ALLEGATO III REGOLE FINANZIARIE E CONTRATTUALI

Transcript

1 ALLEGATO III REGOLE FINANZIARIE E CONTRATTUALI I. INTRODUZIONE Il presente Allegato integra le regole relative all uso del contributo nell ambito delle differenti categorie di spesa applicabile al Progetto come specificate nell Accordo. Le integrazioni in questione sono riportate nella sezione II. Nella sezione III dell Allegato sono indicate le tariffe applicabili alle categorie di spesa per le quali si applicano i contributi unitari di cui all Articolo II.16.2 dell Accordo. La sezione IV illustra i vari tipi di controlli ai quali il Beneficiario può essere soggetto e i relativi documenti giustificativi. II. REGOLE FINANZIARIE E CONTRATTUALI COMPLEMENTARI A. Attività e spese ammissibili 1. Ammissibilità delle attività di mobilità Il Beneficiario deve garantire che le attività di mobilità realizzate dai singoli partecipanti siano ammissibili ai sensi di quanto indicato nella Guida del Programma Erasmus+. Le attività di mobilità realizzate che non rispettino le regole di cui alla Guida del Programma Erasmus+, integrate da quelle di cui al presente Allegato, saranno considerate non ammissibile e gli importi del contributo relativi alle attività in questione dovranno essere totalmente rimborsati dal Beneficiario. Il rimborso riguarderà tutte le categorie di spesa relative all attività di mobilità dichiarata non ammissibile: tali categorie possono essere il viaggio, il supporto individuale, il supporto organizzativo, e, quando applicabili, il supporto linguistico, supporto per i bisogni speciali e i costi eccezionali. La durata minima ammissibile delle attività di mobilità, come specificata nella Guida al Programma, va intesa come la durata minima dell attività esclusi i giorni di viaggio. 2. Viaggio Il Beneficiario deve indicare nel Mobility Tool il luogo di origine e quello di destinazione per ogni attività di mobilità per la quale è stato assegnati un contributo per il viaggio. Nel caso in cui non sia stato intrapreso alcun viaggio o sia stato, invece, finanziato attraverso fondi diversi da quelli del Programma Erasmus+ (ad es. il partecipante in mobilità era già presente sul luogo di destinazione per svolgere un attività diversa da quella finanziata dall Accordo), il Beneficiario dovrà di conseguenza darne

2 giustificazione nel Mobility Tool per ogni attività di mobilità. In tale ipotesi, non verrà riconosciuto alcun contributo per i costi di viaggio. Al fine di stabilire la fascia chilometrica applicabile, il Beneficiario deve utilizzare il calcolatore di distanza online disponibile al seguente sito web della Commissione: Il Mobility Tool calcolerà gli importi del contributo per il viaggio in base alle tariffe applicabili per costo unitario. Come luogo di origine viene considerato automaticamente il luogo in cui ha sede l organizzazione di invio, mentre come luogo di destinazione il luogo in cui ha sede l organizzazione ospitante. Se vengono indicati luoghi di origine e di destinazione differenti, il Beneficiario deve darne motivazione nel Mobility Tool. 3. Supporto individuale Il Beneficiario deve dare prova nel Mobility Tool delle date di inizio e fine dell attività di mobilità all estero per ogni attività di mobilità per la quale è stato assegnato un contributo per il supporto individuale. Per tutte le attività di mobilità ad eccezione della mobilità degli studenti nel Settore Istruzione Superiore, il Beneficiario, se necessario, può aggiungere per il viaggio un giorno immediatamente prima del giorno di inizio dell attività all estero ed un altro immediatamente successivo al giorno in cui si conclude tale attività; questi giorni extra per il viaggio saranno considerati ai fini del calcolo del supporto individuale. In caso di mobilità studenti a fini di tirocinio nel Settore Istruzione Superiore, lo studente riceve un contributo aggiuntivo per il supporto individuale. Gli studenti con condizioni socio-economiche svantaggiate partecipanti ad una mobilità a fini di studio ricevono un contributo aggiuntivo per il supporto individuale qualora rientrino nelle categorie in tal senso individuate a livello nazionale come specificato nella nota del 25 luglio 2014 del MIUR avente ad oggetto Erasmus+: incremento della borsa per gli studenti con condizioni socio-economiche svantaggiate. Le due tipologie di contributo aggiuntivo non sono tra loro cumulabili. Il Mobility Tool aiuterà a calcolare gli importi del contributo per il supporto individuale. I partecipanti ad attività di mobilità dovranno redigere una relazione sull attività stessa attraverso la compilazione di un questionario on-line in cui sono chiamati a fornire il loro feedback in merito a informazioni effettive ed alla valutazione del periodo di attività all estero, così come della sua preparazione e follow-up. Ai partecipanti che non dovessero produrre la relazione in oggetto, l Istituto di appartenenza/organizzazione di invio può richiedere un rimborso totale o parziale del contributo comunitario ricevuto. In caso di rescissione dell Accordo con il Beneficiario da parte del partecipante a causa di un evento di "forza maggiore", ossia una situazione imprevedibile ed eccezionale o evento al di là del controllo delle parti, non attribuibile a loro errore o negligenza, il

3 partecipante avrà diritto a ricevere l importo del contributo corrispondente all effettiva durata del periodo di mobilità all estero come definite all Articolo 2.2 dell Accordo tra il Beneficiario e il partecipante. Ogni importo residuo dovrà essere rimborsato, se non diversamente concordato con l Istituto di appartenenza/organizzazione di invio. Nel caso di mobilità degli studenti nel Settore Istruzione Superiore, il Beneficiario dovrà indicare nel Mobility Tool le seguenti date di inizio e di fine: Per data di inizio si intende il primo giorno in cui lo studente deve essere presente presso l Istituto/Impresa ospitante. La data di inizio potrebbe, ad esempio, essere il primo giorno di un corso/primo giorno di lavoro, di un evento di benvenuto organizzato dall organizzazione ospitante o, ancora, di corsi di lingua o interculturali; tra questi rientrano anche corsi di lingua organizzati dall Istituto/Impresa ospitante o da organizzazioni da questa diverse nel caso questi corsi siano considerati dall Istituto di appartenenza/organizzazione di invio quale parte rilevante del periodo di mobilità all estero. Per data di fine si intende l ultimo giorno in cui lo studente deve essere presente presso l Istituto/Impresa ospitante. La data di fine potrebbe, ad esempio, essere l ultimo giorno della sessione di esami/del corso/di lavoro/di un periodo di servizio obbligatorio. Le date definitive di inizio e di fine dei periodi di mobilità degli studenti a fini di studio e a fini di traineeship saranno indicate, rispettivamente, nel Learning Agreement for Studies sezione After the Mobility (Recognition Outcomes) e nel Learning Agreement for Traineeship sezione After the Mobility (Traineeship Certificate) rilasciati dall organizzazione ospitante. In alternativa ai citati documenti, il Beneficiario può allegare una dichiarazione rilasciata dall organizzazione ospitante. Se il periodo definitivo di permanenza è più breve di quello indicato nell Accordo, il Beneficiario deve riportare nel Mobility Tool le date definitive di inizio e di fine così come specificate nel Learning Agreement for Studies sezione After the Mobility (Recognition Outcomes) o nel Learning Agreement for Traineeship sezione After the Mobility (Traineeship Certificate). Nel caso di una interruzione della mobilità durante la permanenza, il Beneficiario dovrà darne conto nel Mobility Tool. Il Mobility Tool ricalcolerà gli importi del contributo per il supporto individuale in base alle nuove date e alle tariffe applicabili per costo unitario. Se il periodo definitivo di permanenza è più lungo di quello indicato nell Accordo, il Beneficiario può: - Emendare l Accordo durante il periodo di mobilità all estero dello studente in modo tale da prendere in considerazione la durata più lunga, purché l importo restante del contributo lo consenta. In tal caso, il Beneficiario deve indicare nel Mobility Tool le date definitive di inizio e di fine come

4 specificate nel Learning Agreement for Studies sezione After the Mobility (Recognition Outcomes) o nel Learning Agreement for Traineeship sezione After the Mobility (Traineeship Certificate) e in linea con l Accordo emendato; - Oppure concordare con lo studente durante il suo periodo di mobilità all estero che i giorni aggiuntivi saranno considerati come un periodo senza contributo ( zero-grant ). In tal caso, il Beneficiario deve indicare nel Mobility Tool le date definitive di inizio e di fine come specificate nel Learning Agreement for Studies sezione After the Mobility (Recognition Outcomes) o nel Learning Agreement for Traineeship sezione After the Mobility (Traineeship Certificate), così come il numero dei giorni senza contributo ( zero-grant ) che dovranno essere detratti dal totale del contributo. 4. Supporto organizzativo L importo del contributo sarà calcolato automaticamente dal Mobility Tool sulla base del numero totale delle attività di mobilità (ossia prescindendo dal fatto che uno stesso partecipante abbia effettuato una o più mobilità) così come indicato dal Beneficiario nel Mobility Tool. Il numero dei partecipanti in uscita per il Settore Istruzione Superiore senza contributo ( zero-grant ) per l intera durata della mobilità così come del personale invitato da impresa per intraprendere una mobilità in entrata saranno inclusi nel numero totale ai fini del calcolo del contributo per il supporto organizzativo. Vi è un margine di tolleranza del 10%, vale a dire che se il numero totale delle mobilità di studenti e personale realizzate è minore del 10% rispetto al numero delle mobilità di cui all Allegato II dell Accordo, l importo del contributo per il supporto organizzativo non verrà ridotto. Se il numero delle mobilità è invece più alto di quello indicato nell Allegato II, l importo del contributo per il supporto organizzativo verrà limitato all importo massimo come specificato nell Allegato II. 5. Supporto linguistico Valutazione online Le licenze per la valutazione linguistica sono previste per gli studenti che intraprendano un periodo di mobilità all estero di minimo 2 mesi. Il Beneficiario deve distribuire le licenze per la valutazione linguistica ai partecipanti dopo che siano stati selezionati per la mobilità all estero. Non sono oggetto di valutazione linguistica i partecipanti madrelingua nella lingua utilizzata sul luogo di lavoro o di studio all estero.

5 Il Beneficiario deve garantire che i partecipanti in mobilità effettuino la valutazione online prima e al termine del loro periodo di mobilità. Il Beneficiario riceverà una notifica dell esito della valutazione dall online service provider. Corsi di lingua online Le licenze per i corsi di lingua online devono essere utilizzate nel periodo che intercorre tra la valutazione linguistica svolta all inizio e quella svolta alla fine dell attività di mobilità dei partecipanti interessati. Prima di ottenere una licenza per partecipare ad un corso di lingua online, i partecipanti devono aver effettuato una valutazione linguistica online. Il Beneficiario dovrà monitorare l uso delle licenze sulla base delle informazioni ricevute dal service provider. Il Beneficiario dovrà impegnarsi per garantire che tutte le licenze distribuite siano utilizzate dai partecipanti selezionati. Al fine di massimizzare il supporto linguistico online, le licenze inutilizzate dovranno essere restituite all Agenzia Nazionale. Tutte le licenze (valutazione e corso di lingua) Il Beneficiario dovrà agire nel rispetto delle Istruzioni tecniche sull utilizzo del supporto linguistico online dell Unione Europea disponibili sul sito dell AN. Il Beneficiario dovrà riferire del numero di licenze utilizzate per la valutazione e per i corsi di lingua nel Mobility Tool. Nel caso di licenze inutilizzate o non distribuite, l AN potrà decidere di tenerne conto negli anni successivi e nel corso delle selezioni ai fini della distribuzione delle licenze. 6. Supporto per bisogni speciali Il Beneficiario dovrà indicare nel Mobility Tool se è stato previsto il contributo aggiuntivo per bisogni speciali per eventuali partecipanti con bisogni speciali. In tal caso, il Beneficiario dovrà indicare nel Mobility Tool il tipo di spese aggiuntive così come l effettivo importo dei relativi costi aggiuntivi sostenuti. Il Beneficiario può presentare la richiesta per il supporto per bisogni speciali all AN dopo che i partecipanti siano stati selezionati per la mobilità. B. Riduzione del contributo in caso di attuazione carente, parziale o in ritardo L AN valuterà se il Progetto non è attuato o è eseguito in modo insoddisfacente, parziale o in ritardo sulla base: - Del Rapporto Finale trasmesso dal Beneficiario;

6 - Delle Relazioni dei singoli individui che hanno effettuato le attività di mobilità. Qualora il Progetto non sia realizzato nel rispetto delle disposizioni contrattuali, l AN potrà prendere in considerazione anche informazioni ricevute da altre fonti rilevanti. Altre fonti di informazione in tal senso possono essere costituite da visite di monitoraggio, desk-check o controlli in loco ( on the spot checks ) effettuati dall AN. Il Rapporto Finale verrà valutato in base a criteri qualitativi e sarà attribuito un punteggio fino ad un massimo di 100. Se il punteggio totale del Rapporto Finale è inferiore a 50, l AN dovrà ridurre l importo del contributo finale alla luce della realizzazione insoddisfacente, parziale o in ritardo del Progetto, anche nel caso in cui tutte le attività indicate siano ammissibili e siano state effettivamente realizzate. Nel caso di organizzazioni accreditate, se l AN ritiene che il modo in cui il Progetto è stato attuato non rispetti gli standard qualitativi rispetto ai quali il Beneficiario si è impegnato può - in aggiunta o in alternativa chiedere al Beneficiario di preparare e realizzare un piano di azione entro un lasso di tempo concordato, al fine di garantire il rispetto degli standard richiesti. Se il Beneficiario non realizza in maniera soddisfacente il piano di azione entro la data stabilita, l AN può suggerire alla Commissione Europea di ritirare al Beneficiario la Carta Erasmus per l Istruzione Superiore (ECHE). Il Rapporto Finale sarà valutato congiuntamente alle Relazioni dei partecipanti alla mobilità, utilizzando un quadro comune di criteri qualitativi che tengono in considerazione: - La misura in cui il Progetto è stato realizzato nel rispetto di quanto indicato nella Candidatura approvata. - La misura in cui il Progetto è stato realizzato nel rispetto degli standard qualitativi e di conformità come specificati nella Carta Erasmus per l Istruzione Superiore. - La misura in cui gli importi del contributo dovuti ai partecipanti in mobilità sono stati loro trasferiti nel rispetto delle disposizioni contrattuali definite nell Accordo tra il Beneficiario e il partecipante seguendo il modello fornito dall Allegato IV dell Accordo. Una riduzione del contributo a causa di una realizzazione insoddisfacente, parziale o in ritardo del Progetto sarà applicata all importo finale del contributo per il supporto organizzativo e i costi eccezionali e sarà pari al: - 25% se il Rapporto Finale ottiene un punteggio tra 41 e 50, entrambi inclusi; - 50% se il Rapporto Finale ottiene un punteggio tra 26 e 40, entrambi inclusi; - 75% se il Rapporto Finale ottiene un punteggio tra 0 e 25, entrambi inclusi.

7 C. Modifiche del contributo C.1. Modifica del contributo per fondi aggiuntivi disponibili In caso di fondi aggiuntivi di cui l AN disponga a fini di una (ri)distribuzione alle organizzazioni beneficiarie, l importo massimo totale del contributo come indicato all Articolo I.3.1 può essere incrementato purché dal Rapporto Intermedio emerga, rispetto a quanto originariamente concordato, un numero più alto o una durata più lunga delle attività di mobilità in uscita (incluse quelle di personale da impresa lì dove applicabili). I criteri in base ai quali saranno attributi i fondi aggiuntivi saranno comunicati successivamente. C.2. Aumento del contributo per bisogni speciali Poiché per il settore dell Istruzione Superiore non vi è alcuna possibilità di previsione all atto della presentazione della Candidatura, ai fini della richiesta di supporto per bisogni speciali, il Beneficiario può fare la richiesta per un contributo aggiuntivo una volta che i partecipanti siano stati selezionati per la mobilità e secondo le disposizioni indicate dall AN attraverso la Circolare del 3 ottobre prot /D9ER. L AN può prevedere un tale supporto per quei partecipanti la cui condizione fisica, mentale o di salute sia tale per cui la loro partecipazione all attività di mobilità non sarebbe possibile senza quell ulteriore supporto finanziario. C.3. Modifiche contrattuali Ai sensi dell Articolo II.11 dell Accordo, ogni modifica del contributo come indicata ai punti C.1 e C.2 sopra menzionati comporterà un Emendamento dell Accordo. III. TARIFFE APPLICABILI AI CONTRIBUTI PER I COSTI UNITARI 1. Viaggio Mobilità del personale Fasce chilometriche Tra 100 e 499 KM Tra 500 e 1999 KM Tra 2000 e 2999 KM Tra 3000 e 3999 KM Tra 4000 e 7999 KM Importo 180,00 per partecipante 275,00 per partecipante 360,00 per partecipante 530,00 per partecipante 820,00 per partecipante 8000 KM o più 1.100,00 per partecipante

8 Nota bene: per "fascia chilometrica" si intende la distanza tra il luogo di origine e quello di destinazione, mentre l importo viene inteso a copertura delle spese di viaggio sia verso che dal luogo di destinazione. 2. Supporto individuale Mobilità del personale Paese ospitante Danimarca, Irlanda, Olanda, Svezia, Gran Bretagna Belgio, Bulgaria, Repubblica Ceca, Grecia, Francia, Italia, Cipro, Lussemburgo, Ungheria, Austria, Polonia, Romania, Finlandia, Islanda, Liechtenstein, Norvegia, Turchia Germania, Spagna, Lettonia, Malta, Portogallo, Slovacchia, Ex Repubblica Jugoslava di Macedonia Mobilità del personale Tariffe Giornaliere days 1-14 days ,00 89,60 112,00 78,40 96,00 67,20 Estonia, Croazia, Lituania, Slovenia 80,00 56,00 Nota bene - l ammontare giornaliero viene calcolato come segue: Fino al 14 esimo giorno di attività: l importo giornaliero per partecipante come specificato nella tabella sopra riportata + Tra il 15 esimo e il 60 esimo giorno di attività: l importo giornaliero per partecipante come specificato nella tabella sopra riportata.

9 Mobilità studenti Mobilità studenti a fini di studio Gruppo Paese ospitante Importo mensile Gruppo 1 Paesi partecipanti al Programma con un costo della vita alto Gruppo 2 Paesi partecipanti al Programma con un costo della vita medio Gruppo 3 Paesi partecipanti al Programma con un costo della vita basso Danimarca, Irlanda, Francia, Italia, Austria, Finlandia, Svezia, Regno Unito, Liechtenstein, Norvegia Belgio, Repubblica Ceca, Germania, Grecia, Spagna, Croazia, Cipro, Lussemburgo, Paesi Bassi, Portogallo, Slovenia, Islanda, Turchia Bulgaria, Estonia, Lettonia, Lituania, Ungheria, Malta, Polonia, Romania, Slovacchia, Ex Repubblica Iugloslava di Macedonia 280,00 230,00 230,00 Mobilità studenti a fini di traineeship: contributo aggiuntivo pari a 200,00 /mensili. Studenti con condizioni socio-economiche svantaggiate (diversi da quelli con bisogni speciali): contributo aggiuntivo pari a 200,00 /mensili. 3. Supporto organizzativo Fino al 100 esimo partecipante: 350 EURO per partecipante + Oltre il 100 esimo partecipante: 200 EURO per partecipante aggiuntivo

10 IV. PREDISPOSIONE DI DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI In base a quanto disposto dall Articolo II.27, il Beneficiario può essere soggetto ad attività di controllo ed audit relative all Accordo. Controlli ed audit hanno l obiettivo di verificare che la gestione del contributo da parte del Beneficiario sia avvenuta nel rispetto delle regole definite dall Accordo, al fine di definire l importo finale del contributo spettante al Beneficiario. Pertanto, il Beneficiario può essere soggetto alle seguenti tipologie di controlli: Controllo del Rapporto Finale: si tratta di un controllo effettuato dall AN nelle proprie sedi in fase di presentazione del Rapporto Finale, al fine di definire l importo finale del contributo spettante al Beneficiario. Questo tipo di controllo viene effettuato per ogni Beneficiario. Desk-check : si tratta di un controllo di natura più approfondita effettuato dall AN nelle proprie sedi, solitamente in fase di presentazione del Rapporto Finale o dopo di essa, nel caso in cui l Accordo rientri nel campione selezionato dall AN per la verifica della documentazione giustificativa a supporto ( desk-checks ) richiesta dalla Commissione Europea o nel caso in cui l AN ritenga di dover sottoporre l Accordo ad un desk-check mirato in base ad una propria valutazione del rischio. Controlli in loco ( on the spot checks ): si tratta di controlli che vengono effettuati presso la sede dell organizzazione beneficiaria o presso ogni altra sede rilevante dal punto di vista dell esecuzione del Progetto. Il Beneficiario può essere soggetto a dei controlli in loco ( on the spot checks ) nel caso in cui l Accordo rientri nel campione selezionato dall AN per le verifiche in loco richieste dalla Commissione Europea o nel caso in cui l AN ritenga di dover sottoporre l Accordo ad un controllo mirato di tale tipo in base ad una propria valutazione del rischio. Vi sono tre tipologie possibili di controlli in loco ( on the spot checks ): - Controlli in loco ( on the spot checks ) durante la realizzazione del Progetto: controlli intrapresi nel corso della realizzazione del Progetto; - Controlli in loco ( on the spot checks ) successivi alla realizzazione del Progetto: controlli intrapresi quando il Progetto è concluso e solitamente a seguito del controllo del Rapporto Finale; - Controlli di Sistema ( System checks ): controlli intrapresi sul Beneficiario al fine di verificarne il rispetto degli impegni sottoscritti nella Carta ECHE. La tabella riportata di seguito illustra l oggetto di ogni verifica effettuata dall AN per ogni categoria di spesa nell ambito delle varie tipologie di controlli. Il Beneficiario deve notare che l AN può richiedere, nel corso di qualunque tipologia dei controlli sopra menzionati, anche documenti giustificativi o prove che sono solitamente richiesti per un altro tipo di controllo indicato nella tabella sotto riportata. In caso di controllo, il Beneficiario dovrà fornire tutti i documenti giustificativi in originale. Quando invece il Beneficiario sia legittimamente autorizzato a non produrre la documentazione in originale all AN per il Rapporto Finale o per il desk-check, potrà inviarne una copia conforme all originale. L AN dovrà restituire al Beneficiario i documenti prodotti in originale dopo averli visionati.

11 Categoria di spesa Controllo del Rapporto Finale Desk-check On the spot checks durante l azione System check On the spot checks dopo il Rapporto Finale - Effettività e ammissibilità dell attività e dei partecipanti Viaggio Rapporto Finale - Documenti giustificativi come specificati all Articolo II.16.2 Effettività e ammissibilità dell attività e dei partecipanti - Rispetto della Carta Erasmus ECHE - Documenti giustificativi come specificati all Articolo II Trascrizione delle spese del Progetto nei registri contabili del Beneficiario Supporto individuale Supporto organizzativo Rapporto Finale Supporto per bisogni speciali Rapporto Finale Rapporto Finale - Documenti giustificativi come specificati all Articolo II Documenti giustificativi come specificati all Articolo II Effettività e ammissibilità dell attività e dei partecipanti - Rispetto della Carta Erasmus ECHE - Effettività e ammissibilità dell attività e dei partecipanti - Rispetto della Carta Erasmus ECHE - Documenti giustificativi come specificati all Articolo II Trascrizione delle spese del Progetto nei registri contabili del Beneficiario - Documenti giustificativi come specificati all Articolo II Trascrizione delle spese del Progetto nei registri contabili del Beneficiario - Documenti giustificativi come specificati all Articolo II.16.4 Effettività e ammissibilità dell attività e dei partecipanti Effettività e ammissibilità dell attività e dei partecipanti Effettività e ammissibilità dell attività e dei partecipanti Effettività e ammissibilità dell attività e dei partecipanti - Documenti giustificativi come specificati all Articolo II Trascrizione delle spese del Progetto nei registri contabili del Beneficiario