Agli Assessorati Regionali alla Sanità Loro Sedi. Agli Assessorati Provinciali alla Sanità delle Province Autonome di Trento e Bolzano Loro Sedi

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1 Ministero della Salute Dipartimento Prevenzione e Comunicazione Direzione Generale per i rapporti con l Unione Europea e per i Rapporti Internazionali Ufficio II Rapporti Normativi Contabili con UE Protocollo DG RUERI/II/ 9004 /I.3.b/ Agli Assessorati Regionali alla Sanità Loro Sedi Agli Assessorati Provinciali alla Sanità delle Province Autonome di Trento e Bolzano Loro Sedi e, p.c. SASN Napoli Via San Nicola Alla Dogana NAPOLI SASN Genova Via Antonio Cantore GENOVA Oggetto: Nuovi regolamenti comunitari di sicurezza sociale Compilazione certificato sostitutivo provvisorio per pensionati (e loro familiari) e familiari di lavoratori che risiedono in un Paese diverso da quello del capofamiglia. Si fa seguito alla nota n del 30 marzo 2010 con la quale è stato comunicato che con l entrata in vigore dei nuovi regolamenti comunitari, l istituzione competente ad emettere la Tessera Europea per i pensionati (e loro familiari) e per i familiari di lavoratori (che risiedono in un Paese diverso da quello del capo famiglia) è l istituzione di affiliazione (che ha emesso i modelli E121 ed E109) e non più l istituzione del paese di residenza. Inoltre si è raccomandato di emettere, su richiesta dell interessato, un certificato sostitutivo provvisorio valido anche sino a sei mesi (sarebbe meglio emetterlo direttamente per sei mesi), nelle more della definizione, con le competenti amministrazioni, delle modalità di emissione e di invio all estero della TEAM. Con la presente informativa si vogliono pertanto fornire ulteriori chiarimenti e precisazioni, in merito all utilizzo e alla compilazione del certificato sostitutivo provvisorio. Si evidenzia che deve essere utilizzato il certificato sostitutivo provvisorio nel suo formato cartaceo di cui si allega la versione (all. 1) contenuta nella decisione S2 del 12 giugno 2009, che si differenzia da quella inviata in precedenza solo nell intestazione. Non bisogna utilizzare il Portale dell Agenzia dell Entrate per stampare il suddetto certificato. 1

2 Tale certificato dà diritto agli assistiti in oggetto a ricevere le prestazioni medicalmente necessarie durante un temporaneo soggiorno in uno Stato UE (Italia compresa) diverso da quello di residenza. Per quanto concerne la compilazione del certificato non ci sono sostanziali differenze rispetto a quanto già definito con la nota 7114 in data 20 settembre 2004, che ad ogni buon fine si allega alla presente (all. 2), tranne che per l indicazione del codice di identificazione personale. Come codice di identificazione personale non dovrà essere più utilizzato il codice fiscale, nella considerazione che molti degli assistiti interessati, non avendo mai risieduto in Italia, non hanno diritto all attribuzione del codice fiscale e non possono quindi acquisirlo. Pertanto si è convenuto, sentito il parere dell Agenzia delle Entrate, di utilizzare un codice ad hoc (che verrà utilizzato anche quando verrà rilasciata la Tessera europea) che consentirà, tra l altro, al prestatore di cure di identificare immediatamente l assistito come un soggetto non iscritto al SSN, in temporaneo soggiorno in Italia, in possesso di un certificato sostitutivo (in seguito di una Tessera Europea) ancorché rilasciato da un istituzione italiana. Pertanto, nel caso di prescrizione di farmaci, il prestatore di cure compilerà la ricetta sul retro, come se fosse in presenza di un assistito estero. Naturalmente di queste spese non si potrà richiedere il rimborso ad uno Stato estero, rimanendo queste nell ambito nazionale. Detto codice dovrà essere progressivo ed univoco nell ambito di ciascuna ASL, che pertanto, a livello centrale (e non distrettuale), dovrà tenere un registro nel quale siano elencati progressivamente tutti i certificati sostitutivi provvisori emessi. Tale registro dovrà contenere i dati degli assistiti elencati come da allegato (all. 3). Inoltre, anche altre categorie possono trovarsi nella situazione sopra indicata; ad esempio familiari di lavoratori (con modello E106) che, non siano mai stati residenti in Italia non possono acquisire il codice fiscale, pertanto anche tale categoria deve essere inclusa nella procedura descritta nella presente nota. Il codice, della lunghezza complessiva di 16 caratteri, dovrà essere così strutturato: i caratteri da 1 a 3: HIC i caratteri da 4 a 6: il codice della Regione (all. 4) i caratteri da 7 a 9: il codice della ASL (all. 4) i caratteri da 10 a 11: le seguenti sigle PT (pensionato titolare), PF (pensionato familiare), FL (familiare di lavoratore E109): FD (familiare di lavoratore E106) i caratteri da 12 a 16 dovranno riportare una numerazione progressiva e univoca che verrà utilizzata da ciascuna ASL a partire da :

3 Esempio: per l ASL TO/1; il primo certificato sostitutivo emesso per il titolare di pensione dovrà avere il seguente codice di identificazione: HIC010101PT A seguire, un successivo certificato emesso, ad esempio, per un familiare di lavoratore avrà il seguente codice: HIC010101FL Il numero finale è quindi progressivo anche al cambiare della categoria dell assistito Si ribadisce che nessun altro codice, ad esempio relativo al distretto, dovrà essere inserito nella parte del numeratore progressivo. Inoltre nel caso di ASL che, nel tempo, abbiano cambiato codice, dovrà essere utilizzato quello della ASL attuale (esempio: per la ex ASL Omegna dovrà utilizzarsi il codice ASL VCO ; per la ex ASL Bologna Nord dovrà essere utilizzato il codice ASL Bologna ; per la ex ASL Catania dovrà utilizzarsi il codice ASP Catania ). Tutti i certificati, quindi, dovranno comunque essere associati alle ASL che hanno emesso i rispettivi modelli E121 (ed E109) e pertanto le Regioni non dovranno emettere tali attestazioni perché per il futuro, l orientamento sarebbe quello, per tali categorie di soggetti, di non fornire una TS (o una CRS) con retro TEAM ma esclusivamente una Tessera Europea sprovvista del lato anteriore, al fine di evitare un uso improprio delle tessere nazionali e di monitorare correttamente la spesa sanitaria. E bene sottolineare che sono da ritenersi validi i certificati sostitutivi emessi dalle ASL, prima di ricevere la seguente informativa, che abbiano indicato il codice fiscale al numero di identificazione personale. Infine si ribadisce che le indicazioni suddette relative al nuovo numero di identificazione personale, dovranno essere seguite esclusivamente nella compilazione dei certificati sostitutivi provvisori rilasciati per i pensionati (e loro familiari), i familiari di lavoratori residenti in altro Stato, e per i familiari di lavoratori (con modello E106) che non possono acquisire un codice fiscale. Per i certificati sostitutivi rilasciati per tutte le altre categorie di assisti italiani che si spostano per turismo, lavoro, studio ecc.., come numero di identificazione personale dovrà essere sempre indicato il codice fiscale; a tale scopo potrà continuare ad essere utilizzato l applicativo della SOGEI o, in alternativa, il modulo cartaceo di cui sopra. Si invitano codesti Assessorati ad informare le rispettive aziende sanitarie per gli adempimenti di loro competenza; in spirito di collaborazione, per intanto, si invia la presente anche alle ASL di cui si conosce l . f.to IL DIRETTORE DELL'UFFICIO II (Dott.ssa Francesca Basile) IL DOCUMENTO E STATO ADATTATO ALLE ESIGENZE DI PUBBLICAZIONE 3

4 All. 1 CERTIFICATO SOSTITUTIVO PROVVISORIO DELLA TESSERA EUROPEA DI ASSICURAZIONE MALATTIA Definito nell allegato II della decisione S2 riguardante le caratteristiche tecniche della tessera europea di assicurazione malattia Informazioni relative al titolare della tessera Stato membro di emissione 3. Cognome: Nome: Data di nascita:.../.../ Numero di identificazione personale:... Informazioni relative all istituzione competente 7. Numero di identificazione dell istituzione:. Informazione relativa alla tessera 8. Numero di identificazione della tessera: Data di scadenza:.../.../... Periodo di validità del certificato Data di rilascio del certificato a) Da:... /.../... c)... /... /... b) A:.../.../... Firma e timbro dell istituzione d) Note e informazioni Tutte le norme applicate ai dati visibili compresi nella tessera europea e riguardanti la descrizione, ai valori, la lunghezza e le note relative ai dati, si applicano al certificato. 4

5 All.. 2 Ministero della Salute Dipartimento della Prevenzione e della Comunicazione Direzione Generale Rapporti con l Unione Europea e per i Rapporti Internazionali - Ufficio II - Protocollo DG RUERI/ 7114 /I.3.b ROMA, 20 settembre 2004 Agli Assessorati Regionali alla Sanità Loro sedi Agli Assessorati Provinciali alla Sanità delle Province Autonome di Trento e Bolzano Loro sedi Oggetto: Certificato sostitutivo provvisorio - modalità di compilazione Con circolare prot. DGRUERI/6212/I.3.b del 6 agosto 2004, questo Ministero ha comunicato il termine del periodo transitorio e pertanto dal 1 novembre 2004 entrerà in funzione, anche per l Italia la Tessera Europea di assicurazione malattia Da ciò consegue che dalla suddetta data le ASL non dovranno più rilasciare il formulario E111 bensì solo il certificato sostitutivo provvisorio. La Decisione 189/2003 della Commissione Amministrativa dispone che tale certificato è previsto solo per situazioni eccezionali, quali furto, perdita della tessera, partenza in tempi troppo brevi (per ottenere la tessera). In tale ultima situazione si fa rientrare, per analogia, anche il caso in cui nella Regione di appartenenza non siano state ancora distribuite le tessere sanitarie europee. In tale circostanza, gli assistiti debbono rivolgersi alla propria ASL di appartenenza, la quale, in luogo della tessera, provvederà ad emettere il predetto certificato sostitutivo provvisorio, con modalità identiche a quelle attualmente seguite per il rilascio del modello E111. Per quanto concerne i modelli E111 emessi prima del 1 novembre 2004 e con scadenza posteriore a detta data, essi sono da considerare validi a tutti gli effetti. Ciò premesso, sul piano pratico e nell interesse degli assistiti, sarebbe preferibile evitare di emettere E 111 aventi un periodo di validità a cavallo del 1 novembre 2004, data dalla quale essi potranno esibire la tessera o il certificato sostitutivo provvisorio. 5

6 Di seguito vengono esplicitate le modalità di compilazione del certificato sostitutivo provvisorio che contiene, nello stesso ordine, gli stessi dati della TEAM (spazi 1-9) nonché i dati necessari per accertare l origine e la validità dell attestato (spazi a-d). Identificazione del modulo Al punto 1 non deve essere indicato nulla Stato membro che rilascia il certificato Al punto 2 va indicato il codice ISO (due caratteri) dello Stato. Per l Italia è IT per gli altri stati vedesi l allegato. Informazioni relative al titolare della tessera Al punto 3 va indicato il cognome dell assistito (massimo 40 caratteri); Al punto 4 va indicato il nome dell assistito (massimo 35 caratteri); Al punto 5 va indicata la data nel formato GG/MM/AAAA; Al punto 6 come numero di identificazione personale va indicato obbligatoriamente il codice fiscale Informazioni relative all istituzione competente Al punto 7, come stabilito nell allegato 1 alla Decisione della Commissione amministrativa n. 190 del 18 giugno 2003 (pubblicata in G.U. dell Unione europea, serie L 276/4 del 27/10/2003), ai fini dell identificazione dell istituzione (ASL) si devono indicare, separati da un trattino, la sua denominazione ed il suo codice numerico (es. TORINO I ); unito alla presente, si fornisce l elenco contenente l identificazione ASL. - Per la denominazione dell istituzione possono essere utilizzati fino a 15 caratteri, ma non possono essere inseriti punti; - Per il codice numerico possono essere utilizzati da un minimo di 4 ad un massimo di 10 caratteri. Da notare che per la denominazione dell istituzione possono essere utilizzati anche più di 15 caratteri, ma nella misura in cui si utilizzino meno caratteri per il codice numerico, il quale, per l Italia, non può comunque essere inferiore a 6 caratteri. Infine, considerato che per la denominazione dell istituzione competente possono essere utilizzati fino a 15 caratteri, che per il codice numerico possono essere utilizzati al massimo 10 caratteri e che questi elementi d identificazione sono separati da due spazi ed un trattino (cioè da 3 caratteri), al massimo i caratteri necessari ad individuare sulla tessera l istituzione competente saranno 28. Informazioni relative alla tessera Tali informazioni non sono obbligatorie 6

7 al punto 8 il numero di identificazione della tessera (20 caratteri: i primi 10 identificano l ente che rilascia la tessera, le ultime 10 cifre rappresentano il numero di serie individuale della tessera); al punto 10 la data di scadenza della tessera nel formato GG/MM/AAAA. Periodo di validità del certificato e data di rilascio del certificato Tenendo in considerazione il particolare uso (per casi eccezionali) del certificato sostitutivo provvisorio si ritiene che possa essere rilasciato per 6 mesi (eventualmente rinnovabili). il formato della data è sempre GG/MM/AAAA. Firma e timbro dell Istituzione Non ci sono particolari indicazioni di compilazione. E indispensabile che il timbro della ASL sia chiaramente leggibile. Si invitano gli Assessorati in indirizzo ad informare le rispettive aziende sanitarie per gli adempimenti di loro competenza. AVVERTENZA per le comunicazioni a quest Ufficio: Allo scopo di una maggiore speditezza della corrispondenza con quest Ufficio, si rappresenta l utilità di prendere nota delle seguenti modifiche dell indirizzo, dei numeri di telefono, di fax e di posta elettronica. Ministero della Salute Dipartimento della Prevenzione e della Comunicazione DG Rapporti con l Unione Europea e Rapporti Internazionali - Ufficio II Piazzale dell Industria, ROMA Tel 06/ /2324 / Fax 06/ / g.marino@sanita.it p.piani@sanita.it f.to IL DIRETTORE DELL UFFICIO II (Dott.ssa Francesca Basile) 7

8 All. 3 Set minimo di dati che devono essere contenuti nel registro che raccoglie i certificati sostitutivi provvisori. Le singole ASL potranno inserire ulteriori dati ritenuti utili. Cognome Nome Data di nascita Codice identificativo come da informativa Codice fiscale (dato obbligatorio se attribuito) Indirizzo completo (via, CAP, Città, Paese Estero) nello Stato estero di residenza Recapiti telefonici/fax/ (se in possesso) ASL che ha emesso il modello E121 (e109) nel formato codificato a sei cifre Data emissione certificato sostitutivo provvisorio Periodo di validità (inizio e fine) del certificato sostitutivo provvisorio 8

9 Allegato 4: Codici e DenominazioniASL COD_REG+ASL DENOM_ASL DESC_COMUNE TO1 TORINO TO2 TORINO TO3 COLLEGNO TO4 CHIVASSO TO5 CHIERI VC VERCELLI BI BIELLA NO NOVARA VCO OMEGNA CN1 CUNEO CN2 ALBA AT ASTI AL CASALE MONFERRATO AOSTA AOSTA A.S.L. DELLA PROVINCIA DI BERGAMO BERGAMO A.S.L. DELLA PROVINCIA DI BRESCIA BRESCIA A.S.L. DELLA PROVINCIA DI COMO COMO A.S.L. DELLA PROVINCIA DI CREMONA CREMONA A.S.L. DELLA PROVINCIA DI LECCO LECCO A.S.L. DELLA PROVINCIA DI LODI LODI A.S.L. DELLA PROVINCIA DI MANTOVA MANTOVA A.S.L. DI MILANO MILANO A.S.L. DELLA PROVINCIA DI MILANO 1 MAGENTA A.S.L. DELLA PROVINCIA DI MILANO 2 MELEGNANO A.S.L. PROVINCIA DI MONZA E BRIANZA MONZA A.S.L. DELLA PROVINCIA DI PAVIA PAVIA A.S.L. DELLA PROVINCIA DI SONDRIO SONDRIO A.S.L. DELLA PROVINCIA DI VARESE VARESE A.S.L. DI VALLECAMONICA-SEBINO BRENO AZIENDA SANITARIA DELLA P.A. DI BOLZANO BOLZANO TRENTO TRENTO BELLUNO BELLUNO FELTRE FELTRE BASSANO DEL GRAPPA BASSANO DEL GRAPPA THIENE THIENE ARZIGNANO ARZIGNANO VICENZA VICENZA PIEVE DI SOLIGO PIEVE DI SOLIGO ASOLO ASOLO TREVISO TREVISO S. DONA' DI PIAVE SAN DONA' DI PIAVE VENEZIANA VENEZIA MIRANO MIRANO CHIOGGIA CHIOGGIA CITTADELLA CITTADELLA PADOVA PADOVA ESTE ESTE ROVIGO ROVIGO ADRIA ADRIA VERONA VERONA LEGNAGO LEGNAGO BUSSOLENGO BUSSOLENGO TRIESTINA TRIESTE ISONTINA GORIZIA ALTO FRIULI GEMONA DEL FRIULI MEDIO FRIULI UDINE 9

10 BASSA FRIULANA PALMANOVA FRIULI OCCIDENTALE PORDENONE IMPERIESE IMPERIA SAVONESE SAVONA GENOVESE GENOVA CHIAVARESE CHIAVARI SPEZZINO LA SPEZIA AZIENDA USL PIACENZA PIACENZA AZIENDA USL PARMA PARMA AZIENDA USL REGGIO EMILIA REGGIO NELL'EMILIA AZIENDA USL MODENA MODENA AZIENDA USL BOLOGNA BOLOGNA AZIENDA USL IMOLA IMOLA AZIENDA USL FERRARA FERRARA AZIENDA USL RAVENNA RAVENNA AZIENDA USL FORLI' FORLI' AZIENDA USL CESENA CESENA AZIENDA USL RIMINI RIMINI MASSA CARRARA MASSA CARRARA LUCCA LUCCA PISTOIA PISTOIA PRATO PRATO PISA PISA LIVORNO LIVORNO SIENA SIENA AREZZO AREZZO GROSSETO GROSSETO FIRENZE FIRENZE EMPOLI EMPOLI VERSILIA VERSILIA CITTA' DI CASTELLO CITTA' DI CASTELLO PERUGIA PERUGIA FOLIGNO FOLIGNO TERNI TERNI ASUR ANCONA RM/A ROMA RM/B ROMA RM/C ROMA RM/D ROMA RM/E ROMA RM/F CIVITAVECCHIA RM/G TIVOLI RM/H ALBANO LAZIALE VITERBO VITERBO RIETI RIETI LATINA LATINA FROSINONE FROSINONE AVEZZANO-SULMONA-L'AQUILA L'AQUILA LANCIANO-VASTO-CHIETI CHIETI PESCARA PESCARA TERAMO TERAMO ASREM CAMPOBASSO AVELLINO AVELLINO BENEVENTO BENEVENTO CASERTA CASERTA NAPOLI 1 CENTRO NAPOLI NAPOLI 2 NORD POZZUOLI NAPOLI 3 SUD CASTELLAMMARE DI STABIA SALERNO SALERNO 10

11 BR/1 BRINDISI TA/1 TARANTO BAT/1 ANDRIA ASL BA BARI ASL FG FOGGIA ASL LE LECCE AZIENDA SANITARIA LOCALE DI POTENZA ASP POTENZA AZIENDA SANITARIA LOCALE DI MATERA ASM MATERA LOCRI LOCRI A.S.P. COSENZA COSENZA A.S.P. CROTONE CROTONE A.S.P. CATANZARO CATANZARO A.S.P. VIBO VALENTIA VIBO VALENTIA A.S.P. REGGIO CALABRIA REGGIO DI CALABRIA ASP AGRIGENTO AGRIGENTO ASP CALTANISSETTA CALTANISSETTA ASP CATANIA CATANIA ASP ENNA ENNA ASP MESSINA MESSINA ASP PALERMO PALERMO ASP RAGUSA RAGUSA ASP SIRACUSA SIRACUSA ASP DI TRAPANI TRAPANI SASSARI SASSARI OLBIA OLBIA NUORO NUORO LANUSEI LANUSEI ORISTANO ORISTANO SANLURI SANLURI CARBONIA CARBONIA CAGLIARI CAGLIARI Si rappresenta che la presente lista è stata estratta dall applicazione MRA (Monitoraggio Rete di Assistenza) ed i dati relativi sono quelli così caricati dalle singole Regioni e da loro certificati, ogni eventuale variazione a quanto qui rappresentato andrà pertanto fatta direttamente dalle singole Regioni sul suddetto applicativo. 11