Contratto sul trattamento dei dati secondo l articolo 28 del RGPD

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1 Contratto sul trattamento dei dati secondo l articolo 28 del RGPD Titolare del trattamento secondo l art. 4 nr. 7) RGPD successivamente mandante Responsabile del trattamento secondo l art.4 nr. 8) RGPD successivamente mandatario Da compilare ad opera del mandatario sms.at mobile internet services gmbh Klosterwiesgasse 101b/Ge Graz Österreich I. Oggetto del contratto a. Il mandatario gestisce i servizi di websms, compreso il Mobile Messaging Gateway che serve al mandante per inviare messaggi elettronici (ad esempio SMS, notifiche push, voice SMS ecc.). Il mandante può, attraverso il portale websms, trattare e gestire contatti, notifiche e informazioni dell account. Per l acquisizione di contatti (e del loro consenso) il mandante ha a disposizione moduli Opt-in (moduli di registrazione dati). b. Il mandatario gestisce il trattamento di tutte le informazioni necessarie per il funzionamento, l invio di messaggi secondo le preferenze del mandante, la regolare fatturazione e lo sviluppo ulteriore dei servizi. c. Per questo motivo il mandatario raccoglie, tratta ed utilizza dati personali per conto del mandante. d. La registrazione per i servizi di websms viene eseguita tramite una registrazione online di websms, tramite gli strumenti online messi a disposizione da websms oppure direttamente dal servizio clienti di websms. e. Il mandante e il mandatario si impegnano alla riservatezza sui dati e sulle attività di trattamento degli stessi. Il concetto di riservatezza si estende anche ai segreti aziendali e commerciali sia del mandante che del mandatario. websms sms.at mobile internet services gmbh Klosterwiesgasse 101b/Ge Graz Austria T: F: office@websms.com websms.com

2 1. Modalità e scopo del trattamento dati a. I dati comprendono tutte le informazioni trasferite dal mandante al mandatario tramite le interfacce online e quelle di websms. b. Questo comprende anche tutti i dati personali ed aziendali trasferiti dal mandante al mandatario durante la registrazione, come ad esempio il nome delle persone di contatto presso il mandante, l indirizzo , il numero di telefono, l indirizzo postale e relativi dati. c. Sono esclusi i dati statistici raccolti dal mandatario, ad esempio durante le visite ai nostri servizi web, che non possono essere direttamente connessi al mandante. Per dati statistici si intendono anche le informazioni raccolte tramite cookies in merito alla provenienza dell utente, all indirizzo IP ed alle informazioni di tracking (quali le campagne e le informazioni sulla provenienza). Tali informazioni servono alla sicurezza e al miglioramento di websms e sono salvati e trattati esclusivamente da websms. d. Il mandatario salva tutti i dati generati dal mandante durante l utilizzo dei servizi di websms, come ad esempio i dati di contatto, i dati del destinatario, le statistiche d invio e i dati di fatturazione. e. Il mandatario utilizza Google Analytics per il web tracking, facendo uso dell anonimizzazione dell indirizzo IP. f. Il mandatario è il responsabile del trattamento dei dati nel senso del diritto austriaco sulla protezione dei dati. Il mandatario è il detentore legittimo di tutti i dati personali trasmessi dal mandante al mandatario. 2. Categorie di dati trattati e categorie di persone Categoria dati Scopo del trattamento Durata del trattamento Categoria persone Dati principali Indirizzo di contatto della persona che si iscrive e stipula il contratto rispettivi periodi di conservazione legale Dati di fatturazione Fatturazione corretta dei servizi ordinati rispettivi periodi di conservazione legale Dati del conto Fatturazione delle fatture in sospeso e ordine di addebito SEPA rispettivi termini di conservazione legale Dati dell ordine Informazioni di dettaglio dell ordine contrattuale Dati dell utente Gestione dei dati di accesso al sistema di Collaboratori del cliente websms sms.at mobile internet services gmbh Klosterwiesgasse 101b/Ge Graz Austria T: F: office@websms.com websms.com

3 websms contrattuale Dati sul traffico Invio di messaggi, fatturazione rispettivi periodi di conservazione legali Record del cliente (destinatario) Dati del cliente Tutti i dati per i quali il cliente è responsabile e che utilizza in websms per il suo scopo contrattuale Record del cliente II. Durata del trattamento a. Questo contratto viene stipulato a tempo indeterminato ed è legato al contratto di utilizzo di websms stipulato tra il mandante ed il mandatario. Esso inizia e termina contemporaneamente al contratto di utilizzo di websms. b. Un recesso dal contratto di utilizzo di websms si estende automaticamente al contratto sul trattamento dei dati, compresi i termini stipulati nel contratto di utilizzo. c. Entrambe le parti escludono un recesso anticipato del contratto sul trattamento dati. d. Tutte le misure per la protezione dei dati rimangono in vigore oltre la durata del contratto e sono basati sulla legislazione applicabile. III. Luogo e attuazione del trattamento dati Tutte le attività di trattamento dati del mandatario sono eseguite esclusivamente all interno dell UE o rispettivamente all interno dello SEE. Tutte le attività di trattamento dati non eseguite dal mandatario stesso sono contenute nell allegato A2. Ogni spostamento della prestazione dei servizi in un Paese terzo richiede il preventivo consenso scritto del mandante. IV. Submandati a. Il mandatario è autorizzato a incaricare tutti i responsabili del trattamento- elencati nell Allegato 2 Subappaltatori- quali sub-responsabili del trattamento del per l esecuzione del contratto. b. I cambiamenti o le modiche programmate dei rapporti di submandato devono essere comunicati al mandante immediatamente e per iscritto. Il mandante ha il diritto di vietare gli stessi. c. Il mandatario stipula con i suoi sub-responsabili del trattamento i rispettivi contratti per garantire l adempimento delle obbligazioni fra mandante e mandatario ai sensi dell art. 28 par. 4 RGPD anche nel caso di un rapporto di submandato. d. Se il submandatario non adempie alle proprie obbligazioni, il mandatario risponde nei confronti del mandante per l adempimento delle obbligazioni del sub-responsabile del trattamento.. websms sms.at mobile internet services gmbh Klosterwiesgasse 101b/Ge Graz Austria T: F: office@websms.com websms.com

4 V. Misure tecniche ed - organizzative a. Le misure tecniche ed organizzative sono definite in dettaglio nell allegato 1 di questo contratto. Sono documentate al mandatario in via anticipata e sottoposte all esame del mandante. Esse si riferiscono al sistema produttivo presente nel centro di calcolo di alta sicurezza. b. Una volta accettate dal mandante, le misure tecniche e organizzative documentate diventano la base di riferimento vincolante del contratto ai sensi dell allegato1. c. Le misure tecniche e organizzative sono soggette al progresso tecnologico e all ulteriore sviluppo. Se nel corso del tempo le misure tecniche e organizzative si rivelano non più sufficienti, il mandatario deve proporre misure alternative e attuarle previo accordo con il mandante, assicurandosi che loro il livello di sicurezza non sia inferiore rispetto a quello delle misure inizialmente concordate. d. Il mandatario verifica regolarmente le sue misure tecniche e organizzative e, in caso di bisogno, le aggiorna all ultimo stato della tecnica. e. Tutte le modifiche delle misure tecniche e organizzative devono essere concordate in forma scritta. VI. Istruzioni a. Nel corso del presente contratto il mandante ha il diritto di dare istruzioni al mandatario. Queste istruzioni devono essere comunicate in forma scritta. Le istruzioni orali devono essere confermate per iscritto immediatamente e devono essere conservate da entrambe le parti. Qualora dall istruzione derivi un notevole impegno per il mandatario, quest ultimo deve comunicarlo immediatamente al mandante. Le istruzioni sono valide solo tra gli autorizzati ad impartirle ed a riceverle preventivamente concordati. Le persone autorizzate ad impartire istruzioni dalla parte del mandante sono: [Nome, cognome, funzione, indirizzo , numero di telefono] Le persone autorizzate a ricevere istruzioni dalla parte del mandatario sono: Martin SCHUSTER, Managing Director, martin.schuster@websms.com, Martin MRVKA, Tech Head of websms, martin.mrvka@websms.com, Robert BÖHM, Teamlead Customer Management (responsabile della protezione dei dati), robert.boehm@websms.com, Stefan WARMUTH, Teamlead IT, stefan.warmuth@websms.com, Adriano Trapuzzano, Key Account Manager Italy, adriano.trapuzzano@websms.com, b. Le modifiche riguardanti le persone autorizzate ad impartire ed a ricevere le istruzioni devono essere immediatamente comunicate alla rispettiva parte contraente. websms sms.at mobile internet services gmbh Klosterwiesgasse 101b/Ge Graz Austria T: F: office@websms.com websms.com

5 c. Se il mandatario è obbligato a effettuare il trattamento di dati personali secondo la legge dell Unione o la legge nazionale, deve comunicare tale esigenza giuridica al mandante, tranne che il rispettivo diritto interdica una tale comunicazione a causa di un importante interesse pubblico. VII. Diritti e doveri del mandante a. Il mandante si impegna a rispettare tutti gli accordi che fanno parte del contratto di utilizzo di websms, delle condizioni di utilizzo relative al websms Messaging Gateway e della informativa sulla Privacy. b. Il mandante è l unico responsabile della valutazione ed ammissibilità della raccolta, del trattamento e dell utilizzo di dati personali e dati di clienti, nonché della protezione dei diritti delle persone coinvolte. c. Il mandante è l unico titolare di tutti i dati personali usati per l utilizzo di websms secondo l Art. 4 par. 7 RGPD, ed è anche obbligato alla protezione di questi dati. d. Il mandante deve informare il mandatario immediatamente se riscontra errori o irregolarità nei dati personali e se questi errori o irregolarità non possono essere corretti da lui stesso per mezzo delle applicazioni fornite dal mandatario. e. Il mandante ha il diritto di impartire istruzioni nell ambito seguente: Informazione su quali dati vengono salvati dal mandante Cancellazione dei dati personali Modifica dei dati personali Dopo la cessazione del rapporto contrattuale, la restituzione dei dati personali salvati f. Il mandante, prima dell inizio del trattamento dati e dopo un relativo preavviso e accordo di un termine è legittimato ad accertarsi da solo o tramite un terzo da lui incaricato in merito alle misure tecniche ed organizzative adottate. VIII. Doveri del mandatario a. Il mandatario si impegna a trattare i dati ed i risultati del trattamento esclusivamente nell ambito del presente contratto e degli incarichi scritti (istruzioni). Il trattamento dei dati per scopi personali del mandatario richiede un consenso scritto del mandante. Questo consenso può essere revocato dal mandante in qualsiasi momento. b. Il mandatario informa il mandante immediatamente se ritiene che un istruzione del mandante violi le norme sulla protezione di dati dell Unione Europea o degli Stati membri. c. Qualora il mandatario riceva l ordine delle autorità di consegnare i dati del mandante, deve immediatamente informare il mandante del fatto e deve rinviare l autorità al medesimo. d. Il mandatario dichiara in modo vincolante che ha concordato la riservatezza con tutte le persone incaricate del trattamento dati nella sua impresa, nonché con tutti i sub-responsabili del trattamento dei dati e con le persone ivi incaricate, oppure che sono soggette a un obbligazione di riservatezza legale. L obbligo di riservatezza delle persone incaricate del trattamento dati rimane valido anche dopo il termine della loro attività ed in caso di esclusione del mandatario dall impresa. Il mandatario assicura che questa riservatezza sia garantita anche dalla parte dei propri sub-responsabili del trattamento dati. e. Il mandatario dichiara in modo vincolante di aver preso tutte le misure necessarie per garantire la sicurezza del trattamento dei dati ai sensi dell art. 32 del RGPD (allegato 1 misure tecniche ed organizzative). websms sms.at mobile internet services gmbh Klosterwiesgasse 101b/Ge Graz Austria T: F: office@websms.com websms.com

6 f. Il mandatario adotta tutte le misure tecniche ed organizzative definite nell allegato 1 affinché il mandante possa soddisfare in qualsiasi momento i diritti delle persone interessate di cui alla sezione III del RGPD entro i termini di legge. Per questo il mandante consegna al mandatario tutte le informazioni necessarie. g. Il mandatario informa il mandante immediatamente sulle violazioni di dati (Data Breach) e supporta il mandante nel rispetto delle obbligazioni citate negli articoli da 32 sino a 36 del RGPD. h. Se il mandatario riceve per errore una richiesta ai sensi della sezione III del RGPD nella quale egli viene ritenuto il responsabile della utilizzazione dei dati, la inoltra immediatamente al mandante e deve comunicarlo anche al richiedente. i. Il mandatario tiene un registro delle attività di trattamento dati ai sensi art. 30 del RGP rilevante per il presente trattamento dei dati [NB ANCHE IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO DATI E QUINDI IL MANDANTE DEVE TENERE UN REGISTRO DELLE ATTIVITA DI TRATTAMENTO se ricorrono le condizioni ex ART. 30 RGPD, par. 1, ossia si tratti tra l altro di impresa con più di 250 dipendenti) j. Il mandatario concede al mandante o ad un terzo da quest ultimo incaricato il diritto di informarsi in ogni tempo sull adempimento conforme al contratto tramite visura o controllo previo relativo preavviso e fissando un appuntamento k. Il mandatario si impegna a consegnare o a cancellare tutti i risultati del trattamento dati e i documenti contenenti dati relativi all incarico su richiesta del mandante dopo il termine del presente contratto. Sono esclusi i dati che devono essere conservati per l adempimento di prescrizioni legali. IX. Cancellazione e riconsegna dei dati personali a. Non è permessa la creazione di copie e duplicati dei dati senza la conoscenza e il consenso del mandante, ad eccezione delle copie di backup effettuate al mero scopo di garantire un corretto trattamento dei dati. b. Sono altresì esclusi i dati necessari al mantenimento degli obblighi di conservazione legale. Questo vale anche per le documentazioni che servono alla prova del trattamento dei dati corretto e conforme agli ordini. c. Dopo il completamento dei servizi concordati, oppure prima su richiesta del mandante, il mandatario deve consegnare al mandante tutti i file di dati, i documenti ed i risultati del trattamento e dell utilizzo prodotti in suo possesso e che sono connessi al rapporto di mandato. d. Su espressa richiesta del mandante può essere pretesa una distruzione dei dati in luogo della loro consegna. Su richiesta del mandante deve essergli mostrato il verbale della cancellazione. websms sms.at mobile internet services gmbh Klosterwiesgasse 101b/Ge Graz Austria T: F: office@websms.com websms.com

7 X. Responsabilità a. Per il risarcimento dei danni subiti da un interessato in conseguenza di un trattamento dati o di un loro utilizzo inammissibile o erroneo secondo le leggi sulla protezione dei dati personali nel corso dell elaborazione dell incarico, è responsabile nel rapporto interno col mandatario esclusivamente il mandante responsabile nei confronti dell interessato. b. Ciascuna delle parti è esonerata dalla responsabilità se dimostra di non essere responsabile in alcun modo della circostanza che ha cagionato il danno ad un interessato. XI. Disposizioni finali a. Qualora alcune disposizioni di questo contratto si dimostrassero inefficaci o ineseguibili o dovessero diventarlo dopo la stipulazione del contratto, l efficacia delle altre disposizioni resterà inalterata. Entrambe le parti contrattuali si impegnano a sostituire le disposizioni inefficaci con disposizioni efficaci quanto più possibile simili alle disposizioni originali. b. Le modifiche ed integrazioni al presente contratto devono essere stipulate in forma scritta. c. Nel caso di discordanza del presente contratto con il contratto di utilizzo di websms, prevarrà il presente contratto.. d. Il presente contratto è soggetto al diritto austriaco, ad esclusione delle norme di rinvio in materia di conflitto di leggi del diritto privato internazionale austriaco. e. Si pattuisce la giurisdizione esclusiva dei tribunali di Graz competenti per territorio e materia per ogni controversia derivante da o connessa al presente contratto, inclusi il perfezionamento, la violazione, la risoluzione, la validità o la nullità del presente contratto. Per il mandante Per il mandatario Nome e funzione Nome e funzione Luogo, e data Graz, il 9. Maggio 2018 Nota: Il nostro consulente sarà lieto di comunicarvi la versione completa del contratto, compreso l'allegato 1 con le misure tecniche e organizzative e l'elenco dei subappaltatori. websms sms.at mobile internet services gmbh Klosterwiesgasse 101b/Ge Graz Austria T: F: office@websms.com websms.com