ALL. A PIANO DELLE FUNZIONI AREA AFFARI ISTITUZIONALI

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1 ALL. A PIANO DELLE FUNZIONI AREA AFFARI ISTITUZIONALI Modifiche apportate con deliberazioni: n. 317 Reg. G.C. / n. 348 P.D. in data 10/10/2012 n. 398 Reg. G.C. / n. 423 P.D. in data 05/12/2012 n. 375 Reg. G.C. / n. 400 P.D. in data 06/11/2013 n. 17 Reg G.C. / n. 16 P.D. in data 29/01/2014

2 1 Denominazione struttura SERVIZIO CONSIGLIO, GIUNTA, CONSIGLI DI CIRCOSCRIZIONE E COMUNICAZIONE Area: Affari istituzionali Direzione Assistenza agli organi Servizio: Consiglio, Giunta, Consigli circoscrizionali Responsabile: dott.sa Simona Locatelli e Comunicazione Assistenza agli organi di governo centrali e decentrati dell ente e alla Presidenza del Consiglio. Gestione degli atti. Comunicazione istituzionale. Collaborazione con lo Sportello polifunzionale del Cittadino, mediante condivisione dei flussi di comunicazione istituzionale e generale di interesse per l utenza dell URP di ente. 3 Funzioni : Assistenza agli organi istituzionali ( consiglio e giunta comunale, commissioni consiliari permanenti e speciali, consiglio delle donne, consigli circoscrizionali); gestione degli atti, fino alla pubblicazione sul sito; gestione delle determinazioni dirigenziali; Svolgimento delle funzioni di comunicazione istituzionale, attraverso gli strumenti individuati dall Amministrazione. Gestione del sito internet. Iscrizione delle libere associazioni nel repertorio comunale ricerca di sponsorizzazioni Comunicazione delle spese pubblicitarie all'autorità per le garanzie nelle comunicazioni Concessione di patrocinio da parte dei consigli di circoscrizione a enti per l organizzazione di iniziative culturali, teatrali, sportive e di partecipazione Concessione in uso di locali comunale nell'ambito dei centri sociali delle circoscrizioni Convocazione delle sedute del consiglio comunale, della giunta e dei consigli circoscrizionali Gestione delle interrogazioni e interpellanze a risposta scritta Gestione delle sedute di Giunta comunale e degli atti conseguenti supporto giornaliero agli uffici, ai consiglieri e assessori e ai cittadini Pubblicazione della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive gestione delle nomine di rappresentanti del Comune presso enti, aziende ed istituzioni Gestione delle sedute del Consiglio comunale e degli atti conseguenti Gestione delle determinazioni Assistenza alla commissioni consiliari permanenti e speciali Segreteria del Presidente del Consiglio Realizzazione del progetto "A scuola di cittadinanza" Gestione dei regolamenti Assistenza al consiglio delle donne Organizzazione delle iniziative e e delle manifestazioni della Presidenza del Consiglio Gestione delle richieste di incontro con il Sindaco Realizzazione di materiale informativo / promozionale per iniziative di comunicazione promosse dal Comune. Inoltro del materiale informativo / promozionale prodotto allo Sportello polifunzionale del Cittadino e alle altre sedi comunali per la distribuzione al pubblico. Supporto informativo allo Sportello polifunzionale del Cittadino mediante segnalazione dei nuovi contenuti della comunicazione istituzionale ove di interesse per il pubblico. Supporto tecnico ad altri uffici per la realizzazione di campagne di comunicazione Gestione dei totem pubblicitari esterni ed interni a uffici comunali Realizzazione dell' agenda mensile degli eventi pubblicata su internet e in forma cartacea Gestione del sito intranet gestione account su face book Formazione dei dipendenti per inserimento di dati nei siti intranet e internet Copertura fotografica eventi in cui non è prevista la presenza di un fotografo professionista e pubblicazione foto sul sito internet del Comune di Bergamo Pubblicazione video per il canale You Tube del Comune di Bergamo Attività di comunicazione per l'organizzazione e la partecipazione ad eventi (mostre, fiere, ecc.) Gestione degli stagisti in formazione assistenza alle sedute del Consiglio circoscrizionale e degli atti conseguenti Gestione di interrogazioni ed interpellanze presentate dai consiglieri di circoscrizione Assistenza al Presidente della circoscrizione Assistenza alla conferenza dei Presidenti di circoscrizione Gestione delle nomine di rappresentanti della circoscrizione presso commissioni di gestione di biblioteche, centri socio culturali, centri sociali, e di commissioni temporanee di proposta Supporto al Segretario generale

3 4 Altre attività svolte nell ambito di processi trasversali ad altre strutture Gestione degli atti del consiglio e della giunta Gestione dei decreti e delle ordinanze del Sindaco Gestione presenze/assenze dei consiglieri

4 1 Denominazione struttura DIREZIONE CONTRATTI ED APPALTI Area: Affari istituzionali Direzione Contratti ed appalti Responsabile: dott. Giovanni Cappelluzzo Procedimenti di scelta del contraente ad evidenza pubblica per l acquisizione di beni e servizi ovvero per l affidamento di lavori; consulenza per l attività contrattuale del Comune e di altri soggetti pubblici e privati. 3 Funzioni Espletamento dei procedimenti di scelta del contraente ad evidenza pubblica e redazione dei contratti conseguenti per l acquisizione di beni e servizi ovvero per l affidamento di lavori, ivi compresi tutti gli adempimenti previsti dalla legge e dai regolamenti del Comune; redazione di altri contratti secondo le previsioni regolamentari del Comune; assistenza al segretario generale del Comune nella sua qualità di ufficiale rogante; consulenza, nella specifica materia, alla struttura tutta del Comune e ad altri soggetti pubblici e privati richiedenti. Stipulazione dei contratti di atti di trasferimento e/o costituzione di diritti reali immobiliari (compravendite, costituzioni servitù, diritti di superficie, decreti di espropriazione Affidamento di servizi a persone giuridiche attraverso la convenzione Convenzioni con enti privati Stipulazione dei contratti di locazione di beni patrimoniali e comodati Gestione dell albo dei fornitori 4 Altre attività svolte nell ambito di processi trasversali ad altre strutture Attività di consulenza a favore degli Uffici del Comune e di altri soggetti pubblici e privati

5 1 Denominazione struttura: DIREZIONE CONTRATTI E APPALTI Integrazione di funzioni in materia di concessioni e servizi cimiteriali Area: Affari Istituzionali Direzione: Contratti e Appalti Funzioni: Concessioni e servizi cimiteriali Responsabile: dott. Giovanni Cappelluzzo Responsabile: dott. Silvio Bonfanti Rilascio di concessioni cimiteriali. Conduzione e apertura al pubblico dei cimiteri e servizi tecnici correlati. 3 Funzioni della Struttura Svolge in generale le attività tecnico-amministrative necessarie al funzionamento dei cimiteri civici cittadini Assolve le incombenze amministrative riguardanti gli atti ed i procedimenti propri dell Ufficiale di polizia mortuaria, nonché le concessioni di manufatti ed aree (loculi, ossari, nicchie cinerarie, tombe e cappelle) per il diritto d uso della sepoltura Gestisce la contabilità delle entrate derivanti dallo svolgimento dei servizi cimiteriali Assicura l apertura dei cimiteri al pubblico, vigilando sul rispetto delle norme e sulla sicurezza delle persone e delle sepolture Assicura la ricezione delle salme e la loro sepoltura e/o cremazione, fissando gli orari dei funerali Esegue tutte le operazioni riguardanti le traslazioni di salme, nonché le rimanenti operazioni atte al mantenimento del decoro e pulizia degli spazi cimiteriali Mantiene ed aggiorna l anagrafe cimiteriale e svolge funzioni di segreteria della Commissione tecnico-artistica cimiteriale Gestisce il servizio di illuminazione votiva Assicura il servizio di cremazione delle salme mediante affidamento a soggetto esterno. Presiede all affidamento delle concessioni di manufatti ed aree (loculi, ossari, nicchie cinerarie, tombe e cappelle) per il diritto d uso della sepoltura 4 Altre attività svolte nell ambito di processi trasversali ad altre strutture Fornisce all Area Lavori pubblici il quadro delle esigenze per gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria sul patrimonio cimiteriale

6 1 Denominazione struttura SERVIZIO GESTIONE DOCUMENTALE Area: Affari istituzionali Direzione Assistenza agli organi Servizio Gestione documentale Responsabile: dott Protocollazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti dell ente. Notificazione degli atti; ricevimento del pubblico di competenza presso lo Sportello polifunzionale del cittadino ovvero presso le postazioni specialistiche del Servizio. 3 Funzioni tipiche Protocollazione e fascicolazione elettronica e cartacea dei documenti interni ed esterni e supporto agli uffici nello svolgimento delle medesime funzioni. Archiviazione degli atti, anche attraverso intereventi di conservazione sostitutiva. Notificazione e consegna degli atti depositati. Accesso agli atti Notificazione degli atti Pianificazione annuale del piano di conservazione dell'archivio per l'intera struttura del Comune e attività di riordino selezione e conservazione dei documenti cartacei organizzazione archivistica Affrancatura e spedizione degli atti consegna di materiale Richiesta di rimborso dei diritti di notifica protocollazione di documenti Gestione del protocollo:annullamento delle registrazioni di protocollo e dei fascicoli differimento dei termini di registrazione dei documenti stampa del registro giornaliero di protocollo gestione del registro di emergenza spedizione dei documenti destinati all'esterno e ulteriori attività per spedizioni particolari supporto agli addetti con compiti di protocollazione e fascicolazione Pianificazione annuale delle attività inerenti la gestione documentale Pubblicazione all'albo pretorio e consegna delle cartelle esattoriali domiciliazione degli atti presso il Comune rilascio di attestazioni varie Aggiornamento del manuale di gestione documentale e dei relativi allegati ricezione, registrazione e consegna degli atti giudiziari depositati alla casa comunale 4 Altre attività svolte nell ambito di processi trasversali ad altre strutture Protocollazione e fascicolazione degli atti Spedizione degli atti Notificazione e consegna degli atti Archiviazione degli atti 5 Controllo su altre attività tipiche (e servizi) affidate/i in gestione a soggetti esterni Protocollazione e fascicolazione elettronica Gestione delle affrancatrici 6 Partecipazione del servizio al Progetto Sportello polifunzionale del cittadino Partecipa alle attività di pianificazione della copertura oraria del front-office dello Sportello polifunzionale e dell accesso del pubblico ai servizi anche su appuntamento. Concorre alla copertura del front-office dello Sportello polifunzionale con contingenti di personale del Servizio per le funzioni di specifica competenza nei tempi e nei modi pianificati. Concorre alla copertura del front-office dello Sportello polifunzionale con contingenti di personale del Servizio per le funzioni semplici di carattere polifunzionale nei tempi e modi pianificati. Concorre alla copertura del call-center dello Sportello polifunzionale con contingenti di personale del Servizio fornendo le risposte o prendendo in carico le telefonate su funzioni di specifica competenza, nei tempi e nei modi pianificati. Cura la redazione e la pubblicazione in internet delle risposte alle domande frequenti (FAQ) sul servizio di competenza, al fine di facilitare l erogazione di informazioni ai cittadini.

7 1 Denominazione struttura SERVIZIO SERVIZI AUSILIARI Area: Affari istituzionali Direzione Assistenza agli organi Servizio Servizi ausiliari Responsabile: dott. Giacoma Giaccone Responsabile: dott. Giacoma Giaccone Responsabile: dott. Carmela Picarella Svolgimento delle attività ausiliarie alla struttura comunale, con particolare riferimento alla stampa e legatura di atti e documenti, alla ricezione e smistamento delle telefonate, all apertura, sorveglianza e chiusura dell accesso agli uffici comunali e giudiziari, al trasporto con auto di rappresentanza di amministratori e personale dirigenziale/direttivo dell ente. 3 Funzioni Servizi di esecutore tecnico servizi ausiliari * Assicura apertura, sorveglianza, videocontrollo e chiusura degli accessi alla sede di Palazzo Uffici negli orari di chiusura dello Sportello polifunzionale D intesa con personale degli istituti di vigilanza preposti, concorre all apertura, sorveglianza e chiusura degli accessi agli uffici giudiziari ed assicura la funzione di primo contatto e orientamento del pubblico in entrata. Assicura i servizi ausiliari di supporto allo Staff del Sindaco, presso l Anticamera del Sindaco di palazzo Frizzoni. Assicura i servizi ausiliari di supporto allo svolgimento delle sedute degli organi istituzionali Gestione della esposizione delle bandiere sui principali edifici comunali Recapito della posta, delle pratiche e documentazione agli uffici. Allestimento delle sale utilizzate per riunioni, commissioni, conferenze e adunanze degli organi istituzionali ovvero per le esigenze degli uffici e servizi comunali; allestimenti temporanei correlati ad eventi istituzionali straordinari. Versamenti e operazioni postali varie richieste dagli uffici. Servizi di guardia giurata autista Servizi di trasporto di rappresentanza per le necessità di organi elettivi e della struttura comunale, anche al di fuori del territorio comunale; ritiro e consegna di plichi e altro materiale. Cura la pulizia e l efficienza degli automezzi in dotazione. Controlli di sicurezza all ingresso della casa comunale di Palazzo Frizzoni, in collaborazione con la Polizia locale Servizi di centralinista * Ricezione delle telefonate in arrivo, smistamento agli uffici e collegamento degli uffici con i numeri esterni richiesti. Fornisce risposta telefonica a richieste di informazioni semplici Indirizza le richieste telefoniche di informazioni complesse al call-center dello Sportello polifunzionale del cittadino o del Sueap Segnalazione dei guasti degli apparecchi telefonici al servizio manutentivo competente. Contabilizzazione delle telefonate private effettuate dai dipendenti e comunicazione dei relativi dati all ufficio competente. Raccolta e archiviazione della documentazione relativa al traffico telefonico giornaliero. Servizi di operaio professionale stampatore * Fotocopiatura, stampa e legatura di tutta la documentazione necessaria al funzionamento degli organi istituzionali e degli uffici Fotocopiatura, stampa e legatura di modulistica, locandine e opuscoli per conto degli uffici e servizi comunali che ne fanno richiesta. Registrazione sotto il profilo tecnico e contabile delle riproduzioni eseguite ai fini della attribuzione dei costi agli uffici o servizi richiedenti * Mansioni contrattualmente esigibili anche da personale di diversa figura professionale appartenente alla medesima categoria

8 Partecipazione del servizio al Progetto Sportello polifunzionale del cittadino Servizi di esecutore tecnico servizi ausiliari Partecipa alle attività di pianificazione della copertura oraria del front-office dello Sportello polifunzionale, al fine di assicurare continuità di sorveglianza all accesso di palazzo Uffici durante le fasce orarie di chiusura al pubblico dello Sportello Polifunzionale. Assicura la funzione di primo contatto e orientamento del pubblico in entrata a palazzo Uffici durante gli orari di chiusura al pubblico dello Sportello polifunzionale del cittadino. Servizi di centralinista Partecipa alle attività di pianificazione della copertura oraria della funzione di call-center dello Sportello polifunzionale, al fine di assicurare con proprio personale la continuità di risposta telefonica nei momenti di punta della giornata e nelle fasce orarie di chiusura al pubblico dello Sportello polifunzionale.. 1 Denominazione struttura SERVIZIO SERVIZI DEMOGRAFICI ED ELETTORALE Area: Affari istituzionali Direzione Assistenza agli Organi Servizio Servizi Demografici ed Elettorale Responsabile: dott.sa Angelina Marcella Conduzione dei servizi delegati dallo Stato in materia di anagrafe della popolazione, di stato civile ed elettorale, con particolare riferimento alle iscrizioni e alle cancellazioni anagrafiche, alla tenuta di registri e redazione di atti di stato civile, relativi a matrimoni, cittadinanza, morte e nascita. Il servizio comprende, altresì, tutte le funzioni relative all elettorato attivo e passivo dei cittadini e degli aventi diritto. Ricevimento del pubblico di competenza presso lo Sportello polifunzionale del cittadino ovvero presso le postazioni specialistiche del Servizio.

9 3 Funzioni tipiche Accesso formale agli atti comunali Iscrizioni nell'anagrafe o trasferimenti di indirizzo - istanza di parte Cancellazioni dall'anagrafe - richieste da altro Comune o dai Consolati o a istanza di parte Cancellazione d'ufficio per irreperibilità al censimento generale della popolazione o irreperibilità accertata Cancellazione d'ufficio per mancato rinnovo della dichiarazione di dimora abituale Iscrizione anagrafica o variazione d'indirizzo d'ufficio per mancata dichiarazione dell'interessato Iscrizione anagrafica o variazione d'indirizzo - annullamento pratica Rilascio di certificazioni di anagrafe e stato civile,(carte d'identità, autenticazione di sottoscrizioni, copie conformi all'originale, certificazioni storiche) Rilascio di certificazioni di stato civile (nascita - matrimonio - morte): eventi avvenuti nel Comune o da celebrarsi nel Comune Annotazioni di matrimonio e di morte su atti di nascita Annotazioni di interdizione, inabilitazione, nomina tutore, apertura e chiusura tutela Attribuzione dei ``prenomi`` art. 36 d.p.r n. 396 Correzione di errori materiali di scritturazione art. 98 d.p.r n. 396 Trascrizione dell atto di nascita avvenuta all`estero su richiesta dei consolati o di parte Dichiarazione di riconoscimento di figlio naturale Riconoscimento della cittadinanza italiana per stranieri di ceppo italiano Accertamento della sussistenza dei requisiti a seguito di dichiarazione di acquisto/perdita/riacquisto della cittadinanza italiana Riconoscimento del mantenimento ininterrotto della cittadinanza italiana (Sentenza corte costituzionale n. 87/1975) Acquisizione della cittadinanza italiana, a seguito della prestazione di giuramento e trascrizione del decreto Trascrizioni di matrimoni civili celebrati fuori Comune Annotazione di convenzioni patrimoniali Annotazione di sentenze di divorzio e annullamento su atti di matrimonio trascritti o su atti di nascita Matrimoni celebrati all'estero - Trascrizione su richiesta dei Consolati Matrimoni celebrati all'estero - Trascrizione su richiesta di parte Trascrizione di matrimoni religiosi celebrati fuori comune Sentenze di scioglimento o di cessazione di matrimonio pronunciate all`estero - Trascrizione su richiesta del consolato o su richiesta di parte Annotazione di separazione e ricorso per divorzio sugli atti di matrimonio Iscrizione matrimoni civili nel Comune Trascrizione di matrimoni religiosi celebrati nel Comune Pubblicazioni di matrimonio Annotazioni di matrimonio annotazione di sentenza di scioglimento/cessazione di effetti civili del matrimonio pronunciate in Italia Trascrizione degli atti di morte di persone residenti nel Comune e decedute in altri comuni italiani Iscrizione nelle liste elettorali o cancellazioni revisione semestrale Iscrizione nelle liste elettorali o cancellazioni revisione dinamica Rilascio e variazioni delle tessere elettorali iscrizione nell'albo dei giudici popolari iscrizione nell'albo presidenti di seggio iscrizione nell'albo scrutatori Iscrizione nelle liste di leva militare Aggiornamento e tenuta dei ruoli matricolari Variazioni anagrafiche in seguito a correzioni dei dati Acquisizioni di beni e servizi in economia (importi inferiori a euro ,00) assunzione di determinazione di liquidazione di spese impegnate. liquidazione dei rimborsi delle spese ai componenti delle commissioni Richiesta di pubblicazione di matrimonio ex II A attività relative al diritto di soggiorno dei cittadini comunitari ai sensi del D.lgs. N. 30/07 ( rilascio di attestazione) Aggiornamento e tenuta delle liste elettorali (revisione dinamica ordinaria o straordinaria Aggiornamento e tenuta delle liste elettorali aggiunte gestione delle elezioni assistenza alla commissione e alle sottocommissioni elettorali nella gestione delle elezioni assistenza alle commissioni e sottocommissioni elettorali per l' aggiornamento e la tenuta delle liste elettorali (revisione dinamica ordinaria 2 volte l'anno o straordinaria, in seguito a elezioni o revisione semestrale ) assistenza alla commissione e alle sottocommissioni elettorali per l' aggiornamento e la tenuta delle liste elettorali aggiunte

10 4 Partecipazione del servizio al Progetto Sportello polifunzionale del cittadino Partecipa alle attività di pianificazione della copertura oraria del front-office dello Sportello polifunzionale e dell accesso del pubblico ai servizi anche su appuntamento. Concorre alla copertura del front-office dello Sportello polifunzionale con contingenti di personale del Servizio per le funzioni di specifica competenza nei tempi e nei modi pianificati. Concorre alla copertura del front-office dello Sportello polifunzionale con contingenti di personale del Servizio per le funzioni semplici di carattere polifunzionale nei tempi e modi pianificati. Concorre alla copertura del call-center dello Sportello polifunzionale con contingenti di personale del Servizio fornendo le risposte o prendendo in carico le telefonate su funzioni di specifica competenza, nei tempi e nei modi pianificati. Cura la redazione e la pubblicazione in internet delle risposte alle domande frequenti (FAQ) sul servizio di competenza, al fine di facilitare l erogazione di informazioni ai cittadini.