DOC. 1 SCHEDA TECNICA PRODOTTO GAMMA POSTEMINIBOX

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1 DOC. 1 SCHEDA TECNICA PRODOTTO GAMMA POSTEMINIBOX 1

2 INDICE DOCUMENTI ALLEGATI SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE TERMINI E DEFINIZIONI CARATTERISTICHE GENERALI Obiettivi di qualità CONDIZIONI DI ACCESSO Cosa spedire Copertura Territoriale Cosa non spedire Quantità MODALITÀ DI AFFRANCATURA E PAGAMENTO Logo SMA Modalità di Pagamento CARATTERISTICHE DELL INVIO Formati e dimensioni Peso MODALITÀ DI CONFEZIONAMENTO DELL INVIO LAY-OUT DELL INVIO Lay-out fronte dell invio Zona di Affrancatura Specifiche blocco indirizzo destinatario Specifiche tipografiche del blocco indirizzo Blocco indirizzo mittente Blocco codice a barre per PosteminiboxTrack Etichettatura Immagini Esemplificative di Layout AUTORIZZAZIONE ALLA STAMPA IN PROPRIO INVIO DI MERCE Dogana Modello CN Modello CN

3 11 SERVIZI ACCESSORI Pick-Up Posta easy Contrassegno- cash on delivery (COD) Avviso di ricevimento MODALITÀ DI ALLESTIMENTO DEGLI INVII Allestimento degli invii che fruiscono del servizio pick-up Allestimento degli invii consegnati direttamente ai Centri di Accettazione Allestimento in Scatole Allestimento in Plichi Allestimento in Pallet Etichettatura Criteri di Allestimento degli invii in scatole Criteri di Allestimento degli invii in Plichi Criteri di Allestimento dei pallet ACCETTAZIONE E CONTROLLI Centri di accettazione Ora Limite di Accettazion Distinte di Spedizione APPENDICE Caratteristiche tecniche di prodotto in busta Formati Busta Materiali Busta Materiale della Finestra Adesivi e Lembi di Chiusura Scorrimento dell inserto all interno dell invio con finestra Modalità di confezionamento invii con contenuto diverso dal cartaceo Involucri e Liquidi Involucri Liquidi Merci pericolose... 43

4 DOCUMENTI ALLEGATI Distinta riepilogativa SMA Distinta analitica Accettazione Allegato tecnico distinta elettronica.gu codice a barre 3di9 Processo e procedura autorizzazione stampa in proprio posta registrata e relativi servizi accessori Modello ASP per procedura autorizzazione stampa in proprio posta registrata e relativi servizi accessori 1

5 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo del presente documento è quello di descrivere le caratteristiche tecniche di dettaglio della gamma Posteminibox, al fine di fornire indicazioni utili al Cliente per un corretto confezionamento e allestimento del prodotto conforme allo standard di Poste Italiane. La gamma è costituita da tre servizi: Posteminibox Economy - servizio non tracciato con avviamento standard Posteminibox - servizio non tracciato con avviamento veloce PosteminiboxTrack - servizio tracciato a firma del destinatario Segue la descrizione delle caratteristiche di prodotto, di allestimento degli invii e delle modalità di accettazione. 2

6 2 TERMINI E DEFINIZIONI Sigla Fronte dell invio Interlinea Pantone Retro dell invio PCL UPU DTS CN22 CN23 Descrizione Lato dell invio dove è presente l indirizzo del destinatario Spazio tra le righe dell indirizzo Sistema di riferimento internazionale per la selezione, la specifica, l individuazione e il controllo dei colori Lato dell invio opposto al fronte Poste Comunicazione e Logistica Unione Postale Universale Droits de TirageSpéciaux: denominazione dell unità monetaria accettata dagli Stati aderenti all UPU Dichiarazione doganale che accompagna ogni singola spedizione con destinazione Extra UE contenente merci di valore fino a 300 DTS Dichiarazione doganale che accompagna ogni singola spedizione con destinazione Extra UE contenente merci di valore superiore a 300 DTS 3

7 3 CARATTERISTICHE GENERALI La gamma Posteminibox è il servizio di Posta Internazionale non universale per spedire lettere, documenti e oggetti fino a 2 kg. I principali vantaggi sono: semplicità: è sufficiente applicare un etichetta adesiva sull invio servizio di Pick-up (condizioni par. 11.1) servizio di Posta Easy (condizioni par. 11.2) prezzo calcolato sul peso reale e non sul peso volumetrico Tracciatura solo per il Posteminibox Track Per i servizi Posteminibox e Posteminibox Economy è previsto un solo tentativo di recapito e non è previsto il servizio di giacenza. Per il servizio PosteminiboxTrack è previsto un solo tentativo di recapito ed in assenza del destinatario sarà lasciato un avviso per il ritiro dell invio presso gli uffici messi a disposizione dall Operatore Postale del paese di destinazione. L invio è tenuto in giacenza per un periodo che dura al massimo 30 giorni (dipende dalla regolamentazione del paese di destinazione). 4 Per l intera gamma di prodotti sarà restituito al mittente l invio ritenuto non consegnabile per invio rifiutato, indirizzo insufficiente, inesatto, inesistente, oppure per destinatario irreperibile, sconosciuto, deceduto o trasferito. 3.1 Obiettivi di qualità I tempi medi di consegna al destinatario estero variano in base al tipo di servizio scelto e sono consultabili sul sito

8 4 CONDIZIONI DI ACCESSO Possono accedere al servizio i Clienti che accettano le condizioni generali di contratto e che rispettano la presente scheda tecnica nella produzione degli invii della gamma POSTEMINIBOX. 4.1 Cosa spedire Le spedizioni possono contenere documenti ed oggetti per i quali non esista il divieto di esportazione o di importazione nei paesi di destinazione o per i quali non sia espressamente vietato il trasporto aereo Copertura Territoriale La gamma Posteminibox può essere spedita nelle destinazioni descritte nell allegato della tabella prezzi 4.3 Cosa non spedire Non sono ammessi contenuti vietati dalla legge o considerati pericolosi in base alle legislazioni nazionali od internazionali o che, per loro natura o imballaggio, possano mettere in pericolo la vita umana o animale, o recare pregiudizio ai mezzi di trasporto, o che possano altrimenti danneggiare o contaminare altre merci trasportate, ovvero il cui trasporto, importazione o esportazione siano vietati da qualsiasi legge, regolamento o statuto pro tempore emanato da qualsiasi governo federale, statale, locale di qualsiasi paese da o attraverso il quale possa essere effettuata la spedizione.

9 Seguono indicazioni specifiche su alcuni oggetti non ammessi: denaro in qualunque valuta, carte valori, francobolli, titoli nominativi o al portatore; oro, metalli preziosi lavorati e non, pietre preziose, carboni e diamanti industriali; armi di qualsiasi tipo o parti di esse, ordigni esplosivi, inclusi materiali pericolosi o combustibili; materiale pornografico; oggetti osceni o immorali; oggetti contraffatti e piratati; animali vivi o morti, piante; prodotti alimentari deperibili, o beni a temperatura controllata; materiale deteriorabile; articoli soggetti alle restrizioni IATA (liquidi e materiali infiammabili); qualsiasi sostanza pericolosa; Ulteriori informazioni riguardo alle merci pericolose sono disponibili in Appendice Quantità Non sono previste soglie minime per accedere al servizio.

10 5 MODALITÀ DI AFFRANCATURA E PAGAMENTO La modalità di affrancatura prevista per la gamma Posteminibox è la Senza Materiale Affrancatura (SMA), previo rilascio della relativa autorizzazione da parte delle strutture commerciali a seguito della firma dell accordo. Non è possibile affrancare con francobolli. Il Cliente che desidera effettuare spedizioni della gamma Posteminibox deve riportare il logo del prodotto, nella zona riservata all affrancatura, mediante: stampa sulla busta (soluzione consigliata); stampa su etichetta da apporre sulla busta (purché l etichetta sia inamovibile e caratterizzata in alto potere adesivo); apposizione timbro inamovibile (purché tutti gli elementi in esso contenuti, compreso l eventuale codice di autorizzazione, siano perfettamente leggibili); 7 I dati relativi all autorizzazione rilasciata da Poste, al momento della stipula del contratto, (numero di autorizzazione e data di validità) devono essere riportati obbligatoriamente sull invio, in una delle due possibili modalità alternative: all interno del logo; all interno del blocco indirizzo come prima riga, preferibilmente separato da una riga bianca. In questo caso si suggerisce di utilizzare il font Times New Roman 8pt.

11 Il codice di autorizzazione non deve essere manoscritto. 5.1 Logo SMA Il logo SMA deve essere realizzato in una delle seguenti dimensioni: 45 mm x 26 mm 35 mm x 20 mm Posteminibox Economy: Posteminibox: PosteminiboxTrack: È possibile utilizzare qualsiasi colore che deve comunque avere un elevata carica di intensità cromatica, non inferiore al 30% del colore del fondo, tale da garantire la sicura leggibilità del logo e degli eventuali altri testi (autorizzazione). Non è possibile usare i codici cromatici propri del logo marchio Posta target Gold: 8 pantone: 872C quadricromia: 20% Ciano / 30% Magenta / 70% Giallo / 15% Nero Devono essere inoltre evitati colori che facilmente possono essere assimilabili alle cromie sopra riportate. Il logo deve essere sempre collocato sul medesimo lato del blocco indirizzo nell angolo in alto a destra dell invio. Il logo in formato elettronico viene fornito dalle Aree Commerciali Territoriali insieme all autorizzazione SMA a seguito della sottoscrizione del contratto. 5.2 Modalità di Pagamento La modalità di pagamento prevista per il prodotto è quella posticipata ed anticipata.

12 6 CARATTERISTICHE DELL INVIO Di seguito vengono riportate le caratteristiche dell invio. 6.1 Formati e dimensioni Gli invii di Posteminibox, devono rispettare i seguenti limiti dimensionali: Dimensioni minime: 11 x 15 cm; Dimensioni massime: la somma delle tre dimensioni non deve superare i 90 cm e la misura maggiore non deve superare i 60 cm. 9 Gli invii eccedenti i limiti dimensionali massimi non potranno essere accettati. 6.2 Peso Il peso massimo delle spedizioni di Posteminibox è di 2Kg. Sono previsti 3 scaglioni di peso Scaglione peso Grammi da Grammi a Gli invii eccedenti il limite massimo di peso non potranno essere accettati.

13 7 MODALITÀ DI CONFEZIONAMENTO DELL INVIO Il cliente mittente è tenuto a confezionare e chiudere ogni invio in modo adeguato al peso, alla forma ed alla natura del contenuto. Il confezionamento e la chiusura devono garantire il contenuto da deterioramenti e da manomissioni. Il mittente è tenuto ad una particolare cura anche nella predisposizione dell imballaggio interno d isolamento, per garantire al contenuto un adeguata protezione nelle operazioni di trasporto e di distribuzione, un adeguata resistenza ai cambiamenti climatici e di temperatura, nonché alle variazioni della pressione atmosferica, trattandosi di spedizioni per via aerea. L imballaggio interno deve essere idoneo a proteggere il contenuto da urti e vibrazioni. Può essere utilizzato qualsiasi materiale di imballaggio e di imbottitura (Es. noccioline di polistirolo espanso ( peanuts ); fogli di plastica a bolle d aria ( bubble pack ) etc.). 10 Informazioni specifiche sugli involucri e liquidi sono disponibili in appendice 14. Gli invii possono essere confezionati secondo le seguenti modalità: In busta cartacea In cellophane In pacchetti Per il confezionamento in busta si fa riferimento a quanto descritto nel paragrafo 8. Nel caso in cui sia prevista la spedizione di invii confezionati in cellophane o pacchetto dovrà essere applicata un etichetta adesiva posizionata sul fronte della scatola, preferibilmente in basso a destra parallelamente al lato maggiore. Le specifiche dell etichetta sono riportate nel paragrafo 8.5.

14 Il potere adesivo dell etichetta deve essere tale da distruggere la stessa e comunque, non consentirne la rimozione senza lasciare traccia. Nel caso di pacchetti contenenti merci, occorre inoltre inserire la dicitura SMALL PACKET e la dicitura CONTENUTO stampate in grassetto e posizionate sotto il blocco indirizzo mittente rispettando le clear zone. 11

15 8 LAY-OUT DELL INVIO 8.1 Lay-out fronte dell invio Sul fronte dell invio dovranno essere presenti: 1. l affrancatura 2. il blocco indirizzo destinatario 3. il blocco indirizzo mittente con eventuale Logo 4. Il codice a barre 3 di 9 (solo per Posteminibox Track) 5. se l invio contiene merci è necessario inserire la dicitura SMALL PACKET e la dicitura CONTENUTO stampate in grassetto e posizionate al di sotto del blocco indirizzo mittente. 12 Di seguito si riportano gli esempi di immagini del fronte di un invio: Figura 1: Esempio di fronte di un invio PosteminiboxEconomy e Posteminibox

16 25 mm 15 mm 25mm 5mm mm Max 40 Figura 2: Esempio di fronte di un invio PosteminiboxTrack 13 3 Zona riservata al blocco indirizzo Mittente 1 5 SMALL PACKET 40mm Zona riservata all affrancatura Max 74 mm 5 mm 5 mm Max 140 mm mm 5 mm 15 mm 6 CONTENUTO 2 15 mm DESTINATARIO Zona di rispetto Zona di Affrancatura La zona di affrancatura è un area (sul fronte dell invio) di dimensioni mm 74 x 40 misurata a partire dall angolo in alto a destra dell invio; al suo interno deve essere apposto il logo del prodotto.

17 8.2 Specifiche blocco indirizzo destinatario Si definisce blocco indirizzo destinatario l insieme delle righe che compongono l indirizzo. Per comodità, nel seguito ci riferiamo al blocco indirizzo come al rettangolo che circoscrive le righe dell indirizzo, come mostrato nell esempio seguente: UNIVERSITÄT KONSTANZ UNIVERSITATSSTRASSE KONSTANZ GERMANY Gli standard per la composizione indirizzi sono riportati sul sito di Poste Italiane Il blocco indirizzo destinatario deve rispettare le specifiche delle immagini nel par. 8.2 e può essere: stampato direttamente sull invio; stampato su opportuna etichetta applicata successivamente sulla busta o sul pacchetto collocato all interno dell invio e visibile attraverso una finestra trasparente il cui materiale è consigliabile che rispetti le caratteristiche definite al paragrafo 14.4; Specifiche tipografiche del blocco indirizzo Di seguito sono riportate le specifiche tipografiche di uso comune del blocco indirizzo destinatario: l indirizzo è dattiloscritto con inchiostro nero su area bianca. lo stile del carattere: è ammesso esclusivamente lo stile normale. non sono utilizzabili altri stili quali: grassetto, sottolineati o condensati; giganti, grafici, gotici, corsivi o simili; con abbellimenti (grazie o serif). il blocco indirizzo è libero da logotipi o scritte estranee (marchi di fabbrica, fincature, scritte in microcaratteri, referenti commerciali, codici etc). la distanza tra due parole successive è compresa tra 1 e 3 caratteri. l interlinea è singola e costante per tutte le linee dell indirizzo.

18 le righe dell indirizzo sono parallele. le righe dell indirizzo sono allineate a sinistra. l inclinazione delle righe indirizzo rispetto alla base della lettera è contenuta entro un angolo di 5. non si lasciano righe vuote tra la prima e l ultima dell indirizzo; carattere (font) utilizzati: Arial Carattere Dimensione (pt) Spaziatura caratteri (pt) Consigliato Franklin Gothic Book Helvetica OCR 2-B Trebuchet MS Verdana Lucida Console da 10 a 12 da 8 a 12 da 0 (normale) a 0,5 (espansa) 10pt espansa 10pt espansa 10pt espansa 10pt normale 12pt normale 10pt normale 10pt espansa 8.3 Blocco indirizzo mittente 15 Il blocco indirizzo mittente va apposto sul fronte dell invio nell angolo in alto a sinistra. La composizione dell indirizzo mittente segue le medesime regole per ciò che attiene il contenuto informativo dell indirizzo stesso (Destinatario, Via, Cap, Città). Per ciò che concerne le specifiche tipografiche dell indirizzo mittente, si consigliano le medesime del blocco indirizzo destinatario; in ogni caso queste devono assicurare la leggibilità dello stesso. All interno del blocco indirizzo mittente può essere inserito anche il logo del Cliente purché contenga tutte le informazioni sopra dettagliate. 8.4 Blocco codice a barre per PosteminiboxTrack Per il prodotto PosteminiboxTrack gli invii devono essere obbligatoriamente dotati del codice a barre e rispettare la relativa specifica tecnica di stampa del Codice a Barre 3di9 pubblicata sul sito Il blocco del codice a barre comprende: la lettera identificativa del prodotto (R);

19 l area rettangolare minima che circonda le barre e gli spazi e le informazioni in chiaro (caratteri alfanumerici) poste appena al di sotto. Poste Italiane offre due modalità alternative di apposizione del blocco codice a barre sugli invii: 1. acquistando etichette adesive riportanti il codice a barre. Possono essere acquistate presso i Centri Postali o mediante la vendita stampati disponibile sul sito di Poste Italiane al link pmi/postali/stampati/index.shtml 2. Stampando in proprio il codice a barre, rispettando: le specifiche tecniche pubblicate sulla seguente pagina web: poste-impresa.it/online/pmi/postali/estero/documenti-download.shtml le modalità di autorizzazione indicate nel paragrafo 9 Il blocco codice a barre deve essere visibile all interno dell etichetta o della finestra nell area dedicata (vedi esempio layout) rispettando le zone di rispetto dell indirizzo. 16 Figura 3: Esempio di layout codice a bare 3 di Etichettatura Se il cliente deve spedire dei piccoli pacchetti può utilizzare un etichetta da apporre sul proprio invio che, dovrà riportare tutti gli elementi indicati nel par Se l invio contiene merci sull etichetta dovrà essere presente la dicitura SMALL PACKET e la dicitura CONTENUTO stampate in grassetto e posizionate sotto il blocco indirizzo mittente come indicato nell immagine di seguito riportata: In alternativa Poste Italiane mette a disposizione del cliente, un etichetta dedicata al prodotto, in formato.pdf editabile, che consente la compilazione e la stampa dei dati inseriti (formato 14,5 x 10,5 cm).

20 Tale etichetta è presente nella pagina web dedicata al servizio Posteminibox. Figura 4: Etichetta adesiva per invii in pacchetti Immagini Esemplificative di Layout 1) Esempio di layout di Posteminibox Track in confezionamento cartaceo con busta senza finestra: Figura 5: Esempio di fronte di un invio PosteminiboxTrack

21 Esempio di layout di PosteminiboxTrack in confezionamento cartaceo con busta con finestre: Figura 6: Esempio di busta C6 con tre finestre (fronte di un invio PosteminiboxTrack) 18 3) Esempio di layout di Posteminibox Track in confezionamento con utilizzo dell etichetta adesiva (es. pacchetto) Figura 7: fronte del pacchetto

22 9 AUTORIZZAZIONE ALLA STAMPA IN PROPRIO I Clienti che intendono stampare in proprio il prodotto di Posteminibox Track devono attenersi alla Procedura di Autorizzazione alla Stampa in Proprio Posta Registrata, consegnata al momento della sottoscrizione del contratto/ accordo dai referenti commerciali e disponibile insieme al relativo Mod. ASP (modulo di attivazione del processo di autorizzazione) sul sito La Procedura di Autorizzazione ha lo scopo di verificare in via preventiva il rispetto degli standard di Prodotto definiti da Poste Italiane. La struttura di Poste Italiane a cui rivolgersi per attivare la procedura è il Centro Omologazione Prodotto: Poste Italiane SpA Posta, Comunicazione e Logistica Centro Omologazione Prodotto VIALE EUROPA ROMA RM 19 infocat@posteitaliane.it Tel Orario: Lunedì - Venerdì ore Fax A seguito del rilascio dell Autorizzazione alla Stampa in proprio vengono assegnati dal COP codice di autorizzazione alla stampa in proprio, che obbligatoriamente deve essere riportato in maniera chiara e leggibile: Preferibilmente all interno del logo prodotto, preferibilmente appena al di sotto del numero di autorizzazione SMA Il codice deve essere stampato in caratteri maiuscoli, nel quarto in basso a sinistra del logo, con contrasto nero su bianco e una clear zone di almeno 1mm e può essere riportato solo nella versione in positivo.

23 I caratteri che compongono il codice di omologazione devono avere una spaziatura intercarattere compresa tra 0.25 mm (2 pixel) e 0.5 mm (4 pixel) e un altezza compresa tra 1.5 mm (12 pixel) e 2.5 mm (20 pixel). La stringa del codice omologazione deve stare entro la metà sinistra del logo. In alternativa può essere stampato all interno del blocco indirizzo destinatario preferibilmente separato da una riga bianca dallo stesso; in questo caso si suggerisce di utilizzare il font Times New Roman 8pt Codice di autorizzazione stampa in proprio DCOXX9999 XXXXXXXXXX UNIVERSITAT KONSTANZ GERMANY 20 Il range numerico necessario alla personalizzazione del codice a barre che identifica univocamente ciascun invio. L autorizzazione alla stampa in proprio e il relativo codice di Omologazione saranno validi fino alla scadenza del contratto/accordo sottoscritto con Poste Italiane per la postalizzazione del prodotto e, comunque, fino a quando sarà garantito il mantenimento dello standard di prodotto sottoposto a verifica secondo le specifiche tecniche in vigore.

24 10 INVIO DI MERCE Con la gamma Posteminibox è possibile spedire pacchetti contenenti merci e campioni di merci con o senza valore commerciale o libri fino a un massimo di 2 Kg, in questo caso, sull invio dovrà essere apposta un etichetta con la dicitura SMALL PACKET e la dicitura CONTENUTO stampate in grassetto e posizionate sotto il blocco indirizzo mittente come indicato nell immagine di seguito riportata: Dogana Nel caso di spedizione destinate a paesi Extra Eu contenente piccole merci l invio dovrà essere provvisto, in base al valore dell oggetto, di una delle due dichiarazioni doganali: Valore < 300 DTS : l invio deve essere dotato del modello CN 22 Valore > 300 DTS : l invio deve essere dotato del modello CN 23 Inoltre, si ricorda di stampare la dicitura SMALL PACKET e la dicitura CONTENUTO sotto il blocco indirizzo mittente.

25 Modello CN22 Il modello CN22 deve avere le seguenti caratteristiche: Dimensioni 74x97 mm Colore sfondo bianco o verde (PANTONE processcoated EURO DE C) Lingua: Inglese o Francese Scritte in colore nere Figura 8:Esempio di Modello CN 22 (fronte) Figura 9: retro modello CN La dichiarazione CN22 può essere: Apposta sotto forma di etichetta adesiva (acquistabile anche su e-procurement) Stampata congiuntamente all etichetta del Posteminibox Figura 10: Esempio di confezionamento con CN 22 separato da etichetta Posteminibox Track

26 Figura 11: Esempio di confezionamento con etichetta adesiva Posteminibox unita all etichetta CN Modello CN23 Se il valore del contenuto dichiarato supera i 300 DTS, l invio dovrà essere accompagnato anche dalla dichiarazione doganale CN23. La dichiarazione deve essere posta preferibilmente in una tasca trasparente adesiva, attaccata sull invio. Alternativamente è possibile inserirla all interno dell invio e apporre sull invio stesso un etichetta adesiva per indicare la presenza della dichiarazione. 23 L etichetta è mostrata nell immagine seguente e le sue caratteristiche tecniche sono: Dimensioni: 50x25 mm Colore bianco o verde (PANTONE processcoated EURO DE C) Lingua: Inglese o Francese Lingua: Inglese o Francese Figura 12: Etichetta indicante la presenza della dichiarazione doganale CN23

27 Figura 13: Esempio di CN 23 (fronte) 24 Figura 14: Esempio di CN 23 (retro) Figura 14: Esempio di CN 23 (retro)

28 11 SERVIZI ACCESSORI Alla gamma Poste Minibox sono abbinabili i servizi accessori di seguito descritti Pick-Up Il servizio di Posta Pick-up Full per la Gamma Posteminibox prevede il ritiro presso il domicilio indicato dal Cliente ed è regolato dalle apposite Condizioni Generali di Servizio Pick-up. Il servizio è erogato con cadenza settimanale dal lunedì al venerdì, escluso sabato e festivi. Il ritiro presso il Cliente viene effettuato al piano terra dell indirizzo indicato, nei giorni e nella fascia oraria riportati nella scheda cliente Posta Pick Up Full. 25 Per maggiori informazioni sul servizio Posta Pick-up Full si rimanda alle Condizioni Generali di Servizio, disponibili sul link dedicato (DOC 2). Eventuali prezzi aggiuntivi riferiti a un numero di invii ritirati inferiore a una determinata soglia minima, sono riportati nell allegato Posta easy Poste Easy è il servizio di prelavorazione, allestimento della corrispondenza e preparazione alla postalizzazione degli invii. Si fa presente che i servizi Posta Easy non consentono di gestire: la compilazione delle dichiarazioni doganali (CN 22/ CN 23) laddove necessarie (che restano pertanto a carico del Cliente

29 il servizio di contrassegno relativamente al solo prodotto Posteminibox Track) Per ulteriori dettagli sul servizio si fa riferimento alla Scheda Tecnica di Prodotto Posta Full Easy disponibile sul sito Contrassegno- cash on delivery (COD) Nel caso in cui sia richiesto il servizio accessorio Cash On Delivery è necessario compilare anche il modello TFP3 da inserire in tasca apribile trasparente allegata al pacco. Tale servizio può essere utilizzato solo per il Posteminibox Track e limitatamente ad alcuni paesi. Per maggiori informazioni consultare il sito alla pagina 26 Figura 15: Fronte modello TFP3

30 Figura 16: Retro modello TFP Avviso di ricevimento L Avviso di ricevimento (modello CN07) attesta la prova di avvenuta consegna, con data e firma del ricevente. Le specifiche tecniche del CN07 sono riportate nel documento Scheda Tecnica Prodotto CN07 disponibile sul sito Tale servizio può essere utilizzato solo per il PosteminiboxTrack. 27

31 12 MODALITÀ DI ALLESTIMENTO DEGLI INVII I criteri di allestimento delle spedizioni variano a seconda delle modalità di consegna degli invii presso i Centri di Accettazione Allestimento degli invii che fruiscono del servizio pick-up Gli invii che fruiscono del servizio di pick-up, dovranno essere aggregati in sacchi chiusi mediante sigilli gialli antieffrazione corredati di etichetta mod. 215 S. Se l intero quantitativo da postalizzare prevede diverse tipologie di prodotto e l utilizzo di più sacchi il Cliente è tenuto ad inserire gli invii di PosteminiboxTrack in un sacco dedicato. 28 L etichetta dovrà essere compilata con le seguenti informazioni : 1. Nome Cliente o Ragione sociale 2. Dicitura : per Accettazione Grandi Clienti 3. Nome prodotto : a. nome del prodotto contenuto per sacchi contenenti un unica tipologia di prodotto Posteminibox (es: Economy - Track) b. MIX Posteminibox - per sacco contenente diverse tipologie di prodotto Posteminibox. Se il cliente utilizza più servizi della gamma Posteminibox dovrà suddividere gli invii in base alla tipologia del servizio (PosteminiboxEconomy, Posteminibox, PosteminiboxTrack, PosteminiboxTrack con contrassegno)

32 DISPACCIO SPECIALE Posteitaliane NOME CLIENTE da ACCETTAZIONE GRANDI CLIENTI per POSTE MINIBOX Figura 17: Esempio modello Allestimento degli invii consegnati direttamente ai Centri di Accettazione Il cliente che presenta la spedizione presso uno dei centri abilitati, dovrà necessariamente raggruppare il prodotto seguendo una delle modalità di allestimento suggerite da Poste Italiane. In particolare le specifiche di allestimento di Poste Italiane prevedono che: 29 gli invii cartacei siano confezionati in buste cartacee gli invii cellophanati siano allestiti in plichi i pacchetti siano allestiti direttamente in pallet Allestimento in Scatole Gli invii che vengono allestiti nelle scatole devono essere tutti orientati e affacciati nello stesso modo e non superare il peso complessivo compreso tra 4 e 7 Kg (con tolleranza del ± 2% in peso). Le dimensioni delle scatole devono essere compatibili con il formato degli invii contenuti (è possibile utilizzare le medesime scatole con le quali sono commercializzate le buste vuote). Le scatole devono essere realizzate in modo da garantire l integrità del contenuto, consentire la movimentazione ed il trasporto e, salvo accordi specifici, sono a perdere e a carico del Cliente.

33 La dimensione delle scatole è libera nell ambito delle seguenti misure massime: altezza massima: 35 cm larghezza massima: 35 cm lunghezza massima: 55 cm lunghezza max55 cm altezza max35 cm larghezza max35 cm Ogni scatola viene corredata di un apposita etichetta, incollata sul lato più corto della scatola, con le seguenti informazioni: Nome prodotto, Centro di impostazione, Azienda mittente, Codice SAP, Destinazione, Peso, Numero di invii contenuti nella scatola e tara della scatola. Nel par sono riportati dei layout di esempio. L etichetta editabile sarà disponibile alla seguente pagina web poste-impresa.it/online/pmi/postali/estero/documenti-download.shtml dedicata al prodotto Allestimento in Plichi Gli invii che vengono allestiti in plichi devono presentare una reggetta a croce il cui peso complessivo non deve superare i 5 kg (con tolleranza del 2% in peso). Il confezionamento dei plichi deve garantire l integrità del contenuto durante il trasporto e lo smistamento. Gli invii devono essere ordinati con l indirizzo rivolto verso l alto. 30 Ogni plico viene corredato di un apposita etichetta, con le seguenti informazioni: Nome prodotto, Centro di impostazione, Azienda mittente, Codice SAP, Destinazione, Peso e Numero di invii contenuti. Nel par sono riportati dei layout di esempio. L etichetta editabile sarà disponibile alla seguente pagina web poste-impresa.it/online/pmi/postali/estero/documenti-download.shtml dedicata al prodotto Allestimento in Pallet L allestimento in pallet completa il confezionamento degli invii. Nel caso di aggregazione in pallet, gli stessi sono confezionati con film plastico per assicurarne l integrità durante il trasporto e la movimentazione, è consue-

34 tudine utilizzare un numero di giri di pellicola tale che su tutta la superficie laterale siano presenti almeno due strati di film plastico. Salvo accordi specifici, i pallet utilizzati sono a carico del Cliente e a perdere. Il film plastico deve essere trasparente, preferibilmente giallo (pantone consigliato 109C). In alternativa al film giallo, è possibile utilizzare film plastico trasparente incolore, ma sotto alla cellophanatura, dovrà essere apposto su ciascun lato un foglio di dimensione A4, anch esso giallo, così come mostrato in figura. 31 Figura 18: Esempio allestimento pallet Tutte le scatole e i plichi devono rientrare nella sagoma del pallet. I pallet devono avere le seguenti caratteristiche: dimensioni base: 80 x 120 cm (o misure modulari: 80 x 60 cm, 120 x 120 cm); altezza massima: 150 cm. volume minimo:0.5 m 3 Il limite superiore di peso è pari a 700 Kg per i pallet non impilabili e a 300 Kg per i pallet impilabili (è obbligatoria in questo caso l apposizione di angolari di cartone). I pallet vengono corredati di apposita etichetta, applicata in modo da essere immediatamente visibile. La dimensione minima dell etichetta è quella del formato A4 (21 x 29,7 cm). Le informazioni richieste sono: Nome prodotto, Centro di impostazione, Azienda mittente, Data di spedizione, Identificativo del pallet, Peso Netto del Pallet in Kg, Numero delle scatole, dei plichi o dei pacchetti e destinazione.

35 Etichettatura Per consentire una semplice individuazione della gamma Posteminibox è necessario apporre sul plico/scatola delle etichette di dimensioni adeguate all allestimento prescelto. Di seguito si riportano alcuni esempi di etichette: Figura 19: Esempio etichetta per allestimento Posteminibox 32 Figura 20: Esempio etichetta per allestimento Posteminibox Economy

36 Figura 21: Esempio etichetta per allestimento PosteminiboxTrack Analogamente è necessario apporre sui pallet apposite etichette di formato A4. Di seguito si riporta un immagine esemplificativa 33 Figura 22: Esempio etichetta in formato A 4 per allestimento pallet della Gamma Posteminibox

37 Criteri di Allestimento degli invii in scatole Una scatola si considera piena quando il contenuto al suo interno non è mobile, gli invii rimangono ordinati, in posizione verticale e in modo da garantire che la sovrapposizione delle scatole non ne danneggi il contenuto. Il cliente è tenuto a confezionare scatole omogenee per: Tipologia di servizio (Posteminibox, Posteminibox Economy, PosteminiboxTrack, PosteminiboxTrack con contrassegno) Peso invii Sequenza numerica progressiva dei codici a barre (si consiglia per il solo prodotto PosteminiboxTrack)Paese Estero di destinazione Criteri di Allestimento degli invii in Plichi Il cliente è tenuto a confezionare plichi omogenei per: Tipologia di servizio (Posteminibox Economy, Posteminibox, Posteminibox Track, Posteminibox Track con contrassegno) Peso invii Sequenza numerica progressiva dei codici a barre (per il solo prodotto PosteminiboxTrack) Paese Estero di destinazione Criteri di Allestimento dei pallet In funzione della composizione e consistenza della spedizione, sono previste diverse modalità di consolidamento. Le scatole, i plichi e i pacchetti devono essere consolidati in pallet. Al fine di garantirne l integrità e l individuazione, le scatole riempite parzialmente vanno posizionate sempre nella parte superiore del pallet. L etichetta editabile sarà disponibile alla seguente pagina web dedicata al prodotto sul sito Nel par sono riportati dei layout di esempio.

38 A. Pallet omogeneo per Stato estero In presenza di quantitativi di scatole tali da consentire la formazione di pallet dedicati (almeno 0,5 m³) per singolo Stato estero, è preferibile comporre un pallet omogeneo per Stato estero di destinazione. e. Mix Francia Germania B. Pallet Mix Nel caso in cui la numerosità delle scatole, dei plichi o dei pacchetti non consenta la formazione di pallet separati per paese di destinazione, come descritto al punto precedente, si procederà alla formazione di pallet (almeno 0,5 m³) contenenti invii diretti a un mix di Stati esteri. 35

39 13 ACCETTAZIONE E CONTROLLI Tutte le spedizioni saranno sottoposte a controlli in fase di accettazione da parte di Poste Italiane secondo la procedura vigente. I controlli in fase d ingresso saranno finalizzati alla verifica della conformità della spedizione ai requisiti richiesti per l accesso al servizio e per la corretta applicazione del prezzo ed in particolare l Accettazione Grandi Clienti è tenuta a: a) Verificare la regolarità della documentazione allegata alla spedizione; b) Verificare la corrispondenza del numero degli invii inclusi nel contenitore con quelli dichiarati nella distinta; c) verificare la conformità degli invii ai requisiti di peso, dimensioni, tipologia, integrità e contenuto ammesso stabiliti da Poste; d) verificare la regolarità della Distinta Riepilogativa SMA ai fini della fatturazione; e) verificare la corrispondenza del servizio prescelto al prezzo indicato dal Cliente sulla Distinta Riepilogativa SMA ; f) verifica dei quantitativi consegnati rispetto a quanto dichiarato; ai fini della verifica dei quantitativi impostati, le spedizioni saranno sottoposte a pesatura, per ricavarne, sulla base del peso complessivo rilevato e del peso unitario dichiarato, la corrispondenza dei quantitativi con quanto dichiarato in distinta. g) segnalare tempestivamente al Cliente eventuali irregolarità od anomalie riscontrate chiedendone la regolarizzazione od il ritiro dell invio; h) restituire al cliente copia vidimata della Distinta Riepilogativa SMA ; i) avviare le spedizioni regolari all Hub di smistamento; j) trattenere agli atti ed archiviare per 10 anni la Distinta Riepilogativa SMA e per 3 anni la documentazione relative al servizio di pick-up. 36 Nel caso di spedizioni eseguite con il servizio di Posta Pick Up full sarà cura degli operatori di AGC controllare il rispetto delle soglie minime previste (Cfr.allegato 2) e restituire la copia vidimata della Distinta Riepilogativa

40 SMA e, per il solo prodotto PosteminiboxTrack, anche una copia della Distinta Analitica Accettazione attraverso lo stesso canale d ingresso e che il cliente riceverà in occasione del ritiro successivo. In caso di verifica positiva, la spedizione sarà accettata. Qualora l esito del controllo fosse negativo, Poste provvede a segnalare tempestivamente al Cliente le irregolarità od anomalie riscontrate, chiedendone la regolarizzazione od il ritiro degli invii non conformi ai requisiti previsti. Per spedizioni superiori a kg o a invii per singola postalizzazione, in considerazione degli elevati volumi da gestire, il cliente deve programmare le spedizioni contattando il referente commerciale al fine di ottimizzare le attività dell intero processo produttivo di Poste Italiane Centri di accettazione L impostazione del prodotto, in considerazione dei volumi da gestire, deve essere effettuata presso: 37 CMP (Centro di Meccanizzazione Postale): senza limiti di quantitativi Centri Provinciali: fino a un massimo di pezzi o un limite di kg CD (Centri di Distribuzione abilitati all accettazione): fino a un massimo di pezzi o un limite di 200 kg Poste Italiane si riserva di aggiornare l elenco dei punti di accettazione pubblicato sul sito e di contattare il referente commerciale per i dettagli sul servizio di accettazione Ora Limite di Accettazion Le strutture di accettazione saranno accessibili nei seguenti orari di apertura: CMP ore dal Lunedì al Venerdì ore al Sabato

41 Si precisa che per il CMP di Cagliari non è prevista l apertura al pubblico nella giornata di sabato. Centri Provinciali ore dal Lunedì al Venerdì ore al Sabato presso i soli centri di Perugia e Pisa Centri di Distribuzione ore dal Lunedì al Venerdì Poste Italiane si riserva, in base all evoluzione del modello organizzativo, di modificare gli orari di apertura al pubblico dei punti di accettazione, dandone comunicazione alla clientela. In ogni caso, i suddetti orari saranno affissi al pubblico presso ogni centro. Affinché il processo di recapito inizi dal giorno dell accettazione, gli invii di PosteMinibox devono essere spediti entro i seguenti orari limite: Accettazione ubicata presso i CMP: ore dal Lunedì al Venerdì Accettazione ubicata presso i Centri Provinciali: ore dal Lunedì al Venerdì Accettazione ubicata presso i Centri di Distribuzione: ore dal Lunedì al Venerdì 38 Fanno eccezione i seguenti CMP CMP Bari: ore CMP Lamezia Terme: ore CMP Palermo: ore CMP Genova: ore Per tutti gli invii accettati entro l orario limite sopra riportato, la prestazione di recapito decorre dal giorno stesso dell accettazione. In alternativa, ai soli fini della prestazione di recapito, le spedizioni si intendono come consegnate il giorno lavorativo successivo a quello di accettazione. Il sabato non concorre ai fini del calcolo della prestazione di recapito, anche nei casi in cui rimane attiva l accettazione presso i CMP ed i centri provinciali.

42 13.3 Distinte di Spedizione La spedizione deve essere accompagnata da: una distinta SMA riepilogativa della spedizione, in duplice copia, contenente tutte le informazioni relative alla spedizione e all importo pagato (quantità invii, peso, formato, etc). una distinta analitica di posta registrata, in duplice copia, con l indicazione del primo e dell ultimo numero di bar-code utilizzati per l intera spedizione e separatamente devono essere indicati i numeri di bar-code che, sebbene compresi nel range numerico dell intera spedizione, di fatto non sono stati utilizzati; una distinta elettronica formato GU (le cui specifiche sono riportate in allegato al Contratto). Le distinte sono disponibili alla pagina web dedicata Distinta Riepilogativa SMA Posteminibox. La distinta si divide in tre aree, due delle quali, relative ai Dati Anagrafici ed ai Dati Spedizione, devono essere compilate dal Cliente; la terza parte deve essere compilata da Poste italiane ed è relativa ai dati di convalida dell Accettazione. 39

43 14 APPENDICE 14.1 Caratteristiche tecniche di prodotto in busta Nel seguito vengono indicate le specifiche tecniche di prodotto definite da Poste Italiane. Gli invii devono essere in busta esterna di materiale cartaceo. È ammesso l inserimento di tessere plastificate, di supporti informatici (CD, DVD) e di bustine termosaldate nel rispetto delle specifiche riportate nel paragrafo 14.6; I formati ed il materiale della busta per il confezionamento dell invio sono riportati al paragrafo 14.2 e 14.3; In caso di busta con pannello trasparente devono essere rispettate le caratteristiche del materiale riportate al par 14.4; Non sono previsti: oggetti metallici (fermagli, occhielli, ganci ripiegati o punti metallici); invii con fori di trascinamento sui bordi laterali invii realizzati con carta fluorescente o lucida Nel seguito vengono indicate le specifiche tecniche di prodotto definite da Poste Italiane Formati Busta I formati busta standard consigliati sono: FORMATO C6 C5 C4 DIMENSIONI (lunghezza x altezza) 162 mm x 114 mm 229 mm x 162 mm 324 mm x 229 mm

44 14.3 Materiali Busta Le caratteristiche consigliate del materiale per la realizzazione della busta sono: CARATTERISTICHE - BUSTA VALORI Grammatura (UNI EN ISO 536/98) 80 g/m2 Spessore (EN 20534/94) µm Opacità (UNI 7624/86) 90 % Indice di lacerazione (UNI EN 21974/95) 6 mnm²/g 14.4 Materiale della Finestra Le caratteristiche consigliate del materiale per la realizzazione della finestra della busta sono: CARATTERISTICHE FINESTRA BUSTA Materiale VALORI Tipo Polistirene Grammatura (UNI EN ISO 536/98) 34 g/m2 ± 5 % Spessore (ASTM D 374 C) 32 µm ± 5 % Gloss a 60 (ASTM D 2457/77) 60 % Haze (ASTM D 1003/88) 25 % Resistenza alla lacerazione (ASTM D ) (N/mmdispessore) Long 50 N/mm Trasv 30 N/mm Adesivi e Lembi di Chiusura Occorre porre particolare attenzione alle colle ed agli adesivi utilizzati per l allestimento degli invii e per la chiusura dei lembi. L allestimento dell invio deve assicurare che: l invio non si apra durante le lavorazioni non vi sia fuoriuscita di collante l incollaggio delle eventuali finestrelle non deve formare pieghe del film trasparente

45 14.6 Scorrimento dell inserto all interno dell invio con finestra Nel caso di busta con finestra la presenza di un eccessivo scorrimento dell inserto (foglio) all interno dell invio (busta) può causare: occultamento delle informazioni poste al di sotto delle finestrelle superamento dei limiti di differenza di spessore dell invio È quindi necessario prevedere un opportuno confezionamento degli invii in modo da evitare tali problematiche (adeguate dimensioni delle buste rispetto all inserto e delle finestrelle, posizionamento centrale del blocco indirizzo e codici a barre, ecc.) Modalità di confezionamento invii con contenuto diverso dal cartaceo Si fa riferimento all omonimo documento (pubblicato sul sito Involucri e Liquidi Involucri Possono essere utilizzati tutti i tipi di involucri utili per l invio di oggetti che sono in vendita anche presso gli Uffici Postali Liquidi La spedizione di liquidi è ammessa esclusivamente con imballaggi speciali. I liquidi devono essere inseriti in recipienti a perfetta tenuta stagna. Ogni

46 recipiente deve essere posto in un contenitore di metallo, legno, plastica o cartone riempito di segatura o materiale equivalente in quantità sufficiente ad assorbire il liquido in caso di rottura del recipiente. La correttezza dell imballaggio può essere verificata se agitando energicamente il contenitore non si avverte alcun rumore Merci pericolose Non sono accettate le spedizioni con i contenuti riportati di seguito. Quindi non saranno accettate le spedizioni con il logo di pericolosità riportato nelle figure sottostanti. CLASSIFICAZIONI MERCI PERICOLOSE CLASSE 1: ESPLOSIVI (munizioni, granate, detonatori) 43 Colore sfondo: arancione Simbolo: bomba che esplode: divisioni 1.1, 1.2, 1.3 Testo nero: divisioni 1.4, 1.5, 1.6 Testo: Esplosivi CLASSE 2: GAS (tutti gli aerosol, bombole di gas, butano, propano, gas liquefatti a base di petrolio, accendini) Divisione 2.1: gas infiammabile, sfondo rosso, simbolo della fiamma Divisione 2.2: gas non infiammabile, non tossico, sfondo verde, simbolo di una bombola di gas Divisione 2.3: gas tossico, sfondo bianco, simbolo del teschio con due ossa incrociate

47 CLASSE 3: LIQUIDI INFIAMMABILI (petrolio, benzina, alcune vernici, solvente, acqua ragia - alcool) Colore di sfondo: rosso Simbolo: fiamma Testo: Liquido infiammabile CLASSE 4: SOLIDI INFIAMMABILI, A COMBUSTIONE SPONTANEA E PERICOLO- SI DA BAGNATI (fiammiferi, fosforo, litio) Divisione 4.1: solido infiammabile, bianco con sette strisce verticali rosse, fiamma nera Divisione 4.2: a combustione spontanea, metà superiore bianca e metà inferiore nera, fiamma nera Divisione 4.3: pericoloso da bagnato, sfondo blu, immagini blu o bianche 44 CLASSE 5: OSSIDANTI E PEROSSIDI ORGANICI (ossigeno, alcune candeggine industriali, detergenti per fogna) Divisione 5.1: ossidante, sfondo giallo, fiamma nera su un cerchio Divisione 5.2: perossido organico, sfondo giallo, fiamma nera su un cerchio

48 CLASSE 6: UN 3373 B - diagnostich sostanze biologiche cat. B - diagnostiche e cliniche Biological substance, category B - Diagnostic specimen or Clinical specimen SOSTANZE TOSSICHE ED INFETTIVE(diserbanti, cianuro, campioni di cibo infetti) Divisione 6.1: sostanza tossica, sfondo bianco, simbolo del teschio con due ossa incrociate Divisione 6.2: sostanza infettiva, sfondo bianco, simbolo nero (tre falci sovrapposte ad un cerchio) CLASSE 7: 45 MATERIALE RADIOATTIVO (alcuni estintori antincendio, isotopi medicali) Bianco categoria I, sfondo bianco; simbolo: trifoglio nero Giallo categoria II, metà superiore gialla e metà inferiore bianca; simbolo: trifoglio nero Giallo categoria III, metà superiore gialla e metà inferiore bianca; simbolo: trifoglio nero

49 CLASSE 8: CORROSIVI (acido solforico, batterie per auto ad acido) Sfondo: metà superiore bianca, metà inferiore nera con bordo bianco Simbolo: liquidi versati da due provette di vetro che attaccano una mano e del metallo CLASSE 9: MATERIALI PERICOLOSI VARI (ghiaccio secco, batterie al litio, alcune apparecchiature salvavita, materiale magnetizzato) Sfondo: bianco Simbolo: sette strisce nere verticali nella metà superiore 46 ETICHETTE PER IL TRASPORTO - CLASSI VARIE

50 Come possiamo aiutarti? Contattaci Vai su poste.it nella sezione Assistenza e compila il modulo Chiamaci attivo dal lunedì al sabato dalle 8.00 alle (chiamata gratuita per chi chiama da rete fissa) per chi chiama da rete mobile (il costo della chiamata è legato all operatore utilizzato ed è pari al massimo a euro 0,60 al minuto più euro 0,15 alla risposta) Scrivici Casella Postale Roma Invia una mail a servizio.clienti@posteitaliane.it 47