REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELLE PROCEDURE DI PUBBLICAZIONE ALL ALBO PRETORIO ON LINE

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1 ISTITUTO ONNICOMPRENSIVO CELANO REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELLE PROCEDURE DI PUBBLICAZIONE ALL ALBO PRETORIO ON LINE Adottato dal Commissario Straordinario con delibera n. 7 del 11/09/2015 Modificato con delibera n. 2 del 25/01/2017 del Commissario Straordinario

2 INDICE Art. 1 - Oggetto Art. 2 - Finalità Art. 3 - Modalità di accesso al servizio on line Art. 4 - Atti soggetti alla pubblicazione Art. 5 - Atti non soggetti alla pubblicazione Art. 6 - Modalità di pubblicazione Art. 7 - Pubblicazione degli atti prodotti dall Istituto Art. 8 - Pubblicazione degli atti per conto di soggetti esterni all Istituto Art. 9 - Registro degli atti pubblicati Art Integralità della pubblicazione Art Attestazione e certificazione di avvenuta pubblicazione Art Responsabile della tenuta dell Albo Art Garanzie di riservatezza Art Norme finali 2

3 Art. 1 - Oggetto 1. Il presente regolamento disciplina le modalità di pubblicazione sul sito informatico dell di atti e provvedimenti amministrativi ai sensi dell'articolo 32, comma 1, della Legge , n. 69 e del D.Lgs. 33/2013 così come modificato dal D.Lgs. 97/2016. Tale servizio sostituisce quello reso mediante pubblicazione negli appositi spazi di materiale cartaceo. 3 Art. 2 - Finalità 1. La pubblicazione di atti all albo è finalizzata a fornire presunzione di conoscenza legale degli stessi, a qualunque effetto giuridico specifico essa assolva (pubblicità notizia, dichiarativa, costitutiva, integrativa dell efficacia, ecc.). 2. La pubblicazione all albo on line, oltre che agli effetti di pubblicità legale, è finalizzata a garantire: a) l efficacia degli atti, ove non sia prevista la notificazione o la comunicazione individuale dell atto medesimo; b) la certezza degli effetti legali di un atto, ai fini della decorrenza dei termini di impugnazione. 3. la pubblicazione nell area Amministrazione Trasparente è finalizzata a garantire: a) il diritto di accesso civico; b) gli obblighi di pubblicità; c) la trasparenza dell attività amministrativa svolta dall Istituto; d) la diffusione delle informazioni da parte della Pubblica amministrazione. Art. 3 Modalità di accesso al servizio on line 1. L Albo on line è collocato nella home page del sito in un apposita area destinata alla pubblicità legale, facilmente individuabile dall utente visitatore. 2. Al servizio digitale di cui al precedente articolo, denominato Albo Pretorio on line si accede tramite il sito web d Istituto il cui indirizzo è 3. L accesso agli atti pubblicati all albo dovrà essere consentito in modalità di sola lettura, al fine di evitare che gli stessi possano essere modificati o cancellati dallo spazio web. Potranno essere scaricabili dall albo gli atti pubblicati in un formato elettronico tale da impedire qualsiasi alterazione del medesimo. 4. La sezione Amministrazione Trasparente è collocata nella home page del sito in un apposita area, facilmente individuabile dall utente visitatore. 2. Al servizio digitale, denominato Amministrazione Trasparente si accede tramite il sito web d Istituto il cui indirizzo è Art. 4 - Atti soggetti alla pubblicazione 1. Sono soggetti alla pubblicazione all Albo Pretorio on line tutti gli atti per i quali la legge ne preveda l adempimento. 2. Gli atti che vengono pubblicati possono essere interni all istituto oppure provenire da altri enti esterni o da soggetti privati. Tutti gli atti devono essere autorizzati dal Dirigente prima della loro pubblicazione. 3. Sia gli atti interni che quelli esterni sono pubblicati nella loro versione integrale e conforme all originale, ivi compresi i relativi allegati. 4. I provvedimenti sono forniti in un formato informatico che ne garantisca l inalterabilità. 5. Si elencano, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, i principali atti che vengono pubblicati nell Albo Pretorio on line:

4 Tutti gli atti per i quali una norma o una fonte amministrativa prevede espressamente la pubblicazione all'albo; Tutti gli atti per i quali una norma o una circolare preveda espressamente una pubblicazione legata alla scadenza di un termine1. Atti del Consiglio di Istituto - art del T.U. n. 297/1994 (verbali) Estratti degli atti del Consiglio di Istituto - (delibere) Programma Annuale entro 15 giorni dall approvazione art. 2 comma 9 D.Int. 44/2001 Conto Consuntivo entro 15 giorni dall approvazione art. 18 comma 9 D.Int. 44/2001 Provvedimenti di conferimento di supplenze 3 (schede sintetiche) Gli esiti finali di studio (tabelloni dei voti) artt. 3 4 e 6 del d.p.r. n. 122 del 22 giugno 2009 (autorizzazione privacy: art. 96 comma 2 D.Lgs. 196/2003) Tutti i provvedimenti adottati dalle scuole - art. 14, comma 7, del d.p.r. n. 275 del'8 marzo Decreti e Determine del Dirigente Bandi Graduatorie Esiti gare Organici Contratto Integrativo istituto dopo l approvazione dei Revisori Codici disciplinari Convocazione delle assemblee sindacali Convocazione dell assemblea dei genitori - art. 15 del T.U. n. 297/ Per i contenuti della sezione amministrazione Trasparente, si rimanda alla Tabella A della Direttiva n. 430/2016 dell ANAC. Art. 5 - Atti non soggetti alla pubblicazione 1. Non sono soggetti alla pubblicazione nell Albo Pretorio on line, ai sensi del precedente articolo, gli atti e i documenti cui l adempimento non produca effetti legali. In tal caso questi sono collocati in altre sezioni del sito istituzionale. Art. 6 - Modalità di pubblicazione 1. Il responsabile della tenuta dell Albo Pretorio on line e della sezione Amministrazione Trasparente di cui al successivo articolo 12, si avvale di un apposito applicativo informatico attraverso il quale gestisce le procedure di pubblicazione degli atti. 1 Si pensi a espressioni del tipo "l'atto diventa definitivo entro x giorni dalla pubblicazione" oppure "è ammesso reclamo entro x giorni dalla pubblicazione". 2 Comma 3. Non sono soggetti a pubblicazione all'albo gli atti concernenti singole persone, salvo contraria richiesta dell'interessato. Comma 4. Si osservano inoltre le disposizioni in materia di accesso ai documenti amministrativi, di cui alla legge 7 agosto 1990, n È necessario che le informazioni riguardanti le operazioni di conferimento delle supplenze (disponibilità dei posti ed ogni loro successiva variazione, calendari e sedi delle convocazioni ecc...), siano adeguatamente e in tempo utile pubblicizzate attraverso la pubblicazione sul sito istituzionale dell'ufficio, in modo che le relative procedure, le fasi e i relativi adempimenti risultino il più possibile chiari e accessibili. 4 Art. 3 comma 9 e art. 6 comma 4: Gli esiti finali degli esami sono resi pubblici mediante affissione all'albo della scuola, ai sensi dell'articolo 96, comma 2, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n tutti i provvedimenti adottati dalle scuole (compresi quelli riguardanti la carriera degli alunni e la valutazione), fatte salve le norme speciali in materia di disciplina del personale e degli studenti, devono essere pubblicati all'albo della scuola e diventano definitivi il quindicesimo giorno della pubblicazione. Se il provvedimento è fatto oggetto di reclamo (da produrre entro il quindicesimo giorno di pubblicazione all'albo), il reclamo sarà deciso dall' organo (quindi anche dal collegio-docenti, se trattasi di atto di valutazione dell'alunno) che ha adottato l'atto. La decisione del reclamo (entro trenta giorni) o l'infruttuoso decorso dei trenta giorni previsti per la decisione comporta la definitività dell'atto.

5 2. I documenti restano pubblicati per il tempo stabilito dalle singole disposizioni di legge o di regolamento. Salvo casi specifici, la durata è di quindici giorni. 3. La pubblicazione avviene per giorni interi, naturali e consecutivi, comprese le festività civili. 4. La durata della pubblicazione ha inizio nel giorno della materiale affissione ed ha termine il giorno precedente a quello della materiale defissione del documento. 5. Durante il periodo di pubblicazione è vietato sostituire e/o modificare, informalmente, il contenuto dei documenti, salvo quanto previsto al comma successivo. 6. Le eventuali sostituzioni o modifiche apportate devono formalmente risultare dallo stesso documento sostituito o modificato ovvero da altro atto allegato allo stesso, in modo da rendere facilmente ed esattamente intelligibile il contenuto della modifica apportata ovvero il contenuto o gli estremi dell atto sostituito ed il soggetto/organo che ne ha dato la disposizione. Di norma il termine di pubblicazione ricomincia a decorrere ex novo dalla data dell avvenuta sostituzione o modifica. 7. Su motivata richiesta scritta dell organo competente, la pubblicazione può essere interrotta. Detto evento deve essere annotato sul registro informatico e sul documento, unitamente agli estremi del soggetto che lo ha disposto. 8. L Albo Pretorio on line e la sezione Amministrazione Trasparente devono essere accessibili in tutti i giorni dell anno, salvo interruzioni determinate da cause di forza maggiore ovvero manutenzioni dei macchinari e dei programmi necessari ed indispensabili per il corretto funzionamento del sito informatico e/o delle singole sezioni. 9. Alla scadenza dei termini di cui al comma 2, gli atti già pubblicati non sono più visionabili. Tali documenti possono essere consultabili in altre sezioni del sito che ospitano le informazioni di natura istituzionale previste dall articolo 54 del Decreto Legislativo , n. 82 o in originale presso i rispettivi enti che li hanno emessi. 5 Art. 7 - Pubblicazione degli atti prodotti dall istituto 1. Dopo l approvazione del Dirigente, il responsabile del procedimento che ha adottato l atto provvede a farlo pervenire in formato elettronico non modificabile (PDF), se necessario previa scansione dei relativi allegati, al Responsabile della pubblicazione di norma - almeno entro tre giorni lavorativi antecedenti a quello richiesto per la pubblicazione. 2. La richiesta di pubblicazione deve contenere i seguenti elementi: oggetto dell atto da pubblicare, termine iniziale e quello finale di pubblicazione, eventuale termine di urgenza per la restituzione. 3. L atto pubblicato ed il referto di pubblicazione sono restituiti all ufficio mittente entro tre giorni lavorativi successivi al termine finale di pubblicazione. 4. Il Responsabile che genera l atto deve attenersi scrupolosamente ai principi della necessità e proporzionalità delle informazioni concernenti dati personali fornite dall atto. Per necessità e proporzionalità si intende che il Responsabile che genera l atto deve indicare nell atto solo ed esclusivamente quelle informazioni che possono essere ritenute rilevanti ed indispensabili al fine della comprensione della fattispecie e della congruità della motivazione ed al fine di consentire agli eventuali interessati e controinteressati all atto, la conoscenza necessaria e sufficiente per esercitare, rispettivamente, la funzione di controllo e la tutela dei propri diritti e/o interessi legittimi. Art. 8 - Pubblicazione degli atti per conto di soggetti esterni all Istituto 1. L provvede alla pubblicazione nel suo Albo Pretorio on line e nella sezione amministrazione Trasparente anche di documenti provenienti da altre Pubbliche Amministrazione o da altri soggetti abilitati. La pubblicazione sul web dovrà essere

6 preceduta da specifica richiesta con assunzione di responsabilità ai sensi del D.Lgs. 196/2003 e dovrà essere approvata dal Dirigente. 2. La richiesta di pubblicazione deve contenere: oggetto dell atto da pubblicare, termine iniziale e finale di pubblicazione, richiesta di pubblicazione sul web con assunzione di responsabilità, ai fini delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali, eventuale termine di urgenza per la restituzione. 3. I documenti per i quali è richiesta la pubblicazione all Albo Pretorio on line dovranno pervenire all Amministrazione esclusivamente in formato elettronico non modificabile (PDF), se necessario previa scansione del documento stesso e/o dei relativi allegati. 6 Art. 9 - Registro degli atti pubblicati 1. L ufficio di segreteria responsabile dell aggiornamento dell Albo Pretorio on line e della sezione Amministrazione Trasparente provvede alla registrazione degli atti ad esso inoltrati per la pubblicazione. 1. Su apposito registro informatico, cui è conferito valore legale della procedura eseguita, sono annotati i seguenti dati relativi alla procedura di pubblicazione: a) il numero cronologico per ciascun anno; b) la natura e l oggetto dell atto pubblicato; c) la data di affissione e di de fissione; d) l autorità o il soggetto che ha emanato l atto pubblicato; e) estremi identificativi dell atto; e) annotazioni varie. 2. nel mese di gennaio di ogni anno, il Registro informatico relativo all anno precedente deve essere protocollato e conservato agli atti. Art Integralità della pubblicazione 1. Gli atti sono, di norma, pubblicati nel loro integrale contenuto, comprensivo di tutti gli allegati. 2. In deroga al principio di integralità, qualora la tipologia e/o la consistenza e/o il numero degli atti da pubblicare, anche se contenuti su supporto informatico, non ne consentono l integrale pubblicazione nell Albo Pretorio on-line, si procede nelle modalità precisate al comma successivo. 3. Il soggetto o l ufficio che ne richiede la pubblicazione trasmette all ufficio competente ad eseguire la pubblicazione, unitamente agli atti da pubblicare, un apposito avviso da pubblicare all albo pretorio informatico in luogo e/o in aggiunta degli atti da pubblicare, dal quale si evincano tutti gli elementi essenziali soggettivi ed oggettivi (ente ed organo da cui promana, l oggetto, il numero di protocollo e/o identificativo e la data di adozione, il destinatario, ogni altro elemento utile) attraverso cui sia possibile individuare esattamente il documento e sinteticamente il contenuto, nonché l Ufficio presso il quale lo stesso documento è consultabile integralmente e contemporaneamente, durante il periodo di pubblicazione del relativo avviso. Art Attestazione e certificazione di avvenuta pubblicazione 1. L avvenuta pubblicazione deve essere attestata con apposita relata di pubblicazione, apposta sugli stessi atti pubblicati, recante la data della pubblicazione. 2. Eventuali certificazioni dell avvenuta pubblicazione, richieste a vari fini anche successivamente, sono sottoscritte dal titolare della funzione, sulla base della relata di pubblicazione in calce all atto o alla copia dell atto conservata nella disponibilità dell Istituto.

7 Art Responsabile della tenuta dell Albo Pretorio e della sezione Amministrazione Trasparente 1. La responsabilità della formazione dell'atto soggetto a pubblicazione è del Responsabile del procedimento che ha generato l'atto. 2. La responsabilità della corretta tenuta dell Albo Pretorio on line e della sezione Amministrazione Trasparente è attribuita al Responsabile individuato con specifico atto del Dirigente. 3. Al Responsabile compete l attività di pubblicazione degli atti sull Albo e nella sezione Amministrazione Trasparente, nonché la relativa attestazione di avvenuta pubblicazione in via digitale, utilizzando l applicativo informatico in uso. 4. Il Responsabile del sito web che cura la pubblicazione dei documenti all Albo Pretorio on line e nella sezione Amministrazione Trasparente non è tenuto a controllare il contenuto e la pertinenza dei dati pubblicati. 5. La responsabilità della pubblicazione, ai fini delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali, ricade esclusivamente in capo al Dirigente o al soggetto/ente che ne chiede la pubblicazione. 6. Al Responsabile della pubblicazione compete anche la possibilità di annullamento di un documento che comunque deve rimanere in pubblicazione per il periodo indicato e riportare la dicitura annullato. I documenti annullati devono essere compresi nel Registro di pubblicazione. 7 Art Garanzie di riservatezza 1. La pubblicazione degli atti all albo informatico deve rispettare i principi generali che presiedono al trattamento dei dati personali ai sensi del D.Lgs. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali ed in particolare: a) Principio di necessità; b) Principio di proporzionalità e non eccedenza; c) Diritto all oblio; d) Principio di esattezza e aggiornamento dei dati. 2. La pubblicazione degli atti all albo, salve e impregiudicate le garanzie previste dalla legge 07/08/1990 n. 241 in tema di accesso ai documenti amministrativi, avviene nel rispetto della tutela alla riservatezza dei cittadini, secondo quanto disposto dal decreto legislativo 30/06/2003 n. 196 e s.m.i., in materia di protezione dei dati personali. 3. Il rispetto dei principi e delle disposizioni in materia di riservatezza dei dati personali, anche in relazione alla pubblicazione obbligatoria all albo, è assicurato con idonee misure o accorgimenti tecnici da attuare in sede di redazione dell atto stesso da parte del soggetto competente il quale interviene sulle informazioni digitalizzate prima della loro pubblicazione, adeguandole ai contenuti della norma. 4. Del contenuto degli atti pubblicati, in relazione al rispetto delle norme per la protezione dei dati personali, anche con riguardo alla loro diffusione per mezzo della pubblicazione dei rispettivi atti all albo o nella sezione Amministrazione Trasparente, è responsabile il soggetto e l ufficio che propone e/o adotta l atto da pubblicare e/o il soggetto (esterno o interno) che richiede la pubblicazione. 5. Gli atti destinati alla pubblicazione sono redatti in modo da evitare il riferimento specifico a dati sensibili 6 ; qualora tali dati fossero indispensabili per l adozione dell atto, essi devono 6 Tutti i dati personali possono essere oggetto di una o più operazioni di trattamento purché finalizzate allo svolgimento di funzioni istituzionali e nel rispetto dei presupposti e dei limiti previsti dal D.Lgs. 196/2003, da ogni altra disposizione

8 essere trasferiti in documenti richiamati dal provvedimento che vengono depositati agli atti dell ufficio senza esserne allegati. Art Norme finali Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento si rinvia alle disposizioni legislative in materia, anche sopravvenute, se ed in quanto applicabili. 8 di legge o di regolamento, dai provvedimenti del Garante per la privacy, di cui principalmente la deliberazione n 17 del Linee guida in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi effettuato da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione e diffusione sul web