Consiglio Nazionale delle Ricerche

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1 DIREZIONE GENERALE Circolare n. 34 /2014 Ai Direttori / Dirigenti delle Unità organiche e delle Strutture dell Ente LORO SEDI OGGETTO: Formulazione del Piano di gestione preliminare 2015 e nuova funzionalità Finanziamenti esterni. Avvio del processo di programmazione A partire dal giorno 11 novembre 2014 sarà disponibile al link la procedura informatica per la predisposizione del Piano di Gestione Preliminare 2015 (PdGp2015). Il procedimento di predisposizione del PdGp 2015 presenta due novità, più sotto illustrate, rappresentate dall adozione di un nuovo piano dei conti finanziario e dalla nuova funzionalità denominata Finanziamenti esterni. Nuovo Piano dei conti finanziario Con il decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze dell 8 maggio 2014, l Ente è stato chiamato a partecipare alla fase sperimentale di adozione di un Piano dei conti integrato, comune a tutte le pubbliche amministrazioni, così come regolamentato dal D.P.R. 4 ottobre 2013, n.132, emanato per l attuazione delle disposizioni di cui all art. 4 del D.Lgs. 31 maggio, 2011, n. 91 recante norme circa l armonizzazione dei sistemi contabili degli enti pubblici. Tale partecipazione e soprattutto la necessità di adeguare i procedimenti contabili ed il sistema informativo-contabile in tempi consoni rispetto all entrata a regime delle disposizioni sull armonizzazione contabile, prevista per il 2016, impongono pertanto l adozione già dal prossimo esercizio di un nuovo Piano dei conti che avverrà in due fasi. La prima, attuata appunto a decorrere dal prossimo esercizio 2015, sarà caratterizzata dalla coesistenza di entrambi i Piani dei conti di cui il vecchio, così come anticipato dalla circolare 31/2014, sarà utilizzabile esclusivamente per la gestione dei residui. Nella seconda fase, attuata a decorrere dal 2016, il vecchio piano dei conti sarà soppresso giungendo quindi all adozione del solo nuovo piano dei conti integrato con il completo allineamento delle codifiche delle capitolazioni a quelle imposte dalle disposizioni in materia.

2 La coesistenza per il 2015 di entrambi i Piani dei conti comporterà: 1. La redazione del Piano di Gestione preliminare 2015 con riferimento al nuovo piano dei conti descritto nell allegato 1, relativo alle capitolazioni di entrata, e nell allegato 2, relativo alla capitolazioni di spesa; 2. Nel corso del 2015, come anticipato nella circolare 31/2014, i residui riportati al nuovo esercizio saranno gestibili come segue: a. i residui passivi propri potranno essere esclusivamente oggetto di liquidazione e pagamento nonché di modifica delle scadenze e di cancellazione contabile o di riduzione dell importo; b. le disponibilità residue potranno essere oggetto solo di variazioni in riduzione. L utilizzo di tali risorse potrà avvenire solo previo storno in c/residui verso le nuove pertinenti capitolazioni di spesa, a valere sulle quali potranno essere disposti impegni impropri; c. i residui attivi potranno essere, come di consueto, oggetto di liquidazione e riscossione nonché di modifica delle scadenze e di cancellazione contabile. 3. Le nuove capitolazioni di spesa potranno quindi essere utilizzate sia per la gestione in c/competenza che in c/residui con la registrazione di impegni impropri previo storno delle disponibilità di cui al precedente punto 2.b.. Le nuove capitolazioni di entrata potranno essere utilizzate, ovviamente, per la sola gestione in c/competenza. Come si evince dalle tabelle allegate, ogni nuova capitolazione è contraddistinta da un doppia codifica: La classificazione (riportata nella colonna evidenziata con sfondo verde), identificata similmente alle codifiche attualmente in uso al fine di facilitare l inserimento dei dati previsionali, che è utilizzata nella prima fase di redazione del Piano di Gestione preliminare (c.d. PdG decisionale ); La voce (riportata nella colonna evidenziata con sfondo rosa), codificata secondo la struttura del piano dei conti integrato di cui al D.P.R. 4 ottobre 2013, n.132, sarà utilizzata nella seconda fase di redazione del Piano di Gestione preliminare (c.d. PdG gestionale ). In gestione, nel corso dell esercizio 2015, la voce costituirà pertanto il riferimento contabile a cui imputare gli accertamenti di entrata in c/competenza, gli impegni di spesa in c/competenza nonché i residui impropri ed, ovviamente, predisporre le modifiche al Piano di gestione in c/competenza. Il nuovo piano dei conti, caratterizzato da una maggiore articolazione e dettaglio rispetto a quello finora adottato, presenta capitolazioni la cui descrizione appare sufficientemente chiara così da consentire la corretta imputazione delle spese e delle entrate alle pertinenti voci. In ogni caso, quanto prima sarà fornito un apposito glossario che costituirà la guida per l imputazione finanziaria. Si evidenzia comunque nel nuovo Piano dei conti, tra l altro, la presenza di: una capitolazione per le spese condominiali; distinte capitolazioni relative alla telefonia (fissa, mobile, VoIP); distinte capitolazioni per la mensa ed i servizi sostitutivi (buoni pasto); 2

3 varie capitolazioni per ogni singola imposta e tassa; distinte capitolazioni per la formazione del personale, a seconda se obbligatoria per legge ovvero se generica e discrezionale. In base alla vigente normativa può annoverarsi nella formazione obbligatoria solo quella in materia di sicurezza del lavoro, trasparenza, anticorruzione e codice comportamentale. Si raccomanda comunque la massima attenzione nella formulazione delle previsioni e nell imputazione delle operazioni gestionali (impegni ed accertamenti) in riferimento alle più pertinenti capitolazioni. In questa sede si ritiene opportuno specificare che per trasferimenti correnti si intendono i trasferimenti erogati, non a fronte di controprestazioni, a terzi come, ad esempio, i finanziamenti passivi erogati dall ente a fronte di convenzioni con istituzioni scientifiche o per iniziative comuni con altri soggetti, per la partecipazione a programmi e progetti scientifici nazionali ed internazionali, i contributi alla ricerca, per la partecipazione ad attività di organismi internazionali, ecc. Risorse da esercizi precedenti, imputazione costo del personale e riparto spese e costi accentrati Per quanto riguarda le risorse provenienti dagli esercizi precedenti, gli Istituti dovranno definire la quota di tali risorse applicabile alle diverse attività. Al fine di fornire una coerente rappresentazione delle attività, ciascun Centro di responsabilità dovrà, altresì, ripartire il personale in servizio (a tempo indeterminato e a tempo determinato) e le spese a gestione accentrata nonché i costi figurativi su GAE associati ai moduli di carattere scientifico. Previsione delle risorse da fonti esterne e interne In ordine alla previsione delle entrate (fonti esterne) e delle correlate spese, le proposte dovranno essere formulate in presenza di un titolo giuridico già formalizzato o in fase prenegoziale avanzata a supporto della previsione di entrata. Si raccomanda la massima attenzione circa la pertinenza dell entrata ai rispettivi capitoli. Circa le risorse da fonti interne, la loro entità sarà comunicata per le vie brevi direttamente alle Strutture interessate e la ripartizione dovrà seguire le indicazioni che verranno fornite e dovrà tendere alla massima copertura finanziaria possibile delle sole spese obbligatorie e necessarie al mantenimento delle Strutture stesse. Limiti di spesa e norme sul contenimento della spesa La procedura informatica per la predisposizione del Piano di Gestione Preliminare, verifica il rispetto dei limiti di spesa previsti dalle norme sul loro contenimento. Le capitolazioni nei confronti dei quali la procedura opera la verifica sono evidenziate nella colonna Soggetto al limite dell allegato 2. 3

4 In merito, oltre ad evidenziare che i limiti si riferiscono esclusivamente a spese su fonti interne essendo venute meno a decorrere dal 2015 le ragioni di estensione del contenimento anche alle spese su fonti esterne, si precisa che in questa fase: a. Per le capitolazioni Missioni del personale dipendente, Beni per attività di rappresentanza, Servizi per attività di rappresentanza e Mostre ed altre spese per relazioni pubbliche la previsione di spesa iniziale 2015 non potrà superare, per ogni singolo Centro di responsabilità, il 50% della quota assegnata nel 2014 per le equivalenti voci di spesa rilevabile il giorno antecedente all avvio del procedimento di formulazione del PdGp; b. Per la capitolazione Acquisto di servizi per la formazione generica e discrezionale non sarà possibile formulare alcuna previsione di spesa iniziale In merito si fa presente che, malgrado la spesa non sia soggetta a limiti, non sarà comunque possibile prevedere alcun stanziamento sulla voce Acquisto di servizi per la formazione obbligatoria in quanto la previsione iniziale 2015 per l intero Ente sarà curata dal competente Ufficio dell Amministrazione centrale. Sarà cura di tale Ufficio provvedere nel corso dell esercizio 2015 ad assegnare, previa programmazione degli interventi alle Strutture interessate le relative disponibilità con apposite modifiche al Piano di gestione. c. Per le capitolazioni Carburanti, combustibili e lubrificanti per autovetture, Noleggi di autovetture, Leasing operativo di autovetture, Manutenzione ordinaria e riparazioni di autovetture, Acquisto di buoni taxi, Mobili e arredi per ufficio e Mobili e arredi per alloggi e pertinenze la previsione di spesa iniziale 2015 non potrà superare, per ogni singolo Centro di responsabilità, il 50% della quota assegnata nel 2014 per le equivalenti voci di spesa rilevabile il giorno antecedente all avvio del procedimento di formulazione del PdGp; d. Per le capitolazioni Pubblicità, Manutenzione straordinaria immobili in locazione, in comodato o in uso ed Autovetture non sarà possibile formulare alcuna previsione di spesa iniziale f. Per le capitolazioni Manutenzione ordinaria e riparazioni di beni immobili in locazione, in comodato o in uso, Manutenzione ordinaria e riparazioni di beni immobili di proprietà, Manutenzione straordinaria fabbricati istituzionali, Manutenzione straordinaria fabbricati industriali e costruzioni leggere e Manutenzione straordinaria fabbricati rurali la previsione di spesa iniziale 2015 non potrà superare, per ogni singolo Centro di responsabilità, il 50% della quota assegnata nel 2014 per le equivalenti voci di spesa rilevabile il giorno antecedente all avvio del procedimento di formulazione del PdGp. Una apposita funzionalità del sistema informativo-contabile SIGLA consentirà la visualizzazione dei limiti di spesa di cui sopra. Nel corso dell esercizio finanziario 2015 i limiti e le conseguenti previsioni di spesa potranno essere variati con le modalità previste dalla circolare CNR n. 12/2011. Fermo restando quanto sopra, la scarsità delle risorse impone necessariamente un vigoroso contenimento delle spese e pertanto si invitano tutte le Strutture ad operare una accorta programmazione e soprattutto ad attuare qualsiasi azione che miri ad una reale riduzione delle spese, con particolare riguardo a quelle per consumi intermedi. 4

5 Rappresentazione aggiornata delle attività scientifiche in corso e preconsuntivo dell esercizio 2014 Ciascun Direttore di Istituto, subito dopo aver attivato la procedura, avrà facoltà di nominare uno o più compilatori incaricati della raccolta e dell inserimento dei dati; si ricorda che le credenziali di accesso sono le stesse adottate per la procedura SIPER - Servizi in linea per il Personale. Nella prima fase, a ciascun Istituto si richiede la validazione dell anagrafica dei moduli/commesse con indicazione dello stato ( proposta di prosecuzione, termina nell anno, nuova proposta ); ciò dovrà avvenire improrogabilmente alla compilazione del PdGp decisionale entro il 1 dicembre Eventuali successive variazioni anagrafiche potranno essere apportate dai Dipartimenti competenti attraverso la procedura informatica Gestione Dipartimenti (intranet) la cui funzionalità specifica verrà nuovamente ri-attivata subito dopo la chiusura dei PdGp, a inizio L inserimento dello stato di avanzamento scientifico e di tutti i dati scientifici previsionali per tutte le commesse/moduli presenti nel sistema potrà essere posticipato ad una seconda fase di compilazione: la raccolta di suddette informazioni dovrà, comunque, avvenire entro il 21 dicembre 2014, data di chiusura della procedura dei PdGp. Si ricorda che potranno essere inserite nuove proposte di attività soltanto se finanziabili per mezzo di fonti esterne previste con ragionevole certezza. Si rammenta, altresì che la procedura del PdGp consente, attraverso la descrizione dello stato di avanzamento delle commesse in corso, l acquisizione di tutti gli elementi di preconsuntivo delle attività: allo scopo si sottolinea la necessità di prestare la dovuta attenzione alla raccolta dei dati relativi al personale esterno partecipante alle attività di ricerca e alle collaborazioni in essere fornendo tutte le informazioni richieste. La raccolta delle suddette informazioni permetterà ai Dipartimenti di verificare la coerenza tra risorse assegnate, obiettivi programmati e risultati raggiunti. Rilascio nuova funzionalità Finanziamenti esterni In via sperimentale, in concomitanza con il PdGp , è stata rilasciata una nuova procedura, denominata Finanziamenti esterni, accessibile mediante browser collegandosi all indirizzo Detta funzionalità consentirà a ciascun Istituto/Dipartimento/Struttura della SAC, la gestione dei dati anagrafici dei progetti finanziati da soggetti terzi nell ambito delle attività Internazionali, Nazionali e Regionali. In questa prima fase l anagrafica dei progetti verrà popolata solo per i nuovi progetti attivati negli ultimi mesi del 2014 e previsti per il 2015, con l obbligatorietà di indicare i gruppi di azioni elementari (GAE), che verranno utilizzati nel sistema informativo-contabile SIGLA, per gestire le entrate, le spese nonché il personale ivi caricato. 5

6 N.B.: Potranno essere collegati ai progetti solo i GAE creati nell esercizio contabile 2015, inoltre si dovrà controllare che il GAE sia collegato esclusivamente ad un progetto. Il piano finanziario del progetto, in questa fase sperimentale, verrà desunto dai movimenti contabili, imputati ai GAE collegati, presenti nel sistema contabile SIGLA (i dati immessi nel piano di gestione verranno utilizzati per definire il piano finanziario iniziale, mentre le variazioni al PdG verranno utilizzate per definire le successive modifiche). Nella successiva fase, prevista per giugno 2015, la realizzazione e il rilascio di un modulo di aggiornamento della procedura, denominato piano finanziario dei progetti che avrà idonea integrazione con SIGLA, sarà richiesta l implementazione dell anagrafica dei progetti anche a quelli finanziati su FOE e reso obbligatorio l utilizzo in SIGLA solo dei GAE collegati ad un anagrafica di progetto inserita in procedura. Nell ultima fase, prevista per settembre 2015, in vista dei prossimi PdGp , verranno promossi dei corsi di formazione del personale al fine di dare seguito all iniziativa di gestire correttamente l anagrafica dei progetti integrata. La procedura resterà sempre aperta, configurandosi, quindi, come una funzionalità cui poter accedere in tutte le fasi di gestione (previsione e consuntivazione delle attività) in modo da poter costantemente tenere aggiornati i dati di progetto. Si allega altresì il manuale della procedura Gestione Finanziamenti Esterni. Calendario adempimenti Si invitano tutte le strutture in indirizzo ad avviare tempestivamente la formulazione dei PdGp, indispensabile per l approvazione entro i termini regolamentari del Bilancio di previsione 2015 e per la corretta gestione del prossimo esercizio finanziario. Allo scopo di ottimizzare tutte le operazioni di natura contabile da effettuare, viene di seguito fornito il calendario degli adempimenti, le cui scadenze sono da considerare tassative ed improrogabili: entro e non oltre le ore del 1 dicembre 2014: compilazione dei PdGp relativamente alle fonti interne ed esterne, ripartizione del personale e ripartizione delle spese/costi a gestione accentrata (chiusura del PdG decisionale); dal 9 al 12 dicembre 2014: compilazione del PdG gestionale; entro il 21 dicembre 2014: chiusura definitiva del PdGp 2015 (inserimento parte scientifica); Per ulteriori chiarimenti e dettagli in merito si rimanda, oltre al manuale tecnico-operativo allegato, anche al servizio di HelpDesk on-line per la gestione delle segnalazioni di eventuali problemi tecnici. IL DIRETTORE GENERALE 6