COMUNE DI SUSEGANA Provincia di Treviso

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1 COMUNE DI SUSEGANA Provincia di Treviso REGOLAMENTO COMUNALE PER IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI E GIUDIZIARI DI CUI AGLI ARTT. 20 E 21 DEL CODICE DELLA PRIVACY (D. LGS N. 196/2003) Approvato con deliberazione di Consiglio comunale n. 65 del Esecutivo in data f:\segreteria\regolamenti\statuto regolamenti in vigore\regolamento sulla privacy.doc 1

2 ARTICOLO 1 Oggetto del Regolamento Il presente Regolamento in attuazione del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, identifica i tipi di dati sensibili e giudiziari e le operazioni eseguibili da parte del Comune nello svolgimento delle proprie funzioni istituzionali. ARTICOLO 2 Individuazione dei tipi di dati e di operazioni eseguibili In attuazione delle disposizioni di cui agli artt. 20, comma 2, e 21, comma 2, del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, le tabelle che formano parte integrante del presente Regolamento, contraddistinte dai numeri da 1 a 35, identificano i tipi di dati sensibili e giudiziari per cui è consentito il relativo trattamento, nonché le operazioni eseguibili in riferimento alle specifiche finalità di rilevante interesse pubblico perseguite nei singoli casi ed espressamente elencate nel d.lg. n. 196/2003 (artt. 59, 60, 623, 86, 95, 98 e 112). I dati sensibili e giudiziari individuati dal presente regolamento sono trattati previa verifica della loro pertinenza, completezza e indispensabilità rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi, specie nel caso in cui la raccolta non avvenga presso l'interessato. Le operazioni di interconnessione, raffronto, comunicazione e diffusione individuate nel presente regolamento sono ammesse soltanto se indispensabili allo svolgimento degli obblighi o compiti di volta in volta indicati, per il perseguimento delle rilevanti finalità di interesse pubblico specificate e nel rispetto delle disposizioni rilevanti in materia di protezione dei dati personali, nonché degli altri limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti. I raffronti e le interconnessioni con altre informazioni sensibili e giudiziarie detenute dal Comune sono consentite soltanto previa verifica della loro stretta indispensabilità nei singoli casi ed indicazione scritta dei motivi che ne giustificano l'effettuazione. Le predette operazioni, se effettuate utilizzando banche di dati di diversi titolari del trattamento, nonché la diffusione di dati sensibili e giudiziari, sono ammesse esclusivamente previa verifica della loro stretta indispensabilità nei singoli casi e nel rispetto dei limiti e con le modalità stabiliti dalle disposizioni legislative che le prevedono (art. 22 del d.lg. n. 196/2003). Sono inutilizzabili i dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali (artt. 11 e 22, comma 5, del d.lg. n. 196/2003). ARTICOLO 3 Riferimenti normativi Al fine di una maggiore semplificazione e leggibilità del presente regolamento, le disposizioni di legge, citate nella parte descrittiva delle "fonti normative" delle schede, si intendono come recanti le successive modifiche e integrazioni. f:\segreteria\regolamenti\statuto regolamenti in vigore\regolamento sulla privacy.doc 2

3 N scheda Denominazione del trattamento INDICE DEI TRATTAMENTI Personale Gestione del rapporto di lavoro del personale impiegato a vario titolo presso il Comune Personale / Gestione del rapporto di lavoro del personale impiegato a vario titolo presso il Comune attività relativa al riconoscimento di benefici connessi all'invalidità civile per il personale e all'invalidità derivante da cause di servizio, nonché da riconoscimento di inabilità a svolgere attività lavorativa Servizi demografici / Anagrafe gestione dell'anagrafe della popolazione residente e dell'anagrafe della popolazione residente all'estero (AIRE) Servizi demografici / Stato civile Attività di gestione dei registri di stato civile 5 Servizi demografici / Elettorale attività relativa all'elettorato attivo e passivo 6 Servizi demografici / Elettorale attività relativa alla tenuta degli albi degli scrutatori e dei presidenti di seggio Servizi demografici / Elettorale attività relativa alla tenuta dell'elenco dei giudici popolari 8 Servizi demografici / Leva attività relativa alla tenuta del registro degli obiettori di coscienza 9 Servizi demografici / Leva attività relativa alla tenuta delle liste di leva e dei registri matricolari 10 Servizi sociali Attività relativa all'assistenza domiciliare Servizi sociali Attività relativa all'assistenza scolastica ai portatori di handicap o con disagio psicosociale Servizi sociali Attività relativa alle richieste di ricovero o inserimento in Istituti, Case di cura, Case di riposo, ecc Servizi sociali Attività ricreative per la promozione del benessere della persona e della comunità, per il sostegno dei progetti di vita delle persone e delle famiglie e per la rimozione del disagio sociale Servizi sociali Attività relativa alla valutazione dei requisiti necessari per la concessione di contributi, ricoveri in istituti convenzionati o soggiorno estivo (per soggetti audiolesi, non vedenti, pluriminorati o gravi disabili o con disagi psicosociali) Servizi sociali Attività relativa all'integrazione sociale ed all'istruzione del portatore di handicap e di altri soggetti che versano in condizioni di disagio sociale (centro diurno, centro socio educativo, ludoteca, ecc.) Servizi sociali Attività di sostegno delle persone bisognose o non autosufficienti in materia di servizio pubblico di trasporto Servizi sociali Attività relativa alla prevenzione ed al sostegno alle persone tossicodipendenti ed alle loro famiglie tramite centri di ascolto (per sostegno) e centri documentali (per prevenzione) f:\segreteria\regolamenti\statuto regolamenti in vigore\regolamento sulla privacy.doc 3

4 Servizi sociali Attività relativa ai servizi di sostegno e sostituzione al nucleo familiare e alle pratiche di affido e di adozione dei minori Servizi sociali Attività relativa ai trattamenti sanitari obbligatori (T.S.O.) ed all'assistenza sanitaria obbligatoria (A.S.O.) Servizi sociali Attività relative alla concessione di benefici economici, ivi comprese le assegnazioni di alloggi di edilizia residenziale pubblica e le esenzioni di carattere tributario Istruzione e cultura Attività relativa alla gestione degli asili nido comunali e dei servizi per l'infanzia e delle scuole materne elementari e medie 22 Istruzione e cultura Attività di formazione ed in favore del diritto allo studio 23 Istruzione e cultura Gestione delle biblioteche e dei centri di documentazione 2 Polizia municipale Attività relativa all'infortunistica stradale 25 Polizia municipale Gestione delle procedure sanzionatorie 26 Polizia municipale Attività di polizia annonaria, commerciale ed amministrativa 2 Polizia municipale Attività di vigilanza edilizia, in materia di ambiente e sanità, nonché di polizia mortuaria 28 Polizia municipale Attività relativa al rilascio di permessi per invalidi Rilascio delle licenze per il commercio, il pubblico esercizio, l'artigianato e la pubblica sicurezza Avvocatura Attività relative alla consulenza giuridica, nonché al patrocinio ed alla difesa in giudizio dell'amministrazione nonché alla consulenza e copertura assicurativa in caso di responsabilità civile verso terzi dell'amministrazione Politiche del lavoro Gestione delle attività relative all'incontro domanda/offerta di lavoro, comprese quelle relative alla formazione professionale Gestione dei dati relativi agli organi istituzionali dell'ente, dei difensori civici, nonché dei rappresentanti dell'ente presso enti, aziende e istituzioni Attività politica, di indirizzo e di controllo, sindacato ispettivo e documentazione dell'attività istituzionale degli organi comunali 3 Attività del difensore civico comunale 35 Attività riguardante gli istituti di democrazia diretta f:\segreteria\regolamenti\statuto regolamenti in vigore\regolamento sulla privacy.doc

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61 Entrata in vigore subordinata al parere favorevole del Garante per la protezione dei dati personali. Scheda n. 36 Denominazione del trattamento Gare e contratti attività relativa alla verifica dei requisiti per la partecipazione alle gare e la capacità a contrarre con la P.A. ed alla stipulazione dei contratti. Fonte normativa (indicare, se possibile, le fonti normative sull'attività istituzionale cui il trattamento è collegato) Codice Civile (artt e segg.), R.D n. 89; R.D n. 1326; R.D n. 20; R.D n. 82; legge n. 55; DPR n. 112; legge n. 55; D.Lgs n. 358; legge n. 109; DPR n. 53; D.Lgs n. 15; D.Lgs n. 90; D.Lgs n. 626; legge n. 9; legge n. 252; legge n. 68; DPR n. 55; DPR n. 3; DM n. 15; D.Lgs n. 26; D.Lgs n. 231; L.R n. 55; L.R n. 31; L.R n. 6; L.R n. 2, Regolamento comunale per la disciplina dei contratti, regolamento comunale per l acquisizione di beni e servizi e per l esecuzione di lavori in economia. Rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite dal trattamento Finalità volte alla verifica della capacità morale dei partecipanti e degli aggiudicatari delle gare di appalto per l esecuzione di lavori e per la fornitura di beni e servizi; finalità volta a garantire la legittimità e la regolarità nella stipulazione dei contratti. Tipi di dati trattati (barrare le caselle corrispondenti) θ Origine X razziale X etnica θ Convinzioni X religiose Dati di Carattere giudiziario X art. comma 1 lett e) D.Lgs 196/2003 Operazioni eseguite (barrare le caselle corrispondenti) Trattamento "ordinario" dei dati Raccolta:θ X presso gli interessati X presso terzi Elaborazione: θ X in forma cartacea X con modalità informatizzate Particolari forme di elaborazione Interconnessione e raffronti diθ dati: f:\segreteria\regolamenti\statuto regolamenti in vigore\regolamento sulla privacy.doc 61

62 X con altri soggetti pubblici o privati (specificare quali ed indicare la base normativa): amministrazione certificanti ai sensi del DPR 5/2000. X Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalità (specificare ed indicare l'eventuale base normativa): Autorià Giudiziaria, Enti previdenziali (Inps, Inail, inpdap), associazioni di categoria, legali ed altri consulenti incaricati dall ente o dalla impresa aggiudicatrice e/o partecipante. Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo Viene effettua la raccolta, consultazione, elaborazione e conservazione nell ambito di dichiarazioni sostitutive rese all Amministrazione e/o certificazioni richieste dall Amministrazione, di scritti difensivi prodotti a seguito di eventuali irregolarità/illegittimità contestate. Vengono effettuati eventuali raffronti ed interconnessioni con amministrazioni e gestori di pubblici servizi: tale tipo di perorazioni sono finalizzate esclusivamente all accertamento d ufficio di stati, qualità e fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive ai sensi dell art. 3 del DPR 5/2000. Gli stessi possono essere comunicati agli uffici competenti per la relativa trattazione amministrativa, all autorità giudiziaria; agli Enti Previdenziali nei casi previsti dalla legge. possono essere trattati nell'ambito delle diverse procedure attivabili per l'iniziativa popolare, le richieste di referendum, il deposito di petizioni: dalla natura delle varie richieste possono infatti emergere orientamenti filosofici, religiosi, d'altro genere, politici o sindacali dei relativi sottoscrittori. Il trattamento dei dati di soggetti che presentano petizioni (le quali generalmente recano solo le generalità dell'interessato e la residenza) è meno complesso, in quanto le informazioni personali non sono né certificate, né verificate. I dati di carattere giudiziario potranno essere comunicati a legali o altri consulenti incaricati dall Ente soltanto in relazione a particolari situazioni che si rendano necessario od opportuna l acquisizione del parere di esperti, legali, ad associazione di categoria o altri consulenti incaricati dall impresa di scritti difensivi in presenza di irregolarità contestate all impresa stessa. f:\segreteria\regolamenti\statuto regolamenti in vigore\regolamento sulla privacy.doc 62

63 Scheda n. 3 Denominazione del trattamento Attività connessa con la notificazione degli atti. Fonte normativa (indicare, se possibile, le fonti normative sull'attività istituzionale cui il trattamento è collegato) Codice di Procedura Civile (artt. 13 e segg.), R.D n. 1368; DPR n. 1229, legge n. 265, legge n. 890; D.Lgs n. 26, DPR n. 5; DPR n. 123 (disposizioni generali); R.D n. 62; D.Lgs n. 285 (Codice della strada); DPR n. 600; DPR n. 633; DPR n. 63; DPR n. 602, legge n. 2, legge n. 689; DPR n. 131; D.Lgs n. 36; D.Lgs n. 3; D.Lgs n. 56; D.Lgs n. 50; DPR n. 299 (Disciplina tributaria); legge n. 180 (TSO); DPR n. 233; legge n. 53 (presidenti seggio elettorale); legge n. 120 (scrutatori seggio elettorale); legge n. 28 (giudici popolari); DPR n. 223; legge n. 10 (tenuta liste elettorali ed elettorato attivo e passivo); regolamenti comunali. Rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite dal trattamento Finalità volte alla esecuzione delle notificazioni per conto degli uffici comunali e per conto di altri enti ed amministrazioni pubbliche. Tipi di dati trattati (barrare le caselle corrispondenti) θ Origine X razziale X etnica θ Stato di salute: X patologie attuali X patologie pregresse X terapie in corso θ Vita sessuale X θ Dati di carattere giudiziario (art., comma 1, lett. e), d.lg. n. 196/2003) X X anamnesi familiar e Operazioni eseguite (barrare le caselle corrispondenti) Trattamento "ordinario" dei dati Raccolta:θ X presso gli interessati X presso terzi Elaborazione: θ X in forma cartacea X con modalità informatizzate Particolari forme di elaborazione Interconnessione e raffronti diθ dati: f:\segreteria\regolamenti\statuto regolamenti in vigore\regolamento sulla privacy.doc 63

64 X con altri uffici comunali e con soggetti pubblici o privati (specificare quali ed indicare la base normativa): amministrazione certificanti ai sensi del DPR 5/2000. X Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalità (specificare ed indicare l'eventuale base normativa): Autorità Giudiziaria, Sindaco del comune di residenza dell infermo (per le finalità di cui alla legge 180/8) e alle amministrazioni richiedenti la notificazione. Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo Viene effettuata la raccolta, consultazione, elaborazione e conservazione dei dati contenuti negli atti da notificare nell ambito delle operazioni di notificazione e di registrazione, di restituzione degli atti con la relata di notifica, di richiesta dei rimborsi spese di notifica. Vengono effettuati eventuali raffronti ed interconnessioni con uffici del Comune e con altre amministrazioni; tale tipo di prestazioni sono finalizzate esclusivamente all accertamento d ufficio di stati, qualità e fatti necessari ad accertare il domicilio del destinatario dell atto. Gli stessi possono essere comunicati agli uffici competenti per la relativa trattazione amministrativa e per la liquidazione dei rimborsi spese di notifica, all autorità giudiziaria e al sindaco competente per territorio in relazione alle finalità di cui alla legge 180/8. f:\segreteria\regolamenti\statuto regolamenti in vigore\regolamento sulla privacy.doc 6

65 Scheda n. 38 Denominazione del trattamento Gestione archivistica attività connessa con la registrazione di protocollo, lo smistamento e l archiviazione dei documenti e con la spedizione della corrispondenza. Fonte normativa (indicare, se possibile, le fonti normative sull'attività istituzionale cui il trattamento è collegato) DPR n. 5; DPR n. 82; D.Lgs n. 2; Manuale di Gestione dell'ufficio protocolloarchivio. Rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite dal trattamento Finalità volte alla acquisizione, alla assegnazione agli uffici competenti per la trattazione ed alla conservazione dei documenti, alla prova dell esistenza degli stessi presso l amministrazione, alla comunicazione a terzi (amministrazioni ed enti pubblici, privati) dei documenti prodotti e detenuti dall amministrazione. Tipi di dati trattati (barrare le caselle corrispondenti) θ Origine X razziale X etnica θ Convinzioni X religiose, X filosofiche, X d'altro genere θ Convinzioni X politiche, X sindacali θ Stato di salute: X patologie attuali X patologie pregresse X terapie in corso θ Vita sessuale X θ Dati di carattere giudiziario (art., comma 1, lett. e), d.lg. n. 196/2003) X X relativi ai familiari dell interessato familiare Operazioni eseguite (barrare le caselle corrispondenti) Trattamento "ordinario" dei dati Raccolta:θ X presso gli interessati X presso terzi Elaborazione: θ X in forma cartacea X con modalità informatizzate Particolari forme di elaborazione Interconnessione e raffronti di dati: X con altri uffici comunali f:\segreteria\regolamenti\statuto regolamenti in vigore\regolamento sulla privacy.doc 65

66 Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo Viene effettua la raccolta, consultazione, elaborazione e conservazione dei dati contenuti nei documenti acquisti e prodotti dall Amministrazione esclusivamente necessari all identificazione archivistica del documento nel registro di protocollo. Vengono effettuati eventuali interconnessioni con gli uffici del Comune: tale tipo di prestazioni sono finalizzate esclusivamente alle ricerche di documenti registrati nel registro di protocollo dell ente, da parte del personale addetto all unità organizzativa responsabile del procedimento. La conservazione dei documenti per le finalità stabilite dalle disposizioni di legge e regolamento sulla tenuta degli archivi. f:\segreteria\regolamenti\statuto regolamenti in vigore\regolamento sulla privacy.doc 66

67 Scheda n. 39 Denominazione del trattamento Edilizia privata attività connessa con il rilascio di permessi di costruire in favore di persone diversamente abili per interventi di ampliamento di volumetrie esistenti in deroga agli strumenti urbanistici generali. Fonte normativa (indicare, se possibile, le fonti normative sull'attività istituzionale cui il trattamento è collegato) Legge n. ; legge n. 13 e DM n. 236; Regolamento edilizio comunale. Rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite dal trattamento Finalità volte al rilascio di permessi di costruire per interventi di ampliamento di edifici esistenti finalizzati alla eliminazione delle barriere architettoniche. Tipi di dati trattati (barrare le caselle corrispondenti) θ Origine X razziale X etnica θ Stato di salute: X patologie attuali X patologie pregresse Operazioni eseguite (barrare le caselle corrispondenti) Trattamento "ordinario" dei dati Raccolta:θ X presso gli interessati X presso terzi Elaborazione: θ X in forma cartacea X con modalità informatizzate Particolari forme di elaborazione Interconnessione e raffronti di dati: X con altri soggetti pubblici o privati (specificare quali ed indicare la base normativa): amministrazioni certificanti ai sensi del DPR 5/2000. X Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalità (specificare ed indicare l'eventuale base normativa): ULSS per le verifiche di competenza. f:\segreteria\regolamenti\statuto regolamenti in vigore\regolamento sulla privacy.doc 6

68 Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo Viene effettua la raccolta, consultazione, elaborazione e conservazione dei dati forniti dall interessato congiuntamente alla presentazione dell istanza per il rilascio del permesso di costruire. Vengono effettuati eventuali raffronti ed interconnessioni con i dati dell ULSS: tale tipo di prestazioni sono finalizzate esclusivamente all accertamento d ufficio di stati, fatti e qualità ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive rese ai sensi dell art. 3 del DPR 5/2000. Le informazioni sono comunicare all ULSS che effettua gli eventuali sopralluoghi. f:\segreteria\regolamenti\statuto regolamenti in vigore\regolamento sulla privacy.doc 68

69 Scheda n. 0 Denominazione del trattamento Edilizia privata Condono edilizio attività finalizzata alla regolarizzazione degli abusi edilizi. Fonte normativa (indicare, se possibile, le fonti normative sull'attività istituzionale cui il trattamento è collegato) Rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite dal trattamento Finalità volte al verifica della sussistenza delle condizioni per la regolarizzazione degli abusi ediliz ai sensi di legge. Tipi di dati trattati (barrare le caselle corrispondenti) θ Origine X razziale X etnica θ Dati di carattere giudiziario (art., comma 1, lett. e), d.lg. n. 196/2003) X Operazioni eseguite (barrare le caselle corrispondenti) Trattamento "ordinario" dei dati Raccolta:θ X presso gli interessati X presso terzi Elaborazione: θ X in forma cartacea X con modalità informatizzate Particolari forme di elaborazione Interconnessione e raffronti di dati: X con altri soggetti pubblici o privati (specificare quali ed indicare la base normativa): amministrazioni certificanti ai sensi del DPR 5/2000. Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo Viene effettua la raccolta, consultazione, elaborazione e conservazione dei dati nell ambito di dichiarazioni sostitutive rese all Amministrazione e/o certificazioni richieste dall amministrazione. Vengono effettuati eventuali raffronti ed interconnessioni con i dati di amministrazioni e gestori di pubblici servizi: tale tipo di prestazioni sono finalizzate esclusivamente all accertamento d ufficio di stati, fatti e qualità ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive rese ai sensi dell art. 3 del DPR 5/2000. Gli stessi possono essere comunicati agli uffici competenti per la relativa trattazione amministrativa. f:\segreteria\regolamenti\statuto regolamenti in vigore\regolamento sulla privacy.doc 69