Adottare Regolamento dati sensibili/giudiziari; (pag. 33 Allegato B) (periodicamente).

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1 PAT/RFD Allegato Utente 1 (A01) Adempimenti del Titolare del trattamento Al PRESIDENTE spetta: Adottare Regolamento dati sensibili/giudiziari; (pag. 33 Allegato B) (periodicamente). Alla GIUNTA PROVINCIALE spetta: Definire linee strategiche trattamento e impianto organizzativo privacy; (pag. 33 Individuare le finalità del trattamento; (pag. 33 Adottare direttive sulle modalità di trattamento (cioè le istruzioni del Titolare al Responsabile del trattamento, intendendosi, per tali, in particolare ma non solo, tutte quelle prescritte nelle pagg dell allegato B (direttive, istruzioni specifiche, atti pianificatori, atti programmatori ecc.)); (pag. 33 allegato B) (all atto della nomina); Nominare i Responsabili interni del trattamento; nominare i Responsabili esterni del trattamento tramite i Dirigenti/Responsabili interni del trattamento; (pag. 34 Determinare le misure generali di sicurezza del trattamento dati; (pag. 34 Pianificare interventi di adeguamento; (pag. 33 Vigilare sul rispetto della normativa in materia di trattamento dati personali, incluso il profilo relativo alla sicurezza, e sulle proprie istruzioni (tramite Dirigenti/Responsabili del trattamento e, per quanto riguarda l applicazione delle misure di sicurezza informatica, tramite Responsabile della struttura provinciale competente in materia di informatica); (pag. 34 allegato B).

2 Costituiscono adempimenti generali in tema di trattamento dei dati propri dei Dirigenti/Responsabili dei trattamenti rispettare le istruzioni (direttive, istruzioni specifiche, atti pianificatori, atti programmatori ecc.) del Titolare (intendendosi, per tali, in particolare ma non solo, tutte quelle prescritte nelle pagg dell Allegato B) e applicare le stesse nel proprio contesto operativo; (pag. 35 ottemperare alle istruzioni operative/integrative approvate dal Dirigente competente in informatica; (punti 11 e 13 allegato A) (pag. 39 verificare la rispondenza dei trattamenti alla normativa (e cioè in particolare: accertamento dell impossibilità di utilizzare dati anonimi; connessione trattamento/funzioni istituzionali; modalità trattamento che garantiscano riservatezza; osservanza misure di sicurezza ecc.); (pag. 36 rispettare i principi di pertinenza e di non eccedenza nel trattamento dei dati; (pag. 36 censire e aggiornare, costantemente, i trattamenti della propria struttura e dell elenco informatizzato dei trattamenti, reperibile all indirizzo (punto 14 allegato A) (pag. 37 adeguare o porre fine ai trattamenti non conformi a norma; (pag. 36 notificare (nei soli casi specificati dall art. 37 del Codice privacy) al Garante, prima del loro inizio, i nuovi trattamenti, includendo tra gli stessi quelli modificati nonché quelli cessati; (pag. 37 comunicare al Garante, prima del loro inizio, i trattamenti di cui all art. 39 del Codice privacy; (pag. 37 garantire, agli interessati, l esercizio dei loro diritti; (pag. 37 predisporre, prima dell inizio del trattamento, l informativa; (pag. 37 adottare misure di sicurezza prima dell inizio dei trattamenti (informatiche e non); (pag. 39 adottare, in aggiunta alle misure di sicurezza stabilite dalla Giunta provinciale e previa intesa con il Dirigente competente in materia di informatica, ulteriori misure di sicurezza, sulla base delle specifiche peculiarità dei trattamenti di competenza della Struttura di appartenenza; (pag. 39 rispettare le specifiche istruzioni, formulate dalla Giunta con deliberazione n del 7 giugno 2013, in tema di pubblicazione dei dati, valutando e proponendo le modalità (inclusi i tempi di diffusione) più opportune con riferimento ai trattamenti non soggetti ad obblighi di pubblicazione; (pagg

3 Adempimenti relativi al Regolamento dati sensibili e giudiziari segnalare alla struttura competente in materia di privacy, prima del loro inizio, i trattamenti di dati sensibili e giudiziari, ai fini dell aggiornamento del Regolamento dati sensibili/giudiziari dell Ente; (pag. 39 allegato B) Adempimenti relativi alla modulistica facoltà di variare il contenuto della modulistica, adattandola ad eventuali specifiche peculiarità dei trattamenti in capo alle strutture provinciali di appartenenza; (punto 1 allegato A) Adempimenti relativi a compiti di vigilanza vigilare, per conto del Titolare ed anche tramite verifiche periodiche, sulla puntuale osservanza delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi incluso il profilo della sicurezza e di quelle impartite dal Titolare (punto 10 allegato A) (pagg. 36 e 39 allegato B) nonchè sul rispetto delle proprie istruzioni; (pag. 37 Nomina dei Responsabili esterni nominare, per conto del Titolare, i Responsabili esterni del trattamento, ad esclusione di Informatica Trentina s.p.a., e fornire loro idonee istruzioni; (punto 5 allegato A) (pag. 36 Nomina dei Referenti privacy nominare, nell ambito della struttura di appartenenza, i referenti privacy; (punto 8 allegato A) (pag. 44 Adempimenti connessi alla nomina degli Incaricati del trattamento nominare, prima dell inizio dei trattamenti, gli Incaricati del trattamento (anche esterni) e fornire loro puntuali istruzioni; (punti 5-6 Allegato A) (pagg aggiornare, annualmente, le istruzioni per gli Incaricati del trattamento; (punto 7 allegato A) (pag. 38 autorizzare gli Incaricati al trattamento dei dati sensibili e giudiziari, attraverso l atto di nomina; (pag. 38 individuare i soggetti abilitati all accesso alle risorse di rete, in relazione ai compiti svolti dagli stessi, selezionando e controllando l accesso alle banche dati; (pag. 37 Adempimenti connessi alla nomina degli Amministratori di sistema nominare, in relazione ad eventuali sistemi ed applicativi informatici non gestiti da Informatica Trentina e prima che siano utilizzati nelle strutture di competenza, gli Amministratori di sistema valutandone esperienza, capacità, rispetto della normativa, ambito di operatività ed inserire i dati nell elenco informatizzato dei trattamenti; (punto 9 Allegato A) (pag. 39

4 verificare, annualmente, l operato degli Amministratori di sistema; (pag. 39 conservare, per un periodo comunque non inferiore a 6 mesi, la documentazione relativa gli accessi logici effettuati dagli Amministratori di sistema; (pag. 39 allegato B).

5 Spetta al Dirigente competente in tema di informatica: individuare specifiche istruzioni operative, a garanzia della sicurezza, ad integrazione e chiarimento di quelle stabilite dalla Giunta provinciale; (punto 11 allegato A) (pag. 39 coordinare ed assistere i Responsabili dei trattamenti nell attuazione dei relativi adempimenti; (punto 11 allegato A) (pag. 39 vigilare, per conto del Titolare e ove necessario avvalendosi di soggetti esterni, sul rispetto delle misure di sicurezza informatica, anche con le modalità previste nel capitolo (n. 13) dell Allegato B relativo ai controlli di sicurezza; (punto 10 allegato A) (pag. 40 svolgere i controlli e le funzioni specificati nel capitolo 13 (Verifiche di sicurezza) dell allegato B, nei termini ivi previsti, avvalendosi, ove ritenuto opportuno, di soggetti esterni; (punto 10 allegato A) (pag. 40 promuovere e proporre, al Titolare, anche avvalendosi di soggetti esterni, misure idonee ulteriori, rispetto a quelle in vigore, in relazione all evoluzione dei progressi tecnologici; (pag. 40 allegato B).

6 Spetta al Dirigente competente in tema di privacy: fornire indirizzi, linee guida, e supporto alle strutture provinciali; (pag. 44 allegato B) curare i rapporti con l Ufficio del Garante per la protezione dei dati personali; (pag. 44 allegato B) fornire supporto, per conto del Titolare Provincia autonoma di Trento Giunta provinciale, ai Responsabili del trattamento, che restano esclusivi responsabili del trattamento, in relazione agli adempimenti generali previsti dal Codice, curando la fase istruttoria relativa alla comunicazione e alla notificazione al Garante; (pag. 44 allegato B) coordinare la redazione e l aggiornamento del Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari; (pag. 44 allegato B) coordinare l aggiornamento dell archivio provinciale informatizzato dei trattamenti dei dati personali; (pag. 44 allegato B) avvalersi, nello svolgimento dell attività istituzionale, della collaborazione dei Referenti privacy; (pag. 44 allegato B) Spetta all Incaricato del trattamento: Adempimenti di carattere generale consistenti in verifiche e modalità di conservazione controllare, in base alle istruzioni ricevute, che il trattamento sia conforme alla normativa vigente; (pag. 40 osservare le direttive/istruzioni del Titolare e del Responsabile del trattamento; (punto 7 allegato A) (pag. 41 controllare rigorosamente, in relazione alle funzioni da svolgere, la necessità, pertinenza, non eccedenza dei documenti (e dei relativi dati) acquisiti, al fine di individuare, in funzione del trattamento, modalità e misure di sicurezza adeguate; (pag. 43 controllare, relativamente agli atti prodotti dall ufficio, che il destinatario, di documenti e dati, sia il legittimo titolare; (pag. 44 controllare che venga comunicata, in modo completo, l informativa; (pag. 41 collaborare, con gli altri Incaricati del medesimo trattamento, esclusivamente per i fini dello stesso e nel rispetto delle istruzioni fornite; (pag. 41 conservare in archivio, al termine del periodo di trattamento, i supporti o i documenti, ancorchè non definitivi, contenenti i dati personali; (pag. 41 conservare i dati trattati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono raccolti e successivamente trattati; (pag. 41

7 Obblighi particolari in capo all incaricato del trattamento: obblighi di autoinformazione acquisire, sul sito istituzionale della Provincia, le deliberazioni della Giunta provinciale in tema di privacy (deliberazione della Giunta provinciale n. 1081/2013, n. 2643/2008, n. 1037/2010, ecc.) e rispettare le prescrizioni in esse contenute; (pag. 41 visionare, nell elenco informatizzato, il contenuto dei trattamenti assegnati; (pag. 41 allegato B). obblighi di segretezza far attendere le persone in luoghi in cui non sono presenti informazioni riservate o dati personali; (pag. 41 in presenza di ospiti, evitare di allontanarsi dalla scrivania o riporre i documenti e attivare il salvaschermo del PC; (pag. 41 non rivelare o far digitare la password al personale di assistenza tecnica; (pag. 41 allegato B); non rivelare le password al telefono, ne inviarle con mezzi non dotati di particolari misure di protezione; nessuno è autorizzato a chiederle; (pag. 41 segnalare qualsiasi anomalia e stranezza al Responsabile del trattamento; (pag. 41 allegato B). obblighi relativi a trattamenti concernenti dati sensibili e giudiziari non fornire dati o informazioni, di carattere sensibile, per telefono, qualora non si abbia certezza assoluta sull identità del destinatario; (pag. 42 evitare di inviare, con mezzi non dotati di particolari misure di protezione, documenti in chiaro contenenti dati sensibili; (pag. 42 conservare i documenti contenenti dati sensibili o giudiziari, anche in corso di trattamento, in elementi di arredo muniti di serratura e comunque costantemente custoditi; (pag. 42 conservare i documenti, contenenti dati relativi alla salute e alla vita sessuale, in elementi di arredo muniti di serratura, separatamente da ogni altro documento; (pag. 42 comunicare e pubblicare gli atti recanti dati idonei a rivelare lo stato di salute in conformità alle norme di legge e di regolamento oltrechè alle prescrizioni contenute nell Allegato B delle deliberazione della Giunta provinciale n del 2013; (pag. 42 allegato B). obblighi relativi a trattamenti con strumenti elettronici

8 non condividere il proprio codice identificativo personale con altri utenti, salvo i casi espressamente previsti; (pag. 42 non cedere a terzi la propria parola chiave di autenticazione; (pag. 42 non accedere a servizi non consentiti; (pag. 42 non caricare ed eseguire software di rete o di comunicazione, senza previa verifica da parte del proprio Referente informatico, che opera in stretto rapporto con il Servizio Supporto Amministrativo e Informatica; (pag. 42 non tentare di acquisire i privilegi di Amministratore di sistema; (pag. 42 verificare l assenza di virus nei supporti utilizzati; (pag. 42 non collegare dispositivi che consentano un accesso, non controllabile, ad apparati della rete della Provincia; (pag. 42 memorizzare, settimanalmente, i dati di interesse lavorativo sui dischi U e Y, ove disponibili; in caso contrario, effettuare il backup periodico per i trattamenti non gestiti da Informatica Trentina; (pag. 42 procedere alla cancellazione dei supporti magnetici od ottici contenenti dati personali, prima che i medesimi siano riutilizzati. Se ciò non è possibile, essi devono essere distrutti; (pag. 42 attenersi alle istruzioni specificate nelle Prescrizioni in tema di Misure di Sicurezza, contenute nell allegato B della deliberazione della Giunta provinciale n del 2013; (pag. 42 allegato B). obblighi particolari in materia di gestione di Banche dati Non diffondere i dati, contenuti nelle banche dati. La loro conoscenza esclude, comunque, qualsiasi forma di comunicazione, diffusione e trattamento degli stessi che non siano strettamente funzionali ai compiti d istituto e a leggi e regolamenti; (pag. 42 allegato B). obblighi particolari in caso di trattamenti senza strumenti elettronici Conservare i documenti cartacei, compresi i supporti non informatici contenenti la riproduzione di informazioni relative al trattamento di dati personali, per la durata del trattamento e riporli in archivi ad accesso controllato, al fine di escludere l accesso, agli stessi, da parte di persone non incaricate del trattamento; (pag. 42 nel caso di trattamento di dati sensibili o di dati giudiziari, gli atti e i documenti, contenenti i dati affidati agli Incaricati del trattamento, devono essere conservati in contenitori muniti di serratura, al fine di escludere l acquisizione, degli stessi, da parte di persone non incaricate del trattamento; (pagg

9 qualora sia necessario distruggere i documenti contenenti dati personali, utilizzare gli appositi apparecchi distruggi documenti ; in assenza di tali strumenti, i documenti devono essere sminuzzati in modo da non essere più ricomponibili; (pag. 43 organizzare, nella trasmissione dei flussi di documenti cartacei all'interno degli uffici provinciali, idonee misure per salvaguardare la riservatezza dei dati personali (es. trasmissione dei documenti in buste chiuse); (pag. 43 allegato B). obblighi relativi alla posizione di interessato al trattamento il Codice riconosce all interessato al trattamento l esercizio dei diritti e delle facoltà previste dall art. 7 del d.lgs. n. 196/2003; (pag. 41 allegato B) ed in particolare: accertare, prima di fornire informazioni circa i dati personali o il trattamento effettuato, l identità del diretto interessato; (pag. 41 allegato B).

10 Adempimenti posti in capo al Referente privacy assicurare l assistenza interna alla/e struttura/e di appartenenza, per il corretto adempimento della normativa; (pag. 45 collaborare con il Responsabile del trattamento per formulare richieste di parere al Dirigente competente in materia di privacy; (pag. 45 supportare i Responsabili del trattamento nell aggiornamento dell Archivio provinciale informatizzato dei trattamenti e del Regolamento dei dati sensibili e giudiziari; (pag. 45 effettuare il monitoraggio dello stato di attuazione delle misure di sicurezza, in collaborazione con la Struttura competente in materia di informatica, con i Responsabili del trattamento, e con il Referente informatico della struttura di appartenenza; (pag. 45 allegato B); segnalare alla Struttura competente in materia di privacy, nel caso di trattamenti nuovi, modificati o cessati e al fine di consentire lo svolgimento dell attività istruttoria, i casi in cui presso la struttura di appartenenza occorra: a) aggiornare, con ulteriori trattamenti, il Regolamento provinciale per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari; (pag. 45 b) valutare la necessità di procedere alla notificazione di un trattamento al Garante, ex art 37 del Codice, nel caso di nuovi trattamenti o di modifiche degli elementi dei trattamenti; (pag. 45 c) valutare la necessità di procedere alla comunicazione al Garante, ex art. 39 del Codice, nel caso in cui vi sia una richiesta di trasmissione di dati comuni da parte di soggetti pubblici non prevista dalla legge; (pag. 45 allegato B).

11 Adempimenti posti in capo ad Informatica Trentina sostituire la procedura sblocco password entro quattro mesi dalla data di pubblicazione della deliberazione sul B.U.R. (e cioè dal 9 luglio 2013); (pag. 63 proporre, alla struttura competente in materia di informatica, misure per implementare la sicurezza dei trattamenti gestiti per conto del Titolare; (punto 12 allegato A); In aggiunta ai ruoli ed ai compiti, attribuiti dalla deliberazione n del 7 giugno 2013, si rammentano, a supporto di Informatica Trentina, anche ulteriori imprescindibili adempimenti: conservare, per un periodo comunque non inferiore a 6 mesi, la documentazione relativa agli accessi logici degli ADS; (Provvedimento del Garante della Privacy del 27 novembre 2008); adempiere agli obblighi derivanti dalla Convenzione (art. 16) tra Provincia e Informatica trentina s.p.a., in tema di riservatezza.