REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELLE SPESE DI VIAGGIO E TRASFERTA DEI DIPENDENTI

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1 REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELLE SPESE DI VIAGGIO E TRASFERTA DEI DIPENDENTI Approvato dal Consiglio di Amministrazione dell Agenzia il 25 marzo 2013 Tavagnacco, 25 marzo 2013

2 INDICE Art. 1 - Oggetto del Regolamento, definizioni e ambito di competenza 3 Art. 2 - Autorizzazione alla trasferta 3 Art. 3 - Uso del mezzo di trasporto 3 Art. 4 - Rimborso dei pasti e del pernottamento 4 Art. 5 - Rimborso delle spese di viaggio 4 Art. 6 - Rimborso del pasto per le missioni di durata inferiore a n. 8 ore 4 Art. 7 - Anticipazione delle spese di viaggio 5 Art. 8 - Liquidazione delle spese per invio in missione 5 Art. 9 - Missioni all estero 5 Art. 10 Calcolo del tempo straordinario durante una missione 5 Art Copertura assicurativa 6 Art. 12 Estensione per l Organo Amministrativo 6 Art Entrata in vigore. 7 Agenzia Regionale Promotur Regolamento per la gestione delle spese di viaggio e trasferta Pag. 2 di 7

3 Art. 1 - Oggetto del Regolamento, definizioni e ambito di competenza 1. Il presente Regolamento ha per oggetto la disciplina del trattamento di trasferta e dei rimborsi delle spese sostenute dal personale dell Agenzia Regionale Promotur. 2. Per trasferta si intende una missione svolta dal dipendente al di fuori dell ambito comunale ove è presente la sede operativa di lavoro dello stesso dipendente. 3. Le missioni da svolgersi entro l ambito comunale di lavoro del dipendente per servizi di tipo amministrativo o tecnico (servizio postale, depositi bancari, prelievo materiali da fornitori, consegna documenti ad enti terzi, etc.) che richiedano l uso di un mezzo (di servizio, pubblico o in assenza dei primi due anche privato) non sono considerate trasferte nei termini del presente Regolamento ma rientrano nella sua sfera di competenza solo per le spese di mobilità e sosta sostenute dal dipendente. 4. Parimenti non sono considerate trasferte i servizi operativi di presidio di stazioni funiviarie che prevedano lo stazionamento notturno del dipendente nei locali dell impianto, come attività di lavoro straordinario. Tali servizi rientrano nei compiti disciplinati dal Contratto di lavoro di secondo livello. Art. 2 - Autorizzazione alla trasferta 1. La trasferta del dipendente deve essere preventivamente autorizzata dal Responsabile di Servizio o, in assenza di questi, dal Direttore Generale, mediante la compilazione dell apposito spazio, riservato alle autorizzazioni, contenuto nel modello utilizzato per la liquidazione delle relative spese. 2. I Capi Servizio devono dare preventiva comunicazione scritta della loro missione al Direttore Generale, mediante l utilizzo del medesimo modello di cui al comma L autorizzazione deve indicare il luogo, la durata e il motivo della trasferta, nonché il mezzo impiegato per il raggiungimento della sede della missione. Art. 3 - Uso del mezzo di trasporto 1. I dipendenti inviati in missione devono prioritariamente utilizzare i mezzi di trasporto di proprietà dell Agenzia Regionale Promotur, se disponibili, e il mezzo di trasporto pubblico secondo le seguenti classi di diritto: - biglietto ordinario per servizi di autobus urbano - prima classe per i viaggi in ferrovia, in nave ed altri mezzi di trasporto extraurbano - classe economica per i viaggi in aereo; 2. Ai dipendenti è concessa la facoltà di utilizzare il proprio mezzo di trasporto in sostituzione del mezzo pubblico o delle auto di servizio dell Ente, solamente nei seguenti casi: - quando il mezzo di servizio dell Agenzia non sia disponibile o risulti non idoneo alle caratteristiche della missione; - quando l uso del mezzo proprio risulta per l Agenzia più conveniente del mezzo pubblico; - quando gli orari dei servizi pubblici sono inconciliabili con gli orari di servizio e di svolgimento della missione; - quando il luogo della missione è difficilmente raggiungibile con il mezzo pubblico o non consenta l andata ed il ritorno con modalità ed orari confacenti o quando il mezzo pubblico manchi del tutto. In tali circostanze l uso del mezzo privato deve essere preventivamente autorizzato dal Agenzia Regionale Promotur Regolamento per la gestione delle spese di viaggio e trasferta Pag. 3 di 7

4 competente Responsabile di Sevizio sul modulo di missione. 3. I dipendenti autorizzati all uso del mezzo proprio, devono rilasciare all Agenzia Regionale Promotur la preventiva dichiarazione di esonero da responsabilità, compilando e firmando l apposito spazio contenuto nel modulo di autorizzazione/liquidazione. Art. 4 - Rimborso dei pasti e del pernottamento Al dipendente in trasferta compete il rimborso delle seguenti spese debitamente documentate: - la spesa di un pasto, entro il limite massimo di 25,00 Euro quando la missione è di durata di almeno 8 ore, con recupero del valore di un buono pasto eventualmente già assegnato; - la spesa di due pasti, entro il limite massimo di 60,00 Euro quando la missione è di durata pari superiore a 12 ore, con recupero del valore di un buono pasto eventualmente già assegnato; - la spesa per il pernottamento in albergo di categoria 3 o 4 stelle o in altra unità abitativa (residence, appartamento, etc.), quando la missione è di durata superiore alle 12 ore. Art. 5 - Rimborso delle spese di viaggio 1. Unitamente alle spese di vitto e alloggio, al dipendente inviato in missione spetta il rimborso delle spese sostenute per il viaggio di andata e ritorno debitamente documentate e di seguito specificate: a) in caso di utilizzo del mezzo pubblico: 1) rimborso del biglietto, ivi compreso il costo della prenotazione ove prevista; 2) rimborso della spesa del taxi purchè adeguatamente motivata; b) in caso di autorizzazione all uso del mezzo proprio: 1) pagamento per ogni Km di un importo pari al valore riportato nelle Tabelle ACI per il tipo di vettura posseduta, con riferimento ad una percorrenza annua di KM, con il limite massimo di a 0,40 Euro (come da accordo sindacale in vigore); 2) pagamento del pedaggio autostradale; 3) pagamento del parcheggio e della custodia del mezzo se necessario c) in caso di utilizzo del mezzo di servizio dell Agenzia Regionale Promotur: 1) pagamento del pedaggio autostradale; 2) pagamento del parcheggio e della custodia del mezzo 2. Sono altresì rimborsabili le eventuali telefonate che il dipendente deve effettuare nel corso della missione per esigenze di servizio se giustificate. 3. Al personale con qualifica di Dirigente si applicano alle missioni le condizioni previste dal CCNL vigente al momento. Art. 6 - Rimborso del pasto per le missioni di durata inferiore a n. 8 ore 1. Il dipendente che ha svolto una missione di durata superiore alle 4 ore ma inferiore alle n. 8 ore (missione che non dà diritto al rimborso del pasto di cui all art. 4 del presente regolamento), in una località priva di locali di ristorazione convenzionati con l Agenzia Agenzia Regionale Promotur Regolamento per la gestione delle spese di viaggio e trasferta Pag. 4 di 7

5 Regionale Promotur, ha diritto al rimborso del pasto sostenuto, se debitamente documentato, sino ad un importo massimo corrispondente al valore del buono pasto vigente nel tempo. Art. 7 - Anticipazione delle spese di viaggio 1. Il dipendente inviato in missione superiore a 3 giorni ha diritto ad un anticipazione non inferiore al 75% del trattamento complessivo (rimborso spese) presumibilmente spettante per la trasferta. 2. In tal caso, il riscontro preventivo di tutte le spese sostenibili e liquidabili in base al vigente regolamento dovrà avvenire con il Servizio Amministrazione dell Agenzia Regionale Promotur, il quale provvederà su richiesta scritta del dipendente ad erogare l anticipo mediante mandato diretto al dipendente e a trasmettere alla U.O. Amministrazione del Personale copia del versamento fatto. Art. 8 - Liquidazione delle spese per invio in missione 1. Al termine della missione o alla fine del mese, il dipendente attesta in autodichiarazione, mediante l utilizzo dell apposito modulo in vigore, l ora di inizio e di fine della missione, i mezzi utilizzati e tutte le spese di viaggio sostenute, documentate dalle relative pezze giustificative che devono essere allegate. In caso di missione all estero, di cui al successivo art. 9, va allegata anche copia del provvedimento di autorizzazione. 2. Il modello di richiesta della liquidazione, debitamente vistato dal Capo Servizio competente e deve essere inoltrato alla U.O. Amministrazione del Personale che ha la competenza della liquidazione finale, entro il giorno 5 del mese successivo a quello di pertinenza. 3. In caso di missione con anticipo effettuato mediante mandato, al modello di richiesta di liquidazione con la documentazione delle spese sostenute deve essere allegato anche copia della richiesta di anticipo di cui al punto 2. dell art Il Responsabile della U.O. Amministrazione del Personale, riscontrata la congruità e la correttezza delle imputazioni di rendiconto, provvede al liquidare il saldo dei rimborsi spese viaggio agli interessati con la prima retribuzione mensile utile successiva a quella di approvazione del rendiconto stesso da parte del Direttore Generale. 5. Il rimborso delle spese di vitto e alloggio non possono essere riconosciute se effettuate nell ambito del comune in cui vi è la sede di lavoro del dipendente. Art. 9 - Missioni all estero 1. Le missioni all estero sono disciplinate dalle norme contrattuali valide per le missioni in Italia e dalle norme contenute nel presente Regolamento, con le seguenti eccezioni: - l invio in missione deve essere preventivamente autorizzato dalla Direzione Generale della Agenzia Regionale Promotur con esclusione delle eventuali missioni relative a programmi comunitari e/o di cooperazione finanziati e già previste nei progetti approvati; - la missione all estero scatta nel momento in cui si oltrepassa il confine italiano da e per l Italia, mentre il tempo impiegato dalla partenza sino al confine italiano e dal confine italiano sino all arrivo è considerato come missione sul territorio nazionale; - il tempo impiegato per la missione all estero viene calcolato a giorni interi, con arrotondamento alla giornata delle ore residue; Art. 10 Calcolo del tempo straordinario durante una missione 1. Il dipendente inviato in missione, che prolunga il normale orario di lavoro per esigenze di Agenzia Regionale Promotur Regolamento per la gestione delle spese di viaggio e trasferta Pag. 5 di 7

6 servizio ha diritto, se debitamente autorizzato, al compenso per lavoro straordinario. 2. Costituisce prestazione di lavoro straordinario il tempo trascorso al di fuori della reale effettiva prestazione lavorativa, incluso il tempo per il viaggio di andata e per quello di ritorno, con l esclusione della pausa pranzo contrattuale (1 ora). consumazione dei pasti e quello per l eventuale pernottamento. 3. Ai fini del calcolo del tempo di straordinario si farà riferimento all orario assegnato al dipendente ed in vigore al momento. 4. Qualora la durata della missione, che copre anche il viaggio di andata e di ritorno, sia inferiore alla durata di una giornata lavorativa, al dipendente è fatto obbligo di rientrare presso la propria sede di lavoro, salvo deroghe di volta in volta accordate dal Direttore Generale per motivate circostanze di tipo gestionale. Art Copertura assicurativa 1. Il dipendente inviato in missione o comunque impegnato in adempimenti d ufficio al di fuori dell ordinaria sede di lavoro che è stato autorizzato a servirsi del proprio mezzo di trasporto, è assicurato contro i rischi della circolazione verso terzi per la quota eccedente il massimale della propria assicurazione RCA, con il limite di Euro. La copertura integrativa viene meno qualora la polizza RCA del dipendente non contenga la esplicita rinuncia alla rivalsa. 2. Eventuali infortuni del dipendente sono coperti dalla assicurazione obbligatoria aziendale (INAIL o forme equivalenti) 3. Il dipendente è coperto da assicurazione anche quando è alla guida di autoveicoli o motoveicoli di proprietà dell Agenzia Regionale Promotur, purchè lo stesso stia svolgendo mansioni per conto dell Ente medesimo. Art. 12 Estensione per l Organo Amministrativo 1. Il presente regolamento per le sole parti riguardanti il rimborso delle spese di viaggio è adottato ed esteso ai componenti del Consiglio di Amministrazione, entro l ambito di validità delle norme di carattere generale della pubblica amministrazione ad essi applicabili in ragione del loro mandato, precisamente: - agli amministratori che risiedono fuori del capoluogo del comune ove è collocata la Direzione Amministrativa dell Agenzia Regionale Promotur spetta il rimborso per le sole spese di viaggio effettivamente sostenute per la partecipazione ad ognuna delle sedute dei Consigli di Amministrazione, nonché per la presenza presso la sede degli uffici dell Ente per lo svolgimento delle funzioni proprie del Presidente o di quelle assegnate dal Consiglio di Amministrazione ad altri Consiglieri; - ai componenti dell Organo Amministrativo che in ragione del loro mandato e previa autorizzazione del Consiglio di Amministrazione si rechino fuori del capoluogo del comune ove è collocata la Direzione Amministrativa dell Agenzia Regionale Promotur, è dovuto il rimborso delle spese di viaggio effettivamente sostenute; 2. Il rimborso delle spese di viaggio è effettuato con i criteri del presente Regolamento, con la sola esclusione del limite di 0,40 Euro a Km di cui all art. 5, comma 1, linea 1) b; 3. La liquidazione del rimborso delle spese è effettuata dalla U.O. Amministrazione del Personale, su rendiconto analitico sottoscritto dall interessato, corredato dalla documentazione delle spese di viaggio e soggiorno effettivamente sostenute e da autodichiarazione attestante le finalità delle missioni effettuate quando diverse da quelle sostenute per le adunanze consigliari; 4. Sono ritenute ammissibili (in quanto spese di funzionamento) le spese di ristoro assunte nel corso della prosecuzione del Consiglio di Amministrazione oltre il normale orario di ufficio Agenzia Regionale Promotur Regolamento per la gestione delle spese di viaggio e trasferta Pag. 6 di 7

7 (18,30) o nel corso di lavori prolungatisi oltre il normale orario di ufficio (18.30) con soggetti interni od esterni all Agenzia stessa. Art Entrata in vigore. Il presente Regolamento entra in vigore il giorno di esecutività del relativo provvedimento di approvazione. Agenzia Regionale Promotur Regolamento per la gestione delle spese di viaggio e trasferta Pag. 7 di 7