REGOLAMENTO PER L ISTITUTO DEL WHISTLEBLOWER

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1 PROT. 6215/2016 DEL 25 MAGGIO 2016 REGOLAMENTO PER L ISTITUTO DEL WHISTLEBLOWER Pagina 1 di 6

2 INDICE 1. PREMESSA SOGGETTI E OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE MODALITA ED ESITI DELLA SEGNALAZIONE TUTELA DEL SEGNALANTE... 6 Pagina 2 di 6

3 1. PREMESSA Oggetto del presente Regolamento è il c.d. istituto del whistleblower, previsto all interno della recente normativa in materia di prevenzione della corruzione, che sancisce la tutela del dipendente segnalante in merito ad illeciti e/o situazioni di illegalità nella pubblica amministrazione. La norma in oggetto è contenuta all interno dell art. 54 bis del D. Lgs. 165/2001 introdotto dalla Legge n. 190/2012 e successivamente modificato dal D.L. 24 giugno 2014 n. 90 convertito in Legge n. 114 del 11 agosto 2014, intitolata Tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti. Tale norma ha infatti introdotto questo nuovo strumento per facilitare la segnalazione da parte dei dipendenti pubblici di comportamenti che possono costituire illeciti, in particolare di natura corruttiva. Le indicazioni per l attuazione di questo istituto sono inserite all interno del Piano Nazionale Anticorruzione (di seguito PNA) adottato dall A.N.A.C. (Autorità Nazionale Anti Corruzione) con deliberazione n. 72 del 11/09/2013, in cui si richiede che le Pubbliche Amministrazioni (e similarmente le relative società controllate) devono: Adottare ogni possibile accortezza per rendere effettiva la tutela della riservatezza del dipendente che segnala illeciti, prevedendo una procedura ad hoc per la ricezione e il successivo trattamento delle segnalazioni; Prevedere modalità differenziate e riservate di comunicazione per ricevere tali segnalazioni, la cui gestione deve essere affidata ad un numero ristrettissimo di persone (massimo 2/3); Prevedere codici sostitutivi dei dati identificativi del denunciante; Predisporre appositi moduli per ricevere le informazioni ritenute utili per individuare gli autori della condotta illecita e le circostanze del fatto; Destinare ogni segnalazione al Responsabile per la Prevenzione della Corruzione (di seguito RPC) affinché, ricevuta la segnalazione, assuma le adeguate iniziative a seconda del caso; Implementare azioni di sensibilizzazione, comunicazione e formazione sui diritti e sugli obblighi relativi alla divulgazione delle azioni illecite; Prevedere una revisione periodica della disciplina per verificare possibili lacune o incomprensioni da parte dei dipendenti. ARCA S.p.A. ha già inserito la disciplina del whistlelbower all interno del Modello di Organizzazione e funzionamento ex 231 e, nel presente Regolamento intende disciplinarne gli aspetti operativi. Pagina 3 di 6

4 2. SOGGETTI E OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE In linea con quanto previsto dalla normativa di riferimento ed in particolare dall art. 54 bis del D. Lgs. 165/2001 che fa riferimento in modo specifico ai dipendenti pubblici che in ragione del proprio rapporto di lavoro siano venuti a conoscenza di condotte illecite da segnalare, il predetto Regolamento si rivolge a tutti i dipendenti di ARCA S.p.A., nonché a tutti i collaboratori e i consulenti, qualunque sia il rapporto di lavoro in essere. Condizione necessaria perché si possa applicare l istituto oggetto del presente regolamento, è che il soggetto che effettua la segnalazione renda nota la propria identità, sia in modo esplicito fin da subito oppure rilevabile successivamente. Non rientra quindi in questa fattispecie il dipendente che nel momento in cui effettua la segnalazione nasconda la propria identità; in questo caso infatti verrebbe meno l oggetto della tutela. Oggetto della segnalazione sono le azioni ed omissioni che costituiscono reato contro la Pubblica Amministrazione, contro la persona o contro il patrimonio, che possono comportare danni patrimoniali alla società o alla collettività (danno erariale) e costituiscono violazioni ai codici di comportamento. Le condotte illecite a cui si fa riferimento comprendono non solo la gamma dei delitti contro la pubblica amministrazione di cui al Titolo II, Capo I del Codice Penale (reati di corruzione) ma anche situazioni in cui, nel corso dell attività amministrativa, si riscontri l abuso da parte di un soggetto del potere a lui affidato al fine di ottenere vantaggi privati, ovvero fatti in cui emerga un malfunzionamento dell amministrazione a causa dell uso a fini privati delle funzioni attribuite. Le segnalazioni devono riferirsi a situazioni di cui il soggetto sia venuto a conoscenza in funzione dell ufficio o del ruolo che ricopre ma anche a informazioni acquisite in modo casuale in occasione di svolgimento di mansioni lavorative. Seppur sono escluse dalla tutela le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci, non è strettamente necessario che il dipendente sia certo dell effettivo avvenimento dei fatti denunciati, essendo invece sufficiente che il dipendente, in base alle proprie conoscenze, ritenga altamente probabile che si sia verificato un fatto illecito nel senso sopra indicato. In generale, è opportuno che le segnalazioni siano il più possibile circostanziate e offrano il maggior numero di elementi al fine di consentire all amministrazione di effettuare le verifiche del caso. Come indicato nel Piano Nazionale Anticorruzione, il destinatario delle segnalazioni è il Responsabile della Prevenzione della Corruzione (RPC), o eventualmente struttura aziendale da egli delegata, oppure l A.N.A.C. nel caso in cui il segnalato sia l RPC stesso. Pagina 4 di 6

5 3. MODALITA ED ESITI DELLA SEGNALAZIONE Per effettuare la segnalazione, come peraltro già previsto all art. 7 del Codice Etico, le modalità previste sono le seguenti: mediante accesso ad apposito sistema informatico con le caratteristiche previste dalla normativa tra cui un autenticazione forte che consenta, in caso di suo consenso, l identificazione immediata o ex post dell identità del segnalante; mediante invio dalla propria casella di posta elettronica aziendale o da quella privata all indirizzo di posta dedicato al RPC e accessibile solo allo stesso whistleblower@arcalombardia.it; mediante servizio postale ad ARCA S.p.A. via Fabio Filzi 22, Milano, all attenzione del RPC, con le seguenti ulteriori opzioni alternative: - con i dati identificativi del segnalante in chiaro e copia del documento d identità, siglato con firma autografa; - con un ulteriore busta chiusa al sul interno, contenente le generalità del segnalante e copia del documento d identità siglato con firma autografa; mediante segnalazione verbale al RPC che dovrà redigere apposito verbale adottando le opportune cautele di riservatezza. Qualsiasi sia la modalità prescelta dal segnalante, la segnalazione deve contenere tutte le informazioni richieste nel Modulo (vedi Allegato 1) pubblicato sul sito internet Modulo per la segnalazione di condotte illecite (c.d. whistleblower) che permettono al RPC di compiere le prime verifiche del caso, ovvero la data o il periodo, il luogo fisico, la natura dell azione o omissione, la descrizione del fatto e, se possibile, l autore e altri soggetti a conoscenza del fatto. Relativamente alla prima modalità in elenco, il sistema adottato si basa sulla cifratura all origine della segnalazione, garantendo l integrità e la non violabilità del contenuto, consentendone accesso al solo RPC attraverso una chiave di decifratura specificamente creata. Il sistema è in grado di distinguere l informazione di autenticazione dal contenuto della segnalazione. Nel caso in cui il segnalante non presti consenso alla conoscibilità immediata della propria identità, il sistema permette che quest ultima venga disvelata in un momento successivo, sempre e solo dall RPC, attraverso un ulteriore e diversa chiave di decifratura. Maggiori informazioni sulle modalità di utilizzo di questo strumento sono fornite all interno del Manuale utente Segnalazione illeciti, allegato al presente Regolamento (Allegato 2). Il RPC, ricevuta la segnalazione, procede ad una prima verifica del contenuto dei fatti segnalati entro 30 giorni. Per lo svolgimento di tale verifica il RPC potrà interloquire direttamente con il Pagina 5 di 6

6 segnalante, nel caso in cui quest ultimo abbia reso da subito conoscibile la sua identità, adottando tutte le cautele per garantirne la riservatezza, ovvero trasmettere la segnalazione, dopo averla resa totalmente anonima, ad altri soggetti per acquisire ulteriori informazioni o osservazioni. Questo eventuale ulteriore passaggio deve avvenire entro e non oltre quindici giorni dalla richiesta. Svolte queste prime verifiche, nel caso in cui la segnalazione risulti anche solo parzialmente fondata, il RPC comunica la segnalazione e l esito delle sue verifiche al Direttore Generale affinché provveda all adozione dei provvedimenti disciplinari previsti. Il Dirigente Generale informa successivamente il RPC sugli esiti della procedura, anche in caso di archiviazione; a sua volta, l RPC informerà il segnalante, se conosciuto, entro 45 giorni dalla segnalazione. 4. TUTELA DEL SEGNALANTE E garantita la tutela dell identità del segnalante in tutte le fasi della procedura; la tutela del segnalante deve intendersi da qualsiasi forma di ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, quali ad esempio, trasferimenti, sanzioni disciplinari, mobbing, licenziamento, etc.. Nel caso di attivazione di procedimento disciplinare a seguito dei fatti oggetto della segnalazione, quando la contestazione che ha dato origine al procedimento disciplinare si basa unicamente sulla denuncia del dipendente, colui che è sottoposto al procedimento disciplinare può accedere al nominativo del segnalante, anche in assenza del consenso di quest ultimo, solo se ciò sia assolutamente indispensabile per la propria difesa. La violazione della tutela della riservatezza del segnalante, salvo il caso appena citato, da parte di uno dei soggetti coinvolti è fonte di responsabilità disciplinare per inosservanza di disposizioni di servizio. Si precisa che, ai sensi dell art. 54 bis del D. Lgs. 165/2001, la denuncia di condotte illecite è sottratta all accesso agli atti di cui all art. 22 e seguenti della legge 241/1990 e s.m.i.. Non è prevista alcuna tutela nel caso in cui il segnalante incorra, con propria segnalazione, in responsabilità penale a titolo di calunnia (art. 368 c.p.) o diffamazione (art. 595 c.p.). È necessario che questa fattispecie sia stata accertata da una sentenza di primo grado sfavorevole nei confronti del segnalante affinché cessino le condizioni di tutela previste. Il dipendente che ritiene di aver subito una discriminazione a seguito di una segnalazione, deve darne notizia circostanziata al RPC che, valutata la sussistenza degli elementi forniti, da seguito a tutte le azioni necessarie per ripristinare la situazione del dipendente e/o per rimediare gli effetti negativi della discriminazione in via amministrativa e, in ultima istanza, per avviare il procedimento disciplinare nei confronti di colui che ha operato la discriminazione. Pagina 6 di 6