CERTIFICATI DI MALATTIA TELEMATICI

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1 dott. Marco Ansaldi e rag. Antonella Bolla CONSULENZA FISCALE E DEL LAVORO CERTIFICATI DI MALATTIA TELEMATICI Dal prossimo 18 giugno cessa il regime transitorio per il rilascio e la trasmissione dei certificati di malattia cartacei, ed entra a pieno regime il nuovo sistema di comunicazione on line. A seguito dell estensione al settore privato, delle regole già previste per il settore pubblico, dal 18 giugno 2011 le attestazioni di malattia emesse dai medici del SSN o convenzionati (con il SSN), nonché dalle strutture sanitarie pubbliche saranno da questi inviati on line direttamente all Inps, il quale a sua volta provvederà a metterle a disposizione o a trasmetterle immediatamente ai datori di lavoro. Ne consegue un completo sgravio d incombenze in capo al lavoratore dipendente che non dovrà pertanto provvedere ad alcun successivo invio del documento (né al proprio datore di lavoro, né all Inps), fatti salvi i casi eccezionali espressamente previsti. Poiché il sistema di comunicazione on line è altresì funzionale a garantire un monitoraggio delle assenze dei lavoratori del settore pubblico e privato, nonché un efficace sistema di controllo delle stesse, le nuove regole trovano applicazione per tutti i dipendenti, compresi quelli per i quali la malattia è interamente retribuita dal datore di lavoro. LE NUOVE MODALITA OPERATIVE Dal 18 giugno 2011 i certificati di malattia dei dipendenti pubblici e privati emessi dai medici del SSN, dai medici convenzionati SSN e dalle strutture sanitarie pubbliche (se tenute) dovranno essere inviati all Inps dagli stessi medici/strutture esclusivamente on line attraverso il sistema informatico SAC. Le attestazioni di malattia, relative ai certificati ricevuti, saranno quindi immediatamente inoltrate o rese disponibili dall Inps ai datori di lavoro interessati. A seguito della modifica del sistema di certificazione della malattia, riassumiamo di seguito i nuovi obblighi dei soggetti coinvolti (medico, datore di lavoro e dipendente) nonché i vari servizi che l Inps ha creato per agevolare la trasmissione telematica dei dati. 1

2 GLI OBBLIGHI DEL MEDICO Il vero responsabile del nuovo sistema è il medico obbligato alla trasmissione telematica del certificato attestante l assenza per malattia dei dipendenti pubblici e privati. L eventuale inadempienza costituisce un illecito disciplinare, che in caso di reiterazione può comportare il licenziamento o la decadenza della convenzione (per i medici convenzionati). Il medico in sintesi deve: inviare on line il certificato di malattia all Inps; rilasciare al dipendente malato, la copia cartacea del certificato e dell attestazione di malattia o in caso di impossibilità alla stampa del documento, il numero di protocollo identificativo della trasmissione telematica. In alternativa il dipendente potrà richiedere al medico di inviargli il file PDF del certificato/attestato alla propria casella di posta elettronica. I SERVIZI A DISPOSIZIONE DEL MEDICO Per adempiere all obbligo di trasmissione on line dei certificati, in aggiunta all apposito sistema informatico SAC, è stato istituito un numero verde dedicato che i medici potranno utilizzare in caso di collegamenti internet difficoltosi per garantire i servizi di acquisizione, annullamento, rettifica o consultazione dei certificati di malattia. Si ritiene che nel caso specifico di utilizzo del contact center, si applichi la regola generale secondo cui il medico è obbligato a fornire al lavoratore dipendente il numero di protocollo identificativo della comunicazione di malattia effettuata. GLI OBBLIGHI DEL DIPENDENTE Per effetto del nuovo sistema, il lavoratore è in via generale esonerato dall obbligo di consegna/invio dell attestazione di malattia al proprio datore di lavoro nonché all Inps, con eccezione dei casi in cui la certificazione continua ad essere rilasciata con modalità cartacea (cioè senza trasmissione on line) di seguito indicati: certificati emessi da strutture di pronto soccorso; ricoveri ospedalieri; certificati emessi da medici specialisti privati (cioè non convenzionati SSN); impossibilità da parte del medico pubblico di inviare on line la comunicazione. Nei casi sopra elencati il dipendente, dopo aver accertato la mancata trasmissione telematica da parte del medico, dovrà pertanto provvedere all invio con raccomandata AR o alla consegna diretta dell attestazione di 2

3 malattia al datore di lavoro, nonché all Inps (ove previsto nei casi di indennizzo da parte dell Istituto), entro i consueti due giorni dal rilascio del documento cartaceo. Rimane altresì invariato l obbligo di comunicare tempestivamente al datore di lavoro, nel rispetto delle modalità e dei termini previsti dalla contrattazione collettiva e/o dal regolamento aziendale, le seguenti informazioni: l assenza e l eventuale indirizzo di reperibilità se diverso da quello abituale; il numero di protocollo identificativo dell attestazione di malattia trasmessa on line dal medico pubblico (se previsto dal datore di lavoro). PRAVVIVENZA DELLA VECCHIA PROCEDURA I SERVIZI INPS A DISPOSIZIONE DEL DIPENDENTE L Istituto ha altresì istituito nel proprio sito due diversi canali attraverso i quali i lavoratori possono consultare le attestazioni e i certificati di malattia. Il servizio base denominato Consultazione attestazione di malattia, all interno dei servizi al cittadino consente al dipendente di prelevare l attestazione semplicemente inserendo il proprio codice fiscale unitamente al numero di protocollo identificativo del documento trasmesso on line dal medico. L ulteriore servizio denominato Consultazione certificati di malattia permette di accedere ai certificati di malattia (con lo storico degli stessi), previo inserimento del PIN personale del lavoratore. All interno di questo servizio è altresì ammessa la possibilità per il lavoratore cittadino di richiedere all Inps l invio on line dei certificati medici allo specifico indirizzo di posta elettronica certificata indicato. GLI OBBLIGHI DEL DATORE DI LAVORO E I SERVIZI INPS DISPONIBILI Le aziende per entrare nella disponibilità dell attestato di malattia, che salvo i casi eccezionali sopra descritti non è più consegnato/spedito dal dipendente, hanno a disposizione le seguenti alternative modalità: 1) richiedere uno specifico PIN per accedere al servizio Consultazione attestati di malattia all interno della sezione servizi alle aziende, secondo la procedura prevista nella circolare Inps n.60/10; 2) ricevere on line dall Inps le attestazioni di malattia attraverso l indirizzo di posta elettronica certificata, di cui l azienda dovrà necessariamente essere dotata (circolare Inps n.119/10). La scelta di tale modalità presuppone l invio di una specifica richiesta, dalla PEC aziendale ad un indirizzo PEC di una sede Inps, indirizzo reperibile sul sito dell Istituto ( le sedi Inps- ricerca per elenchi: posta certificata). 3) avvalersi di un intermediario abilitato ai sensi dell art.1 co. 1 e 4 della L. n.12/79, che faccia da tramite per la ricezione delle attestazioni (opzione al momento non ancora operativa). 3

4 RICHIESTA ALL INPS DEL CERTIFICATO DI MALATTIA VIA PEC Mittente: Destinatario: Oggetto: richiesta di invio attestati di malattia all indirizzo PEC del mittente. Con la presente, la società.., titolare delle seguenti matricole Inps...(con possibilità di abbinate più matricole al medesimo indirizzo di Pec), richiede al Vostro Spettabile Istituto di inviare on line gli attestati di malattia, con formato (XLM, o TXT o entrambi) al seguente indirizzo di posta elettronica certificata: AZIENDA@pec.it. Cordiali saluti 4

5 COMUNICAZIONE PER I DIPENDENTI DA ESPORRE IN BACHECA Si comunica al personale dipendente dell azienda che a seguito dell entrata in vigore, dal 18 giugno 2011, del nuovo sistema di invio on line dell attestazione di malattia da parte del medico curante, la Direzione Aziendale ha ritenuto opportuno richiamare nel presente documento le nuove regole e soprattutto i nuovi obblighi dei dipendenti. All obbligo di comunicazione tempestiva dell assenza all Ufficio del Personale, secondo quanto già previsto dall applicato ccnl, si aggiunge quello della comunicazione del domicilio durante la malattia, laddove diverso rispetto a quello già noto all Azienda. Il dipendente non è più obbligato alla presentazione/invio del certificato cartaceo, né all azienda né all Inps, con le seguenti eccezioni: certificato emesso da un medico specialista non convenzionato, cioè privato (cd certificato bianco); certificati emessi da strutture di pronto soccorso; ricoveri ospedalieri; impossibilità da parte del medico pubblico di inviare on line la comunicazione. È pertanto onere del dipendente accertarsi dell effettivo invio on line dell attestazione da parte del medico (che deve rilasciare copia cartacea in cui è indicato il numero di protocollo dell invio), in quanto, in caso di mancato invio, è il dipendente stesso obbligato a spedire con raccomandata A/R o a consegnare in azienda ed all Inps (laddove tenuto) il documento cartaceo entro due giorni dal rilascio. Conformemente alle previsioni normative, l Azienda si riserva la facoltà di richiedere al dipendente il numero di protocollo identificativo dell attestato di malattia (riportato nello stesso certificato) trasmesso on line dal medico SSN o convenzionato. È pertanto onere del dipendente conservare il numero di protocollo del certificato on line, per poter adempiere alla richiesta dell Azienda. Il numero in oggetto potrà altresì essere utilizzato dal dipendente per prelevare dal sito internet dell Inps copia del documento cartaceo trasmesso dal medico. Fermo restando le conseguenze sanzionatorie da parte dell Inps nei casi di mancato o tardivo invio del certificato reso con modalità cartacea (obbligatorio in uno dei casi eccezionali sopra esposti), l inadempimento di uno degli obblighi specificati nel presente regolamento, in quanto inadempimento contrattuale, comporterà l attivazione a carico del dipendente di una procedura disciplinare, nonché l eventuale applicazione delle relative sanzioni. La direzione 5