LICEO SCIENTIFICO Galileo Galilei

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1 LICEO SCIENTIFICO Galileo Galilei Viale Bolognini, TRENTO (TN) Tel Fax Codice Fiscale Partita IVA: PROFILI DI AUTORIZZAZIONE ED AMBITI DEL TRATTAMENTO Liceo Scientifico Galileo Galilei Viale Bolognini Trento Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 1

2 UNITA 1 - DOCENTI PROFILO DI AUTORIZZAZIONE TIPI DI DATI Dati comuni Dati sensibili ( tutte le tipologie) Dati giudiziari STRUMENTI UTILIZZATI Cartaceo Strumenti elettronici (PC, Fax,Fotocopiatrici, Stampanti) strumenti audiovisivi dati sensibili o giudiziari dopo l orario di chiusura OPERAZIONI DI TRATTAMENTO Operazioni standard quali: Raccolta Registrazione Organizzazione Conservazione Consultazione Elaborazione Utilizzo Modificazione Blocco Operazioni diverse quali selezione, estrazione, raffronto, interconnessione Comunicazione Diffusione Cancellazione e distruzione al termine degli obblighi di legge e/o su richiesta dell interessato MISURE DI SICUREZZA Password di accesso ai dati Codice identificativo personale (nome utente) Antivirus Back up Chiavi di chiusura degli archivi/ armadi Altro Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 2

3 UNITA 2 AMMINISTRATIVI PROFILO DI AUTORIZZAZIONE TIPI DI DATI Dati comuni Dati sensibili (dati idonei a rivelare le origini razziali ed etniche, le convinzioni religiose e lo stato di salute) Dati giudiziari STRUMENTI UTILIZZATI Cartaceo Strumenti elettronici (PC, Fax,Fotocopiatrici, Stampanti) strumenti audiovisivi dati sensibili o giudiziari dopo l orario di chiusura Solo su autorizzazione OPERAZIONI DI TRATTAMENTO Operazioni standard quali: Raccolta Registrazione Organizzazione Conservazione Consultazione Elaborazione Utilizzo Modificazione Blocco Operazioni diverse quali selezione, estrazione, raffronto, interconnessione Comunicazione Diffusione Cancellazione e distruzione al termine degli obblighi di legge e/o su richiesta dell interessato MISURE DI SICUREZZA Password di accesso ai dati Codice identificativo personale (nome utente) Antivirus Back up Chiavi di chiusura degli archivi/ armadi Altro Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 3

4 UNITA 3 ASSISTENTI EDUCATORI PROFILO DI AUTORIZZAZIONE TIPI DI DATI Dati comuni Dati sensibili (tutte le tipologie) Dati giudiziari STRUMENTI UTILIZZATI Cartaceo Strumenti elettronici (PC, Fax,Fotocopiatrici, Stampanti) strumenti audiovisivi dati sensibili o giudiziari dopo l orario di chiusura OPERAZIONI DI TRATTAMENTO Operazioni standard quali: Raccolta Registrazione Organizzazione Conservazione Consultazione Elaborazione Utilizzo Modificazione Blocco Operazioni diverse quali selezione, estrazione, raffronto, interconnessione Comunicazione Diffusione Cancellazione e distruzione al termine degli obblighi di legge e/o su richiesta dell interessato MISURE DI SICUREZZA Password di accesso ai dati Codice identificativo personale (nome utente) Antivirus Back up Chiavi di chiusura degli archivi/ armadi Altro Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 4

5 UNITA 4 TECNICI DI LABORATORIO PROFILO DI AUTORIZZAZIONE TIPI DI DATI Dati comuni Dati sensibili ( indicare, vedi allegato) Dati giudiziari STRUMENTI UTILIZZATI Cartaceo Strumenti elettronici (PC, Fax,Fotocopiatrici, Stampanti) strumenti audiovisivi dati sensibili o giudiziari dopo l orario di chiusura OPERAZIONI DI TRATTAMENTO Operazioni standard quali: Raccolta Registrazione Organizzazione Conservazione Consultazione Elaborazione Utilizzo Modificazione Blocco Operazioni diverse quali selezione, estrazione, raffronto, interconnessione Comunicazione Diffusione Cancellazione e distruzione al termine degli obblighi di legge e/o su richiesta dell interessato MISURE DI SICUREZZA Password di accesso ai dati Codice identificativo personale (nome utente) Antivirus Back up Chiavi di chiusura degli archivi/ armadi Altro Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 5

6 UNITA 5 AUSILIARI PROFILO DI AUTORIZZAZIONE TIPI DI DATI Dati comuni Dati sensibili ( indicare, vedi allegato) Dati giudiziari STRUMENTI UTILIZZATI Cartaceo Strumenti elettronici (PC, Fax,Fotocopiatrici, Stampanti) strumenti audiovisivi dati sensibili o giudiziari Solo su incarico specifico dopo l orario di chiusura OPERAZIONI DI TRATTAMENTO Operazioni standard quali: Raccolta Registrazione Organizzazione Conservazione Consultazione Elaborazione Utilizzo Modificazione Blocco Operazioni diverse quali selezione, estrazione, raffronto, interconnessione Comunicazione Diffusione Cancellazione e distruzione al termine degli obblighi di legge e/o su richiesta dell interessato MISURE DI SICUREZZA Password di accesso ai dati Codice identificativo personale (nome utente) Antivirus Back up Chiavi di chiusura degli archivi/ armadi Altro Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 6

7 UNITA 6 REFERENTE PER STUDENTI CON B.E.S. O STRANIERI PROFILO DI AUTORIZZAZIONE TIPI DI DATI Dati comuni Dati sensibili ( indicare, vedi allegato) Dati giudiziari STRUMENTI UTILIZZATI Cartaceo Strumenti elettronici (PC, Fax,Fotocopiatrici, Stampanti) strumenti audiovisivi dati sensibili o giudiziari dopo l orario di chiusura OPERAZIONI DI TRATTAMENTO Operazioni standard quali: Raccolta Registrazione Organizzazione Conservazione Consultazione Elaborazione Utilizzo Modificazione Blocco Operazioni diverse quali selezione, estrazione, raffronto, interconnessione Comunicazione Diffusione, in casi eccezionali, anche all esterno della struttura Cancellazione e distruzione al termine degli obblighi di legge e/o su richiesta dell interessato MISURE DI SICUREZZA Password di accesso ai dati Codice identificativo personale (nome utente) Antivirus Back up Chiavi di chiusura degli archivi/ armadi Altro Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 7

8 UNITA 7 CUSTODE PROFILO DI AUTORIZZAZIONE TIPI DI DATI Dati comuni Dati sensibili ( indicare, vedi allegato) Dati giudiziari STRUMENTI UTILIZZATI Cartaceo Strumenti elettronici (PC, Fax,Fotocopiatrici, Stampanti) strumenti audiovisivi dati sensibili o giudiziari dopo l orario di chiusura OPERAZIONI DI TRATTAMENTO Operazioni standard quali: Raccolta Registrazione Organizzazione Conservazione Consultazione Elaborazione Utilizzo Modificazione Blocco Operazioni diverse quali selezione, estrazione, raffronto, interconnessione Comunicazione Diffusione, in casi eccezionali, anche all esterno della struttura Cancellazione e distruzione al termine degli obblighi di legge e/o su richiesta dell interessato MISURE DI SICUREZZA Password di accesso ai dati Codice identificativo personale (nome utente) Antivirus Chiavi di chiusura dei locali Altro Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 8

9 Ai sensi dell articolo 30 del codice in materia di protezione dei dati personali (D.L.vo 30 giugno 2003 n. 196) il Titolare la incarica, fino a permanenza nelle mansioni attuali, del trattamento definito dalla unità di appartenenza indicata. Le è fatto obbligo di prendere conoscenza dell ambito del trattamento indicato e delle relative istruzioni sia specifiche che generali, valide per tutti gli incaricati. La documentazione è reperibile sul sito della Scuola, nella sezione Privacy, all indirizzo Il titolare del trattamento Dirigente Scolastico prof. Flavio Dalvit Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 9

10 ISTRUZIONI Premessa: Il D.Lgs. 196 /2003 disciplina e prescrive accorgimenti e cautele con riguardo al trattamento di qualsiasi dato personale (comune, sensibile, giudiziario); una particolare attenzione peraltro è posta riguardi ai dati sensibili e giudiziari, dei quali si riportano qui di seguito le definizioni: DATI SENSIBILI: 1. dati idonei a rivelare le origini razziali ed etniche 2. dati idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere 3. dati idonei a rivelare le opinioni politiche 4. dati idonei a rivelare l adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale 5. dati idonei a rivelare lo stato di salute 6. dati idonei a rivelare la vita sessuale DATI GIUDIZIARI: I dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u) del d.p.r. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualita di in imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale. - casellario giudiziale è l'insieme dei dati relativi a provvedimenti giudiziari e amministrativi riferiti a soggetti determinati; - anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato è l'insieme dei dati relativi a provvedimenti giudiziari che applicano, agli enti con personalità giuridica e alle società e associazioni anche prive di personalità giuridica, le sanzioni amministrative dipendenti da reato, ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231; - anagrafe dei carichi pendenti degli illeciti amministrativi dipendenti da reato è l'insieme dei dati relativi a provvedimenti giudiziari riferiti agli enti con personalità giuridica e alle società e associazioni anche prive di personalità giuridica, cui è stato contestato l'illecito amministrativo dipendente da reato, ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 10

11 Per una migliore comprensione del profilo di autorizzazione e dell'ambito del trattamento dei dati, ai sensi del Decreto Legislativo citato si riportano le seguenti definizioni: - TRATTAMENTO: qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati; - DATO PERSONALE: qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale; - DATI IDENTIFICATIVI: i dati personali che permettono l'identificazione diretta dell'interessato; - DATI SENSIBILI: i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale; - DATI GIUDIZIARI: i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all'articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale; - TITOLARE: la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza; - RESPONSABILE: la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali; - INCARICATI: le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento dal titolare o dal responsabile; - INTERESSATO: la persona fisica, la persona giuridica, l'ente o l'associazione cui si riferiscono i dati personali; - COMUNICAZIONE: il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall'interessato, dal rappresentante del titolare nel territorio dello Stato, dal responsabile e dagli incaricati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; - DIFFUSIONE: il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; - DATO ANONIMO: il dato che in origine, o a seguito di trattamento, non può essere associato ad un interessato identificato o identificabile; - BLOCCO: la conservazione di dati personali con sospensione temporanea di ogni altra operazione del trattamento; Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 11

12 - BANCA DI DATI: qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti; - GARANTE: l'autorità di cui all'articolo 153, istituita dalla legge 31 dicembre 1996, n COMUNICAZIONE ELETTRONICA: ogni informazione scambiata o trasmessa tra un numero finito di soggetti tramite un servizio di comunicazione elettronica accessibile al pubblico. Sono escluse le informazioni trasmesse al pubblico tramite una rete di comunicazione elettronica, come parte di un servizio di radiodiffusione, salvo che le stesse informazioni siano collegate ad un abbonato o utente ricevente, identificato o identificabile; - CHIAMATA: la connessione istituita da un servizio telefonico accessibile al pubblico, che consente la comunicazione bidirezionale in tempo reale; - RETI DI COMUNICAZIONE ELETTRONICA: i sistemi di trasmissione, le apparecchiature di commutazione o di instradamento e altre risorse che consentono di trasmettere segnali via cavo, via radio, a mezzo di fibre ottiche o con altri mezzi elettromagnetici, incluse le reti satellitari, le reti terrestri mobili e fisse a commutazione di circuito e a commutazione di pacchetto, compresa Internet, le reti utilizzate per la diffusione circolare dei programmi sonori e televisivi, i sistemi per il trasporto della corrente elettrica, nella misura in cui sono utilizzati per trasmettere i segnali, le reti televisive via cavo, indipendentemente dal tipo di informazione trasportato; - RETE PUBBLICA DI COMUNICAZIONI: una rete di comunicazioni elettroniche utilizzata interamente o prevalentemente per fornire servizi di comunicazione elettronica accessibili al pubblico; - SERVIZIO DI COMUNICAZIONE ELETTRONICA: i servizi consistenti esclusivamente o prevalentemente nella trasmissione di segnali su reti di comunicazioni elettroniche, compresi i servizi di telecomunicazioni e i servizi di trasmissione nelle reti utilizzate per la diffusione circolare radiotelevisiva, nei limiti previsti dall'articolo 2, lettera c), della direttiva 2002/21/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 7 marzo 2002; - ABBONATO: qualunque persona fisica, persona giuridica, ente o associazione parte di un contratto con un fornitore di servizi di comunicazione elettronica accessibili al pubblico per la fornitura ditali servizi, o comunque destinatario di tali servizi tramite schede prepagate; - UTENTE: qualsiasi persona fisica che utilizza un servizio di comunicazione elettronica accessibile al pubblico, per motivi privati o commerciali, senza esservi necessariamente abbonata; - DATI RELATIVI AL TRAFFICO: qualsiasi dato sottoposto a trattamento ai fini della trasmissione di una comunicazione su una rete di comunicazione elettronica o della relativa fatturazione; - DATI RELATIVI ALL'UBICAZIONE: ogni dato trattato in una rete di comunicazione elettronica che indica la posizione geografica dell'apparecchiatura terminale dell'utente di un servizio di comunicazione elettronica accessibile al pubblico; - SERVIZIO A VALORE AGGIUNTO: il servizio che richiede il trattamento dei dati relativi al traffico o dei dati relativi all'ubicazione diversi dai dati relativi al traffico, oltre a quanto è necessario per la trasmissione di una comunicazione o della relativa fatturazione; Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 12

13 - POSTA ELETTRONICA: messaggi contenenti testi, voci, suoni o immagini trasmessi attraverso una rete pubblica di comunicazione, che possono essere archiviati in rete o nell'apparecchiatura terminale ricevente, fino a che il ricevente non ne ha preso conoscenza. - MISURE MINIME: il complesso delle misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza che configurano il livello minimo di protezione richiesto in relazione ai rischi previsti nell'articolo 31; - STRUMENTI ELETTRONICI: gli elaboratori, i programmi per elaboratori e qualunque dispositivo elettronico o comunque automatizzato con cui si effettua il trattamento; - AUTENTICAZIONE INFORMATICA: l'insieme degli strumenti elettronici e delle procedure per la verifica anche indiretta dell'identità; - CREDENZIALI DI AUTENTICAZIONE: i dati ed i dispositivi, in possesso di una persona, da questa conosciuti o ad essa univocamente correlati, utilizzati per l'autenticazione informatica; - PAROLA CHIAVE: componente di una credenziale di autenticazione associata ad una persona ed a questa nota, costituita da una sequenza di caratteri o altri dati in forma elettronica; - PROFILO DI AUTORIZZAZIONE: l'insieme delle informazioni, univocamente associate ad una persona, che consente di individuare a quali dati essa può accedere, nonché i trattamenti ad essa consentiti; - SISTEMA DI AUTORIZZAZIONE: l'insieme degli strumenti e delle procedure che abilitano l'accesso ai dati e alle modalità di trattamento degli stessi, in funzione del profilo di autorizzazione del richiedente. - SCOPI STORICI: le finalità di studio, indagine, ricerca e documentazione di figure, fatti e circostanze del passato; - SCOPI STATISTICI: le finalità di indagine statistica o di produzione di risultati statistici, anche a mezzo di sistemi informativi statistici; - SCOPI SCIENTIFICI: le finalità di studio e di indagine sistematica finalizzata allo sviluppo delle conoscenze scientifiche in uno specifico settore. REGOLE GENERALI: Prima di procedere alla raccolta diretta di dati personali, fornire all interessato (es: utenti, dipendenti, fornitori) o alla persona presso cui si raccolgono i dati l informativa prevista dall articolo 13 del Codice in materia di protezione di dati personali (da qui in avanti, per semplicità, anche solo Codice ), così come predisposta dal titolare del trattamento. Alla raccolta dei dati verificare con la massima attenzione l esattezza degli stessi, la pertinenza, la completezza e la non eccedenza. Raccogliere e registrare i dati personali per scopi conformi alle finalità perseguite dall ente. Aggiornare periodicamente, se necessario, i dati. I dati dovranno essere conservati in una forma che consenta l identificazione dell interessato per un periodo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati. Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 13

14 Tutti i dati personali di cui l incaricato viene a conoscenza nell ambito dello svolgimento delle proprie funzioni, dovranno essere trattati in modo lecito e secondo correttezza. n si dovranno portare fuori dall Ente supporti informatici o cartacei contenenti dati personali, sensibili e giudiziari, salvo casi eccezionali che dovranno essere preventivamente autorizzati dal titolare o dal responsabile. n comunicare o diffondere dati personali comuni a soggetti pubblici se non previsto da norma di legge o regolamento o necessario per lo svolgimento delle funzioni istituzionali. In tale ultimo caso l incaricato dovrà previamente avvertire il titolare o il responsabile del trattamento (art. 19 c. 2 del Codice). n comunicare o diffondere dati personali oggetto del trattamento a privati o a enti pubblici economici se non previsto da norma di legge o regolamento (art 19 c. 3 del Codice). Il trattamento dei dati particolari (sensibili e giudiziari) ex art. 4 comma 1 lettere d) ed e) del Codice deve avvenire nel rispetto delle disposizioni generali ( parte I, titolo III, capo II regole ulteriori per i soggetti pubblici). Osservare scrupolosamente tutte le misure di sicurezza già in atto. Osservare scrupolosamente tutte le misure di sicurezza che saranno successivamente adottate dal titolare, nonché ogni ulteriore istruzione che sarà impartita in relazione a determinati trattamenti. Eventuali delibere /determine /atti contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute dell interessato devono essere pubblicate procedendo con sistemi di cancellature o codificazioni del dato o del soggetto. I dati devono essere cancellati o distrutti al termine degli obblighi legali di conservazione dei documenti. Evitare di comunicare per telefono informazioni relative a dati personali, sensibili e giudiziari. In caso di necessità identificare il chiamante e richiamarlo successivamente. REGOLE PER IL TRATTAMENTO CON STRUMENTI ELETTRONICI L accesso ai dati e/o agli strumenti elettronici è consentito agli incaricati unicamente con l inserimento di un codice identificativo personale e di una password. La password è personale e segreta. invita quindi l incaricato a non comunicarla o scriverla su supporto accessibile ad altri, ad esempio su foglietti, sulla tastiera o sul monitor. La password deve essere comunicata, inizialmente ed ad ogni cambio, in busta chiusa al custode delle password il quale è autorizzato, in caso di assenza dell incaricato, all apertura delle buste e all utilizzo delle password per necessità di intervento tecnico, operativo o di sicurezza. Il Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 14

15 custode delle password provvederà alla tempestiva informazione all incaricato dell intervento effettuato. All esterno della busta dovranno essere scritti il proprio nome e cognome (più il nome utente nel caso di omonimie ). La password deve essere obbligatoriamente modificata dall incaricato al primo utilizzo e successivamente ogni quattro mesi tanto per dati sensibili, quanto per quelli comuni. Il programma provvederà alla segnalazione dell obbligo di modifica della password. La password scelta dovrà essere composta da almeno otto caratteri. La password non dovrà contenere riferimenti agevolmente riconducibili all incaricato. Nel caso in cui l accesso ai dati sia consentito tramite dispositivi di autenticazione (smart card), essi dovranno essere custoditi diligentemente dall incaricato. invitano quindi gli interessati a non lasciali sulle scrivanie o nei cassetti a disposizione di chiunque. Gli strumenti elettronici in dotazione agli incaricati non devono essere lasciati incustoditi o accessibili a terzi durante una sessione del trattamento. In caso di allontanamento dalla propria postazione di lavoro, il computer deve essere spento o bloccato (premere i tasti Ctrl + Alt + Canc blocca computer) oppure deve essere attivata la procedura di screen saver (risorse del computer - pannello di controllo - schermo screen saver - scegliere l immagine desiderata conferma) o deve essere chiusa a chiave la porta di accesso agli uffici. Tutti i dati personali elaborati che non vengono coperti dal salvataggio centralizzato (ad esempio quelli contenuti nel disco fisso del PC in dotazione) devono essere salvati dagli incaricati con frequenza almeno settimanale. Il salvataggio potrà avvenire tramite masterizzazione o cassette, in base ai sistemi installati. Tali supporti devono essere custoditi a cura dell incaricato in armadi o cassetti chiusi a chiave. Tutti i supporti rimovibili (come ad esempio floppy, cassette, CD), se non vengono più utilizzati devono essere distrutti o resi inutilizzabili. Tali supporti possono comunque essere riutilizzati, anche da altri incaricati, se le informazioni precedentemente in essi contenute non sono intelligibili o tecnicamente in alcun modo ricostruibili. raccomanda quindi la totale formattazione dei supporti utilizzati. Se non fosse possibile formattare completamente i supporti utilizzati, gli stessi devono essere distrutti. I software e gli strumenti informatici devono essere utilizzati solamente per i fini strettamente necessari allo svolgimento del proprio lavoro. Di regola non utilizzare fax o posta elettronica per l invio di documenti in chiaro contenenti dati sensibili e giudiziari. Se strettamente necessario procedere alla trasmissione in due tempi diversi, comunicando al richiedente, in un primo tempo, un codice identificativo e inviando successivamente il documento privo del nominativo dell interessato. In ogni caso porre attenzione alla digitazione del numero telefonico. Gli accessi ad Internet e le caselle di posta non possono essere utilizzati per uso personale. Nessun software può essere installato sul proprio personal computer senza preventiva autorizzazione. Utilizzare la connessione ad Internet per il tempo strettamente necessario alle operazioni da svolgere. Qualora si dovessero riscontrare malfunzionamenti o non conformità, comunicare l accaduto al più presto al titolare o al responsabile del trattamento. Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 15

16 REGOLE PER I TRATTAMENTI CON STRUMENTI NON ELETTRONICI (CARTACEI) Tutti gli incaricati sono tenuti al controllo e alla custodia degli atti e dei documenti contenenti dati personali per l intero ciclo necessario allo svolgimento delle operazioni di trattamento. A tal fine si invitano gli incaricati a portare fuori dai propri uffici atti o documenti solo se strettamente necessario. dovrà mantenere assoluto riserbo sui dati personali di cui si viene a conoscenza nell esercizio delle proprie funzioni, avendo cura di rimuovere a fine lavoro i documenti dalla scrivania / piano di lavoro. L accesso dovrà essere limitato ai soli dati la cui conoscenza sia necessaria e sufficiente per lo svolgimento delle operazioni di trattamento. Tutti i documenti contenenti dati personali comuni devono essere conservati negli appositi archivi/armadi. Nessun documento deve essere lasciato sul proprio tavolo o postazione di lavoro in modo che sia accessibile ad altre persone. Al termine delle operazioni affidate, gli atti e i documenti devono comunque essere riposti negli appositi armadi/archivi o restituiti al responsabile del servizio. Particolare attenzione deve essere posta agli atti e ai documenti che contengono dati sensibili o giudiziari. L incaricato deve provvedere alla loro custodia facendo in modo che ad essi non accedano persone non autorizzate. Al tal fine gli incaricati dovranno conservare tali atti o documenti ad esempio in un cassetto della scrivania o in una cartella chiusa o con altro sistema equivalente in caso di ingresso nell ufficio di persone estranee all ufficio stesso. Tutti gli incaricati devono inoltre controllare i propri archivi/armadi affinché non sia possibile l accesso agli stessi da parte di persone non autorizzate. A tal fine vengono assegnate apposite chiavi per la chiusura degli armadi. Gli archivi/armadi dovranno essere chiusi a chiave al termine dell orario lavorativo. Le chiavi dovranno poi essere consegnate al responsabile dell ufficio/conservate dall incaricato. I documenti cartacei che non sono più utilizzati devono essere resi illeggibili (strappare o utilizzare i distruggi-documenti) prima di essere cestinati. ISTRUZIONI PER GLI ADDETTI ALLA MANUTENZIONE/GESTIONE DEGLI STRUMENTI ELETTRONICI: L accesso è consentito unicamente ai soli dati personali la cui conoscenza sia strettamente necessaria per adempiere alle operazioni di manutenzione dei programmi o del sistema informatico: è consentito inoltre eseguire le operazioni strettamente necessarie a tali scopi e/o richieste dal titolare. Qualora fosse necessario eseguire stampe per controllare il funzionamento di stampanti o per verificare il funzionamento di strumenti o programmi installati, non utilizzare file già esistenti ma creare file di prova. Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 16

17 Qualora fosse strettamente necessario accedere a file contenenti dati già esistenti (ad esempio per il recupero di un testo) limitare l accesso ai dati per il tempo strettamente necessario all assolvimento delle operazioni di manutenzione. Qualora fosse strettamente necessario raccogliere e conservare presso il centro di assistenza i data base aziendali, tali dati dovranno essere custoditi in modo tale che non possano essere accessibili da soggetti non autorizzati. Devono inoltre essere adottate le misure di sicurezza minime previste dal codice in materia di protezione dei dati personali. Qualora si dovessero riscontrare malfunzionamenti o non conformità, comunicare l accaduto al più presto al titolare o al responsabile del trattamento. Tutti i dati personali contenuti nei data base sono protetti da password. Nel casi in cui sia necessario accedere ai dati attraverso i PC in dotazione agli incaricati attenersi alle seguenti indicazioni: in presenza dell incaricato far digitare la password dall incaricato stesso evitando di venirne a conoscenza; in mancanza dell incaricato rivolgersi al custode delle password il quale provvederà all inserimento della password. Nei casi in cui sia necessario accedere ai dati attraverso il server, rivolgersi all amministratore di sistema o provvedere, in collaborazione con l amministratore di sistema stesso, alla creazione di credenziali di autenticazione da utilizzarsi esclusivamente per l accesso da parte degli addetti alla manutenzione/gestione dei sistemi informatici L amministratore di sistema ha facoltà, in qualunque momento di controllare e verificare l operato degli addetti alla manutenzione. In caso di necessità la nostra società consente di prelevare e trasferire presso il centro di assistenza tecnica apparecchiature elettroniche. La password di accesso sarà comunicata dall incaricato il quale provvederà a cambiarla al termine delle operazioni di manutenzione L accesso per la tele-assistenza è consentito unicamente previa richiesta di intervento da parte dell amministratore di sistema della nostra società o comunque da parte di un incaricato a tale mansione o previa richiesta telefonica da parte degli addetti alla manutenzione o del personale di segreteria che ne abbia necessità. L amministratore di sistema o l incaricato attiveranno il programma o le procedure che consentono la tele-assistenza oppure acconsentiranno all accesso. L accesso al sistema informatico da parte degli addetti alla manutenzione/gestione del sistema è consentito unicamente previo inserimento di password e ID. Di regola, l amministratore di sistema o l incaricato seguiranno le operazioni eseguite in fase di accesso. E vietato comunicare o diffondere i dati personali di qualsiasi natura provenienti dai data base dell Ente La presente nomina si intende revocata di diritto alla scadenza del rapporto contrattuale o alla risoluzione, per qualsiasi causa, dello stesso. In tal caso dovranno essere cancellati tutti i dati provenienti dai dati base aziendali conservati. Il titolare del trattamento si riserva la possibilità di effettuare verifiche sui trattamenti svolti per conto della nostra società dagli addetti alla manutenzione/gestione. Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 17

18 ISTRUZIONI PER IL TRATTAMENTO DI DATI CON SISTEMI DI VIDEOSORVEGLIANZA: Provvedere alla conservazione in cassetto o armadio chiuso a chiave delle cassette registrate nonché alla loro cancellazione dopo sette giorni, tranne nei casi in cui si siano rilevati illeciti. Consentire l accesso ai dati registrati unicamente al titolare nonché agli organi delle autorità giudiziarie o di polizia preposti alle indagini. n utilizzare le immagini registrate per altri scopi o permettere l accesso alle immagini a soggetti non autorizzati. Liceo Scientifico Galileo Galilei - Viale Bolognini Trento 18