Istruzioni INCOPIA. Conservazione dei Documenti Informatici. Unità Operativa. Università degli Studi di Messina

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1 a cura di Salvatore Nania e Giovanni Pirrotta Unità Operativa Conservazione dei Documenti Informatici Università degli Studi di Messina Istruzioni INCOPIA

2 I N C O P I A Istruzioni per la Normalizzazione del Corrispondente e dell Oggetto nel Protocollo Informatico d Ateneo

3 ISTRUZIONI OPERATIVE Istruzioni a cui attenersi nella descrizione del corrispondente e dell oggetto, elementi obbligatori e immodificabili della registrazione protocollare, al fine di realizzare l obiettivo della loro necessaria normalizzazione

4 I PROTAGONISTI IL CORRISPONDENTE L OGGETTO

5 IL CORRISPONDENTE Mittente per il documento in arrivo Destinatario per il documento in partenza e per il documento trasmesso agli uffici afferenti alla stessa amministrazione

6 L OGGETTO Sintesi analitica del contenuto del documento

7 L OGGETTO ESAUSTIVO IMMODIFICABILE

8 I.1 Il corrispondente e l oggetto devono essere descritti dal generale al particolare

9 I.1 Il corrispondente e l oggetto devono essere descritti dal generale al particolare Il corrispondente e l oggetto devono essere descritti dal generale al particolare, utilizzando discrezionalmente il trattino, obbligatoriamente preceduto e seguito da uno spazio, per separare parti al loro interno

10 I.1 Il corrispondente e l oggetto devono essere descritti dal generale al particolare Dipartimento Attività Culturali e Turismo di Roma Capitale Roma Capitale - Dipartimento Attività Culturali e Turismo

11 I.1 Il corrispondente e l oggetto devono essere descritti dal generale al particolare Titolo di studio Rossi Giovanni - richiesta conferma Richiesta conferma titolo di studio Rossi Giovanni

12 I.2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo equilibrato

13 I.2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo equilibrato Nella descrizione del corrispondente e dell oggetto devono essere evitate le parole interamente in maiuscolo, fatta eccezione per le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi previsti in tale formato

14 I.2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo equilibrato 28 luglio 2015

15 I.2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo equilibrato Nella descrizione del corrispondente e dell oggetto devono o possono, a seconda dei casi, essere utilizzate alcune parole con la lettera iniziale maiuscola

16 I.2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo equilibrato LA LETTERA INIZIALE MAIUSCOLA DEVE ESSERE UTILIZZATA all inizio del testo dopo il punto, tranne nei casi in cui il punto sia utilizzato per puntare abbreviazioni, sigle o acronimi per i nomi di persona per i nomi di enti, organi e cariche per i nomi di luogo per i nomi di via, piazza o altra area di circolazione

17 I.2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo equilibrato LA LETTERA INIZIALE MAIUSCOLA PUO ESSERE UTILIZZATA per evidenziare le parole ritenute imprescindibili nella descrizione del corrispondente e dell oggetto

18 I.2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo equilibrato Bianchi Antonio Associazione Italiana Celiachia Università degli Studi di Palermo Principato di Monaco Via XX Settembre Tribunale di Milano - Sezione Lavoro

19 I.2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo equilibrato Nomina del medico competente

20 I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi

21 I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi devono essere riportati da soli se sono facilmente riconducibili alla struttura o al modulo a cui si riferiscono e/o se sono previsti nell apposito elenco devono essere riportati tra parentesi tonde di seguito alla denominazione completa e per esteso della struttura o del modulo se non sono facilmente riconducibili ad essi ne previsti nell'elenco

22 I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi Ministero dell Economia e delle Finanze (MEF) MEF

23 I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi Dichiarazione Sostitutiva Unica (DSU) DSU

24 I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi vanno puntati o meno e riportati in lettere maiuscole o minuscole a seconda del formato previsto nell elenco o, qualora non siano stati previsti nell elenco, nel formato utilizzato nel documento

25 I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi M.I.U.R. miur MIUR

26 I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi Legge 240/2010 L. 240/2010

27 I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi Anno Accademico 2015/2016 A.A. 2015/2016 a.a. 2015/2016

28 I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi UniCredit S.p.A. UniCredit s.p.a. UniCredit spa

29 I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi

30 I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi NELL INDICAZIONE DEGLI AGGETTIVI NUMERALI ORDINALI DEVONO ESSERE, DI NORMA, UTILIZZATI I NUMERI ARABI seguiti dalla "o" in esponente, se espressi al maschile seguiti dall'accento circonflesso (in formato italiano), se espressi al femminile

31 I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi di 1 grado

32 I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi (31 ciclo)

33 I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi 1ˆ sessione 2015

34 I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi Liquidazione mensilità 2ˆ rata

35 I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi I NUMERI ROMANI, NON SEGUITI DA ALCUN CARATTERE IN ESPONENTE, DEVONO ESSERE UTILIZZATI SOLTANTO quando fanno parte della denominazione di una struttura quando fanno parte della denominazione di una via, di una piazza o di altra area di circolazione per numerare tomi, parti e capitoli di un libro per distinguere papi, sovrani e secoli

36 I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi Associazione 20 Settembre Associazione XX Settembre

37 I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi Via 24 Maggio Via XXIV Maggio

38 I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi Capitolo primo Capitolo 1 Capitolo I

39 I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi Benedetto sedicesimo Benedetto 16 Benedetto XVI

40 I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi Luigi XIV Luigi XIV

41 I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi Secolo ventunesimo Secolo XXI

42 I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione

43 I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Nell uso del copia e incolla è necessario evitare di riportare le parole Mittente, Oggetto, Fwd etc., utilizzate nel documento

44 I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Mittente: Università degli Studi di Catania Università degli Studi di Catania

45 I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Oggetto: Trasmissione attestazione ISEE Fwd: Trasmissione attestazione ISEE Trasmissione attestazione ISEE

46 I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione

47 I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Nell uso del copia e incolla è necessario evitare di riportare le preposizioni iniziali utilizzate nel campo destinatario del documento

48 I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione All Assessorato alle Politiche Sociali del Comune di Messina Comune di Messina - Assessorato alle Politiche Sociali

49 I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Nell uso del copia e incolla è necessario evitare la mera trascrizione dell oggetto presente nel documento

50 I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Trasferimento Rossi Antonio Trasferimento Rossi Antonio, con effetto immediato, dal Dipartimento Risorse Umane al Dipartimento Servizi Finanziari

51 I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Nell uso del copia e incolla è necessario evitare la mera trascrizione dell oggetto del primo documento nella risposta e nei documenti successivi

52 I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione

53 I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione

54 I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Comunicazione dell adozione, per il periodo dal 20 luglio 2015 al 6 settembre 2015, per esigenze di servizio, dell orario di lavoro ordinario per la Dott.ssa e il Dott.

55 I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Richiesta autorizzazione svolgimento attività assistenziale Verdi Luca Richiesta autorizzazione svolgimento attività assistenziale Verdi Luca - risposta Concessione autorizzazione svolgimento attività assistenziale Verdi Luca

56 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi

57 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati necessari per la sua identificazione univoca, desumibili, in caso di dubbi, anche dagli eventuali allegati al documento principale o dalle conoscenze certe del protocollista

58 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi I DATI NECESSARI PER L'IDENTIFICAZIONE DEL CORRISPONDENTE SONO COSTITUITI DAI SEGUENTI ELEMENTI elementi obbligatori (il cognome ed il nome per la persona fisica e la denominazione per la persona giuridica) qualificatori, quali il codice fiscale e l'indirizzo, se conosciuti

59 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi Rossi Giovanni Comune di Messina

60 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi I nomi di persona devono essere riportati in forma completa ed estesa inserendo in ordine anagrafico, qualora il corrispondente abbia piu cognomi e/o piu nomi, i cognomi nel campo cognome, il primo nome nel campo nome e gli altri nomi nel campo secondo nome

61 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi E necessario riportare il nome completo e non la sola iniziale puntata, assolutamente insufficiente ad identificare univocamente il corrispondente

62 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi Bianchi E. Giovanna Bianchi Elena G. Bianchi Giovanna Elena Bianchi Elena Giovanna

63 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi B. Rossi Luca Bianchi R. Luca Rossi Bianchi Luca Bianchi Rossi Luca

64 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi I nomi di struttura devono essere riportati in forma abbreviata inserendo soltanto le abbreviazioni, le sigle o gli acronimi per le strutture per le quali sono previsti nell apposito elenco, alle quali sono facilmente riconducibili o per le quali non e possibile in alcun modo sciogliere le abbreviazioni, le sigle o gli acronimi

65 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi Istituto Nazionale della Previdenza Sociale Istituto Nazionale della Previdenza Sociale (INPS) INPS

66 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi I nomi di struttura devono essere riportati in forma estesa inserendo i nomi completi delle strutture (comprensivi di eventuali virgolette espressamente previste nella denominazione ufficiale), seguiti tra parentesi tonde da eventuali abbreviazioni, sigle o acronimi, non previsti nell elenco e/o non facilmente riconducibili alle strutture

67 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi Università degli Studi di Roma La Sapienza Università degli Studi di Roma La Sapienza

68 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi IVG di Messina Istituto Vendite Giudiziarie (IVG) di Messina

69 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi I nomi delle eventuali articolazioni e sottoarticolazioni interne alle strutture devono essere riportati di seguito ai nomi delle strutture (trascritti in forma abbreviata o estesa a seconda dei casi) e separati da un trattino, obbligatoriamente preceduto e seguito da uno spazio

70 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi INPS Messina Direzione Provinciale INPS di Messina INPS - Direzione Provinciale di Messina

71 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi Associazione Nazionale Magistrati (ANM) Messina Sezione Distrettuale Messina Associazione Nazionale Magistrati (ANM) Associazione Nazionale Magistrati (ANM) - Sezione Distrettuale di Messina

72 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi Dipartimento di Giurisprudenza dell Università di Catania Università di Catania - Dipartimento di Giurisprudenza

73 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi Consiglio di Dipartimento di Giurisprudenza dell Università di Catania Università di Catania - Dipartimento di Giurisprudenza - Consiglio

74 I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi AOU Policlinico G. Martino - Direzione Generale - Area Staff

75 I.7 L oggetto deve essere rappresentativo del contenuto del documento

76 I.7 L oggetto deve essere rappresentativo del contenuto del documento L oggetto deve rappresentare il contenuto del documento consentendo a chi legge di coglierne lo spirito senza dover ricorrere alla lettura del documento

77 I.7 L oggetto deve essere rappresentativo del contenuto del documento L oggetto deve essere analiticamente sintetico consentendo la chiara ed immediata comprensione degli elementi principali del documento tralasciando gli elementi secondari del documento

78 I.7 L oggetto deve essere rappresentativo del contenuto del documento L OGGETTO DEVE, PERTANTO, ESSERE coerente essenziale esaustivo

79 I.7 L oggetto deve essere rappresentativo del contenuto del documento D.R. di annullamento dell esame D.R. annullamento esame Sociologia generale (superato il 24 febbraio 2016 con voti 30/30) Bianchi Antonio (iscritto con matricola n al corso di laurea triennale in Scienze del servizio sociale) D.R. annullamento esame Bianchi Antonio (matricola n )

80 I.8 L oggetto deve essere descritto utilizzando la forma verbale sostantivata

81 I.8 L oggetto deve essere descritto utilizzando la forma verbale sostantivata L oggetto deve essere descritto utilizzando il verbo, finalizzato ad esprimere l azione, in forma sostantivata e non in forma diretta

82 I.8 L oggetto deve essere descritto utilizzando la forma verbale sostantivata Chiede il riconoscimento della carriera accademica pregressa Richiesta riconoscimento carriera accademica pregressa

83 I.9 L oggetto deve essere descritto rispettando i principi di uniformità e univocità

84 I.9 L oggetto deve essere descritto rispettando i principi di uniformità e univocità L oggetto deve essere descritto rispettando i principi di uniformità e univocità in modo tale da semplificare la ricerca e garantire il recupero dell informazione (information retrieval) da parte di qualsiasi protocollista

85 I.9 L oggetto deve essere descritto rispettando i principi di uniformità e univocità Domanda di partecipazione alla procedura selettiva interna per il passaggio alla posizione economica immediatamente superiore Domanda di partecipazione selezione PEO Area Amministrativa e Categoria C

86 I.10 Le date si indicano per esteso riportando il giorno e l'anno in numeri arabi ed il mese in lettere

87 I.10 Le date si indicano per esteso riportando il giorno e l'anno in numeri arabi ed il mese in lettere Le date devono essere indicate riportando il giorno e l'anno in numeri arabi ed il mese in lettere

88 I.10 Le date si indicano per esteso riportando il giorno e l'anno in numeri arabi ed il mese in lettere Convocazione Senato Accademico per il 10/06/2016 Convocazione Senato Accademico per il 10 giugno 2016

89 I.10 Le date si indicano per esteso riportando il giorno e l'anno in numeri arabi ed il mese in lettere Il primo giorno del mese deve essere indicato utilizzando il numero 1 seguito dalla o in esponente

90 I.10 Le date si indicano per esteso riportando il giorno e l'anno in numeri arabi ed il mese in lettere Convocazione Nucleo di Valutazione per l 1 giugno 2016 Convocazione Nucleo di Valutazione per il primo giugno 2016 Convocazione Nucleo di Valutazione per il 1 giugno 2016

91 I.11 L oggetto deve essere descritto evitando i riferimenti muti

92 I.11 L oggetto deve essere descritto evitando i riferimenti muti L oggetto deve essere descritto evitando i riferimenti normativi muti

93 I.11 L oggetto deve essere descritto evitando i riferimenti muti Richiesta ex art. 30 D.Lgs. 165/2001 Richiesta di trasferimento per mobilità compensativa, ai sensi dell art. 30 del D.Lgs. 165/2001

94 I.11 L oggetto deve essere descritto evitando i riferimenti muti L oggetto deve essere descritto evitando i riferimenti documentali muti

95 I.11 L oggetto deve essere descritto evitando i riferimenti muti Riscontro nota prot. n del 28 gennaio 2016 Concessione del nulla osta al trasferimento per mobilità compensativa, ai sensi dell art. 30 del D.Lgs. 165/2001 (riscontro nota prot. n del 28 gennaio 2016)

96 I.12 L oggetto deve essere descritto evitando il punto a fine frase

97 I.12 L oggetto deve essere descritto evitando il punto a fine frase L oggetto deve essere descritto evitando il punto a fine frase, tranne nei casi in cui la frase si concluda con abbreviazioni, sigle o acronimi puntati

98 I.12 L oggetto deve essere descritto evitando il punto a fine frase Richiesta materiale di consumo

99 CREDITS Rrearz9K7Y/UvDS5oSJpnI/AAAAAAAAL_0/VsNfLFXu4b0/s1600/mail_mujima _0046_40.jpg

100 a cura di Salvatore Nania e Giovanni Pirrotta Unità Operativa Conservazione dei Documenti Informatici Università degli Studi di Messina Grazie per l attenzione