CALL FOR PROPOSAL XVII EDIZIONE DEL FESTIVAL ottobre 2019

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1 CALL FOR PROPOSAL XVII EDIZIONE DEL FESTIVAL 5-20 ottobre 2019 Sei una Scuola? Sei un ente privato, un associazione, un museo? Chiunque può presentare conferenze, spettacoli, mostre o laboratori che potrebbero essere inserite nel programma del prossimo Festival che si terrà dal 5 al 20 ottobre Di seguito vengono presentate tutte le informazioni di dettaglio necessarie alla presentazione di un progetto e alla compilazione dei form richiesti per poter partecipare alla Call for Proposal La Call aprirà venerdì 8 marzo 2019 e resterà aperta: fino a venerdì 29 marzo 2019 per le Scuole; fino a venerdì 5 aprile 2019 per i Privati. Non verranno accettati progetti presentati dopo tali date! Per qualsiasi necessità potete contattare la segreteria dell Associazione alla mail festival@bergamoscienza.it. GUIDA ALLA COMPILAZIONE Prerequisito necessario per poter compilare il form della scheda progettuale per presentare una proposta è avere un account sul sito Chi non fosse ancora registrato, può farlo in pochi semplici passaggi cliccando su Registrati in alto a destra in ogni pagina del sito (o seguendo il link Una volta effettuato l accesso con il proprio indirizzo e la propria password, cliccare sul bottone COMPILA LA CALL 2019 (o utilizzare il link e iniziare la compilazione della scheda progettuale. È obbligatorio compilare una scheda per ogni proposta che si intende presentare. Non si accetteranno proposte che contengano progetti cumulativi. 1

2 STRUTTURA DELLA SCHEDA Il form da compilare è diviso in 3 step: 1 step: dati anagrafici dell Istituto o dell ente privato, dati referenti del progetto, informazioni base dell evento (tipologia, tematiche, target, ecc.); 2 step: descrizione dei contenuti, della tipologia di attività, caricamento di eventuali allegati (immagini, schede tecniche spettacoli, presentazioni, ecc.); 3 step: dettagli di programmazione dell evento, calendario date, durate, capienza partecipanti, eventuale caricamento scheda tecnica-economica (per i Privati) o scheda sede (per le Scuole che richiedono sede). 1 step In questa prima sezione sono presenti alcuni campi a scelta multipla e altri campi di testo. È molto importante compilare ogni singola voce in modo tale da avere tutte le indicazioni e riferimenti, anche per eventuali contatti in fase di valutazione della proposta ed eventuali contatti in fase di programmazione o in sede di evento. Titolo progetto Indicare un macrotitolo se l'istituto o l'ente propone più attività. Il titolo progetto dovrà essere uguale per tutti i singoli eventi. Referenti Indicare un referente e un referente operativo per ogni progetto. Il referente deve essere di tipo scientifico, cioè la figura che supporti la valenza scientifica del progetto e con cui le commissioni o il comitato scientifico possano eventualmente interfacciarsi per approfondimenti in merito ai contenuti prettamente scientifici del progetto proposto. Il referente operativo sarà la figura che sarà fisicamente presente in sede di evento e con cui le commissioni, la segreteria o la logistica possono interfacciarsi in merito a questioni organizzative. Area scientifica d'interesse Indicare UNA SOLA area scientifica di interesse tra quelle proposte. 2 step In questa prima fase è importante descrivere in modo efficace le idee guida e il progetto che si sta proponendo, in modo tale che le commissioni e i comitati deputati alla valutazione siano in grado di comprendere al meglio la proposta e di esprimere un giudizio in merito. 2

3 Per le mostre e i laboratori Descrivere i dettagli scientifici delle attività che svolgeranno i visitatori e il loro coinvolgimento come parte attiva. Per gli spettacoli Inserire i riferimenti e una breve descrizione del regista e/o della compagnia. Specificare inoltre se il progetto è già stato presentato e realizzato ed eventualmente dove e quando. Se foste in possesso di materiale video o altro materiale visionabile che possa essere utile per la valutazione del progetto, inserire i link all interno del campo di testo dedicato alla descrizione del progetto. 3 step Questa sezione è dedicata alla calendarizzazione e alla copertura rispetto alla durata totale del Festival. Per le conferenze Indicare la data in cui si intende proporre la conferenza, in data singola o con eventuali repliche, e l orario di inizio. La durata standard proposta per le conferenze è di 90 minuti comprensiva del momento delle domande dal pubblico. La conferenza, se proposta nelle mattinate dal lunedì al sabato, può essere aperta ad un pubblico composto sia da studenti che da privati. In questo caso, indicare la suddivisione della capienza totale tra i due target. NB Le conferenze dovranno avere una data a partire da giovedì 10 ottobre 2019; Le conferenze dovranno avere un numero massimo di relatori pari a 4; Il Festival per policy non riconosce nessun fee di presenza ai relatori (eccezion fatta per i Premi Nobel), ma può accettare di farsi carico delle spese di vitto e alloggio. Per gli spettacoli Indicare la data in cui si intende proporre lo spettacolo, in data singola o con eventuali repliche, e l orario di inizio. Le durate standard proposte per gli spettacoli sono di 60, 90 o 120 minuti. Lo spettacolo, se proposto nelle mattinate dal lunedì al sabato, può essere aperto ad un pubblico composto sia da studenti che da privati. In questo caso, indicare la suddivisione della capienza totale tra i due target. 3

4 Per le mostre e i laboratori Indicare le date in cui si intende tenere attivi la mostra o il laboratorio. Le durate standard proposte per le mostre o i laboratori sono: Turni proposti per le Scuole: o 60 min mattina, 3 turni pomeriggio, 2 turni [solo se evento rivolto a Scuola Primaria, 6-10 anni] o 90 min mattina, 2 turni pomeriggio, 1 turno [solo se evento rivolto a Scuola Primaria, 6-10 anni] o 180 min mattina, 1 turno con orario: Nel caso in cui per le scuole si propongano due laboratori a prenotazione unica: due classi effettuano una sola prenotazione che comprende due attività distinte, ciascuna classe fa un primo laboratorio, pausa di 30 min e poi si scambiano. Soluzione consigliata per sedi decentrate e lontane da altre attività. Turni proposti per i Privati: o 60 min mattina (solo domenica), 3 turni pomeriggio (lun/ven), 1 turno; (sab/dom), 3 turni o 90 min mattina (solo domenica), 2 turni pomeriggio (lun/ven), 1 turno; (sab/dom), 2 turni NB Le mostre e i laboratori per cui è richiesta una sede verranno valutati in modo più positivo se copriranno l intera durata del Festival (7-20 ottobre) o almeno 7 giorni consecutivi; Le mostre e i laboratori dovranno avere una data a partire da lunedì 7 ottobre 2019; Le mostre che non prevedono dei veri e propri turni ma orari di apertura per visita libera dovranno comunicarci via gli orari effettivi; I laboratori devono essere resi disponibili per gruppi di minimo 30 persone (l equivalente di una classe) ad ogni turno. IMPORTANTE! In calce al 3 step è presente un campo in cui caricare il file excel della Scheda tecnica-economica (per i Privati) o della Scheda sede (per le Scuole che avranno richiesto una sede). È obbligatorio allegare scheda tecnica-economica compilata, pena l esclusione del progetto. 4

5 Per i Privati Inserire l indicazione del regime fiscale a cui verrà assoggettato il costo del preventivo, specificando se il soggetto richiedente e possessore di partita IVA e, in tal caso, a quale aliquota o indicando altri oneri di rivalsa. Se il progetto verrà valutato positivamente ed inserito all interno del programma del Festival, ogni fattura o giustificativo di spesa dovrà pervenire alla segreteria amministrativa in originale o all amministrazione@bergamoscienza.it entro e non oltre il 30 novembre 2019, salvo accordi diretti presi in precedenza. In caso contrario, non potrà venir riconosciuto alcun rimborso o compenso. Qualsiasi spesa o richiesta non preventivata nella scheda tecnica-economica non sarà successivamente approvata da BergamoScienza. Per le Scuole Compilare la Scheda sede inserendo tutte le esigenze relative agli spazi richiesti, in termini di dimensioni, attrezzatura, allestimenti. TIPOLOGIE DI EVENTO Le tipologie di evento del Festival, raggruppate secondo le tre macrocategorie, sono: Parliamo di Scienza Conferenza Tavola rotonda Lezione Che Spettacolo la Scienza Spettacolo Spettacolo teatrale Proiezione film Concerto Sperimentiamo la Scienza Laboratorio Mostra Mostra interattiva Installazione multimediale Altro - Visita guidata 5

6 AREE SCIENTIFICHE E TEMATICHE Per ogni progetto che si intende presentare è necessario indicare una delle 9 aree scientifiche indicate nel form: ASTROFISICA, COSMOLOGIA E SPAZIO CHIMICA E MATERIALI FISICA, MATERIA ED ENERGIA INGEGNERIA, TECNOLOGIA E INDUSTRIA MATEMATICA, LOGICA E INFORMATICA SCIENZE DELLA TERRA, DEL MARE E DELL'AMBIENTE SCIENZE DELLA VITA E BIOTECNOLOGIE MEDICINA E SCIENZE BIOMEDICHE SCIENZE UMANE E SOCIALI Il Comitato Scientifico ha inoltre già delineato le principali tematiche che verranno affrontate all interno del Festival 2019: CAMBIAMENTI CLIMATICI SOSTENIBILITÀ AMBIENTALE FISICA E SPAZIO INTELLIGENZA ARTIFICIALE SCIENZA E SPORT ALIMENTAZIONE Sono graditi progetti che andranno ad affrontare una o più di queste tematiche. FASI CALL Da venerdì 8 marzo 2019 sarà possibile compilare il form online per la presentazione di uno o più progetti per il Festival La Call si sviluppa su più fasi: Prima compilazione da parte dell utente proponente L utente, in ogni momento della compilazione, può salvare la scheda prima di ultimarla cliccando sul bottone Salva come bozza. Una volta ultimata la compilazione, inviare definitivamente la proposta cliccando sul bottone Conferma e invia. ATTENZIONE! Non saranno ammessi alle fasi successive della Call progetti che non siano stati inviati entro i termini stabili ed indicati sia all interno dei rispettivi Bandi, sia all interno del presente documento. 6

7 Ogni utente, sia dopo il salvataggio che dopo l invio, nella propria Area Personale avrà una sezione intitolata Call in cui saranno presenti tutti i riepiloghi dei progetti presentati. Approvazione progetto Se le Commissioni deputate alla valutazione delle proposte avranno valutato positivamente un progetto, la scheda progettuale verrà approvata. Una volta approvata, nella propria Area Personale nella sezione Call si potrà accedere al progetto approvato per procedere a una seconda fase di conferma dei dati precedentemente inseriti e di inserimento delle informazioni necessarie per lo sviluppo del programma online e cartaceo. Come per la fase precedente, sarà possibile salvare temporaneamente la scheda evento cliccando sul bottone Salva come bozza. Una volta ultimata la compilazione, inviare definitivamente la scheda evento cliccando sul bottone Conferma e invia. ATTENZIONE! Non saranno inseriti nel programma del Festival gli eventi le cui schede che non siano state ultimate e inviate entro i termini stabili ed indicati sia all interno dei rispettivi Bandi, sia all interno del presente documento. Anteprima scheda evento online per approvazione finale Una volta ultimata la seconda compilazione da parte dell utente proponente, la segreteria organizzativa svilupperà l intero calendario online della programmazione del Festival. Ogni utente proponente con un evento inserito nel programma, riceverà una comunicazione dalla segreteria con le indicazioni e i termini per poter visualizzare l anteprima del proprio evento sul sito, così come verrà visualizzato una volta pubblicato. Se tutte le informazioni sono corrette e coincidenti con quelle indicate nella scheda definitiva, cliccare per approvazione. Se ci fossero delle inesattezze rispetto a quanto indicato nella scheda definitiva, inviare le correzioni per a festival@bergamoscienza.it. Cliccare per approvazione solo successivamente alle correzioni fatte dalla segreteria organizzativa. ATTENZIONE! Non si effettueranno correzioni dovute ad errori di compilazione delle schede da parte dell utente. Non si effettueranno correzioni successivamente all approvazione dell anteprima della scheda evento. 7

8 Gli eventi per cui non sia stata fornita un approvazione da parte dell utente entro i termini indicati nella comunicazione inviata dalla segreteria, saranno pubblicati comunque, ma senza possibilità di modifiche. Gestione prenotazioni e censimento presenze Dal giorno dell apertura delle prenotazioni, ogni utente che abbia un proprio evento in calendario, nella propria Area Personale avrà una sezione intitolata Gestione eventi in cui troverà tutti gli eventi di cui è referente. Per ogni evento, il referente potrà visualizzare le date, i turni e il numero di posti prenotati. Per ogni turno, sarà inoltre possibile visualizzare ed esportare i dettagli dei singoli prenotati in modo che ogni referente possa essere autonomo nella gestione del proprio evento (es. richiesta arrivo anticipato, ulteriore conferma di prenotazione a ridosso della data, ecc.). Ogni referente sarà poi abilitato all utilizzo della APP per la scansione dei QR code delle prenotazioni all ingresso dei propri eventi e per l aggiunta dei partecipanti non prenotati. Ad ognuno verranno inviate istruzioni dettagliate per l utilizzo e l accesso alla APP. ATTENZIONE! La APP per la scansione dei QR code e per l aggiunta dei partecipanti non prenotati sarà l unico mezzo ammesso per il conteggio delle presenze. Ogni referente operativo è tenuto ad utilizzarla sempre e correttamente. Buona compilazione! 8