Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione, Manuale operativo dei controlli dell Esperto Legale

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1 Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione, Manuale operativo dei controlli dell Esperto Legale Versione Maggio 2017

2 Som m ar i o 1. Premessa 3 2. L Esperto legale e le attività di verifica L incarico dell esperto legale: i soggetti affidatari Le attività di verifica Riferimenti normativi Ambito dei controlli Output delle verifiche Attestazione legale sulla regolarità delle procedure di affidamento Allegato 1 Domanda di rimborso Dettaglio delle spese verificate Allegato 2 Risultanze della verifica dell Esperto legale Allegato 3 Dichiarazione sostitutiva iscrizione albo professionale Scadenze Contatti Allegati 16 Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione 2

3 1. Premessa Come previsto dal Manuale delle Regole di Ammissibilità delle Spese nell ambito del Fondo Asilo Migrazione e Integrazione , l Autorità Responsabile si avvale della figura dell Esperto legale, al fine di verificare, in relazione agli appalti di servizi, di forniture e di lavori e al conferimento di incarichi individuali esterni nell ambito della realizzazione delle attività finanziate, la correttezza delle procedure di affidamento espletate e dei relativi contratti stipulati. 2. L Esperto legale e le attività di verifica 2.1 L incarico dell esperto legale: i soggetti affidatari Il Beneficiario Capofila o un Partner di progetto, coerentemente con le tempistiche previste dalla Convenzione di Sovvenzione per la presentazione delle Domande di Rimborso e dell Attestazione legale, nel caso in cui sia previsto almeno un affidamento di servizi, forniture, lavori o di un incarico individuale esterno deve affidare l incarico di Esperto legale del progetto a: Professionisti iscritti all Albo degli Avvocati da almeno 5 anni. Studi Legali Associati. In questo caso è necessario che il soggetto preposto alla firma sia iscritto all Albo da almeno 5 anni e sia munito di formale delega per la sottoscrizione della documentazione in nome e per conto del Partner dello Studio Legale Associato. Per poter validamente assumere l incarico di Esperto legale del progetto è necessario possedere il requisito di indipendenza ovvero essere indipendenti dal clientebeneficiario, tanto sotto il profilo intellettuale quanto sotto il profilo formale. Nel momento in cui l incarico sia affidato ad uno Studio Legale Associato, il suddetto requisito è esteso anche a quest ultimo. Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione 3

4 Il Professionista non deve accettare un incarico di verifica del progetto se tra esso ed il Beneficiario (ivi incluso il Capofila e tutti i Partner di progetto) esistono relazioni finanziarie, d'affari, di lavoro o di altro genere (comprese quelle derivanti dalla prestazione al cliente-beneficiario di taluni servizi diversi dalla revisione) tali che un terzo ragionevole ed informato riterrebbe compromessa l'indipendenza del professionista nello svolgimento di tale incarico. 2.2 Le attività di verifica Riferimenti normativi Nello svolgimento delle verifiche di competenza, l Esperto deve attenersi a quanto previsto dalla normativa comunitaria e nazionale vigente, dalle linee guida e dalle disposizioni operative definite dalla Commissione Europea e dall Autorità Responsabile per l attuazione e la rendicontazione dei progetti finanziati. Si riporta di seguito l elenco delle norme e dei documenti a cui far riferimento per adempiere a quanto sopra descritto. Riferimenti normativi comunitari: Regolamento (UE) N. 514/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 16 aprile 2014 recante disposizioni generali sul Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione (FAMI) e sullo strumento di sostegno finanziario per la cooperazione di polizia, la prevenzione e la lotta alla criminalità e la gestione delle crisi; Regolamento (UE) n. 516/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 16 aprile 2014 che istituisce il Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione, che modifica la decisione 2008/381/CE del Consiglio e che abroga le decisioni n. 573/2007/CE e n. 575/2007/CE del Parlamento europeo e del Consiglio e la decisione 2007/435/CE del Consiglio; Riferimenti normativi nazionali: Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione 4

5 Manuale delle Regole di Ammissibilità delle Spese nell ambito del Fondo Asilo Migrazione e Integrazione , riportante l elenco delle regole di ammissibilità delle spese; Vademecum per l Attuazione dei progetti: guida pratica per la comprensione degli adempimenti richiesti dalla Commissione Europea nonché per l attuazione delle disposizioni operative stabilite dall Autorità Responsabile, fornita dalla stessa Autorità ai Beneficiari Finali. D.Lgs. 18 aprile 2016 n. 50 (Codice degli appalti pubblici e dei contratti di concessione in attuazione delle direttive 2014/23/UE, 2014/24/UE e 2014/25/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 26 febbraio 2014) e successive modificazioni ed integrazioni; Legge n. 136/2010 (in vigore dal 07/09/2010), art. 3 e 6 e D.L. 187/10 conv. L. 217 del in G.U. n. 295 del con cui si stabiliscono le regole di tracciabilità dei flussi finanziari atte a combattere infiltrazioni criminali nella sfera degli interessi pubblici con particolare riferimento al settore delle commesse pubbliche. D.Lgs. 6 settembre 2011, n. 159 (Codice Antimafia). Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n. 165 (T.U. Pubblico Impiego). Il Manuale delle spese ammissibili e il Vademecum di attuazione dei progetti sono reperibili sul sito del Ministero dell Interno: Documenti di riferimento/ Regolamenti Ambito dei controlli Le attività di verifica hanno ad oggetto tutti gli affidamenti di forniture, di servizi e di lavori e tutti gli incarichi individuali esterni formalizzati nell ambito del progetto e inseriti nella Domanda di Rimborso intermedia/finale, indipendentemente dalla macrovoce di spesa in cui sono stati rendicontati. Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione 5

6 In particolare i controlli dell Esperto legale devono essere effettuati sulla documentazione in originale e devono riguardare: a) con riferimento alle spese della macrovoce A - Costi del personale (ad esclusione del personale interno stabilmente in organico, in quanto non rientrante in nessun caso nella definizione di affidamenti oggetto di controllo riportata nel paragrafo 2.3.3): l effettivo espletamento di una procedura comparativa in coerenza con le normative applicabili (D. Lgs. 165/2001) e comunque secondo quanto previsto dal Vademecum di Attuazione dei Progetti; la presenza di idonea motivazione, nel solo caso di committenti privati e in cui oggetto di verifica siano affidamenti intuitu personae per importi inferiori ad 5.000,00; la presenza nel Contratto di tutti gli elementi necessari per la regolamentazione dell accordo; la sottoscrizione del Contratto da parte di soggetti dotati di adeguati poteri di firma; la coerenza tra l oggetto del contratto e il Curriculum Vitae della risorsa; la correttezza della qualificazione giuridica del rapporto di lavoro. Nel caso di Amministrazioni Centrali (e sue articolazioni periferiche): prova dell'espletamento del controllo preventivo di legittimità della Corte dei Conti, nei casi di cui all art. 3, comma 1 lett. f-bis, legge n. 20/1994; prova dell espletamento del Controllo di regolarità amministrativa e contabile (art. 5 del D. Lgs 123 del 2011). b) con riferimento alle altre macrocategorie di costo (eccetto le spese relative a revisore indipendente ed esperto legale, rientranti nella macrovoce G Auditors, escluse dai controlli pur se rientranti nella definizione di affidamenti oggetto della verifica riportata nel paragrafo 2.3.3): l effettivo espletamento di una procedura ad evidenza pubblica, rispettosa dei principi di libera concorrenza, parità di trattamento, non discriminazione, trasparenza, proporzionalità e pubblicità; Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione 6

7 la conformità delle procedure per l individuazione dei soggetti fornitori di beni o servizi e degli appaltatori di lavori alle previsioni normative vigenti1 (in primis D. Lgs. 18 aprile 2016, n. 50) e a quelle specifiche del Fondo (Manuale delle Regole di Ammissibilità delle Spese nell ambito del FAMI e il Vademecum di Attuazione dei Progetti); il possesso da parte dei terzi affidatari dei requisiti e delle competenze richieste dall intervento; la presenza nel Contratto di tutti gli elementi necessari per la regolamentazione dell accordo; la sottoscrizione del Contratto da parte di soggetti dotati di adeguati poteri di firma; l adempimento degli obblighi di cui all art. 3 della Legge n. 136 del 2010, con riferimento agli appalti di servizi, forniture e lavori (presenza della clausola di assunzione degli obblighi di tracciabilità; della comunicazione del conto corrente dedicato da parte dell appaltatore; l indicazione del CIG e del CUP sullo strumento di pagamento); l assolvimento degli obblighi previsti in materia di documentazione antimafia di cui agli articoli 82 e s.s. del D. Lgs. 6 settembre 2011, n.159, nonché la presenza dell autocertificazione antimafia per affidamenti il cui importo è pari o superiore ad 5.000,00 (IVA esclusa) fino alla soglia prevista dall art.83 comma 3 lettera e); il rispetto da parte dei terzi affidatari del divieto di subaffidare ad altri soggetti l esecuzione, anche di parte, delle attività. Nel caso di Amministrazioni Centrali (e sue articolazioni periferiche): prova dell'espletamento del controllo preventivo di legittimità della Corte dei Conti, nei casi di cui all art. 3, comma 1, lett. g, legge n. 20/1994, salvo espresse deroghe legislative; 1 Nel caso di mancato rispetto delle norme in materia di appalti pubblici, l esperto legale sarà tenuto a verificare se le irregolarità riscontrate siano riconducibili a una delle casistiche previste dall Allegato alla Decisione CE 9527 del "relativa alla fissazione e all'approvazione degli orientamenti per la determinazione delle rettifiche finanziarie che la Commissione deve applicare alle spese finanziate dall'unione nell'ambito della gestione concorrente in caso di mancato rispetto delle norme in materia di appalti pubblici" ed a indicare il relativo tasso di rettifica eventualmente applicabile. Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione 7

8 prova dell espletamento del Controllo di regolarità amministrativa e contabile (art. 5 del D. Lgs 123 del 2011). 2.3 Output delle verifiche L Esperto legale, dopo aver completato le verifiche di competenza, come sopra descritte, deve procedere alla formalizzazione delle stesse attraverso la predisposizione e la validazione dei seguenti modelli: Attestazione legale; Allegato 1 Domanda di rimborso - Dettaglio delle spese verificate; Allegato 2 Risultanze della verifica dell Esperto legale; Allegato 3 Dichiarazione sostitutiva iscrizione albo professionale. I suddetti documenti devono essere compilati, firmati (in maniera autografa o digitale) in ogni parte, come più dettagliatamente descritto nei paragrafi che seguono e, successivamente, trasmessi all AR tramite Sistema Informativo FAMI nella Cartella Doc aggiuntivi del Beneficiario. Nel caso in cui l attività di verifica legale venga effettuata da più Esperti legali, l Attestazione legale e i relativi allegati devono essere firmati da ciascuno di essi. Nel caso non venga utilizzata una firma digitale dell Esperto legale, l Esperto legale e il Beneficiario devono firmare ciascuna sezione ove è prevista la firma. N.B: Il Verbale di verifica deve essere accompagnato da: una dichiarazione sostitutiva di certificazione di iscrizione all'albo professionale (Allegato 3 Dichiarazione sostitutiva iscrizione albo professionale); una copia di un documento d identità (in corso di validità) dell Esperto legale/degli Esperti legali che ha/hanno sottoscritto il Verbale e gli allegati; da eventuale idonea documentazione attestante i poteri di firma dell Esperto legale/degli Esperti legali. L Allegato 3, il documento d identità e la documentazione attestante i poteri di firma dovranno essere scansionati e caricati a sistema insieme al Verbale di verifica in un unico file. Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione 8

9 2.3.1 Attestazione legale sulla regolarità delle procedure di affidamento L Attestazione legale deve essere debitamente compilata dall Esperto legale in ogni sua parte riportando, come di seguito descritto, le informazioni richieste in ciascuna sezione. Il frontespizio del documento deve riportare le seguenti informazioni: codice identificativo di progetto; titolo del progetto; nome del Beneficiario Capofila; codice CUP. Sezione 1 - Anagrafica (Figura 1). L Esperto legale deve compilare le tabelle presenti inserendo: dati identificativi del Beneficiario Capofila, dei Partner e del progetto; dati anagrafici soggetto responsabile della verifica (persona fisica); dati anagrafici del Legale Rappresentante del Beneficiario Capofila o del soggetto suo delegato alla firma. Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione 9

10 Figura 1: Anagrafica di progetto Sezione 2 - Oggetto dell attestazione relativa al progetto. L Esperto legale deve riportare i riferimenti del progetto, del Beneficiario e della Domanda di Rimborso oggetto di controllo al fine di dichiarare di aver effettuato tutte le verifiche di competenza. Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione 10

11 Sezione 3 - Esito dell Attestazione legale. L Esperto legale deve apporre un segno di spunta sulla casella di proprio interesse, a seconda che non abbia evidenziato alcun rilievo, oppure abbia rilevato irregolarità. La sezione rimanda: all Allegato 1 - Domanda di rimborso - Dettaglio delle spese verificate; all Allegato 2 - Risultanze della verifica dell Esperto legale. Sezione 4 Dichiarazione di assenza di cause di incompatibilità e/o conflitto di interesse. L Esperto Legale deve riportare i riferimenti del progetto, del Beneficiario e di eventuali Partner al fine di dichiarare l assenza di cause di incompatibilità e/o conflitto di interesse. L assenza di cause di incompatibilità e/o conflitto di interesse è estesa anche allo Studio Legale Associato, nel caso in cui l incarico sia affidato a quest ultimo. Sezione 5 Delega al professionista firmatario nel caso di incarico a Studio Legale Associato e nello specifico, nel momento in cui l esperto legale incaricato del controllo non sia Partner dello Studio. Sezione 6 Dichiarazione congiunta di avvenuto controllo. L Esperto legale deve riportare informazioni sulla verifica e i riferimenti del Beneficiario e del progetto al fine di dichiarare la conclusione delle verifiche e il Beneficiario Capofila, da parte sua, deve dichiarare di aver ricevuto comunicazione delle risultanze delle verifiche svolte dall Esperto legale e di aver proceduto a firmare l Allegato 2 alla presente Attestazione. A conclusione dell'intero procedimento di compilazione del documento, sia l Esperto legale che il Beneficiario Finale dovranno apporre la propria firma (digitale o autografe). Si precisa che l Allegato 2 deve essere presentato e sottoscritto dall Esperto e dal Beneficiario anche nel caso in cui non siano emersi rilievi o irregolarità. Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione 11

12 2.3.2 Allegato 1 Domanda di rimborso Dettaglio delle spese verificate L Allegato 1 Domanda di rimborso Dettaglio delle spese verificate è costituito dalla Domanda di rimborso presentata dal Beneficiario e oggetto di verifica da parte dell Esperto legale. Rappresenta il documento per l avvio delle attività di controllo dell Esperto, il quale deve analizzare tutte le spese riportate all interno al fine di individuare quelle oggetto del proprio controllo. La Domanda di rimborso presentata dal Beneficiario deve essere scaricata dal Sistema Informativo FAMI, firmata dall Esperto in maniera digitale, o autografa in ogni sua pagina, e infine caricata sul sistema informativo nella cartella Documenti aggiuntivi del Beneficiario. Si precisa che la Domanda di Rimborso è reperibile nel Fascicolo di Progetto -> Rimborso intermedio -> Documenti di Interim Assessment oppure Fascicolo di Progetto -> Rimborso finale -> Documenti di Final Assessment Allegato 2 Risultanze della verifica dell Esperto legale Le risultanze delle verifiche svolte dall Esperto legale devono essere formalizzate nell Allegato 2 Risultanze della verifica dell Esperto legale, il quale riporta: le informazioni generali di progetto; 4 sezioni che dovranno essere compilate per singolo affidamento/contratto (ad ogni riga dovrà corrispondere un affidamento/contratto, anche qualora lo stesso faccia riferimento a più spese Ref. all'interno della Domanda di rimborso). La Sezione 1 Affidamenti oggetto di controllo deve essere compilata dall Esperto legale riportando i dati richiesti per ciascun affidamento/contratto oggetto di rendicontazione da parte del Beneficiario Finale nell'ambito della Domanda di rimborso intermedia o finale. Si precisa che gli affidamenti oggetto di controllo dovranno essere (indipendentemente dal giudizio di regolarità/irregolarità) tutti gli appalti di Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione 12

13 servizi, di forniture, di lavori e i conferimenti di incarichi professionali nell ambito del progetto. La Sezione 1 rappresenta così l Elenco delle spese controllate dall Esperto legale. In particolare, si richiede di indicare nella sezione in oggetto la macrocategoria di spesa rispetto al budget, il/i Ref. della Domanda di rimborso intermedia/finale, la tipologia di affidamento, i Soggetti Appaltante e Affidatario, l oggetto dell'affidamento e gli importi previsti da contratto e rendicontati. 1 - AFFIDAMENTI OGGETTO DI CONTROLLO (appalti di forniture, servizi, lavori e incarichi individuali esterni) ID Macrocategoria di spesa (da Budget) Ref. della Domanda di rimborso intermedia/ finale Tipologia di affidamento Soggetto Affidante Soggetto Affidatario Oggetto dell'affidamento Importo previsto da Importo rendicontato ( ) contratto ( ) Importo netto IVA Importo netto IVA 1 A3 - Incarichi professionali 12, 13, 14 Incarico individuale esterno Associazione XYZ Mario Verdi Mediazione 2.459,00 541, ,00 220,00 2 F1 - Servizi per un impor to fino a 4.999,99 20, 21 Appalto di forniture Associazione XYZ Società ABC Svolgimento corsi , , ,00 660, Figura 2: Sezione 1 Affidamenti oggetti di controlli Nella Sezione 2 Risultanze verifica Esperto legale vengono sintetizzate le risultanze emerse dalle verifiche svolte dall'esperto Legale, con riferimento a ciascun affidamento/contratto oggetto di controllo. In particolare per ciascun ambito di controllo (procedure di affidamento, contrattualistica e adempimenti in materia di tracciabilità, documentazione antimafia) dovrà essere riportata una descrizione sintetica della fattispecie analizzata indicando anche la documentazione visionata e le eventuali irregolarità e l'esito del controllo positivo/negativo sulla base del rispetto o meno della normativa di riferimento (Codice degli Appalti Pubblici D. Lgs. 50/2016, Vademecum di attuazione dei progetti, Legge 136/2010). Dovrà infine essere riportato il riepilogo di tutte le irregolarità/note riscontrate per ciascun affidamento/contratto. Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione 13

14 Figura 3: Sezione 2 - risultanze verifica esperto legale Nella Sezione 3 Eventuali controdeduzioni del Beneficiario dovranno essere inserite eventuali controdeduzioni, a fronte delle irregolarità/note evidenziate dall Esperto. 3 - EVENTUALI CONTRODEDUZIONI DEL BENEFICIARIO Controdeduzioni - Figura 4: Sezione 3 - controdeduzioni Nella Sezione 4 Risultanze finali Esperto legale a fronte delle controdeduzioni dovrà riportare le risultanze finali, confermando o meno, a seguito delle controdeduzioni presentate dal beneficiario, le irregolarità individuate in origine. 4 - RISULTANZE FINALI ESPERTO LEGALE A FRONTE DELLE CONTRODEDUZIONI Irregolarità/Note Clausola di tracciabilità successiva alla stipula del contratto Figura 5: Sezione 4 - risultanze finali Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione 14

15 A conclusione dell'intero procedimento di verifica e di compilazione del documento, sia l Esperto legale che il Beneficiario Finale dovranno apporre la propria firma digitale. In alternativa, dovranno essere riportate le firma autografe dagli stessi soggetti nelle rispettive sezioni ove previsto. Per informazioni più dettagliate in merito alle modalità di compilazione dei singoli campi l Esperto legale deve seguire le istruzioni riportate nel secondo sheet Modalità di compilazione del file stesso Allegato 2 Risultanze della verifica dell Esperto legale. Si precisa che l Allegato 2 deve essere presentato e sottoscritto dall Esperto e dal Beneficiario anche nel caso in cui non siano emersi rilievi o irregolarità Allegato 3 Dichiarazione sostitutiva iscrizione albo professionale L Allegato 3 Dichiarazione sostitutiva iscrizione albo professionale deve essere compilato dall Esperto legale riportando all interno i propri riferimenti e i dati di iscrizione all Albo degli Avvocati al fine di autocertificare l iscrizione stessa. A conclusione della compilazione del documento l Esperto legale dovrà apporvi la propria firma. 2.4 Scadenze Le attività di verifica devono essere svolte secondo tempistiche che garantiscano il rispetto dei termini di presentazione della documentazione predisposta dall Esperto legale definite nella Convenzione di Sovvenzione e che garantiscano inoltre la presa visione da parte del revisore di tutta la documentazione (il beneficiario è tenuto alla trasmissione dell Attestazione legale e degli allegati al Revisore contabile indipendente), per il seguito di competenza. 3. Contatti Numero Ufficio Controlli FAMI Indirizzo mail dlci.rendicontazionefami@interno.it Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione 15

16 4. Allegati Attestazione legale Allegato 2 Risultanze della verifica dell Esperto legale Allegato 3 Dichiarazione sostitutiva iscrizione albo professionale Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione 16