MANUALE DEL FORNITORE

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1 MANUALE DEL FORNITORE

2 FlexLink richiede a tutti i fornitori di sviluppare sistemi basati su standard internazionali (ISO 9001, ISO e OHSAS18001) e sottoposti a continui miglioramenti a livello di prestazioni. SOMMARIO 1. Introduzione Definizioni Codice di condotta per fornitori e terzisti Innovazione Protezione delle informazioni riservate Proprietà intellettuale Standard qualitativi per i fornitori Scelta dei fornitori Valutazione dei fornitori Advanced Product Quality Planning (APQP) Production Part Approval Process (PPAP) Riunioni di controllo qualità Gestione Sostenibilità e ambiente Miglioramento continuo Catena di distribuzione... 7 OBIETTIVO I fornitori FlexLink svolgono un ruolo essenziale per le nostre attività di sviluppo e la distribuzione di prodotti a valore aggiunto per i clienti. Questo manuale offre indicazioni utili a tutti i fornitori che lavorano con FlexLink su base globale e/o locale. Ci auguriamo che possiate trovare utile questo manuale. In caso di domande, non esitate a contattare il responsabile degli acquisti o della sostenibilità presso la sede centrale. 2

3 1. INTRODUZIONE A partire dai componenti del convogliatore fino alle soluzioni chiavi in mano, FlexLink offre soluzioni per flussi di produzione automatizzati progettati per ottimizzare l'efficienza complessiva dei processi di produzione. Il nostro obiettivo Definire lo standard per le soluzioni di flussi di produzione. La nostra missione Aumentare l efficienza produttiva dei fornitori. I nostri valori Rispetto Responsabilità Conoscenza Passione 2. DEFINIZIONI I fornitori possono essere suddivisi in due tipi: 1. Fornitori di componenti: ovvero fornitori che consegnano la merce al nostro reparto Product & Supply Division (PSD) e/o alle unità di vendita aziendali. 2. Terzisti: ovvero fornitori che offrono servizi direttamente presso la sede del cliente, il nostro reparto Product & Supply Division (PSD) e/o le unità di vendita. 3. CODICE DI CONDOTTA PER FORNITORI E TERZISTI I fornitori e i terzisti di FlexLink svolgono un ruolo importante nel consolidare la qualità elevata del brand aziendale. Ogni fornitore è quindi tenuto a rispettare i principi del codice di condotta FlexLink concepito appositamente per i fornitori. La conformità a tale codice viene verificata regolarmente. Insieme con i nostri fornitori condividiamo l'obiettivo di affermarci come prima scelta per i nostri clienti, nel rispetto del credo aziendale e dei seguenti principi: I rapporti commerciali con i fornitori vengono sempre condotti all'insegna del rispetto reciproco e dell'etica professionale. Ci impegniamo nella creazione di soluzioni innovative ad alte prestazioni e a valore aggiunto. Crediamo nella costruzione di un rapporto basato sulla fiducia e sul rispetto con i nostri fornitori, che trattiamo in modo equo e onesto. Scegliamo i fornitori sulla base di standard razionali e trasparenti: qualità, costo, tempi di consegna, innovazione, sostenibilità, miglioramenti continui e valori condivisi per una crescita proficua. Lavoriamo con tutti i fornitori, indipendentemente da razza, nazionalità, dimensioni e proprietà. Costruiamo e manteniamo relazioni a lungo termine solide e vantaggiose, basate sulla fiducia reciproca. 4. INNOVAZIONE Al fine di porre lo standard per le soluzioni di flussi di produzione, insieme con i nostri fornitori, siamo alla costante ricerca di nuove tecnologie nell ambito della produzione e dei materiali. A tale scopo, i responsabili della gestione dell'innovazione presso FlexLink selezionano fornitori ambiziosi e capaci di promuovere nuovi processi di produzione. I nostri fornitori vengono costantemente incoraggiati a condividere idee e concetti. 5. PROTEZIONE DELLE INFORMAZIONI RISERVATE Il know-how e le informazioni riservate e proprietarie di FlexLink ( Informazioni riservate ) fanno parte del capitale intellettuale strategico dell'azienda e svolgono un ruolo importante nella creazione del vantaggio competitivo di FlexLink. Tali informazioni riservate sono state raccolte nel corso di numerosi anni e costituiscono in larga misura il risultato degli investimenti significativi fatti dal gruppo FlexLink. L'uso delle informazioni riservate di FlexLink per scopi non autorizzati e/o la divulgazione di tali informazioni a entità o individui non autorizzati potrebbero causare sostanziali danni a FlexLink. Le informazioni riservate di FlexLink devono essere protette mediante il corretto utilizzo di accordi di riservatezza adeguati, che devono essere siglati dal fornitore prima della divulgazione di qualsivoglia informazione riservata. Protezione delle informazioni riservate e dei segreti commerciali in ambito R&D Nell'eventualità in cui a un fornitore coinvolto in un progetto R&D (ricerca e sviluppo) vengano fornite informazioni riservate relative a un'innovazione da brevettare o il cui design deve essere protetto, la divulgazione di tali informazioni dovrà essere regolamentata da adeguati accordi di riservatezza. 3

4 6. PROPRIETÀ INTELLETTUALE Nel caso in cui un fornitore venga ingaggiato per lo sviluppo o l'ottimizzazione di un prodotto o componente proprietario di FlexLink, è essenziale che tutti i diritti di proprietà intellettuale pertinenti, creati dal fornitore in relazione al prodotto o componente, vengano debitamente trasferiti a FlexLink per consentite a quest'ultima di fare uso commerciale di tale sviluppo o ottimizzazione senza limitazioni. 7. STANDARD QUALITATIVI PER I FORNITORI Gli standard qualitativi per i fornitori si applicano ai fornitori interni ed esterni di materiali o servizi diretti o indiretti che hanno un impatto sulla qualità del prodotto finito FlexLink. Certificazione QMS di terze parti I nostri fornitori sono tenuti, come requisito minimo, ad essere certificati ISO 9001:2008 tramite un ente di certificazione accreditato e a fornire a FlexLink una copia di certificato valido. L utilizzo di fornitori che non soddisfano i requisiti sopra menzionati viene gestito caso per caso. 7.1 Scelta dei fornitori Il processo di selezione dei fornitori è regolamentato dal codice di condotta FlexLink. Il processo valuta tutti i potenziali fornitori di FlexLink nelle seguenti aree: finanze, struttura del cliente, qualità, processo di distribuzione, gestione, livello di servizio, progettazione, produzione, qualità del prodotto, lavorazione, livello di costo. 7.2 Valutazione dei fornitori I fornitori di FlexLink vengono valutati a livello di sistema, processi e prodotti. Sistemi e processi: tutti i fornitori (nonché i terzisti, se necessario) sono tenuti a consentire a FlexLink di accedere ai rispettivi siti di produzione al fine di svolgere le appropriate attività di controllo. I fornitori dovranno altresì collaborare con i rappresentanti di FlexLink e implementare le modifiche concordate. Prodotti: tutti i fornitori (nonché i terzisti, se necessario) che distribuiscono prodotti possono essere valutati sulla base di: Advanced Product Quality Planning (APQP, pianificazione avanzata della qualità del prodotto) Production Part Approval Process (PPAP, processo di omologazione dei componenti di produzione) Durante la valutazione di un nuovo fornitore, vengono presi in considerazione i seguenti aspetti: Esame del sistema di controllo qualità Processo di gestione dei reclami Gestione delle non conformità correlate al processo Processo di testing Gestione degli strumenti Calibrazione Tutti i terzisti e i fornitori di componenti vengono valutati sulla base dei criteri definiti in ogni unità locale. 7.3 Advanced Product Quality Planning (APQP) Accordi sulla documentazione tecnica La documentazione tecnica viene fornita da FlexLink sotto forma di specifiche costituite da disegni, specifiche sui materiali, trattamenti, imballaggio e consegna e altre specifiche sui prodotti. Tale documentazione verrà allegata agli ordini di acquisto o ai contratti. Tutta la documentazione tecnica distribuita ai fornitori da FlexLink è da considerarsi di proprietà di FlexLink e in quanto tale dovrà essere trattata come strettamente riservata. Ai fornitori potrà essere richiesto di firmare un accordo di riservatezza (vedere i paragrafi 5 e 6). I fornitori sono tenuti a confermare formalmente a FlexLink la propria accettazione delle specifiche finali del prodotto e delle successive modifiche. Le prove documentate devono essere conservate e messe a disposizione di FlexLink. Fornitori PSD FSA Tutti i documenti, le specifiche e i modelli CAD vengono pubblicati sul Web. Tutti i fornitori PSD sono tenuti a contattare l'ufficio acquisti per ottenere istruzioni sull'uso del portale FSA (FlexLink Supplier Archive). 4

5 Difetti e deviazioni I fornitori dovranno monitorare e documentare i difetti con la maggiore tempestività possibile al fine di sviluppare un piano EDD (Effective Defects and Deviations) con l'obiettivo di raggiungere l'eccellenza nei risultati nella fase iniziale della produzione o in un periodo di tempo concordato con FlexLink. Le prove documentate devono essere conservate e messe a disposizione di FlexLink. Rischio di errori nel processo I fornitori dovranno attuare, gestire e documentare un piano attività strutturato al fine di valutare le probabilità che si verifichino difetti o che tali difetti non vengano rilevati nel corso del processo, valutando anche le operazioni date in subappalto e quelle di consegna. Le prove documentate devono essere conservate e messe a disposizione di FlexLink. Il risultato dovrà essere una valutazione dei rischi quantificata con lo scopo di stabilire una serie di azioni di miglioramento in ordine di priorità e di finalizzare lo svolgimento del processo e il piano di controllo dei fornitori. Le prove documentali devono essere conservate e messe a disposizione di FlexLink. Prototipi FlexLink può richiedere ai fornitori di produrre prototipi, ad esempio a scopo di testing. I prototipi dovranno essere fabbricati dalle stesse fonti e dagli stessi terzisti che si intende utilizzare nella produzione in serie. FlexLink dovrà essere formalmente informata di qualsivoglia deviazione dai requisiti. Qualora tali deviazioni non venissero approvate da FlexLink, i prototipi non verranno fabbricati. 7.4 Production Part Approval Process (PPAP) Materiale diretto Definizione: qualsiasi prodotto che verrà trasformato o utilizzato come prodotto finito di FlexLink. A seconda del tipo di prodotto, FlexLink informerà i fornitori delle attività particolari necessarie per verificare la conformità alle specifiche. Se, nell'ambito delle specifiche, FlexLink impone l'uso di una determinata fonte o di uno specifico terzista, i fornitori saranno tenuti a effettuare gli acquisti esclusivamente presso tale fonte o terzista. In qualsiasi caso i fornitori hanno l'obbligo di garantire la qualità di componenti, materiali e servizi dati in subappalto. Materiale indiretto Definizione: prodotti, attrezzature o servizi che non verranno trasformati in un prodotto finito di FlexLink ma che hanno un effetto sui prodotti finiti (ad esempio lubrificanti, attrezzi e strumenti di misurazione). FlexLink non prevede una procedura specifica per l'approvazione del materiale indiretto. La procedura più adatta viene definita caso per caso. Omologazione dei prodotti Campione iniziale: prodotto che garantisce che il fornitore opera in conformità all'ordine e alle specifiche di FlexLink nel processo di fabbricazione. Un campione iniziale è necessario nei seguenti casi: Utilizzo di un nuovo fornitore per un prodotto nuovo o esistente Sviluppo di un nuovo prodotto Modifiche al prodotto che riguardano il disegno, le specifiche o il materiale (incluse le richieste di offerta) Spostamento di strumenti, macchinari o installazioni in un altro impianto di produzione del fornitore Modifiche al processo di produzione Sostituzione del terzista per materie prime, componenti acquistati o servizi, ad esempio il trattamento termico o il rivestimento Nuovo strumento di produzione Modifiche significative agli strumenti o ai macchinari di produzione (riparazioni estese) Modifiche significative ai metodi di ispezione o testing Richiesta specifica di FlexLink Richiesta del fornitore Ogni campione iniziale deve presentare: Se stabilito nelle specifiche Data di produzione, sulla griglia o sul contatore se presente Numero articolo Codice materiale Codice cavità Confezione ed etichetta del prodotto Trattamento di superficie, se appropriato Etichetta con la dicitura "Campione iniziale per FlexLink" preparata da FlexLink Protocollo di misurazione in cui vengono verificati tutti gli attributi e le misurazioni stabiliti nelle specifiche Richieste di approvazione delle deviazioni, se applicabili Se necessario, le deviazioni dalle specifiche possono essere concordate in concomitanza all'ordine. 5

6 Il campione iniziale dovrà essere inviato all'indirizzo indicato nell'ordine di acquisto all'attenzione della persona che ha emesso l'ordine. Il protocollo di misurazione deve includere: Numero articolo Numero disegno e revisione Data Responsabile della misurazione Disegno corrispondente al protocollo Tutti gli altri requisiti (colore, materiale, ecc.) devono essere controllati e annotati. Se viene utilizzato un misuratore, deve essere menzionato nel protocollo con il numero di ID. Numero ordine FlexLink Attrezzature utilizzate per la misurazione Il protocollo di misurazione e i relativi valori devono essere preferibilmente digitati al computer e non scritti a mano. La lingua da utilizzare è l'inglese. Se possibile, il protocollo di misurazione in formato digitale dovrà essere inviato tramite al responsabile acquisti o a un altro destinatario specificato. Le misurazioni fuori dai limiti di tolleranza devono essere contrassegnate nel protocollo. Tutte le dimensioni devono essere misurate includendo la tolleranza geometrica. I fornitori non sono autorizzati a inviare campioni iniziali con dimensioni fuori dai limiti di tolleranza, salvo diversamente concordato con FlexLink in una richiesta di approvazione deviazioni. I fornitori non sono autorizzati a fornire prodotti di serie prima di ricevere conferma dell'approvazione del prodotto da FlexLink. Avvio della produzione L'approvazione da parte di FlexLink non solleva i fornitori dalla responsabilità di verificare che tutte le attività pianificate nella fase APQP siano state completate e siano idonee per la produzione in serie. 7.5 Riunioni di controllo qualità FlexLink organizza regolarmente riunioni con le aziende che forniscono merci, prodotti e servizi al fine di verificarne la qualità. FlexLink richiede ai fornitori di attenersi al manuale e alle istruzioni e procedure impartite dagli addetti agli acquisti e: Gestire attrezzature, processi, sistemi di qualità e personale al fine di produrre prodotti in modo uniforme e a costi contenuti e di fornire servizi che soddisfano le esigenze di FlexLink e dei suoi clienti. Sviluppare e implementare un piano APQP (Advanced Product Quality Planning). Dimostrare che tutti i prodotti e i servizi forniti sono conformi alle specifiche. 8. GESTIONE 8.1. Sostenibilità e ambiente I fornitori sono tenuti ad adottare i principi del codice di condotta di FlexLink e a fornire prova della propria conformità a tali principi quando richiesto. I fornitori sono tenuti ad adottare i principi di FlexLink in tema di salute, sicurezza e ambiente. A tale scopo devono implementare un sistema di gestione ambientale efficiente in conformità con ISO o una specifica equivalente. I fornitori non certificati vengono gestiti caso per caso. Gli impianti di produzione devono essere conformi a tutte le norme ambientali e sulla sicurezza in relazione all'uso di sostanze proibite, pericolose e soggette a restrizioni. La prova documentata di tale conformità dovrà essere fornita a FlexLink su richiesta. In caso di problemi relativi alla conformità ai requisiti legali di salute, sicurezza e ambiente legati alla cooperazione con FlexLink, i fornitori sono tenuti a informare immediatamente FlexLink. I fornitori si impegnano a garantire che nessuna delle sostanze incluse nell'elenco delle sostanze proibite o soggette a restrizioni stilato da FlexLink verrà utilizzata nei prodotti consegnati a FlexLink o nel processo di fabbricazione correlato. Potrebbe inoltre essere richiesto ai fornitori di presentare rapporti relativi alla composizione dei materiali dei prodotti che contengono una o più sostanze proibite o soggette a restrizioni. 8.2 Miglioramento continuo I fornitori devono implementare un sistema di gestione della qualità ben documentato basato sulla serie di standard ISO 9000 e conforme ai requisiti qualitativi di FlexLink. I fornitori si impegnano a confrontare regolarmente gli indicatori di prestazioni chiave con gli obiettivi e a formulare strategie di miglioramento. Uno degli obiettivi dei fornitori deve essere quello di aumentare la soddisfazione di FlexLink proponendo miglioramenti ai prodotti forniti al fine di ottenere prodotti più competitivi. 6

7 Responsabilità verso terzisti e subfornitori I fornitori principali devono garantire che i terzisti e i subfornitori dispongano di un sistema di gestione della qualità di terze parti certificato in conformità con ISO 9001 qualora il materiale, il servizio o l'attività subappaltata abbia un impatto sulla qualità del prodotto o sulle proprietà fisiche del prodotto fornito a FlexLink. In assenza di tale requisito, i fornitori non saranno autorizzati a utilizzare le fonti o i terzisti designati salvo previa approvazione da parte di FlexLink Catena di distribuzione Fabbricazione Gli impianti di produzione dei fornitori devono essere strutturati in modo da ridurre al minimo lo spostamento e la manipolazione dei materiali e da consentire un flusso sincronizzato degli stessi. Ordine e pulizia nelle operazioni e nei processi devono essere mantenuti e sistematicamente migliorati. I fornitori devono identificare i macchinari e le attrezzature chiave e sviluppare un piano di manutenzione preventiva efficace che comprenda: Manutenzione regolare da parte degli operatori Ispezioni a intervalli fissi Manutenzione correttiva Verifica continua delle attività di manutenzione. Termini e condizioni I fornitori sono tenuti a seguire le procedure locali specifiche. Fatturazione Tutte le fatture inviate a FlexLink devono includere le seguenti specifiche: Ogni fattura deve fare riferimento a un ordine di acquisto di FlexLink Ogni fattura deve essere conforme ai requisiti fiscali e legali specifici del rispettivo paese Le fatture che non soddisfano questi requisiti verranno rifiutate e restituite ai fornitori. Le modifiche a prodotti e processi sono in genere soggetti ad approvazione preventiva da parte di FlexLink. Un prodotto non conforme o sospetto non potrà essere spedito senza approvazione documentata di FlexLink in cui siano specificate la quantità dei componenti e la durata dell'approvazione. In caso di problemi o potenziali problemi con i termini di consegna pianificati, i fornitori sono tenuti a informare immediatamente FlexLink. Qualsiasi prodotto o servizio non conforme ai criteri di accettazione di FlexLink, rilevato presso FlexLink o la sede del cliente finale, verrà registrato e notificato. In caso di non conformità, FlexLink si riserva il diritto di eseguire un controllo qualità per verificare l'efficacia delle attività di risoluzione dei problemi. Etichettatura, imballaggio e spedizione I fornitori sono tenuti a seguire le procedure locali specifiche. 7

8 Australia FlexLink Systems Pty Ltd Mount Waverley VIC France FlexLink Systems SAS Elancourt cedex + 33-(0) info.fr@flexlink.com Malaysia FlexLink Automation Sdn Bhd Shah Alam info.my@flexlink.com Thailand FlexLink Systems Pte Ltd Bangkok info.th@flexlink.com Belgium FlexLink Systems N.V. Leuven +32-(0) info.be@flexlink.com Germany FlexLink Systems GmbH Offenbach info.de@flexlink.com The Netherlands FlexLink Systems B.V. Hoofddorp +31-(0) info.nl@flexlink.com Turkey FlexLink Systems Turkey info.tr@flexlink.com Brazil FlexLink Systems Ltda Barueri SP info.br@flexlink.com Hungary FlexLink Systems Kft. Budapest info.hu@flexlink.com Poland FlexLink Systems Polska Sp. z o.o. Plewiska /k. Poznania info.pl@flexlink.com United Kingdom FlexLink Systems Ltd Milton Keynes +44-(0) info.uk@flexlink.com Canada FlexLink Systems Canada, Inc. Burlington, ON info.ca@flexlink.com China FlexLink Automation Shanghai +86-(0) info.cn@flexlink.com India FlexLink Systems India Pvt. Ltd. Gurgaon info.in@flexlink.com Indonesia PT FlexLink Systems Jakarta info.id@flexlink.com Russia FlexLink Systems LLC St. Petersburg +7-(812) info.ru@flexlink.com Singapore FlexLink Systems Pte Ltd Singapore info.sg@flexlink.com USA Main office FlexLink Systems, Inc. Allentown, PA +1 (610) info.us@flexlink.com South FlexLink Systems, Inc. Greenville, SC +1 (864) Czech Republic FlexLink Systems Praha info.cz@flexlink.com Italy FlexLink Systems S.p.A. Rivoli info.it@flexlink.com Spain FlexLink Systems España, S.L. Barcelona info.es@flexlink.com West FlexLink Systems, Inc. Richardson, TX +1 (972) Finland FlexLink Systems Helsinki info.fi@flexlink.com Japan Tsubaki FlexLink Co. Tokyo +81(0) info.jp@flexlink.com Sweden FlexLink AB, Sales Unit Nordic Göteborg +46-(0) info.se@flexlink.com ASSICURATE ALLA VOSTRA PRODUZIONE UN VANTAGGIO COMPETITIVO! FlexLink offre soluzioni per flussi di produzione automatizzati per processi di fabbricazione, assemblaggio, test e confezionamento. Grazie alla sua rete mondiale di uffici locali e partner in oltre 60 paesi, la giusta soluzione è sempre a portata di mano o visitate: FL2101 Copyright 2013 FlexLink