ISTITUTO PER I MINORATI DELLA VISTA LUIGI CONFIGLIACHI

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1 ISTITUTO PER I MINORATI DELLA VISTA LUIGI CONFIGLIACHI PADOVA REGOLAMENTO PER L UTILIZZO DEI MEZZI DI TRASPORTO IN CASO DI TRASFERTA O DI SPOSTAMENTO PER MOTIVI DI SERVIZIO DA PARTE DEL PERSONALE DIPENDENTE E SULL UTILIZZO DEI MEZZI DI TRASPORTO DI PROPRIETA DELL ISTITUTO Approvato con Deliberazione del Consiglio di Amministrazione n. 5 del (prot.n.355) Pag. 1 a 8

2 SOMMARIO Art. 1 Oggetto del Regolamento Art. 2 Autorizzazione alla trasferta Art. 3 Uso del mezzo di trasporto Art. 4 Trasferimenti tra le sedi dell Istituto Art. 5 Rimborso dei pasti e del pernottamento Art. 6 Rimborso delle spese di viaggio Art. 7 Compenso forfettario sostitutivo dei pasti e del pernottamento Art. 8 Rimborso del pasto per le missioni di durata inferiore a n. 8 ore Art. 9 Liquidazione delle spese per invio in missione Art. 10 Copertura assicurativa Art. 11 Adempimenti per l utilizzo dei mezzi di proprietà dell Istituto Art. 12 Utilizzo degli autoveicoli di servizio Art. 13 Uso diligente del mezzo Art. 14 Registro del mezzo Art. 15 Rifornimento di carburante Art. 16 Divieto dell uso del mezzo per scopi non di servizio Art. 17 Divieto di trasportare persone estranee Art. 18 Comunicazione in caso di incidente Art. 19 Disposizioni disciplinari Art. 20 Collaudo e pratiche burocratiche Art. 21 Verifiche e garanzie Art. 23 Sanzioni e responsabilità Art Norma finale Art Entrata in vigore Pag. 2 a 8

3 Art. 1 Oggetto del Regolamento 1. Il presente Regolamento ha per oggetto la disciplina del trattamento di trasferta e dei rimborsi delle spese sostenute dal personale dell Istituto e la disciplina dell utilizzo dei mezzi di trasporto di proprietà dell Ente. Art. 2 Autorizzazione alla trasferta 1. La trasferta del dipendente deve essere preventivamente autorizzata dal Direttore Generale o dal Responsabile di Area / Settore cui il dipendente è assegnato, mediante la compilazione dell apposita modulistica. 2. L autorizzazione deve indicare il luogo, la durata e il motivo della trasferta, nonché il mezzo impiegato per il raggiungimento della sede della missione. Art. 3 Uso del mezzo di trasporto 1. I dipendenti inviati in missione devono prioritariamente utilizzare i mezzi di trasporto di proprietà dell Istituto, se disponibili, e il mezzo di trasporto pubblico secondo le seguenti classi di diritto: - seconda classe per i viaggi in ferrovia e classe economica per i viaggi in aereo. 2. I dipendenti sono preventivamente autorizzati, dal Direttore Generale o dal Responsabile di Area / Settore cui il dipendente è assegnato, all utilizzo del proprio mezzo di trasporto, in sostituzione del mezzo pubblico nei seguenti casi: - non siano disponibili gli automezzi dell Istituto; - non possa farsi utilmente ricorso a mezzi di trasporto pubblico, o il ricorso agli stessi risulti eccessivamente dispendioso per la durata dei tragitti e la lontananza dei percorsi dei mezzi pubblici da impiegarsi rispetto ai luoghi di destinazione. 3. Nel caso la missione coinvolga più dipendenti il loro trasporto mediante l utilizzo di un mezzo di proprietà di uno di essi deve essere preventivamente autorizzato. 4. I dipendenti, autorizzati all uso del mezzo proprio, devono rilasciare all Amministrazione preventiva dichiarazione di esonero da responsabilità, compilando l apposita modulistica. 5. I dipendenti devono essere preventivamente autorizzati ad utilizzare i mezzi di trasporto sia pubblici che propri con gli stessi criteri indicati ai commi precedenti, purché la mobilità sia dettata da esigenze di servizio. Art. 4 Trasferimenti tra le sedi dell Istituto 1. Per il trasferimento tra le diverse sedi dell Istituto è consentito ai dipendenti l utilizzo del mezzo proprio, previa autorizzazione dirigenziale, quando non siano disponibili allo scopo gli automezzi dell Istituto. In tal caso si applica quanto previsto dall art. 6, lett. B), punto 1) del presente Regolamento. Pag. 3 a 8

4 Art. 5 Rimborso dei pasti e del pernottamento 1. Al dipendente compete per l invio in missione il rimborso delle seguenti spese debitamente documentate: - la spesa di un pasto, nei limiti fissati dalla vigente normativa contrattuale, quando la missione è di durata di almeno otto ore; - la spesa di due pasti, nei limiti fissati dalla vigente normativa contrattuale, quando la missione è di durata superiore a dodici ore; - la spesa per il pernottamento in albergo di categoria 4 stelle, quando la missione è di durata superiore a dodici ore. Art. 6 Rimborso delle spese di viaggio 1. Unitamente alle spese di vitto e alloggio, al dipendente inviato in missione spetta il rimborso delle spese sostenute per il viaggio di andata e ritorno debitamente documentate e di seguito specificate: a) in caso di utilizzo del mezzo pubblico: 1) rimborso del biglietto, ivi compreso il costo della prenotazione ove prevista; 2) rimborso della spesa del taxi purchè adeguatamente motivata; b) in caso di autorizzazione all uso del mezzo proprio: 1) pagamento per ogni Km di un importo corrispondente ad un 1/5 del prezzo medio della benzina verde in vigore nel mese cui si riferisce la missione; 2) pagamento del pedaggio autostradale; 3) pagamento del parcheggio e della custodia del mezzo purché adeguatamente giustificati; c) in caso di utilizzo del mezzo dell Amministrazione: 1) pagamento del pedaggio autostradale; 2) pagamento del parcheggio e della custodia del mezzo purché adeguatamente giustificati. Art. 7 Compenso forfettario sostitutivo dei pasti e del pernottamento 1. Al dipendente inviato in missione spetta il compenso forfettario previsto dalla vigente normativa contrattuale, in sostituzione dei rimborsi di cui all art. 4 del presente Regolamento, qualora il luogo della missione sia privo di strutture e servizi di ristorazione ed alberghieri. Art. 8 Rimborso del pasto per le missioni di durata inferiore a otto ore 1. Il dipendente che ha svolto una missione di durata inferiore alle otto ore (missione che non dà diritto al rimborso del pasto di cui all art. 4 del presente Regolamento), ha diritto al rimborso del pasto sostenuto, se debitamente documentato, sino ad un importo massimo corrispondente al valore del buono mensa vigente nel tempo. Pag. 4 a 8

5 Art. 9 Liquidazione delle spese per invio in missione 1. Al termine della missione o alla fine del mese, il dipendente attesta in autodichiarazione, mediante l utilizzo dell apposito modulo, l ora di inizio e di fine della missione, i mezzi utilizzati e tutte le spese di viaggio sostenute, documentate dalle relative pezze giustificative che devono essere allegate.. 2. Il modello di richiesta della liquidazione, accompagnato dal modello debitamente vistato dal Direttore Generale o dal Responsabile di Area / Settore, deve essere inoltrato all Area Amministrativa ed Economico Finanziaria, che ha la competenza della liquidazione finale, entro il giorno 5 del mese successivo a quello di pertinenza. 3. La liquidazione delle spese documentate avverrà a mezzo Cassa Economale, mentre il rimborso delle spese forfetarie verrà liquidato in busta paga. Art. 10 Copertura assicurativa 1. Il dipendente inviato in missione o comunque impegnato in adempimenti d ufficio al di fuori dell ordinaria sede di lavoro (anche nei casi in cui non è prevista la corresponsione dell indennità di trasferta), che è stato autorizzato a servirsi del proprio mezzo di trasporto, è assicurato contro i rischi, non compresi nell assicurazione obbligatoria di terzi, di danneggiamento del proprio mezzo di trasporto, di danneggiamento dei beni trasportati, nonché di lesioni o di decesso del dipendente e delle persone di cui sia stato autorizzato il trasporto. 2. Il dipendente è coperto da assicurazione anche quando è alla guida di autoveicoli o motoveicoli di proprietà dell Istituto, purchè lo stesso stia svolgendo mansioni per conto dell Ente medesimo. Art. 11 Adempimenti per l utilizzo dei mezzi di proprietà dell Istituto 1. Il Responsabile Servizi Tecnici cura e predispone per gli automezzi di proprietà dell Istituto: Il registro macchina Il programma di manutenzione, secondo le indicazioni fornite dalla casa costruttrice e in ogni caso tenendo conto della frequenza del loro impiego Revisioni 2. Il Responsabile Approvvigionamenti cura e predispone le coperture assicurative e il pagamento bollo. Art. 12 Utilizzo degli autoveicoli di servizio 1. Gli automezzi destinati ai servizi possono essere condotti dai dipendenti in possesso di idonea patente di guida e autorizzati preventivamente dai propri Responsabili di Area/Servizio. 2. L uso dell automezzo dell Istituto deve essere limitato ai casi di effettiva necessità e in rapporto alla distanze da percorrere. 3. Le richieste per l uso degli automezzi, solo per ragioni di servizio, da parte dei dipendenti, devono essere presentate per iscritto e firmate in tempo utile, e controfirmate dal Responsabile di Area/Servizio. 4. Il dipendente, ottenuta l autorizzazione e la disponibilità del mezzo, ritira le chiavi in portineria e compila il registro riferito a ciascun mezzo di trasporto. Terminato il servizio esterno, il dipendente dovrà restituire le chiavi in portineria e firmare l avvenuta consegna. Pag. 5 a 8

6 5. Gli automezzi, dopo l uso, dovranno sempre essere depositati negli appositi garages o spazi dedicati da chi ha effettuato il servizio, assicurandosi di avere preventivamente chiuso le serrature e spento le luci. 6. I mezzi devono essere tenuti in piena efficienza; eventuali malfunzionamenti devono essere tempestivamente segnalati al Responsabile Servizi Tecnici. 7. Il controllo sul regolare impiego degli automezzi destinati ai servizi istituzionali è demandato al Responsabile Servizi Tecnici. 8. Ogni dipendente è tenuto alla verifica del buono stato dell automezzo prima e dopo l utilizzo. Art. 13 Uso diligente del mezzo 1. Il dipendente che si trova alla guida di un mezzo di trasporto di proprietà dell Istituto è tenuto a rispettare rigorosamente le regole del Codice della Strada vigente ed usare il mezzo con responsabilità e buon senso, con l avvertenza che le contravvenzioni causate da infrazioni al Codice della Strada saranno a suo carico. 2. Saranno a carico del dipendente che si trova alla guida anche i danni causati all automezzo dell Istituto per propria colpa o per concorso di colpa. Art. 14 Registro del mezzo 1. Ogni automezzo in uso dall Istituto è dotato di un registro macchina fornito a cura del Responsabile Servizi Tecnici dal quale deve risultare: La data dell utilizzo La persona che lo effettua Eventuali nominativi di persone trasportate L ora di partenza e arrivo La destinazione del viaggio Il chilometraggio percorso. 2. Ogni dipendente al momento dell utilizzo del mezzo dovrà verificare se il conducente precedente ha compilato correttamente il registro macchina, in caso contrario sarà ritenuto responsabile l ultimo utilizzatore. Art. 15 Rifornimento carburante 1. I dipendenti che utilizzano i mezzi di proprietà dell Istituto, all occorrenza, si recheranno presso i distributori convenzionati con l Istituto per gli eventuali rifornimenti. Compatibilmente con le esigenze di servizio, sarà cura degli utilizzatori riconsegnare l auto con una quantità di carburante sufficiente a garantirne il tempestivo reimpiego anche in situazioni di emergenza. Art. 16 Divieto dell uso del mezzo per scopi non di servizio 1. E tassativamente vietato al dipendente utilizzare mezzi di trasporto di proprietà dell Istituto per scopi che non siano quelli di servizio né tantomeno per scopi personali o privati. 2. E tassativamente vietato utilizzare i mezzi senza autorizzazione. Pag. 6 a 8

7 Art. 17 Divieto di trasportare persone estranee 1. E tassativamente vietato al dipendente far salire sull auto persone estranee all Amministrazione a meno che non si tratti di persone nei cui confronti sono operanti le Assicurazioni di cui all art.10 delle presenti disposizioni. Possono salire inoltre professionisti regolarmente incaricati dall Amministrazione per l esecuzione di collaudi, verifiche tecniche, verifiche contabili o altro in nome e per conto dell Istituto. 2. E consentito il trasporto di ospiti residenti in Istituto e di loro familiari accompagnatori per prestazioni sanitarie presso strutture ospedaliere o convenzionate o pratiche burocratiche presso pubbliche amministrazioni da parte di personale incaricato di mansioni di autista o altro personale addetto al servizio di portineria su preventiva autorizzazione del Responsabile di Area secondo le modalità di cui all art. 2 e art E inoltre consentito il trasporto di ospiti residenti in Istituto con mezzi di proprietà dell Ente da parte di personale dipendente in occasione di uscite o gite organizzate dal Servizio Animazione dell Istituto su preventiva autorizzazione del Responsabile di Area secondo le modalità di cui all art. 2 e art.12. Art. 18 Comunicazione in caso di incidente 1. Il dipendente dovrà comunicare tempestivamente all Ufficio Approvvigionamenti o alla Segreteria generale ogni caso di incidente provocato o subito, con il mezzo affidatogli, qualunque sia la natura dell incidente stesso, anche se in esso non vengono coinvolte cose o persone o animali. L Ufficio gestione polizze assicurative darà tempestiva comunicazione del sinistro presso la Compagnia Assicuratrice. 2. Eventuali danni riconducibili a dolo o colpa grave del conducente/dipendente darà luogo al risarcimento in sede civile a carico del dipendente. Art. 19 Disposizioni disciplinari 1. Il dipendente che per incuria o trascuratezza accertate, arrecherà danni ad automezzi di proprietà dell Istituto potrà essere sottoposto a procedimento disciplinare. Art. 20 Collaudo e pratiche burocratiche 1. Il Responsabile Servizi Tecnici provvede ad accompagnare le auto soggette a collaudo, alle visite fissate dai competenti organi della Motorizzazione Civile, curando nel contempo l espletamento di tutte le relative pratiche burocratico-amministrative. Pag. 7 a 8

8 Art. 21 Verifiche e garanzie 1. Gli uffici preposti potranno esercitare verifiche per garantire: Osservanza delle norme prescritte dal presente regolamento; La corrispondenza tra il numero dei chilometri percorsi dagli automezzi ed il consumo dei carburanti e dei lubrificanti, lo stato di usura dei mezzi e la loro eventuale sostituzione anche sulla base dei resoconti manutentivi; La corrispondenza tra il verbale degli eventuali incidenti e l effettiva dinamica ed i danni causati dall incidente stesso. Art. 22 Sanzioni e responsabilità 1. Gli uffici preposti potranno assumere tutte le iniziative (o potrà segnalare tutti i fatti, per la successiva eventuale assunzione di provvedimenti da parte degli organi competenti) ritenute necessarie qualora si verifichi la mancata o scorretta applicazione delle norme contenute nel presente regolamento. I contravventori a quanto stabilito dall articolo 13 - Uso diligente dell auto, dall articolo 16 Divieto dell uso del mezzo per scopi non di servizio e dall art Divieto di trasportare persone estranee, rimangono personalmente responsabili degli eventuali danni causati a loro stessi, a terzi, a cose od animali e ne rispondono sia civilmente che penalmente. Art. 23 Norma finale 1. Per quanto non disciplinato dal presente regolamento, si fa rinvio alla vigente disciplina contrattuale e di legge in materia. Art. 24 Entrata in vigore. 1. Il presente Regolamento entra in vigore il giorno di esecutività del relativo provvedimento di approvazione. Pag. 8 a 8