OGGETTO: aggiornamento della procedura Atti Amministrativi dalla versione o superiore alla versione

Transcript

1 Atti Amministrativi OGGETTO: aggiornamento della procedura Atti Amministrativi dalla versione o superiore alla versione Vi invitiamo a consultare le informazioni presenti nei banner delle procedure, nei quali potete trovare: le lettere di aggiornamento e i manuali d'uso delle procedure; le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.); il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Assistenza); i video_corsi e i report; la normativa ed altre interessanti novità. A disposizione per varie ed eventuali, cordialmente. Matelica, lì 28/02/2018 Halley Informatica Area Segreteria Pagina 1 di 24

2 SOMMARIO OPERAZIONI PRELIMINARI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO... 3 MIGLIORIE... 4 ERRORI RISOLTI... 5 ALLEGATO 1: DATI SEDUTA... 6 ALLEGATO 2: DOCUMENTI DA FIRMARE E FASE DI LAVORAZIONE... 8 APPENDICE: ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO COME ESEGUIRE GLI AGGIORNAMENTI MANUALMENTE DAL CLIENT COME SCARICARE GLI AGGIORNAMENTI DA INTERNET Pagina 2 di 24

3 Operazioni preliminari per eseguire l aggiornamento Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte); accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente l esecuzione dell aggiornamento; verificare che le versioni delle procedure interessate siano alle versioni richieste come indicato di seguito: Dal server: - entrare nella procedura AMBIENTE HALLEY; - selezionare la funzione Gestione del Sistema, quindi la funzione Gestione Procedure (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce) Dal client: - all interno della procedura, cliccare col tasto destro del mouse; - cliccare su Utilità/Versioni procedure. Verificare che le seguenti procedure siano aggiornate alle versioni indicate: Procedura Presenza obbligatoria (si/no) Versione minima per poter eseguire l aggiornamento Dotazione Organica Si Ambiente Halley Si in caso contrario sarà necessario aggiornare le suddette procedure alla versione minima richiesta; per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio: Norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc..). Gli aggiornamenti devono essere eseguiti per ogni ente installato (solo la procedura Ambiente Halley va aggiornata sull ente principale). Per le istruzioni dettagliate su come si esegue l aggiornamento si rimanda alla specifica appendice. Sia se gli aggiornamenti vengono eseguiti dal server, sia se gli aggiornamenti vengono effettuati in automatico dal client, attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura Atti Amministrati verrà aggiornata alla versione Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è necessario: trascrivere in modo preciso eventuali messaggi visualizzati; contattare l assistenza Halley e comunicare il problema. Pagina 3 di 24

4 Di seguito riportiamo l elenco delle modifiche apportate, suddivise per tipologia. Il numero riportato dopo ogni descrizione è il numero di registrazione nel Giornale della Procedura. Migliorie Surroga direttamente in esame proposte (AT 543) In fase di esame proposte è possibile procedere con la surroga dei componenti, permettendo anche di aggiornare automaticamente la relativa composizione negli organi deliberanti. Per i dettagli consultare allegato 1. Conversione allegati in PDF (AT 1416) Dalla lista degli allegati viene data la possibilità di convertire gli allegati stessi nel formato PDF. Test (AT 1483) Per la spedizione delle mail è stato inserito nelle impostazioni un test per verificarne la correttezza. Messaggio per certificato di pubblicazione come elemento modificabile (AT 2226) In fase di firma dei certificati di pubblicazione, se nell'impostazione della fase non è stato indicato il certificato di pubblicazione tra gli elementi modificabili, compare un messaggio per motivare il mancato inserimento tra i documenti da firmare. Messaggi per spedizione mail fallita (AT ) In caso di mancato invio delle mail vengono forniti messaggi dettagliati per spiegare il motivo del fallimento della spedizione. Modifica documento in fase di firma (AT 2432) In fase di firma dei documenti, oltre all apposizione della firma è possibile modificare anche il documento, avendo separato gli elementi modificabili dai documenti da firmare. Per i dettagli consultare allegato 2. Messaggio per mancato accesso alle UO (AT 2439) Dettagliato il messaggio per motivare l impossibilità di accedere ad una U.O. Evidenziata Scrivania atti (AT 2440) La funzione Scrivania atti è stata spostata nella prima posizione del menù. Controllo formato allegati (AT 2451) Inserito controllo sul formato degli allegati da inviare in conservazione. Dati per incarichi politici (AT 2458) I dati presenti nella sezione dell'amministrazione trasparente riguardanti i titolari di incarichi politici, di amministrazione, di direzione o di governo si possono inserire direttamente dagli Organi deliberanti cliccando sul bottone allegati. Per coloro che hanno inserito i dati nella sezione del sito Titolari di incarichi politici, di amministrazione, di direzione o di governo sarà possibile importare i dati seguendo le operazioni di seguito indicate: accedere alla sezione Intranet del sito; andare nella sezione Amministrazione trasparente/organizzazione/titolari di incarichi politici, di amministrazione, di direzione o di governo cliccare sul bottone Esporta dati Egov ; copiare il file EXPORT_EGAT.ZIP nella directory c:\h\tmp; aprire la procedura Atti Amministrativi e selezionare la funzione Consiglio/Organi deliberanti ; andare nel dettaglio dell ultima composizione inserita; cliccare sul bottone Carica dati da e-gov. Pagina 4 di 24

5 Errori risolti Situazione contabile (AT 2449) Entrando nella situazione contabile non si presenta più il messaggio di errore Impossibile visualizzare la pagina web" o "L'esplorazione della pagina web è stata annullata. Chiusura fasi senza accesso (AT 2453) Elaborando un atto con l iter personalizzato non si riesce a chiudere le fasi senza avere l accesso in modifica della fase stessa. Protocollazione e invio ODG (AT 2457) La protocollazione e l invio automatico della mail per l ordine del giorno viene eseguito correttamente anche togliendo l allegato ODG.rtf. Visualizzazione UO in pubblicazione (AT 2479) Dalla Scrivania atti, inserendo la pubblicazione nella lista degli atti da pubblicare, viene visualizzata correttamente la descrizione dell'unità organizzativa. Pagina 5 di 24

6 Allegato 1: Dati seduta Nella Funzione Verbali sedute cliccando sul bottone presenze/votazioni verrà mostrata la seguente schermata: Con i link e rispettivamente, si potranno attribuire presenze e votazioni mentre cliccando sul link sarà possibile modificare o eliminare il componente selezionato. Oltre al nominativo e alla qualifica si potrà modificare anche il progressivo che permetterà di variare l ordine dei componenti. Con il bottone Aggiunta sarà possibile inserire un nuovo componente e tramite l attribuzione del progressivo stabilirne anche la posizione. Uscendo dalla funzione di attribuzione delle presenze e votazioni, se la composizione è stata modificata verrà visualizzato il seguente messaggio: Pagina 6 di 24

7 Rispondendo Si al messaggio, la composizione negli organi deliberanti verrà aggiornata con la composizione modificata nella delibera. La nuova composizione aggiunta in automatico avrà come data insediamento la data della delibera e i componenti modificati verranno riconosciuti come provenienti da una surroga. Tutte queste nuove funzionalità permetteranno di snellire e velocizzare il processo per la surroga dei componenti, consentendo di fare tutte le operazioni nella stessa funzione. La stessa operazione sarà fruibile anche entrando nel dettaglio di una singola delibera, precedentemente memorizzata cliccando sul link. Pagina 7 di 24

8 Allegato 2: Documenti da firmare e fase di lavorazione Documenti da firmare Nelle impostazioni delle fasi, per definirne la lavorazione è stata aggiunta la sezione Documenti da firmare. Avendo la possibilità di separare gli Elementi modificabili dai Documenti da firmare sarà possibile impostare la fase dando la possibilità di firmare il documento senza poterlo modificare oppure di impostare la fase dando la possibilità sia di firmare che di modificare il documento. Pagina 8 di 24

9 Tra i Documenti da firmare sono stati aggiunti anche gli allegati. Gli eventuali allegati da firmare, presenti in una fase di tipo firma documento, verranno proposti nella cartella dei files da firmare e se di formato doc, docx, rtf o txt verranno anche convertiti in automatico nel formato PDF. Fase di lavorazione Nell impostazione della fase è necessario definire il tipo di fase di lavorazione tra quelli di seguito elencati: Redazione atto Trasformazione provvisorio in definitivo Firma documento Apposizione visto Apposizione parere Numerazione registro generale Ordine del giorno Verbale Pubblicazione Istruttoria Ordine del giorno commissione Verbale commissione Esecutività Certificato pubblicazione Certificato avvenuta pubblicazione Firma visto Trasformazione in definitivo e firma originali Firma parere Pagina 9 di 24

10 La fase di lavorazione può attivare degli automatismi fruibili nella funzione Scrivania atti. Di seguito vengono dettagliati quali automatismi vengono attivati in base alla scelta della fase di lavorazione. Redazione atto La tipologia Redazione atto non attiva automatismi. Di norma è utilizzata per la prima fase di lavorazione e per fasi generiche di controllo dati. Trasformazione provvisorio in definitivo La tipologia Trasformazione provvisorio in definitivo attiva il link Trasforma in definitivo che permette di trasformare direttamente il preliminare in atto definitivo. Firma documento La tipologia Firma Documento attiva la firma massiva dei documenti e la chiusura della fase massiva. Per questa tipologia, nella sezione Documenti da firmare della fase è necessario specificare anche quale documento occorre firmare. Dall elenco degli atti che si trovano in questa fase è possibile selezionare quali atti firmare. Cliccando sul bottone Firma massiva viene visualizzato il seguente messaggio: Pagina 10 di 24

11 I documenti con formato rtf, doc, docx, txt vengono automaticamente convertiti nel formato pdf. Se nella fase è impostata la chiusura automatica, una volta apposta la firma e cliccato sul bottone OK del messaggio, gli atti passano direttamente alla fase successiva e vengono tolti dalla lista degli atti da firmare; in caso contrario si può procedere con la chiusura massiva della fase cliccando sull apposito bottone. Apposizione visto La tipologia Apposizione visto attiva la possibilità di vistare gli atti presenti in lista. Cliccando su bottone Apposizione visto si accede direttamente alla funzione per l apposizione del visto contabile. Pagina 11 di 24

12 Apposizione parere La tipologia Apposizione parere attiva il link per poter apporre direttamente il parere senza dover necessariamente entrare nel dettaglio dell atto. Numerazione registro generale La tipologia Numerazione registro generale attiva i bottoni Assegnazione registro generale e Chiusura fase. Cliccando sul bottone Assegnazione registro generale si accederà direttamente alla funzione per assegnare la numerazione generale agli atti presenti nella lista. Pagina 12 di 24

13 Cliccando sul bottone Chiusura fase verrà chiusa massivamente la fase in lavorazione per gli atti presenti nella lista. Ordine del giorno La tipologia Ordine del giorno attiva il bottone Inserimento ODG. Cliccando sul bottone Inserimento ODG si accederà direttamente alla funzione per la gestione dell ordine del giorno per gli atti presenti nella lista. Verbale La tipologia Verbale attiva il bottone Gestione verbale con la possibilità di accedere direttamente alla funzione per la gestione del Verbale sedute. Pagina 13 di 24

14 Pubblicazione La tipologia Pubblicazione attiva la possibilità di pubblicare gli atti presenti in lista. Cliccando sul bottone Inserimento pubblicazione si accederà direttamente alla funzione per la pubblicazione degli atti presenti nella lista. Ordine del giorno commissione La tipologia Ordine del giorno attiva il bottone Inserimento ODG. Pagina 14 di 24

15 Cliccando sul bottone Inserimento ODG, si accederà direttamente alla funzione per la gestione dell ordine del giorno commissioni e consulte per gli atti presenti nella lista. Verbale commissione La tipologia Verbale commissione attiva il bottone Gestione verbale, la possibilità di accedere direttamente alla funzione per la gestione del Verbale sedute per le commissioni. Esecutività La particolarità della tipologia Esecutività sta nel fatto che gli atti che si trovano in questa fase di lavorazione saranno visibili nella scrivania solo quando diverranno effettivamente esecutivi (quindi solo se la data odierna è maggiore o uguale alla data di esecutività dell atto). Per gli atti presenti nella scrivania nella fase di Esecutività viene attivata la firma massiva dei certificati di esecutività e la chiusura massiva della fase. Dall elenco degli atti che si trovano in questa fase è possibile selezionare quali atti firmare. Cliccando sul bottone Firma massiva viene visualizzato il seguente messaggio: Pagina 15 di 24

16 I certificati di esecutività verranno generati e convertiti nel formato pdf. Se nella fase è impostata la chiusura automatica della fase, apposta la firma e cliccato sul bottone OK del messaggio, gli atti passano direttamente alla fase successiva e vengono tolti dalla lista degli atti da firmare; in alternativa si può procedere con la chiusura massiva della fase cliccando sul bottone chiusura fase. Certificato pubblicazione Per gli atti presenti nella scrivania nella fase di Certificato di pubblicazione viene attivata la firma massiva dei certificati di pubblicazione e la chiusura massiva della fase. Dall elenco degli atti che si trovano in questa fase è possibile selezionare quali atti firmare. Cliccando sul bottone Firma massiva viene visualizzato il seguente messaggio: Pagina 16 di 24

17 I certificati di pubblicazione verranno generati e convertiti nel formato pdf. Se nella fase è impostata la chiusura automatica della fase, una volta apposta la firma e cliccato sul bottone OK del messaggio gli atti passano direttamente alla fase successiva e vengono tolti dalla lista degli atti da firmare, in alternativa si può procedere con la chiusura massiva della fase cliccando sull apposito bottone. Certificato avvenuta pubblicazione La particolarità della tipologia Certificato avvenuta pubblicazione sta nel fatto che gli atti che si trovano in questa fase di lavorazione saranno visibili nella scrivania solo al termine della pubblicazione (quindi solo se la data odierna è maggiore o uguale alla data di fine pubblicazione dell atto). Per gli atti presenti nella scrivania nella fase di Certificato avvenuta pubblicazione viene attivata la firma massiva dei certificati di avvenuta pubblicazione e la chiusura massiva della fase. Dall elenco degli atti che si trovano in questa fase è possibile selezionare quali atti firmare. Cliccando sul bottone Firma massiva viene visualizzato il seguente messaggio: Pagina 17 di 24

18 I certificati di avvenuta pubblicazione verranno generati e convertiti nel formato pdf. Se nella fase è impostata la chiusura automatica della fase, una volta apposta la firma e cliccato sul bottone OK del messaggio, gli atti passano direttamente alla fase successiva e vengono tolti dalla lista degli atti da firmare altrimenti si può procedere con la chiusura massiva della fase cliccando sull apposito bottone. Firma visto La tipologia Firma visto attiva la firma massiva del visto, la chiusura della fase massiva e il link per l apposizione del visto. Eseguendo la firma massiva, per i documenti selezionati dalla lista, in automatico, verrà assegnato al visto lo stato Favorevole e verrà attribuita la data del visto uguale alla data odierna. Di conseguenza non è necessario apporre il visto singolarmente per ogni atto. Nel caso in cui per uno o più atti si avesse la necessità di attribuire dati diversi da quelli assegnati in automatico è sufficiente apporre il visto manualmente cliccando nell apposito link. Pagina 18 di 24

19 Per gli atti nei quali sono stati inseriti i dati del visto, quando si va ad apporre la firma tramite il bottone Firma Massiva, i dati del visto non vengono modificati automaticamente. Dall elenco degli atti che si trovano in questa fase è possibile selezionare quali atti firmare. Cliccando sul bottone Firma massiva viene visualizzato il seguente messaggio: Rispondendo si al messaggio, sarà possibile trasformare automaticamente le operazioni finanziarie collegate agli atti selezionati da provvisorie a definitive. Dopo aver terminato la trasformazione delle operazioni finanziarie viene visualizzato il seguente messaggio: Pagina 19 di 24

20 I certificati del visto contabile verranno generati e convertiti nel formato pdf. Se nella fase è impostata la chiusura automatica della fase stessa, una volta apposta la firma e cliccato sul bottone OK del messaggio, gli atti passano direttamente alla fase successiva e vengono tolti dalla lista degli atti da firmare altrimenti si può procedere con la chiusura massiva della fase cliccando sull apposito bottone. Trasformazione in definitivo e firma originali La tipologia Trasformazione in definitivo e firma originali attiva i bottoni Trasforma e firma e Chiusura fase. Cliccando sul bottone Trasforma e firma i preliminari selezionati verranno automaticamente trasformati in atti definitivi e contestualmente verranno generati i documenti originali nel formato PDF che verranno predisposti per la firma massiva. Pagina 20 di 24

21 Se nella fase è impostata la chiusura automatica della fase stessa, una volta apposta la firma e cliccato sul bottone OK del messaggio, gli atti passano direttamente alla fase successiva e vengono tolti dalla lista degli atti da firmare altrimenti si può procedere con la chiusura massiva della fase cliccando sull apposito bottone. Firma parere La tipologia Firma parere attiva la firma massiva del parere, la chiusura della fase massiva e il link per l apposizione del parere. Eseguendo la firma massiva, per i documenti selezionati dalla lista, in automatico verrà assegnato al parere lo stato Favorevole e verrà attribuita la data del parere uguale alla data odierna. Di conseguenza, non è necessario apporre il parere singolarmente per ogni atto. Nel caso in cui per uno o più atti si avesse la necessità di attribuire dati diversi da quelli assegnati in automatico è sufficiente apporre il parere manualmente cliccando nell apposito link. Pagina 21 di 24

22 Per gli atti nei quali sono stati inseriti i dati del parere, quando si va ad apporre la firma tramite il bottone Firma Massiva, i dati del parere non vengono modificati automaticamente. Dall elenco degli atti che si trovano in questa fase è possibile selezionare quali atti firmare. Cliccando sul bottone Firma massiva viene visualizzato il seguente messaggio: I certificati dei pareri verranno generati e convertiti nel formato pdf. Se nella fase è impostata la chiusura automatica della fase stessa, una volta apposta la firma e cliccato sul bottone OK del messaggio, gli atti passano direttamente alla fase successiva e vengono tolti dalla lista degli atti da firmare altrimenti si può procedere con la chiusura massiva della fase cliccando sull apposito bottone. Pagina 22 di 24

23 Appendice: istruzioni per eseguire l aggiornamento Come eseguire gli aggiornamenti automatici dal client Per poter eseguire l aggiornamento automatico da client è necessario che l utente sia abilitato dal responsabile del sistema. L ambiente è naturalmente configurato per ricevere tutti, ed in alcuni casi eseguire, gli aggiornamenti che di volta in volta la Halley pubblica sul sito. È possibile aggiornare il server direttamente da un qualsiasi client il cui operatore sia abilitato ad eseguire gli aggiornamenti. Sul menu di una qualsiasi procedura: cliccare sui banner in alto a sinistra sulla voce Aggiornamenti procedura: se esistono degli aggiornamenti da eseguire, sarà indicato il loro numero tra le parentesi (Esempio: Aggiornamenti procedura (5)); una volta entrati nel dettaglio, sono elencati gli aggiornamenti da eseguire suddivisi tra: - gli aggiornamenti della procedura (Procedura); - gli aggiornamenti di altre procedure Halley (Altre procedure) - gli aggiornamenti del software non Halley, ma che Halley distribuisce (Terze parti). Le istruzioni sugli aggiornamenti automatici da client sono in linea (cliccare in alto a destra sulla voce ). Pagina 23 di 24

24 Come eseguire gli aggiornamenti manualmente dal client Se si ha la necessità di effettuare degli aggiornamenti di versioni test o scaglionati, è possibile aggiornare il server direttamente da un qualsiasi client il cui operatore sia abilitato ad accedere alla procedura Ambiente, in particolare alla funzione Procedure / Installazione-Aggiornamento. Nella maschera che si apre, selezionare il pacchetto.zip precedentemente scaricato dal sito sul proprio pc, quindi cliccare su Ok: Come scaricare gli aggiornamenti da Internet Laddove l automatismo dello scarico degli aggiornamenti venga disattivato, è possibile operare manualmente decidendo quale aggiornamento scaricare e quando eseguirlo. L'accesso al sito degli aggiornamenti è consentito: - dai banner delle procedure, cliccando sulla voce Aggiornamenti procedura, e di seguito sul link Sito aggiornamenti; - accedendo al sito e cliccando su Scarica Aggiornamenti: Pagina 24 di 24