ARTICOLO 1. Oggetto del Regolamento

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1 REGOLAMENTO PER LA GESTIONE ORGANIZZATIVA, L'IDENTIFICAZIONE ED IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI E GIUDIZIARI AI SENSI DEL CODICE IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI ARTICOLO 1 Oggetto del Regolamento Il presente Regolamento in attuazione del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, regolamenta la gestione organizzativa, l'identificazione ed il trattamento (operazioni eseguibili) dei dati sensibili e giudiziari ai sensi del Codice in materia di protezione dei dati personali da parte del Comune nello svolgimento delle proprie funzioni istituzionali. ARTICOLO 2 Titolare, responsabili e incaricati del trattamento Il titolare del trattamento dei dati per il Comune è individuato nella figura del Sindaco pro tempore. Il titolare del trattamento prepone i responsabili del trattamento dei dati (art. 29 del Codice), così come richiamati dall'art. 4 punto 1) comma g) del Codice stesso e con le caratteristiche e per gli ambiti di autonomia descritti dal predetto art. 29 del Codice, individuandoli secondo i criteri di titolarità di approntamento e gestione delle banche dati. La nomina dei Responsabili del trattamento comporta l automatica nomina degli stessi a incaricati del trattamento dei dati (art. 30 del Codice), così come richiamanti dall art. 4 punto 1) comma h) del Codice stesso e con le caratteristiche e per gli ambiti di autonomia descritti dal predetto art. 30 del Codice connessi agli specifichi procedimenti amministrativi, funzionali ed operativi. I responsabili del trattamento, ovvero il titolare in caso di assenza e/o impedimento dei responsabili, prepongono gli incaricati del trattamento dei dati (art. 30 del Codice), così come richiamati dall'art. 4 punto 1) comma h) del Codice stesso e con le caratteristiche e per gli ambiti di autonomia descritti dal predetto art. 30 del Codice, individuandoli secondo i criteri organizzativi di trattamento dei dati connessi agli specifici procedimenti amministrativi, funzionali ed operativi. Gli incaricati del trattamento operano in conformità alle istruzioni ricevute e nell'ambito del rispetto delle norme. Il titolare del trattamento prepone il responsabile della sicurezza informatica ai fini del rispetto delle obbligazioni di cui agli specifici articoli del Titolo V del Codice, individuando il responsabile in conformità ai medesimi criteri adottati per l'individuazione dei responsabili del trattamento dei dati.

2 La nomina del Responsabile della sicurezza informatica comporta l automatica nomina dello stesso a Incaricato informatico al trattamento de dati dal punto di vista della tecnica e della tecnologia informatica. Il Responsabile della sicurezza informatica, ai fini del rispetto delle obbligazioni di cui agli specifici articoli del Titolo V del Codice, prepone gli Incaricati informatici al trattamento dei dati dal punto di vista della tecnica e della tecnologia informatica individuandoli in conformità ai medesimi criteri adottati per l'individuazione degli incaricati del trattamento dei dati. Gli Incaricati informatici del trattamento dal punto di vista della tecnica e della tecnologia informatica operano in conformità alle istruzioni ricevute e nell'ambito del rispetto delle norme. I Responsabili del trattamento, ognuno limitatamente alla propria titolarità di approntamento e gestione delle banche dati, sono deputati a: a) redigere inizialmente e mantenere aggiornate le tabelle (che formano parte integrante del presente Regolamento) che identificano i tipi di dati sensibili e giudiziari per cui è consentito il relativo trattamento, nonché le operazioni eseguibili in riferimento alle specifiche finalità di rilevante interesse pubblico perseguite nei singoli casi ed espressamente elencate nel d.lg. n. 196/2003 (artt. 59, 60, 62-73, 86, 95, 98 e 112); b) redigere inizialmente e mantenere aggiornate le parti di competenza del disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza; c) provvedere alla comunicazione ed alla diffusione dei dati a norma del D.Lgs. 196/2003 ss.mm.ii. nonché alla gestione delle informative e dei consensi rispetto al trattamento dei dati ove previsto, anche redigendo le informative per l'autorizzazione al trattamento; Il responsabile della sicurezza informatica, ai fini del rispetto delle obbligazioni di cui agli specifici articoli del Titolo V del Codice, predispone inizialmente e mantiene aggiornato il Documento programmatico sulla sicurezza (DPS, art. 34, allegato B, regola 19 del Codice) nonché effettua le notifiche all'autorità garante. ARTICOLO 3 Auditing giuridico e coordinamento organizzativo 1) Il titolare del trattamento dei dati per il Comune: a) individua e prepone il Responsabile dell'auditing giuridico al quale sono demandate le funzioni di accertamento e di verifica della regolarità dell'applicazione delle norme in materia di protezione dei dati personali; b) per l'individuazione del predetto Responsabile, il titolare ricorre all'applicazione dei criteri espressi dall'art. 29 del Codice in merito all'individuazione dei Responsabili del trattamento; c) sentitane la preventiva disponibilità in merito, il titolare può nominare il Segretario comunale quale Responsabile dell'auditing giuridico. 2) Il titolare del trattamento dei dati per il Comune: a) individua e prepone il Responsabile del coordinamento organizzativo dell'applicazione delle norme in materia di protezione dei dati personali al quale sono demandate le funzioni di organizzazione e coordinamento delle attività di standardizzazione dei procedimenti, delle informative, delle misure di sicurezza, dei documenti in genere e della loro applicazione; 2

3 b) per l'individuazione del predetto Responsabile, il titolare ricorre all'applicazione dei criteri espressi dall'art. 29 del Codice in merito all'individuazione dei Responsabili del trattamento; c) sentitane la preventiva disponibilità in merito, il titolare può nominare il Direttore generale quale Responsabile del coordinamento organizzativo dell'applicazione delle norme in materia di protezione dei dati personali. ARTICOLO 4 Struttura del regolamento Il presente regolamento è strutturato: 1) nel corpo del regolamento qui definito e riportante la norma giuridica generale e organizzativa di rispetto del Codice; 2) nei dispositivi attuativi così individuati nei seguenti documenti: a) Dati e trattamenti: documento che definisce i tipi di dati ed i trattamenti eseguibili, redatto e mantenuto aggiornato dai responsabili dei trattamenti, previa verifica da parte del Responsabile di cui al precedente art. 3 punto 1 e con il coordinamento del Responsabile di cui al precedente art. 3 punto 2. Questo documento: i) deve essere redatto sulla scorta degli schemi tipo delle tabelle di cui allo schema tipo di regolamento sul trattamento dei dati sensibili predisposto dall'anci in conformità al parere espresso dal Garante della protezione dei dati personali in data 21/09/2005; ii) deve contenere gli estremi informativi di collegamento alle banche dati di pertinenza; b) Documento programmatico sulla sicurezza (DPS) redatto e mantenuto aggiornato in conformità ai recitati di cui all'art. 34, allegato B, regola 19 del Codice in adesione ai dettami di cui al Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza (allegato B, artt. da 33 a 36 del Codice). Il documento "Dati e trattamenti" ed il Documento programmatico sulla sicurezza (DPS): A) vanno redatti e mantenuti aggiornati nel rispetto dei limiti temporali definiti dal D.Lgs. 196/2003 ss.mm.ii; B) devono essere intesi facenti parte integrante a tutti gli effetti del regolamento anche per le successive ed eventuali modificazioni e/o integrazioni sia del regolamento sia dei documenti stessi; C) devono essere intesi allegati al regolamento, facendone parte dello stesso con effetto immediato e, per la parte di competenza, aggiunti e/o variati mediante determinazione dirigenziale redatta dal singolo responsabile del trattamento. 3

4 ARTICOLO 5 Individuazione dei tipi di dati e di operazioni eseguibili In attuazione delle disposizioni di cui agli artt. 20, comma 2, e 21, comma 2, del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, i responsabili del trattamento - ognuno limitatamente alla propria titolarità di approntamento e gestione delle banche dati - redige inizialmente e mantiene aggiornate le tabelle (che formano il documento Dati e trattamenti di cui al precedente art. 3 e che fa parte integrante del presente Regolamento) che identificano i tipi di dati sensibili e giudiziari per cui è consentito il relativo trattamento, nonché le operazioni eseguibili in riferimento alle specifiche finalità di rilevante interesse pubblico perseguite nei singoli casi ed espressamente elencate nel d.lg. n. 196/2003 (artt. 59, 60, 62-73, 86, 95, 98 e 112). I dati sensibili e giudiziari, ovunque siano essi individuati nel presente regolamento, sono trattati previa verifica della loro pertinenza, completezza e indispensabilità rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi, specie nel caso in cui la raccolta non avvenga presso l'interessato. Le operazioni di interconnessione, raffronto, comunicazione e diffusione individuate nel presente regolamento sono ammesse soltanto se indispensabili allo svolgimento degli obblighi o compiti di volta in volta indicati, per il perseguimento delle rilevanti finalità di interesse pubblico specificate e nel rispetto delle disposizioni rilevanti in materia di protezione dei dati personali, nonché degli altri limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti. I raffronti e le interconnessioni con altre informazioni sensibili e giudiziarie detenute dal Comune sono consentite soltanto previa verifica della loro stretta indispensabilità nei singoli casi ed indicazione scritta dei motivi che ne giustificano l'effettuazione. Le predette operazioni, se effettuate utilizzando banche di dati di diversi titolari del trattamento, nonché la diffusione di dati sensibili e giudiziari, sono ammesse esclusivamente previa verifica della loro stretta indispensabilità nei singoli casi e nel rispetto dei limiti e con le modalità stabiliti dalle disposizioni legislative che le prevedono (art. 22 del d.lg. n. 196/2003). Sono inutilizzabili i dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali (artt. 11 e 22, comma 5, del d.lg. n. 196/2003). ARTICOLO 6 Denominazione sintetica dei trattamenti Nell'allegato "A" al regolamento è predisposto elenco sommario e sintetico della denominazione dei trattamenti in relazione ai servizi ed alle attività del Comune - anche di possibile ed eventuale futuro interesse - collegate al trattamento di dati aventi rilevanza ai fini dell'applicazione del Codice. L'allegato "A" deve essere verificato periodicamente e, se del caso, aggiornato con deliberazione di giunta comunale. 4

5 ARTICOLO 7 Riferimenti normativi Al fine di una maggiore semplificazione e leggibilità del presente regolamento, le disposizioni di legge ovunque siano esse citate nel presente regolamento, ivi compresi i documenti "Dati e trattamenti" e "Documento programmatico sulla sicurezza", si intendono come recanti le successive modifiche e integrazioni. ARTICOLO 8 Disposizione finale Dalla data della sua entrata in vigore il presente regolamento sostituisce integralmente il Regolamento adottato dall Ente con deliberazione consiliare n. 89 del

6 ALLEGATO "A" DENOMINAZIONE SINTETICA DEI TRATTAMENTI 1. PERSONALE DELL'ENTE E PROCEDURE CONCORSUALI DI ASSUNZIONE Gestione del rapporto di lavoro del personale impiegato a vario titolo presso il Comune, ivi comprese le gestioni economiche e/o giuridiche collegate a convinzioni religiose e/o ad iscrizioni ad organizzazioni sindacali; 1.2. Attività relativa al riconoscimento di benefici connessi all'invalidità civile per il personale e all'invalidità derivante da cause di servizio, nonché da riconoscimento di inabilità a svolgere attività lavorativa, ovvero di mutamento di mansioni e/o posizione lavorativa a seguito di sanzioni disciplinari e/o di condizioni psichiche e/o fisiche e/o sanitarie dovute a malattia e/o a dipendenze particolari; 1.3. Gestione delle procedure concorsuali di assunzione a vario titolo con particolare riferimento a condizioni personali e/o familiari di qualsivoglia natura che possono dar luogo a maturazione di diritti ovvero alla non ammissione ai concorsi; 1.4. Gestione delle procedure connesse ad anticipazioni di stipendio e/o di T.F.R. e/o di prestiti personali a qualsivoglia titolo e/o di qualsivoglia natura. 2. SERVIZI DEMOGRAFICI Anagrafe: gestione dell'anagrafe della popolazione residente e dell'anagrafe della popolazione residente all'estero (AIRE); 2.2. Stato civile: attività di gestione dei registri di stato civile; 2.3. Elettorale: attività relativa all'elettorato attivo e passivo attività relativa alla tenuta degli albi degli scrutatori e dei presidenti di seggio attività relativa alla tenuta dell'elenco dei giudici popolari 2.4. Leva: attività relativa alla tenuta del registro degli obiettori di coscienza attività relativa alla tenuta delle liste di leva e dei registri matricolari 3. SERVIZI SOCIALI Attività relativa all'assistenza domiciliare. 6

7 3.2. Attività relativa all'assistenza scolastica ai portatori di handicap o con disagio psicosociale Attività relativa alle richieste di ricovero o inserimento in Istituti, Case di cura, Case di riposo, ecc Attività ricreative per la promozione del benessere della persona e della comunità, per il sostegno dei progetti di vita delle persone e delle famiglie e per la rimozione del disagio sociale Attività relativa alla valutazione dei requisiti necessari per la concessione di contributi, ricoveri in istituti convenzionati o soggiorno estivo (per soggetti audiolesi, non vedenti, pluriminorati o gravi disabili o con disagi psico-sociali) Attività relativa all'integrazione sociale ed all'istruzione del portatore di handicap e di altri soggetti che versano in condizioni di disagio sociale (centri diurni, centri socioeducativi, ludoteche, ecc.) Attività di sostegno delle persone bisognose o non autosufficienti in materia di servizio pubblico di trasporto Attività relativa alla prevenzione ed al sostegno alle persone tossicodipendenti ed alle loro famiglie tramite centri di ascolto (per sostegno) e centri documentali (per prevenzione) Attività relativa ai servizi di sostegno e sostituzione al nucleo familiare e alle pratiche di affido e di adozione dei minori Attività relativa ai trattamenti sanitari obbligatori (T.S.O.) ed all'assistenza sanitaria obbligatoria (A.S.O.) Attività relative alla concessione di benefici economici, ivi comprese le assegnazioni di alloggi di edilizia residenziale pubblica e le esenzioni di carattere tributario. 4. ISTRUZIONE E CULTURA Attività relativa alla gestione degli asili nido comunali e dei servizi per l'infanzia e delle scuole dell'infanzia, primarie e medie inferiori; 4.2. Attività di formazione ed in favore del diritto allo studio; 4.3. Gestione delle biblioteche, delle sale convegni e dei centri di documentazione; 5. POLIZIA MUNICIPALE Attività relativa all'infortunistica stradale Gestione delle procedure sanzionatorie Attività di polizia rurale, annonaria, commerciale, amministrativa e mortuaria Attività di vigilanza edilizia, ambientale e sanitaria Attività relativa al rilascio di permessi per invalidi Attività di polizia giudiziaria e di pubblica sicurezza Rilascio di autorizzazioni di pubblica sicurezza. 7

8 6. ATTIVITÀ COMMERCIALI, AGRICOLE, INDUSTRIALI E DI PUBBLICO ESERCIZIO Rilascio delle licenze per il commercio, l'artigianato, l'agricoltura, l'industria ed il pubblico esercizio Gestione delle attività relative alle dichiarazioni di inizio delle attività (D.I.A.). 7. LAVORI PUBBLICI, ESPROPRI, CONCESSIONI ED AUTORIZZAZIONI EDILIZIE Gestione delle attività relative alla progettazione, all'appalto, all'esecuzione ed al collaudo di lavori ed opere di pubblico interesse Gestione delle attività relative agli espropri di pubblico interesse Gestione delle attività relative alle concessioni ed alle autorizzazioni per l'edilizia pubblica e l'edilizia privata ivi comprese le dichiarazioni di inizio attività (D.I.A.). 8. IMPOSTE, TASSE E TRIBUTI IN GENERE Gestione delle attività relative all'accertamento, alla liquidazione ed alla riscossione di imposte, tasse e tributi in genere ivi compresi i procedimenti amministrativi di ricorso, sanzionatori, le ammende ed i ravvedimenti operosi. 9. AVVOCATURA Attività relative alla consulenza giuridica, nonché al patrocinio ed alla difesa in giudizio dell'amministrazione nonché alla consulenza e copertura assicurativa in caso di responsabilità civile verso terzi dell'amministrazione 10. POLITICHE DEL LAVORO Gestione delle attività relative all'incontro domanda/offerta di lavoro, comprese quelle relative alla formazione professionale. 11. SERVIZI GENERALI, APPALTI E CONTRATTI Gestione dei dati relativi agli organi istituzionali dell'ente, dei difensori civici, nonché dei rappresentanti dell'ente presso enti, aziende e istituzioni Attività politica, di indirizzo e di controllo, sindacato ispettivo e documentazione dell'attività istituzionale degli organi comunali Attività del difensore civico comunale Attività riguardante gli istituti di democrazia diretta Gestione dei procedimenti di appalto di beni e/o di servizi e relativi procedimenti di formazione dei contratti di fornitura, ivi compresi i ricorsi e/o le penalità e/o le malversazioni in fase di preselezione e/o gara e/o esecuzione delle forniture Gestione del protocollo in entrata e in uscita Gestione delle deliberazioni di giunta Gestione delle determinazioni dirigenziali. 8

9 11.9. Gestione dei decreti e delle ordinanze Gestione dell'archivio comunale. 9