STATUTO DELL ORGANISMO DI VIGILANZA DELL UNIVERSITA TELEMATICA PEGASO. Documento adottato con delibera del 14/05/2019. Pag.

Transcript

1 STATUTO DELL ORGANISMO DI VIGILANZA DELL UNIVERSITA TELEMATICA PEGASO Documento adottato con delibera del 14/05/2019 Pag. 1 di 11

2 Sommario Art. 1 - SCOPO ED AMBITO DI APPLICAZIONE... 3 Art. 2 - NOMINA E COMPOSIZIONE... 3 Art. 3 - CESSAZIONE DALL INCARICO... 4 Art. 4 - DURATA IN CARICA... 6 Art. 5 - RIPORTO GERARCHICO... 6 Art. 6 - RIPORTO INFORMATIVO... 6 Art. 7 - REQUISITI DI PROFESSIONALITÀ E DI ONORABILITÀ... 6 Art. 8 OBBLIGHI... 7 Art. 9 - CAUSE D INELEGGIBILITÀ ED INCOMPATIBILITÀ... 7 Art POTERI DELL ORGANISMO... 8 Art COMPITI DELL ORGANISMO... 8 Art COLLABORATORI INTERNI ED ESTERNI... 9 Art RIUNIONI PERIODICHE Art VERBALIZZAZIONE DELLE RIUNIONI Art REGOLAMENTO DELL ORGANISMO DI VIGILANZA Art CONFLITTO DI INTERESSI Art. 17 RESPONSABILITÀ Art RISORSE FINANZIARIE DELL ORGANISMO Art MODIFICHE ALLO STATUTO Pag. 2 di 11

3 Art. 1 - SCOPO ED AMBITO DI APPLICAZIONE È istituito presso l Università Telematica Pegaso (di seguito anche l Ateneo) un Organo avente funzioni di vigilanza e controllo (di seguito Organismo di Vigilanza ) sul funzionamento, sull efficacia, sull adeguatezza ed osservanza del modello di organizzazione e gestione (di seguito Modello ) adottato dall Ateneo in conformità al D.Lgs. n. 231/2001. Art. 2 - NOMINA E COMPOSIZIONE L Organismo di Vigilanza è un organo collegiale, composto da 3 (tre) membri e precisamente: a) due professionisti esterni all Ente, di cui uno con competenza e comprovata esperienza in diritto penale dell impresa e responsabilità amministrativa degli enti derivante da reato, ex D.lgs. 231/2001, uno con comprovata esperienza in materia di controlli interni e compliance aziendale; b) un membro interno, comprovata esperienza in diritto penale dell impresa e responsabilità amministrativa degli enti derivante da reato, ex D.lgs. 231/2001 L'attribuzione dell'incarico a professionisti esterni all Ente contribuisce sia a garantire l'autonomia e l'indipendenza dell'odv sia a fornire all Organismo le competenze necessarie per lo svolgimento dei compiti dell OdV. L Organismo di Vigilanza è nominato dal Consiglio di Amministrazione, il quale stabilisce anche la qualifica dei componenti dell Organismo stesso. La nomina a componente dell Organismo di Vigilanza deve essere formalmente accettata. Il Consiglio di Amministrazione provvederà, mediante comunicato interno, ad informare dell avvenuto conferimento dell incarico tutti i livelli aziendali, illustrando altresì i poteri, i compiti, le responsabilità dell Organismo di Vigilanza, nonché la collocazione gerarchica ed organizzativa. Pag. 3 di 11

4 Art. 3 - CESSAZIONE DALL INCARICO La cessazione dall incarico dell OdV può avvenire per una delle seguenti cause: a) Scadenza dell incarico; b) Revoca dell OdV da parte del Consiglio di Amministrazione; c) Rinuncia di tutti i componenti dell OdV, formalizzata mediante apposita comunicazione scritta inviata al Consiglio di Amministrazione. La revoca dell Organismo di Vigilanza compete esclusivamente al Consiglio di Amministrazione. La revoca deve essere fondata su una giusta causa, quali in via non esaustiva: - una grave negligenza nell espletamento dei compiti connessi all incarico; - una sentenza di condanna dell Ente passata in giudicato ovvero un procedimento penale concluso tramite sentenza di patteggiamento da cui risulti l omessa od insufficiente vigilanza da parte dell Organismo di Vigilanza, secondo quanto previsto dall art. 6, comma 1, lett. d) del Decreto; Nell ipotesi in cui sia stata emessa una sentenza di condanna, il Consiglio di Amministrazione, nelle more del passaggio in giudicato, potrà comunque disporre la revoca dei poteri spettanti all Organismo di Vigilanza interessato. In caso di scadenza, revoca o rinuncia, l Consiglio di Amministrazione nomina senza indugio il nuovo OdV. Al di fuori delle ipotesi riguardanti l intero OdV, la cessazione dell incarico di un singolo componente può avvenire: a) a seguito di revoca dell incarico da parte del Consiglio di Amministrazione; b) a seguito di rinuncia all incarico, formalizzata mediante apposita comunicazione scritta inviata al Consiglio di Amministrazione; c) qualora sopraggiunga una delle cause di cause d ineleggibilità ed incompatibilità di cui all art. 9. Pag. 4 di 11

5 Ciascun componente dell Organismo di Vigilanza potrà, in ogni momento, recedere dall incarico mediante preavviso di almeno 3 mesi. L incarico di componente dell Organismo cesserà automaticamente con il venir meno del rapporto di lavoro con l Ateneo. La revoca del singolo componente l OdV può essere disposta solo per giusta causa e tali devono intendersi, oltre alle ipotesi sopra previste per l intero Organismo, a titolo esemplificativo, anche le seguenti ipotesi: - interdizione o inabilitazione, ovvero una grave infermità che renda il componente dell Organismo di Vigilanza inidoneo a svolgere le proprie funzioni di vigilanza, oppure un infermità che comporti l assenza dal luogo di lavoro per un periodo superiore a sei mesi; - una sentenza di condanna passata in giudicato, a carico del componente dell Organismo di Vigilanza per aver personalmente commesso uno dei reati previsti dal D.lgs. n. 231/01; - una sentenza di condanna, passata in giudicato, ad una pena che preveda nei confronti del componente dell Organismo di Vigilanza l interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici ovvero l interdizione temporanea dagli uffici direttivi delle persone giuridiche e delle imprese. - l attribuzione del componente dell Organismo di Vigilanza di funzioni e responsabilità operative incompatibili con i requisiti di autonomia, iniziativa, controllo, indipendenza e continuità di azione propri dell Organismo di Vigilanza; - un grave inadempimento dei doveri spettanti al componente dell Organismo di Vigilanza; - riscontrata violazione degli obblighi di riservatezza previsti a carico dei membri dell OdV; - assenza ingiustificata per più di tre volte consecutive alle riunioni dell OdV, segnalata da alcuno dei membri. In ogni caso, la revoca è disposta con delibera del Consiglio di Amministrazione. Pag. 5 di 11

6 In caso di cessazione di un singolo componente, questi rimane in carica fino alla sua sostituzione, a cui provvede senza indugio il Consiglio di Amministrazione. Il membro nominato scade unitamente agli altri componenti dell OdV. Art. 4 - DURATA IN CARICA L incarico di componente dell Organismo ha durata annuale ed è eventualmente rinnovabile. Il componente rimane comunque in carica fino alla nomina del successore. Art. 5 - RIPORTO GERARCHICO A garanzia del principio di terzietà, l Organismo di vigilanza è collocato al Vertice della Società, con il compito di riportare e rispondere direttamente al Consiglio di Amministrazione Art. 6 - RIPORTO INFORMATIVO L Organismo di Vigilanza informerà periodicamente - a cadenza trimestrale, o comunque ogni qualvolta se ne ravvisi la necessità e/o l opportunità il Consiglio di Amministrazione in merito all attività svolta. Art. 7 - REQUISITI DI PROFESSIONALITÀ E DI ONORABILITÀ I componenti dell Organismo di Vigilanza devono essere in possesso dei seguenti requisiti: - conoscenza dell organizzazione e dei principali processi aziendali, tipici del settore in cui la Società opera; - conoscenze giuridiche idonee a consentire l identificazione delle fattispecie suscettibili di configurare ipotesi di reato; - capacità di individuazione e valutazione degli impatti del contesto normativo di riferimento sulla realtà aziendale; - conoscenza di principi e tecniche proprie dell attività svolta dall Internal Auditing; - conoscenza delle tecniche specialistiche tipiche di chi svolge attività ispettiva; Pag. 6 di 11

7 - profilo etico di indiscutibile valore; - oggettive credenziali di competenza, sulla base delle quali poter dimostrare, anche all esterno, il reale possesso delle qualità sopra descritte. Art. 8 OBBLIGHI I componenti dell Organismo di Vigilanza sono chiamati ad adempiere con la diligenza richiesta dalla natura dell incarico. L Organismo di Vigilanza deve ispirarsi a principi di autonomia ed indipendenza. I componenti dell Organismo di Vigilanza sono tenuti al rispetto degli obblighi di riservatezza in ordine alle notizie ed informazioni acquisite nell esercizio delle proprie funzioni. Art. 9 - CAUSE D INELEGGIBILITÀ ED INCOMPATIBILITÀ I componenti dell Organismo di Vigilanza: - non dovranno avere vincoli di parentela con i soggetti appartenenti al Vertice aziendale; - non dovranno essere legati alla Società da interessi economici (es. partecipazioni azionarie) o da situazioni suscettibili di generare conflitto di interesse; - non devono aver riportato una condanna - anche non definitiva - per uno dei reati previsti dal D.lgs. n. 231/01. Qualora, nel corso dell incarico, dovesse sopraggiungere una causa di decadenza, il membro interessato è tenuto ad informare immediatamente gli altri componenti dell OdV e l Consiglio di Amministrazione. I requisiti di eleggibilità e/o le ipotesi di decadenza sono estese anche a risorse di cui l OdV si avvale direttamente nell espletamento delle proprie funzioni. Qualora un componente dell Organismo di Vigilanza incorra in una delle cause di ineleggibilità e/o incompatibilità sopra elencate, l Consiglio di Amministrazione stabilisce un termine, non inferiore a 30 giorni, entro il quale dovrà cessare la situazione di ineleggibilità e/o incompatibilità. Trascorso Pag. 7 di 11

8 inutilmente tale termine, l Consiglio di Amministrazione dovrà revocare il mandato al componente dell OdV. Art POTERI DELL ORGANISMO All Organismo di Vigilanza spetta il controllo in ordine al funzionamento ed all osservanza del Modello nel suo complesso. L Organismo di Vigilanza, in particolare: - possiede libero accesso a tutti i documenti e le informazioni relative alle funzioni della Società ritenute necessarie per lo svolgimento dei compiti previsti dal D.lgs. n. 231/2001; - può avvalersi di tutte le strutture dell Ateneo ovvero dell opera degli ausiliari consulenti esperti, che agiscono sotto la sua diretta sorveglianza e responsabilità. Art COMPITI DELL ORGANISMO L Organismo di Vigilanza vigila sull efficacia e sull aggiornamento del Modello e/o dei suoi elementi costituitivi. L Organismo di Vigilanza in particolare: - verifica l efficienza ed efficacia del Modello organizzativo, adottato ai sensi del D.lgs. n. 231/2001; - sviluppa sistemi di controllo e monitoraggio volti alla ragionevole prevenzione delle irregolarità, ai sensi del D.lgs. n. 231/2001; - verifica il rispetto degli standard di comportamento e delle procedure previste dal Modello organizzativo e rileva eventuali scostamenti comportamentali mediante analisi dei flussi informativi e delle segnalazioni cui sono tenuti i responsabili delle varie funzioni; - riferisce periodicamente all Consiglio di Amministrazione notizie circa lo stato di attuazione del Modello organizzativo; Pag. 8 di 11

9 - promuove e/o sviluppa, di concerto con le funzioni aziendali a ciò preposte, programmi di informazione e comunicazione interna relativi al Modello, agli standard di comportamento ed alle procedure adottate ai sensi del D.lgs. n. 231/2001. In particolare, prevede modalità che consentano ai dipendenti della società di riferire di eventuali violazioni del Modello mantenendo l anonimato; - promuove e/o sviluppa, di concerto con le funzioni aziendali preposte, l organizzazione di corsi di formazione e la predisposizione di materiale informativo utili alla comunicazione e divulgazione dei principi etici e degli standard cui l Ateneo si ispira nello svolgimento delle proprie attività; - segnala all organo amministrativo le accertate violazioni del Modello organizzativo suscettibili di far insorgere una responsabilità in capo all ente; - formula proposte all organo amministrativo e/o alla funzioni interessate in ordine ad eventuali aggiornamenti ed adeguamenti del Modello organizzativo o di taluno dei principi fondamentali dello stesso in conseguenza di: significative violazioni delle prescrizioni del Modello organizzativo; significative modificazioni dell assetto interno dell Ateneo e/o delle modalità di svolgimento delle attività d impresa; modifiche nello svolgimento delle attività aziendali; modifiche normative. Art COLLABORATORI INTERNI ED ESTERNI Per lo svolgimento delle sue attività, l Organismo di Vigilanza può avvalersi di collaboratori esperti ausiliari interni o esterni individuati dall OdV e nominati dall Ateneo. Gli ausiliari sono coordinati da un Responsabile attuazione 231 scelto all interno dell Università. In capo ai consulenti nominati dovranno essere previsti specifici obblighi di comunicazione relativamente all attività svolta. Ai collaboratori esperti ausiliari individuati dall Ateneo è richiesto il rispetto degli obblighi di diligenza previsti per i componenti dell Organismo di Vigilanza, di cui al precedente articolo 8. Pag. 9 di 11

10 Art RIUNIONI PERIODICHE L Organismo di Vigilanza si riunisce almeno una volta ogni 3 mesi e, comunque, ogni qualvolta se ne presenti la necessità e/o opportunità. Art VERBALIZZAZIONE DELLE RIUNIONI Delle riunioni dell Organismo di Vigilanza deve redigersi verbale, da conservare in apposito libro delle adunanze. Il verbale è redatto dal direttore amministrativo dell Ateneo che a tal fine partecipa alle riunioni dell ODV. I verbali delle riunioni devono riportare: - il nominativo dei componenti; - l ordine del giorno e le eventuali integrazioni; - le dichiarazioni a verbale, ove richieste; - la delibera adottata; - la sottoscrizione degli intervenuti. Art REGOLAMENTO DELL ORGANISMO DI VIGILANZA L azione dell Organismo di Vigilanza sarà oggetto di apposito regolamento, approvato autonomamente dall Organismo stesso su proposta dell Ateneo. In particolare, nell ambito di tale regolamento interno devono essere disciplinati i seguenti profili: a) La tipologia delle attività di verifica e di vigilanza svolte dall OdV; b) La tipologia delle attività connesse all aggiornamento del Modello; c) L attività connessa all adempimento dei compiti di informazione e formazione dei destinatari del Modello; d) La gestione dei flussi informativi da e verso l OdV; e) Il funzionamento e l organizzazione interna dell OdV (ad es., convocazione e quorum Pag. 10 di 11

11 deliberativi dell Organismo, verbalizzazione delle riunioni, ecc.) Art CONFLITTO DI INTERESSI Il componente dell Organismo di Vigilanza il quale, durante lo svolgimento di una deliberata attività, venga a trovarsi in una situazione di conflitto di interesse tale da generare una divergenza tra l interesse dell Ateneo e quello personale, deve darne comunicazione all Consiglio di Amministrazione, pena l invalidità della delibera eventualmente adottata. Art. 17 RESPONSABILITÀ Il componente dell Organismo di Vigilanza è responsabile nei confronti dell Ateneo per i danni derivanti dall inosservanza degli obblighi di diligenza nell adempimento delle funzioni e degli obblighi di legge imposti per l espletamento dell incarico. Le ipotesi di comportamento negligente e/o imperito, da parte del componente dell Organismo di Vigilanza, che abbia dato luogo ad omesso controllo sull attuazione, sul rispetto e sull aggiornamento del Modello sono sanzionabili in conformità alle prescrizioni previste nel sistema disciplinare dell Ente. Art RISORSE FINANZIARIE DELL ORGANISMO L Organismo di Vigilanza è provvisto di mezzi logistici adeguati a consentirne la normale operatività. Il Consiglio di Amministrazione provvede a dotare l Organismo di un fondo adeguato che dovrà essere impiegato esclusivamente per le spese da sostenere nell esercizio delle proprie funzioni, ovvero a rimborsare quelle eventualmente anticipate dai componenti, previa preventiva autorizzazione alla spesa. Art MODIFICHE ALLO STATUTO Eventuali modifiche al presente Statuto potranno essere apportate unicamente a mezzo di delibere validamente adottate dal Consiglio di Amministrazione. Pag. 11 di 11