferiscono, le seguenti categorie di documenti: a) relazioni e documenti contenenti notizie, considerazioni e pareri sullo stato di salute fisica e psichica delle persone od inerenti la sfera strettamente personale delle relazioni familiari e della rete parentale; b) fascicoli contenenti rapporti su persone ai fini della concessione di sovvenzioni e contributi; Provincia di Trieste 6
c) fascicoli relativi a portatori di handicap fisico, psichico o sensoriale; d) protocollo riservato e relativa corrispondenza riservata; e) denunce e segnalazioni all'autorità giudiziaria; f) documenti di natura tributaria contenenti notizie o dichiarazioni collegate alla tassazione del contribuente; g) fascicoli personali dei dipendenti; h) documentazione attinente ai lavori delle commissioni giudicatrici di concorso, fino all'esaurimento delle procedure concorsuali; i) elaborati dei singoli partecipanti a concorsi o selezioni; l) pratiche istruttorie relative ai procedimenti disciplinari; m) contenuto di rapporti informativi necessari per il rilascio di attestazioni che richiedano conoscenza del pubblico convincimento sulla condotta e condizione del cittadino; n) documentazione che riguardi le capacità tecniche, finanziarie ed economiche delle ditte partecipanti agli appalti o destinatarie di autorizzazioni, concessioni amministrative e simili, nonché documentazione relativa al Casellario Giudiziale e certificazione antimafia; o) atti relativi all'istruttoria di gare di appalto fino a quando non è stata definita l'aggiudicazione; p) relazioni riservate in ordine alle riserve apposte sulla contabilità lavori fino alle determinazioni della stazione appaltante; q) atti progettuali concernenti le persone fisiche e le imprese, coperti da brevetto o da diritto di esclusiva, la cui conoscenza può dar luogo a sleale concorrenza od a pregiudizio della loro attività; r) atti preparatori nel corso della formazione dei provvedimenti normativi, amministrativi generali, di pianificazione, di programmazione e tributari, ferme restando le norme particolari che ne regolano la formazione. L'Ente si riserva comunque la facoltà di sottrarre all'accesso, di volta in volta, con dichiarazione motivata, quei documenti, o parte di essi, nei quali ravvisi, per effetto della divulgazione, la possibilità di arrecare danno o pregiudizio a terzi o all'ente stesso. Viene garantita, peraltro, agli interessati la visione degli atti relativi ai procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere le loro posizioni giuridiche. L'Ente si riserva altresì la facoltà di differire, con dichiarazione motivata, l'accesso ai documenti richiesti ove dalla loro conoscenza possa derivare ostacolo allo svolgimento dell'azione amministrativa ed in particolare nelle ipotesi di cui all'art. 24, comma 6, della Legge 7 agosto 1990 n. 241 ed all'art. 7, comma 3, della Legge 8 giugno 1990 n. 142. Il differimento dei termini per l'esercizio del diritto d'accesso può essere inoltre disposto quando si verifichino difficoltà per l'acquisizione di documentazioni o qualora necessitino ricerche d'archivio particolarmente complesse od in presenza di esigenze eccezionali che determinano un flusso di richieste alle quali non è possibile dare esito entro i termini prescritti. E' esclusa la consultazione diretta da parte dei richiedenti dei protocolli generali o speciali, dei repertori, rubriche e cataloghi di atti e documenti. Le richieste relative alla consultazione di serie periodiche o di registri di atti, relativi ad un periodo particolarmente esteso o ad un numero di atti rilevante, possono essere accolte solo se hanno per fine studi e ricerche storiche, statistiche e scientifiche. Tali finalità devono essere documentate nella richiesta e l'ammissione è subordinata a condizioni che sono poste per evitare difficoltà al regolare funzionamento degli uffici. Provincia di Trieste 7
ART. 12 SILENZIO RIFIUTO Trascorsi inutilmente 30 giorni dalla richiesta, questa si intende rifiutata ed il richiedente può effettuare, entro i 30 giorni successivi, ricorso contro il silenzio - rifiuto al Tribunale Amministrativo Regionale, secondo quanto disposto dall'art. 25 della Legge 7 agosto 1990 n. 241. Ricevuta notifica del ricorso contro il silenzio - rifiuto, il Segretario Generale accerta, nel tempo più breve, con il responsabile del Settore competente, i motivi per i quali la richiesta dell'interessato non ha avuto tempestiva risposta. Qualora sia accertato che non sussistevano motivi di esclusione o differimento dell'accesso, il Segretario Generale dispone, indipendentemente dal ricorso pendente, l'immediata ammissione all'accesso, dandone avviso all'interessato nella forma più idonea. Copia del provvedimento adottato viene immediatamente depositata nelle forme prescritte presso il Tribunale Amministrativo Regionale, per gli effetti previsti dall'ultimo comma dell'art. 23 della Legge 6 dicembre 1971, n. 1034. Nel caso che dagli accertamenti effettuati risulti che, secondo le norme di legge e del presente regolamento, non è consentito l'accesso ai documenti richiesti, il Segretario riferisce al Presidente per la costituzione a difesa della Provincia nel giudizio promosso dall'interessato. ART. 13 VIGILANZA SULL'ACCESSO La vigilanza sull'esercizio del diritto di accesso viene assicurata dal Segretario Generale dell'ente. ART. 14 RINVIO ALLA NORMATIVA VIGENTE Per quanto non espressamente previsto nel presente regolamento si applicheranno tutte le norme vigenti in materia in quanto non incompatibili. ART. 15 ENTRATA IN VIGORE Per quanto attiene la pubblicità e l'entrata in vigore del presente regolamento si richiama l'art. 81 dello Statuto della Provincia. Provincia di Trieste 8