OGGETTO: aggiornamento della procedura RP - Presenze dalla versione o superiore alla versione

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1 Gestione delle Presenze OGGETTO: aggiornamento della procedura RP - Presenze dalla versione o superiore alla versione Vi invitiamo a consultare le informazioni presenti nei banner delle procedure, nei quali potete trovare: le lettere di aggiornamento e i manuali d'uso delle procedure; le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze e adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.); il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Assistenza); i videocorsi e i report; la normativa e altre interessanti novità. A disposizione per varie ed eventuali, cordialmente. Matelica, lì 29/05/2019 Halley Informatica Area Personale Pagina 1 di 14

2 SOMMARIO OPERAZIONI PRELIMINARI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO... 3 OPERAZIONI ESEGUITE DALL AGGIORNAMENTO... 4 ADEGUAMENTI NORMATIVI NELLE PRECEDENTI VERSIONI... 5 MIGLIORIE... 6 MIGLIORIE DELLE PRECEDENTI VERSIONI... 9 ERRORI CORRETTI ERRORI CORRETTI NELLE PRECEDENTI VERSIONI APPENDICE: ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO COME ESEGUIRE GLI AGGIORNAMENTI MANUALI DAL CLIENT COME SCARICARE GLI AGGIORNAMENTI DA INTERNET Pagina 2 di 14

3 Operazioni preliminari per eseguire l aggiornamento Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte). Accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente all esecuzione dell aggiornamento. Verificare che le versioni delle procedure interessate siano alle versioni richieste come indicato di seguito. DAL SERVER: entrare nella procedura Ambiente Halley; selezionare la funzione Gestione del Sistema, quindi la funzione Gestione Procedure (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce). DAL CLIENT: all interno della procedura, cliccare col tasto destro del mouse; cliccare su Utilità / Versioni procedure. Verificare che le seguenti procedure siano aggiornate alle versioni indicate: Procedura Presenza obbligatoria (si/no) Versione minima per poter eseguire l aggiornamento Gestione delle Presenze Si o superiore Ambiente Halley Si In caso contrario, aggiornare le suddette procedure alla versione minima richiesta. Per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio: Norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc.). Gli aggiornamenti devono essere eseguiti per ogni ente installato (solo la procedura Ambiente Halley deve essere aggiornata sull ente principale). Per le istruzioni dettagliate su come si esegue l aggiornamento si rimanda alla specifica appendice. Sia nel caso in cui gli aggiornamenti siano eseguiti dal server che effettuati in automatico dal client, attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura Gestione delle Presenze verrà aggiornata alla versione Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è possibile ripeterlo. Pagina 3 di 14

4 Operazioni eseguite dall aggiornamento Con l aggiornamento sono introdotte una serie di funzionalità legate alla gestione del nuovo comparto Sanità. Nell anagrafica del dipendente c è una sezione specifica per la codifica di alcuni codici. Sono stati creati due nuovi sottomenù: uno per le indennità (alcune già esistenti, più altre nuove legate al comparto Sanità ); un altro per le estrazioni dei dati legati al comparto Sanità. Pagina 4 di 14

5 Adeguamenti normativi nelle precedenti versioni Relazione al Conto Annuale 2019 (RP ) Tutte le opzioni all interno della funzione Statistiche / Conto Annuale e Relazione / Relazione al Conto Annuale sono state adeguate alla nuova normativa (Circolare 3 aprile 2019 n. 10). Si ricorda che le istruzioni dettagliate per l elaborazione della Relazione allegata al Conto Annuale sono disponibili nella sezione Ultime dalla produzione (in alto a sinistra del menù principale di procedura), Note pratiche / Relazione conto annuale. Pagina 5 di 14

6 Migliorie Brogliaccio - Pianificazione giornaliera (RP 2192) Nella funzione Impostazioni Generali / Brogliaccio / Pianificazione giornaliera è possibile aggiungere un orario di lavoro anche al dipendente che per lo stesso giorno è assente per ferie, malattia o altro. Controllo richieste assenze (RP 2185) Nella funzione Controllo richieste assenze è stata tolta la forzatura per quelle assenze (tipo missioni) che venivano caricate dal dipendente dalle ore 0:00 alle ore 24:00. Trasferimento dati sulla procedura PC - Gestione del Personale (RP 2174) In tutte le funzioni per il trasferimento dei dati di RP (liquidazioni, reperibilità, etc.) nella procedura PC - Gestione del Personale sono state migliorate le maschere e i messaggi a video. Calcolo cartellino (RP 2172) Nella funzione Calcolo cartellino e orari flessibili che si intersecano tra la fine della mattina e l inizio del pomeriggio, nel caso di assenza per l intero pomeriggio, il programma segnala la mancanza in base all indicazione della codifica del orario per Assenza. Estrazione Giustificazioni (RP 2171) Nella funzione Statistiche / Estrazione Giustificazioni è stata ottimizzata l esportazione dei dati su foglio Excel per le colonne legate al TEMPO, in modo che non si generi più confusione tra le celle definite come ORARIO o TEMPO. Rilevazione mensile assenze (RP 2134) Nell estrazione Statistiche / Rilev. Mensile Assenze è stato migliorato il conteggio dei giustificativi, i quali, anche se utilizzati ad ora, dovevano comunque essere riportati nell estrazione: i giustificativi sono conteggiati a giorni a condizione che arrivino ad almeno multipli di 6 ore. Ogni 6 ore è un giorno. Brogliaccio - Pianificazione giornaliera e settimanale (RP 2132) Nelle funzioni Impostazioni Generali / Brogliaccio / Pianificazione giornaliera e Pianificazione settimanale è stata aggiunta la possibilità di togliere un dipendente dal riposo settimanale e rimetterlo a disposizione per un nuovo turno o orario. Turno festivo (sanità) (RP 2109) La nuova funzione Elaborazioni Mensili / Stampa indennità varie / Turno festivo (sanità) consente l estrazione dell indennità di turno su festivo (comparto Sanità ). L estrazione riporta il dipendente, il giorno, le ore del giorno e quanto spetta, essendo pagata a giorni, ossia quante volte il dipendente ha lavorato in un giorno di festa. Esempio: tre volte equivale a tre giornate di festa, cinque volte equivale a cinque giornate di festa. Ovviamente, per festivo si intende un qualsiasi giorno in cui il dipendente ha fatto riposo, recupero riposo infrasettimanale, festivo, recupero riposo festivo infrasettimanale, etc. L attivazione di questa indennità è legata a due fattori: il dipendente (che deve far parte del comparto Sanità ) e l orario di lavoro (che deve avere la spunta attiva sul campo festivo nella sezione indennità varie ). Turno notturno (sanità) (RP 2108) La nuova funzione Elaborazioni Mensili / Stampa indennità varie / Turno notturno (sanità) consente l estrazione dell indennità di turno notturno (comparto Sanità ). La funzione estrae le ore lavorate dalle 22:00 alle 06:00. L estrazione riporta il dipendente, il giorno, ora inizio presenza, ora fine presenza e le ore effettuate nel periodo. Questa indennità è pagata ad ore. L attivazione di questa indennità è legata a due Pagina 6 di 14

7 fattori: il dipendente (che deve far parte del comparto Sanità ) e l orario di lavoro che deve avere la spunta attiva sul campo notturno nella sezione indennità varie ). Turnazione su 12h (sanità) (RP 2107) La nuova funzione Elaborazioni Mensili / Stampa indennità varie / Turnazione su 12h (sanità) consente l estrazione dell indennità di lavoro svolto su due turni: mattina e pomeriggio (comparto Sanità ). L estrazione riporta il dipendente, i giorni lavorati nel periodo, i giorni lavorati con turno di mattina, la percentuale sul totale di quante mattine, i giorni lavorati con turno di pomeriggio, la percentuale sul totale di quanti pomeriggi, la somma dei giorni utili al conteggio, la differenza dei giorni NON utili al conteggio, quindi i giorni spettanti e i giorni NON spettanti. Anche in questo caso, l indennità in oggetto, è pagata a giorni, se il dipendente ha rispettato l alternanza dei turni di mattina e di pomeriggio previsti dalla normativa. L attivazione di questa indennità è legata a due fattori: il dipendente (che deve far parte del comparto Sanità ) e l orario di lavoro (che deve avere la spunta attiva sul campo turno su 12 ore, il tempo minimo di lavoro svolto e la percentuale minima di rotazione). Turnazione su 24h (RP 2106) La nuova funzione Elaborazioni Mensili / Stampa indennità varie / Turnazione su 24h (sanità) consente l estrazione dell indennità di lavoro svolto su tutti e tre i turni: mattina, pomeriggio e notte (comparto Sanità ). L estrazione riporta il dipendente, i giorni lavorati nel periodo, i giorni lavorati con turno di mattina, la percentuale sul totale di quante mattine, i giorni lavorati con turno di pomeriggio, la percentuale sul totale di quanti pomeriggi, i giorni lavorati con turno di notte, la percentuale sul totale di quante notti, la somma dei giorni utili al conteggio, la differenza dei giorni NON utili al conteggio, quindi i giorni spettanti e i giorni NON spettanti. Anche in questo caso, l indennità in oggetto, è pagata a giorni, se il dipendente ha rispettato l alternanza dei turni di mattina e di pomeriggio previsti dalla normativa. L attivazione di questa indennità è legata a due fattori: il dipendente (che deve far parte del comparto Sanità ) e l orario di lavoro (che deve avere la spunta attiva sul campo turno su 24 ore, il tempo minimo di lavoro svolto e la percentuale minima di rotazione). Gestione dello standard regionale (RP 2104) La nuova gestione dello standard regionale e dello standard regionale TG consente di estrapolare le ore lavorate seguendo un determinato criterio. Lo standard regionale può essere associato al reparto o attività che il dipendente svolge in un determinato reparto; mentre lo standard regionale TG è più una specie di qualifica del dipendente. Sono state implementate due nuove funzioni: - Impostazioni Generali / Organizzazione / Codifica standard regionale - Impostazioni Generali / Organizzazione / Codifica standard regionale TG Nella prima, è necessario caricare, oltre alla descrizione, anche la percentuale di lavoro svolto per le 14 tipologie aree di intervento. Nella seconda, è necessario codificare solo la descrizione. Questi codici devono, inoltre, essere agganciati ai dipendenti per i quali si devono estrarre le ore lavorate in base agli standard regionali. Per l estrazione e il controllo dei dati caricati ci sono tre nuove stampe: - Statistiche / Estrazioni sanità / Ore lavorate per standard regionale - Statistiche / Estrazioni sanità / Dipendenti per standard regionale - Statistiche / Estrazioni sanità / Dipendenti per standard regionale TG Aggiornamento totalizzatori (RP 2066) È stata attivata la gestione simultanea per lo stesso raggruppamento, sia per l azzeramento del valore, se questo risultasse positivo, sia per movimentare il residuo di un altro totalizzatore, se risultasse negativo. Pagina 7 di 14

8 Anagrafica dipendente - comparto sanità (RP 2016) Nell ambito delle modifiche effettuate per la gestione del comparto Sanità, l anagrafica del dipendente è stata adeguata per codificare alcune specifiche peculiarità del nuovo comparto. Una volta selezionata la tipologia dell ente (Dati Generali, pagina 1, tipo ente Ente Locale e Sanità), nell anagrafica del dipendente alla sezione Struttura compare il bottone Comparto sanità. Cliccando il bottone, si apre la seguente maschera. Di default è tutto preimpostato su tipo comparto dell Ente Locale e dipendenza dell Ente. A seconda dei dipendenti, è necessario impostare i vari campi presenti. È possibile definire il tipo comparto e la dipendenza anche attraverso la funzione Strumenti / Attivaz.flag anagrafiche. Gli standard, per essere codificati, devono invece essere caricati uno ad uno. Presenza per produttività (sanità) (RP 2001) La nuova funzione Elaborazioni Mensili / Stampa indennità varie / Presenza per produttività (sanità) consente l estrazione dei giorni per cui spetta la produttività nell ambito del comparto sanità. Per ogni mese NON devono essere conteggiati i giorni di assenza identificati da specifici giustificativi evidenziati nella codifica dei giustificativi con la dicitura NO presenza per produttività. Essendo pagata a giorni, l estrazione riporta il dipendente, i giorni utili, i giorni NON spettanti (identificati con l assenza specifica) e i giorni spettanti. Inserimento assenze e allegato (RP 1987) Una volta caricato l allegato dell assenza, nella colonna predisposta per lo stesso, questo non veniva visualizzato. Conto Annuale (RP ) Non essendoci state modifiche normative rispetto alla compilazione del conto annuale dello scorso anno, non sono state apportate modifiche strutturali all estrazione dati per la compilazione di tabella 11; sono però state apportate le seguenti migliorie per aiutare l operatore al controllo dei dati estratti utili per tabella 11. Le migliorie apportate sono le seguenti: Da questa versione è possibile ottenere l estrazione dei dati per tabella 11 in excel; Da questa versione nella stampa di estrazione dati per tabella 11 e nel nuovo file excel viene riportata una nuova colonna denominata Ore medie nella quale su ogni mese viene riportato il valore delle ore medie registrate con il calcolo del cartellino mensile leggendo il valore presente nelle anagrafiche dei dipendenti al momento del calcolo del cartellino. Pagina 8 di 14

9 Migliorie delle precedenti versioni Relazione al Conto Annuale 2019 (RP 2237) Nella funzione Statistiche / Conto Annuale e Relazione / Relazione al Conto Annuale è segnalata in modo più incisivo l eventuale ripetizione della generazione della Relazione. Relazione al Conto Annuale 2019 (RP 2238) Nella funzione Statistiche / Conto Annuale e Relazione / Relazione al Conto Annuale è stata aggiunta un opzione per la stampa delle Posizioni economiche: l estrazione riporta per ogni dipendente il livello associato in Anagrafica Dipendente. Se la procedura RP Presenze è collegata alla procedura PC Gestione del Personale, il programma stampa per ogni dipendente e per ogni mese il livello associato nei cedolini calcolati in PC-Gestione del Personale. Anagrafica Dipendente (RP 2239) Nella funzione Impostazioni Generali / Dipendenti / Anagrafica Dipendenti, pagina 2, è stata migliorata la gestione del campo categoria/posiz.economica : in caso di collegamento con la procedura PC Gestione del Personale, la posizione economica viene automaticamente inserita indicando la stessa presente in anagrafica dipendente. Il campo non è modificabile; nel caso non ci sia il collegamento con la procedura PC Gestione del Personale, il programma consente la modifica del campo nel quale deve essere inserita la posizione economica di appartenenza del dipendente (per la compilazione vedi la tabella indicata nelle Note pratiche relativa alla Relazione al Conto Annuale, capitolo 1.3). Relazione al Conto Annuale 2019 (RP ) Nella funzione Statistiche / Conto Annuale e Relazione / Relazione al Conto Annuale sono state apportate migliorie per aiutare l operatore nell associare i dipendenti alle varie aree di intervento: è stato rinominato il link "Percentuale dipendenti" in "Assoc.dipendenti x tab.19"; una volta associato il dipendente all area di intervento, il bottone Assegna è più facilmente reperibile; in fase di associazione del dipendente, per i dipendenti da associare viene indicata anche la percentuale rimanente da assegnare; nell estrazione di Excel del riepilogo dei dipendenti associati, per ciascuno di essi viene anche riportato il totale delle percentuali di associazione, per controllare che sia del 100%. Recupero da file intermedi (RP 2197) Per i nuovi Comuni in avviamento è stata aggiunta la nuova funzione Strumenti / Installazioni-attivazioni / Recupero da file intermedi per il recupero dei dati da una procedura Presenze non Halley. Per saperne di più, consultare le istruzioni presenti nel bottone. Trattandosi di una funzione particolarmente delicata, l operazione che può essere eseguita solo con la supervisione dei tecnici Halley: per accedere, è pertanto necessaria una password numerica fornita dal servizio assistenza Calendario Annuale (RP 2152) È stato reso più chiaro il messaggio di avviso che si visualizza nel caso in cui non sia stata effettuata la generazione del nuovo anno. Chiusura / Riapertura Anno (RP 2151) È stato aggiunto un messaggio per consentire all operatore di caricare (sovrascrivere) il calendario degli orari di lavoro dei dipendenti. Qualora sia necessario effettuare nuovamente la chiusura per uno o più dipendenti nel corso del 2019 e l orario nel frattempo sia variato rispetto a quello caricato nel 2018, il Pagina 9 di 14

10 messaggio consente di scegliere se sovrascrivere o meno il calendario degli orari di lavoro dello scorso anno sul calendario degli orari di lavoro dell anno corrente. Pagina 10 di 14

11 Errori corretti Gestione accessi per il Portale del dipendente (RP 2195) È stata corretta la visualizzazione dei dipendenti che a volte venivano visualizzati più volte. Gestione assenze (RP 1987) È stata corretta la visualizzazione dell allegato, una volta caricato da Protocollo informatico o da sfoglia. Pagina 11 di 14

12 Errori corretti nelle precedenti versioni Situazioni Pratiche (RP 2156) È stato corretta la consultazione della pratica 13- Visite, Esami e Terapie, nella quale venivano riportati i valori dell anno precedente. Anagrafica Dipendente (RP 2162) È stato corretto il programma delle anagrafiche dei dipendenti in quanto a seguito di una modifica dei dati della pagina 3, svuotava e salvava i dati della pagina uno. Calcolo cartellino (RP 2164) È stato corretto il programma per il calcolo del cartellino con tipo elaborazione flessibilità a fasce : ingresso del pomeriggio con codice di straordinario dentro l orario di lavoro della mattina, con annessa anche la pausa pasto da togliere. Calcolo cartellino (RP 2165) È stato corretto il programma per il calcolo del cartellino con tipo elaborazione normale e orari particolarmente flessibili. Il caso è quello relativo agli orari di lavoro della mattina che si intersecano con quelli del pomeriggio. A seguito di timbrature a limite, il programma calcolava male il cartellino giornaliero. Aggiornamento totalizzatori (RP 2258) È stato corretto l errore che si verificava in fase di aggiornamento dei totalizzatori nel caso in cui fosse stato attivato il campo attivazione somma sottrazione. Anagrafica Dipendente (RP 2260) È stato corretto il programma delle anagrafiche dei dipendenti, in quanto a volte, con il collegamento attivo con la procedura PC Gestione del Personale, si verificava l errore di seguito riportato: "I parametri della query PCENANA_ENTE non esistono nel file PC1:PCQRY.ISM". Portale Consultazione Cartellino (RP 2262) È stato corretto il programma per la consultazione del cartellino da Portale, in quanto a volte nella colonna "differenza" risultava un valore privo di segno. Pagina 12 di 14

13 Appendice: istruzioni per eseguire l aggiornamento Come eseguire gli aggiornamenti automatici dal client Per eseguire l aggiornamento automatico da client, è necessario che l utente sia abilitato dal responsabile del sistema. L ambiente è naturalmente configurato per ricevere tutti e, in alcuni casi, eseguire gli aggiornamenti che di volta in volta la Halley pubblica nel sito. È possibile aggiornare il server direttamente da un qualsiasi client, il cui operatore sia abilitato a eseguire gli aggiornamenti. Sul menu di una qualsiasi procedura: cliccare nei banner in alto a sinistra alla voce Aggiornamenti procedura: se esistono degli aggiornamenti da eseguire, sarà indicato il loro numero tra le parentesi (Esempio: Aggiornamenti procedura (5)); una volta entrati nel dettaglio, sono elencati gli aggiornamenti da eseguire suddivisi tra: - gli aggiornamenti della procedura (Procedura); - gli aggiornamenti di altre procedure Halley (Altre procedure) - gli aggiornamenti del software non Halley, ma che Halley distribuisce (Terze parti). Le istruzioni sugli aggiornamenti automatici da client sono in linea (cliccare in alto a destra sulla voce Manuale aggiornamenti automatici. Pagina 13 di 14

14 Come eseguire gli aggiornamenti manuali dal client Se si ha la necessità di effettuare degli aggiornamenti di versioni test o scaglionati, è possibile aggiornare il server direttamente da un qualsiasi client, il cui operatore sia abilitato ad accedere alla procedura Ambiente, in particolare alla funzione Procedure / Installazione-Aggiornamento. Nella maschera che si apre, selezionare il pacchetto.zip precedentemente scaricato dal sito sul proprio pc, quindi cliccare su Ok: Come scaricare gli aggiornamenti da Internet Laddove l automatismo dello scarico degli aggiornamenti sia disattivato, è possibile operare manualmente, decidendo quale aggiornamento scaricare e quando eseguirlo. L'accesso al sito degli aggiornamenti è consentito: - dai banner delle procedure, cliccando alla voce Aggiornamenti procedura e poi al link Sito aggiornamenti; - accedendo al sito e cliccando su Scarica Aggiornamenti. Pagina 14 di 14