Una legge per ogni materia

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1 Trasparenza, archiviazione, protezione dei dati: che cosa cambierà dal 2013? Una legge per ogni materia Michele Albertini Incontro formativo per l Amministrazione cantonale Bellinzona, sala del Gran Consiglio, 4 dicembre 2012

2 La trilogia Protezione dei dati Informazione e trasparenza Archiviazione 2

3 Tre leggi e tre regolamenti Legge sulla protezione dei dati personali del 9 marzo 1987 (LPDP), in vigore dal 10 luglio 1990 Regolamento di applicazione della LPDP del 6 dicembre 2000 (RLPDP), in vigore dal 1 gennaio 2001 Legge sull archiviazione e sugli archivi pubblici del 15 marzo 2011 (LArch), in vigore dal 1 giugno 2012 Regolamento di applicazione della LArch del 28 marzo 2012 (RLArch) in vigore dal 1 giugno 2012 Legge sull informazione e sulla trasparenza dello Stato del 15 marzo 2011 (LIT), in vigore dal 1 gennaio 2013 Regolamento della LIT del 5 settembre 2012 (RLIT) in vigore dal 1 gennaio

4 Tre leggi quadro campo di applicazione personale a tutti i servizi dell Amministrazione cantonale campo di applicazione temporale di principio tutti i documenti conservati, indipendentemente dalla data della loro creazione principi generali diritti individuali In particolare il diritto di accesso: con contenuti e finalità diverse a dipendenza della materia procedura e rimedi giuridici sanzioni vigilanza tasse 4

5 Tre leggi della stessa famiglia (1) Legge sulla protezione dei dati personali disciplina la raccolta, la conservazione, la gestione e la trasmissione di dati personali, come pure la loro archiviazione ed eliminazione istituisce il diritto di informazione o di accesso (su richiesta) della persona interessata ai dati personali che la riguardano, riferiti all attività amministrativa corrente 5

6 Tre leggi della stessa famiglia (2) Legge sull archiviazione e sugli archivi pubblici disciplina la raccolta, la conservazione e la gestione di documenti di valore archivistico stabilisce l obbligo generale di una corretta gestione dei documenti dell attività amministrativa corrente istituisce il diritto di accesso (su richiesta) ai documenti archiviati definitivamente 6

7 Tre leggi della stessa famiglia (3) Legge sull informazione e sulla trasparenza dello Stato disciplina l informazione attiva (d ufficio) da parte dell autorità disciplina l informazione passiva (trasparenza), ossia l accesso (su richiesta) ai documenti ufficiali dell attività amministrativa corrente e a quelli inseriti nell archivio amministrativo dell autorità responsabile stabilisce il principio dell obbligo di gestire le informazioni affinché ne sia garantito l accesso 7

8 La norma chiave Tutela dei documenti Art. 5 LArch 1 Gli organi e i servizi che elaborano i documenti nell esercizio del compito pubblico definiscono le modalità e i termini di conservazione in base a oggettive esigenze di utilizzazione, rispettando i termini definiti nelle leggi federali e cantonali. 2 Essi gestiscono i documenti in modo ordinato, sistematico e razionale, garantendo in particolare la disponibilità, l integrità, la protezione e la sicurezza dei dati. Adottano altresì le necessarie prescrizioni e misure organizzative. Anche per l attività amministrativa corrente 8

9 Il problema chiave Domanda di accesso ai documenti: quale legge si applica? LPDP? regolamenta l accesso ai dati personali della sola persona interessata LIT? regolamenta l accesso ai soli documenti ufficiali LArch? regolamenta l accesso ai soli documenti archiviati definitivamente 9

10 Una prima analisi Che tipo di documento è? Premessa: documento ufficiale, definitivo, non riservato all uso personale, che non concerne una procedura pendente, che non è escluso dal campo di applicazione delle leggi, che non sussistono obblighi di confidenzialità speciali Documento archiviato definitivamente = solo presso l istituto archivistico competente! non contiene dati personali si applica la LArch contiene dati personali si applica la LArch (rinvio alla LPDP) Documento dell attività amministrativa corrente non contiene dati personali si applica la LIT contiene dati personali del richiedente medesimo si applica la LPDP solo di terzi si applica la LIT dati del richiedente medesimo e di terzi? dipende! 10

11 Risolvere il dipende il problema: domanda di accesso a un documento che contiene dati personali del richiedente e di terzi La richiesta va esaminata in base alle disposizioni della LPDP (art. 23 e 24 LPDP e 18 e 19 RLPDP) La regola dati propri di principio non anonimizzati dati di terzi anonimizzati ( dati personali) L eccezione anonimizzazione non è possibile interesse pubblico preponderante alla pubblicazione 11

12 Anonimizzazione Quando non è possibile anonimizzare? Il documento risulta illeggibile Il richiedente sa a chi il documento si riferisce L anonimizzazione, per altri motivi, risulta vana (es. il terzo risulta indirettamente identificabile) Regole della LIT 12

13 Le regole della LIT in sintesi Consultazione del terzo interessato rinuncia alla consultazione se accesso già accordato ( access to one, access to all secondo l art. 10 RLIT) consenso = documento può essere rilasciato consenso negato rilasciare o no il documento? eccezioni al diritto di accesso (art. 10 LIT) in particolare: lesione della sfera privata del terzo (lett. e) = accesso negato (proporzionalità) oppure eccezione dell eccezione = accesso consentito nella misura in cui prevale l interesse pubblico (lett. e ed art. 14 RLIT) particolare e urgente bisogno di informazione della popolazione tutela di interessi pubblici specifici (es. ordine pubblico, sicurezza) terzo ha rapporto di diritto o di fatto con un autorità, dal quale ricava vantaggi considerevoli 13

14 Interesse pubblico preponderante alla pubblicazione Norma di eccezione: art. 11 cpv. 2 LPDP Nell ambito dell'informazione ufficiale del pubblico l organo responsabile può trasmettere dati personali [ ] in virtù della LIT se: a) i dati personali da trasmettere sono in rapporto con l adempimento di compiti pubblici, e b) sussiste un interesse pubblico preponderante alla pubblicazione dei dati. 14

15 Accesso: quale interesse prevale? Quando vi è un conflitto? Interesse pubblico all informazione vs. interesse privato alla protezione dei dati Quale interesse prevale nel caso specifico? Individuazione degli interessi in gioco e loro ponderazione alla luce delle norme applicabili (LPDP, LIT e LArch) «Parità»? Il diritto di accesso della LPDP prevale 15

16 Informazione attiva e dati personali Norma di coordinamento: art. 11 cpv. 2 LPDP Nell ambito dell'informazione ufficiale del pubblico l organo responsabile può trasmettere dati personali anche d ufficio o in virtù della LIT se: a) i dati personali da trasmettere sono in rapporto con l'adempimento di compiti pubblici, e b) sussiste un interesse pubblico preponderante alla pubblicazione dei dati. 16

17 L adeguamento della legge sulla protezione dei dati in sintesi trasmissione di dati personali a terzi (art. 10 e 11) informazione attiva e passiva con dati personali: le basi di coordinamento fra i principi della LIT e della LPDP (art. 11 cpv. 2) regole per la cosiddetta procedura di richiamo (accessi online) (art. 14 cpv. 3) regole per la pubblicazione di dati personali in Internet a scopo d informazione (art. 14 cpv. 4) dati elaborati senza riferimento a persone specifiche (art. 15) conservazione, archiviazione e distruzione: le basi di coordinamento fra i principi della LArch e della LPDP (art. 21) precisazioni relative al diritto di blocco della trasmissione di dati personali (art. 25a) 17

18 Rapporti tra le tre leggi - LIT non regolamenta la gestione documentale LArch ma: gestione dei documenti deve permettere l accesso secondo la LIT (art. 22 LIT) regolamenta l accesso ai documenti ufficiali delle autorità statali riferiti a procedure concluse l accesso ai sensi della LIT è limitato ai documenti dell attività amministrativa corrente accertato il valore archivistico si applica la LArch i documenti resi accessibili al pubblico in base alla LIT prima del loro versamento lo restano anche in seguito (deroga ai termini di protezione ordinari della LArch) (art. 7 cpv. 2 LArch) accesso a documenti ufficiali contenenti dati personali dati personali del richiedente si applica la LPDP dati personali di terzi si applica la LIT 18

19 Rapporti tra le tre leggi - LPDP regolamenta l elaborazione di dati personali riferiti specialmente a procedure concluse standard minimi per tutte le elaborazioni di dati in tutti i settori (diritto procedurale speciale) modalità e i termini di conservazione, archiviazione e distruzione accesso ai sensi della LPDP è limitato ai soli dati personali della persona interessata accesso ai dati di terzi norme trasmissione dati della LPDP LIT e RLIT accesso ai sensi della LPDP è limitato ai dati personali dell attività amministrativa corrente valore archivistico accertato e documenti versati si applica la LArch valore archivistico negato si applica la LPDP (distruzione, anonimizzazione o conservazione quale mezzo di prova) 19

20 Rapporti tra le tre leggi - LArch regolamenta l accesso ai documenti aventi valore archivistico e versati all istituto archivistico competente per la conservazione definitiva accesso ai sensi della LArch è limitato ai documenti archiviati definitivamente documenti ufficiali non ancora versati si applica la LIT documenti non ancora versati e documenti privi di valore archivistico contenenti dati personali si applica la LPDP accesso ai documenti contenenti dati personali dati personali del richiedente diritto di accesso della LPDP con modalità specifiche definite dalla LArch dati personali di terzi diritto di accesso della LArch (termine di protezione ordinario o prorogato) 20

21 Conclusione nuove basi legali sull informazione e trasparenza e sull archiviazione anche in Ticino sulla scia di un evoluzione già consolidata a livello internazionale e nazionale cambiamento di paradigma (segreto pubblico) necessita un cambiamento di attitudine nelle autorità modifica della legislazione sulla protezione dei dati: adeguamento puntuale alle nuove normative importanza delle norme di coordinamento delle tre leggi importanza della prassi quotidiana nell attuazione delle nuove normative valutazione dell efficacia del nuovo impianto giuridico 21

22 Contatti (ICPD) Via Canonico Ghiringhelli 1 CH-6501 Bellinzona Tel. +41 (0) Fax +41 (0) protezionedati@ti.ch Web 22