Direzione Centrale Bilanci e Servizi Fiscali Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici. Roma, 20/03/2014

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1 Direzione Centrale Bilanci e Servizi Fiscali Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici Roma, 20/03/2014 Circolare n. 34 Ai Dirigenti centrali e periferici Ai Responsabili delle Agenzie Ai Coordinatori generali, centrali e periferici dei Rami professionali Al Coordinatore generale Medico legale e Dirigenti Medici e, per conoscenza, Al Commissario Straordinario Al Presidente e ai Componenti del Consiglio di Indirizzo e Vigilanza Al Presidente e ai Componenti del Collegio dei Sindaci Al Magistrato della Corte dei Conti delegato all'esercizio del controllo Ai Presidenti dei Comitati amministratori di fondi, gestioni e casse Al Presidente della Commissione centrale per l'accertamento e la riscossione dei contributi agricoli unificati Ai Presidenti dei Comitati regionali Ai Presidenti dei Comitati provinciali Allegati n.3 OGGETTO: SOMMARIO: Accentramento dei pagamenti delle spese di funzionamento e di quelle istituzionali, a controllo di budget, tramite la procedura automatizzata MASF Mandati Accentrati Spese di Funzionamento. Istruzioni operative e contabili. Variazioni al piano dei conti. A decorrere dal 24 marzo sarà accentrato il pagamento delle spese che utilizzano la procedura spese di funzionamento tramite il nuovo applicativo denominato MASF (mandati accentrati delle spese di funzionamento) 1) Premessa

2 Continuando nel processo di riforma e di semplificazione dei sistemi di pagamento, a decorrere dal 24 marzo 2014 sarà resa disponibile alle Strutture territoriali la procedura informatica denominata MASF Mandati accentrati delle spese di funzionamento con la quale viene estesa la modalità che consente l accentramento sulla contabilità speciale della Banca d Italia, intestata alla Direzione generale, ai pagamenti relativi alle spese di funzionamento obbligatorie e non obbligatorie, nonché alle spese istituzionali a controllo di budget che utilizzano la procedura spese di funzionamento su SAP contabilità. Si rappresenta, inoltre, che è stata rilasciata anche una specifica procedura, variante di MASF, per il pagamento di prestiti pluriennali, piccoli prestiti e borse di studio, oggetto di specifica successiva circolare, che consente l integrazione con il sistema gestionale SIN, utilizzato per la concessione dei prestiti e delle borse di studio, erogate dalla Gestione credito e welfare. Prima di fornire le istruzioni inerenti alla nuova procedura, si richiamano brevemente gli adempimenti amministrativi e contabili contenuti nel Regolamento per l amministrazione e la contabilità dell Istituto, relativi alla gestione economico-finanziaria delle uscite (artt. da 27 a 35). Sull argomento è stata di recente pubblicata la circolare n. 30 del 3 marzo 2014, che ha presentato il nuovo sistema gestionale amministrativo contabile (SIGEC), a cui dovranno uniformarsi tutte le strutture dell Istituto, per poter effettuare prenotazioni, impegni e pagamenti, per i capitoli relativi alle spese di funzionamento obbligatorie e non (riepilogati nell allegato n. 8 alla citata circolare), nell ambito del processo di programmazione e autorizzazione della spesa. La nuova procedura gestionale, strettamente connessa con MASF, si collegherà definitivamente a tale applicativo, una volta terminato il processo di integrazione. Per le spese a carattere non obbligatorio e per quelle obbligatorie indicate nell allegato n. 8 della suddetta circolare n. 30/2014 è necessario che la fase dell impegno venga preceduta dalla prenotazione della spesa e che l impegno di spesa sia richiesto dai Dirigenti che gestiscono i centri di responsabilità, secondo le rispettive competenze e nei limiti delle assegnazioni di budget, agli Uffici gestione delle attività contabili. Per le prestazioni ed altre spese a carattere obbligatorio, gli impegni sono assunti dai Dirigenti centrali e territoriali, assegnatari dei budget secondo le rispettive competenze, e la loro registrazione viene effettuata di norma contestualmente all ordinazione. Si richiama l attenzione sulla responsabilità, in capo agli Uffici di contabilità, nella verifica dei seguenti requisiti, sia che si tratti di spese a carattere obbligatorio che discrezionale: 1) competenza, per legge o per regolamento, del Dirigente che ha emesso il provvedimento di spesa; 2) corretta imputazione contabile al capitolo o voce di spesa interessata e all esercizio di competenza, in cui risulta assunta l obbligazione giuridica verso terzi (con eccezione delle spese a carattere pluriennale, per le quali l impegno dovrà essere assunto in ciascun esercizio per la quota di competenza, sussistendo i presupposti indicati all art. 28, commi 5-6, del regolamento di contabilità); 3) esistenza della prenotazione di spesa (per tutti i capitoli inseriti nell allegato n. 8 alla richiamata circolare n. 30/2014) e comunque della disponibilità sufficiente sul capitolo o voce di spesa interessati. Compiuta la verifica dei requisiti sopra descritti, il funzionario contabile acquisisce l impegno di spesa su SAP contabilità e annota il numero, l articolo, la data di registrazione, il capitolo di spesa e l importo, su apposito modello di richiesta di registrazione dell impegno, per la successiva firma da parte del Responsabile dell Ufficio gestione attività contabili. Una copia del modello viene restituita ai competenti Uffici amministrativi.

3 E a cura degli Uffici amministrativi la liquidazione della spesa, che costituisce la fase del procedimento con cui, in base ai documenti e ai titoli comprovanti il diritto del creditore, si determina l esatto importo da pagare, nei limiti dell impegno assunto, e comporta l emissione di apposito dispositivo di pagamento. Nell ambito della fase dell ordinazione delle spese di funzionamento, occorre che il pagamento sia disposto mediante l emissione degli ordinativi di pagamento da parte degli Uffici gestione attività contabili, previa verifica della rispondenza della documentazione in ordine alla regolarità della fornitura, nonché alla regolarità contabile e fiscale della fattura, alla verifica del DURC e alla verifica di morosità da inviare a Equitalia S.p.A., ai sensi dell art. 48-bis del D.P.R 29 settembre 1973, n. 602, del Decreto Ministero dell economia e delle finanze 18 gennaio 2008, n. 40 e delle circolari del Ministero dell economia e delle finanze n. 22/2008, n. 29/2009 e n. 27/ ) Istruzioni operative La nuova procedura denominata MASF insiste sul sistema SAP contabilità e ad essa si accede tramite un apposito cruscotto applicativo dal ruolo ZMASF, sezione Mandati accentrati Spese di Funzionamento - realizzato per la gestione della proposta di pagamento. Al fine di fornire una guida al corretto utilizzo di tale procedura, nonché per illustrare tutte le possibilità offerte dall applicazione all operatore e per la consultazione del monitor di controllo, è stato redatto un manuale operativo (allegato n. 1), pubblicato sulla Intranet dell Istituto ai seguenti indirizzi: Intranet_Direzione generale_direzione centrale sistemi informativi e tecnologici_area flussi telematici incassi e contabilità_manualistica; Intranet_Direzione generale_direzione centrale bilanci e servizi fiscali_servizi online_documenti _manuali Il menu di accesso alle nuove funzionalità, per l inserimento di tutti i dati necessari al pagamento e la relativa contabilizzazione, sarà assegnato a tutti gli utenti contabili delle Strutture territoriali. Al momento, la nuova procedura, dopo una fase di sperimentazione, è già utilizzata, per i pagamenti della Direzione generale, e verrà rilasciata per l utilizzo generalizzato delle Sedi, a far data dal 24 marzo 2014, come indicato in premessa. Per proposta di pagamento s intende il nuovo documento riassuntivo, contenente tutti gli elementi necessari ai fini della predisposizione del lotto telematico per il pagamento accentrato tramite Banca d Italia. Detto documento assolve sostanzialmente la funzione dell ordinativo di pagamento, dovrà essere stampato e dovrà essere sottoscritto, con firme leggibili, dal direttore di sede e dal titolare del riscontro contabile ovvero da loro sostituti appositamente designati che effettueranno i necessari controlli degli atti prodotti dagli uffici amministrativi. Si ricorda che deve essere sempre assicurata la distinzione tra chi provvede alla liquidazione della spesa e chi ne dispone l ordinazione. Il Direttore regionale o provinciale o loro delegati autorizzeranno la conversione della proposta di pagamento in mandato accentrato, tramite la funzione Accettazione presente sull applicativo, che implica la predisposizione dei dati per l invio della proposta accettata al lotto telematico. Ovviamente, tale operazione presuppone la conclusione di tutto il procedimento di verifica e controllo degli atti e l avvenuta apposizione delle firme sul documento riassuntivo da parte del direttore di sede e del titolare del riscontro contabile ovvero dei loro sostituti. Al fine di attribuire il ruolo che consente l accettazione (la trasmissione della proposta

4 validata che sarà inserita nel lotto telematico per il pagamento tramite Banca d Italia), i Direttori regionali e delle Strutture territoriali dovranno inviare apposita richiesta all indirizzo e- mail simonetta.felicetti@inps.it, indicando il nominativo da delegare per l invio della proposta, che si sostanzia nell emissione effettiva del mandato di pagamento. In attesa delle richieste, sono abilitati alla funzione di accettazione soltanto i Direttori di sede. 3) Spese istituzionali a controllo di budget Come già accennato, nuova procedura automatizzata MASF è utilizzabile anche per i pagamenti accentrati delle spese istituzionali a controllo di budget (capitoli 3U , 3U ; 3U , 3U ;3U ). A differenza di quelle di funzionamento, per tali spese non è applicabile il nuovo sistema gestionale amministrativo contabile (SIGEC), né è richiesta la prenotazione di spesa, ma comunque vigono i medesimi adempimenti amministrativi e contabili, previsti per i controlli preventivi all ordinazione della spesa e persiste l obbligo di assumere l impegno sui pertinenti capitoli. 4) Istruzioni contabili per la predisposizione dei mandati attraverso la procedura dei pagamenti accentrati Il processo dei pagamenti accentrati MASF prevede, dopo l elaborazione amministrativa e l assunzione degli impegni, attualmente ancora in modalità manuale, nelle more dell integrazione con il sistema SIGEC valido per le spese di funzionamento, la definizione della proposta di pagamento, corredata di tutte le informazioni necessarie per l esecuzione del mandato. La proposta autorizzata viene trasmessa automaticamente alla Direzione generale, al fine di consentire l emissione del mandato di pagamento tramite Banca d Italia. Sulla contabilità delle Sedi interessate viene registrata la scrittura contabile, predisposta automaticamente per l assunzione dei debiti verso i beneficiari, con imputazione al seguente conto di nuova istituzione, movimentabile esclusivamente da procedura automatizzata: GPA10251 Debiti per spese di funzionamento. Predisposti i lotti, identificati da un apposito codice prefisso SF per l identificazione dei pagamenti relativi alle spese di funzionamento, la Direzione centrale bilanci e servizi fiscali emette i corrispondenti ordinativi, preacquisiti in maniera automatica, con imputazione nella contabilità della Direzione generale al conto di interferenza di nuova istituzione, anch esso movimentabile soltanto da procedura automatizzata: GPA55173 Pagamenti accentrati presso la Direzione generale tramite la procedura delle spese di funzionamento. Quest ultima operazione contabile, consente la successiva registrazione, sulla contabilità di ciascuna sede interessata, per la chiusura del conto di debito GPA10251, in contropartita dello stesso conto di interferenza. Sul sistema SAP è presente un apposita funzionalità per la consultazione dei lotti di pagamento da parte degli operatori contabili. Ad essa si accede seguendo il percorso descritto nel paragrafo 2.2) Consultazione dei lotti di pagamento, del Manuale utente allegato alla citata circolare n. 31/2014 (cfr. allegato n. 4). 5) Gestione dei riaccrediti Per la rilevazione contabile di eventuali riaccrediti di pagamenti accentrati non andati a buon

5 fine, sulla base del flusso telematico di rendicontazione degli stessi, fornito da Banca d Italia, le somme verranno imputate sulla contabilità della Direzione generale al conto d interferenza in uso GPA55180 Riaccrediti di somme non riscosse dai beneficiari, relativi a pagamenti accentrati presso la Direzione generale. La chiusura del conto di interferenza sulle singole Sedi avverrà in contropartita del conto esistente GPA10031 Debito per somme non riscosse dai beneficiari assistito da apposito partitario contabile, con l indicazione del codice bilancio appositamente istituito per le somme non riscosse dai beneficiari, relative alle spese di funzionamento. La chiusura contabile della partita aperta in conseguenza dell eventuale riaccredito, affluito automaticamente sul conto GPA10031, potrà intervenire per la riemissione in pagamento della somma riaccreditata, qualora siano stati corretti errori formali, ovvero per reintroito delle somme secondo le istruzioni presenti nel paragrafo 11), al punto Pagamento da non riemettere, del citato manuale operativo allegato alla presente circolare. Nei casi di reintroito, sarà cura della Direzione generale provvedere, a fine esercizio, all imputazione contabile delle somme. Per eventuali chiarimenti sull uso della procedura si potrà inviare a: simonetta.felicetti@inps.it o a mariacristina.iacovone@inps.it Nell allegato n. 2 si propone lo schema di biglietto contabile strutturato per la rilevazione del nuovo processo di erogazione delle spese di funzionamento; nell allegato n. 3 si riportano le variazioni al piano dei conti. Il Direttore Generale Nori

6 Sono presenti i seguenti allegati: Allegato N.1 Allegato N.2 Allegato N.3 Cliccare sull'icona "ALLEGATI" per visualizzarli.