Allegato A) al decreto del direttore n. 106 del 7 ottobre 2015 ARTEA

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1 Allegato A) al decreto del direttore n. 106 del 7 ottobre 2015 ARTEA Disciplina di cui all art. 10 legge regionale 23 luglio 2009, n. 40 (Norme sul procedimento amministrativo, per la semplificazione e la trasparenza dell attività amministrativa) - Provvedimenti organizzativi in ordine all accesso ed alla conoscenza dei documenti amministrativi di ARTEA INDICE 1. Uffici presso cui può essere esercitato il diritto di accesso e orari di apertura al pubblico Modalità di presentazione e accoglimento dell istanza di accesso Accesso informale per via ordinaria (consegna a mano, invio per posta, inoltro per fax) Accesso formale per via ordinaria (consegna a mano, invio per posta, inoltro per fax) Accesso per via telematica Accoglimento Non accoglimento Differimento Notifica ai controinteressati Segnalazioni e reclami Particolari tipologie di accesso Accesso atti relativi a procedure di affidamento e di esecuzione di contratti pubblici Ricerche complesse Richiesta documentazione da parte del Consulente Tecnico di Ufficio Rilascio documenti a seguito di istanza di accesso Rilascio di copia di documenti Spedizione di copia dei documenti Trasmissione di copia dei documenti per via telematica Rilascio di copie autentiche Ammontare dei diritti e delle spese Modulistica per le istanze di accesso formale ISTANZA DI ACCESSO AGLI ATTI

2 1. Uffici presso cui può essere esercitato il diritto di accesso e orari di apertura al pubblico Il diritto di accesso può essere esercitato presso l ufficio relazioni con il pubblico (URP) di ARTEA situato in Firenze, Via R. Bardazzi 19/ Firenze telefono 055/ , urp@artea.toscana.it, dal lunedì al venerdì dalle 9:30 alle 13:00. Il diritto di accesso può essere altresì esercitato tramite inoltro/consegna di istanza ad ARTEA Via R. Bardazzi 19/ Firenze. Le modalità da seguire per esercitare il diritto d accesso sono quelle descritte nei paragrafi successivi e la modulistica da utilizzare è quella appositamente predisposta. In tutti i casi la Segreteria di Direzione, provvede all assegnazione dell istanza alla/alle unità organizzativa/e competente/i. 2. Modalità di presentazione e accoglimento dell istanza di accesso 2.1. Accesso informale per via ordinaria (consegna a mano, invio per posta, inoltro per fax) Qualora in base alla natura del documento richiesto non risulti l esistenza di controinteressati ed il documento sia di immediata reperibilità e disponibilità, il diritto di accesso può essere esercitato in via informale, mediante richiesta all URP attraverso il servizio postale, via fax, posta elettronica (urp@artea.toscana.it) o di persona. In tutti i casi l interessato dovrà allegare/esibire copia del documento di identità e indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta oppure gli elementi che ne consentono in modo chiaro l'individuazione e, eventualmente, l indirizzo a cui inviare la risposta. La richiesta viene esaminata e, quando gli elementi indicati siano sufficienti a consentire l immediato accoglimento della stessa, l accesso è disposto senza ulteriori formalità e, di norma, si attua con la consegna immediata del documento, con l esibizione del documento e/o con l estrazione di copie ovvero altra idonea modalità. Nel caso in cui non sia possibile l accoglimento immediato della richiesta in via informale per la impossibilità di escludere la presenza di controinteressati, per particolare complessità nella ricerca del documento ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell interesse in base alle informazioni e alle documentazioni fornite, il richiedente è invitato a presentare richiesta formale (punto 2.2 Accesso formale). 2

3 2.2. Accesso formale per via ordinaria (consegna a mano, invio per posta, inoltro per fax) L interessato può in ogni caso decidere di ricorrere all accesso formale, ma vi sono determinati casi in cui esso è obbligatorio: a) non sia possibile l'accoglimento immediato; b) si ravvisi, in base alla natura del documento richiesto, la possibile esistenza di controinteressati ovvero il dubbio sulla presenza degli stessi, per la cui individuazione è necessario tener conto anche del contenuto degli atti eventualmente connessi al documento principale di cui si chiede l'accesso ai sensi degli artt. 3 e 7, comma 2, del D.P.R. n. 184 del 2006; c) sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi; d) sorgano dubbi sulla sussistenza dell'interesse, sulla base delle informazioni e delle documentazioni fornite; e) sorgano dubbi sull'accessibilità del documento oggetto della richiesta di accesso. La richiesta formale deve essere redatta per iscritto, utilizzando l apposito modulo di cui al Paragrafo 5. Modulistica per le istanze di accesso formale, reperibile nel sito istituzionale di ARTEA, nella sezione URP, sotto-sezione Accesso agli atti ( deve essere sottoscritta dall interessato, contenere gli elementi idonei a dimostrarne l identità, e, ove occorra, comprovare l interesse connesso all oggetto della richiesta, e, se necessario, i propri poteri di rappresentanza rispetto al soggetto interessato, gli estremi del documento oggetto dell accesso, ovvero gli elementi che ne consentano l individuazione in modo chiaro. L istanza sottoscritta e accompagnata da copia fotostatica non autenticata di un documento di identità può essere: consegnata a mano all ARTEA - Via R. Bardazzi n. 19/ Firenze (dal lunedì al venerdì dalle 9.30 alle 13.00) presso l ufficio protocollo; inviata tramite posta ordinaria all indirizzo ARTEA Via R. Bardazzi n. 19/ Firenze; inoltrata a mezzo fax al numero La ricezione della richiesta formale è comprovata da protocollazione o ricevuta di consegna a mano. L istanza deve inoltre indicare le modalità con cui si intende esercitare il diritto di accesso, specificando se si tratta di visione e/o estrazione di copia (anche di copia conforme), e le eventuali modalità di invio del documento. 3

4 Ove la richiesta sia incompleta o non consenta l individuazione del documento, ne viene data immediata comunicazione al soggetto con mezzo idoneo a comprovarne la ricezione da parte dell ufficio responsabile del documento per il quale viene richiesto l accesso. In tal caso il termine per rispondere all istanza di accesso (ovvero di 15 giorni) decorre dalla presentazione della richiesta completa. Qualora ARTEA non sia competente in ordine al procedimento di accesso, la richiesta erroneamente presentata è trasmessa all Amministrazione competente, se nota. Di tale comunicazione è data informazione all interessato entro 10 giorni dalla presentazione della richiesta Accesso per via telematica La richiesta di accesso può essere presentata dal soggetto con strumenti telematici in modo informale o formale. In caso di richiesta informale è sufficiente semplice mail contenente: - gli estremi del documento oggetto della richiesta oppure gli elementi che ne consentono in modo chiaro l'individuazione, - copia informatica (scannerizzazione) del documento di identità, idoneo a dimostrare l'identità del richiedente; - indirizzo a cui inviare la risposta. In caso di richiesta formale, il soggetto deve presentare istanza in via telematica con le modalità previste dalla normativa nazionale e regionale in materia di amministrazione digitale. In specifico l'istanza, contenente gli estremi del documento oggetto della richiesta oppure gli elementi che ne consentono in modo chiaro l'individuazione, è validamente presentata con una delle seguenti modalità: - quando l'istanza è sottoscritta mediante la firma digitale, il cui certificato è rilasciato da un certificatore accreditato: l'elenco pubblico dei certificatori accreditati è tenuto da DigitPA e consultabile anche in via telematica nel sito istituzionale di DigitPA stesso; - quando è trasmessa dal soggetto mediante la propria casella di posta elettronica certificata (PEC) all'indirizzo di posta elettronica certificata di ARTEA (artea@cert.legalmail.it) con allegata copia non autenticata del documento di identità Accoglimento La richiesta di accesso si considera accolta con l esibizione, l estrazione di copia o l invio telematico del documento, se disponibile in formato elettronico. Il rilascio dei documenti a seguito di istanza di accesso è disciplinato secondo le modalità di cui al paragrafo 5 del presente atto. 4

5 La comunicazione al richiedente o la messa in disponibilità del documento nel termine di 15 giorni costituisce rispetto del termine previsto per la conclusione del procedimento di accesso. L esame dei documenti avviene presso l ufficio che accoglie la richiesta di accesso. Fatta salva l applicazione delle norme penali, è vietato asportare, alterare o deteriorare i documenti Non accoglimento Il non accoglimento dell istanza di accesso è motivato dal responsabile del procedimento con riferimento specifico alle norme vigenti e così come indicato dall art.7 comma 1 della L.R. 40/ Differimento Il differimento dell accesso è motivato dal responsabile del procedimento, per assicurare la tutela dei soggetti controinteressati, ai sensi del d.lgs. 196/2003 "Codice in materia di protezione dei dati personali" o nel caso in cui l accesso possa ostacolare il regolare svolgimento dell'attività amministrativa per il tempo strettamente necessario ad evitare tale conseguenza, secondo quanto previsto all art. 7 comma 6 della l.r. 40/ Notifica ai controinteressati. ARTEA, se individua soggetti controinteressati, è tenuta a dare comunicazione agli stessi in ordine alla richiesta di accesso, mediante invio di copia dell istanza con lettera raccomandata con avviso di ricevimento o con altro mezzo idoneo a documentarne il ricevimento, oppure per via telematica per coloro che abbiano consentito a tale forma di comunicazione. I soggetti controinteressati sono individuati anche in relazione al contenuto degli atti connessi, di cui all art. 7 comma 2 del D.P.R. 12 aprile 2006 n Entro dieci giorni dalla ricezione della suddetta comunicazione, i controinteressati possono presentare una motivata opposizione, anche per via telematica. Decorso tale termine senza l invio di comunicazioni da parte dei controinteressati, l ARTEA dà corso alla richiesta di accesso presentata, accertata la ricezione della comunicazione di cui sopra Segnalazioni e reclami Segnalazioni e reclami in merito all esercizio dell accesso possono essere inoltrati all ARTEA con le seguenti modalità: consegnati a mano all ARTEA - Via R. Bardazzi n. 19/ Firenze (dal lunedì al venerdì dalle 9.30 alle 13.00) presso l ufficio protocollo, allegando copia fotostatica non autenticata di un documento di identità valido del soggetto richiedente inviati tramite posta ordinaria all indirizzo ARTEA, Via R. Bardazzi n. 19/ Firenze, unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità valido del soggetto richiedente; 5

6 tramite istanza sottoscritta mediante la firma digitale, il cui certificato è rilasciato da un certificatore accreditato: l'elenco pubblico dei certificatori accreditati è tenuto da DigitPA e consultabile anche in via telematica nel sito istituzionale di DigitPA stesso; inoltrati a mezzo fax al numero , unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità valido del soggetto richiedente; trasmessi mediante la propria casella di posta elettronica certificata (PEC) all'indirizzo di posta elettronica certificata di ARTEA (artea@cert.legalmail.it), con allegata copia non autenticata del documento di identità 3. Particolari tipologie di accesso 3.1. Accesso atti relativi a procedure di affidamento e di esecuzione di contratti pubblici L accesso agli atti relativi alle procedure di gara per l affidamento di contratti pubblici di lavori, forniture e servizi è disciplinato dal D.Lgs. 163/2006 "Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE". Per quanto non espressamente previsto nel suddetto Codice, si applicano le disposizioni del presente provvedimento Ricerche complesse Nel caso di ricerche complesse per le quali non sono stati comunicati tutti i dati necessari all identificazione ed al recupero del documento ricercato, o che comportano indagini approfondite anche risalenti nel tempo, o attraverso strumenti di accesso non informatizzati, o su fondi sprovvisti di tali risorse, ovvero che coinvolgono altre amministrazioni, l Amministrazione valuterà la possibilità del differimento secondo quanto previsto all art. 7 comma 6 della l.r. 40/ Richiesta documentazione da parte del Consulente Tecnico di Ufficio La richiesta di dati da parte di Consulente Tecnico di Ufficio nominato da Tribunale deve essere sempre accompagnata da copia della nomina da parte del tribunale, e può essere presentata ad ARTEA utilizzando una delle seguenti modalità: consegnata a mano all ARTEA Via R. Bardazzi n. 19/ Firenze (dal lunedì al venerdì dalle 9.30 alle 13.00) presso l ufficio protocollo, allegando copia fotostatica non autenticata di un documento di identità valido del soggetto richiedente; inviata tramite posta ordinaria all indirizzo ARTEA, Via R. Bardazzi n. 19/ Firenze, unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità valido del soggetto richiedente; 6

7 con istanza sottoscritta mediante la firma digitale, il cui certificato è rilasciato da un certificatore accreditato: l'elenco pubblico dei certificatori accreditati è tenuto da DigitPA e consultabile anche in via telematica nel sito istituzionale di DigitPA stesso; inoltrata a mezzo fax al numero , unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità valido del soggetto richiedente; trasmessa mediante la propria casella di posta elettronica certificata (PEC) all'indirizzo di posta elettronica certificata di ARTEA (artea@cert.legalmail.it), con allegata copia non autenticata del documento di identità. Verificata la congruità della richiesta all incarico che il CTU è chiamato a svolgere per conto del Tribunale, si procede nei tempi previsti alla consegna di quanto richiesto senza assolvimento dell obbligo di darne comunicazione ai controinteressati. 4. Rilascio documenti a seguito di istanza di accesso 4.1.Rilascio di copia di documenti Il rilascio di copia di documento digitale può avvenire soltanto nel caso in cui l'amministrazione possegga già il documento in formato digitale. Laddove il documento in possesso dell'amministrazione non sia in formato digitale al momento della richiesta del cittadino, è lasciata alla discrezionalità del responsabile del procedimento la valutazione motivata circa la possibilità di creare copia informatica del documento Spedizione di copia dei documenti Il soggetto può richiedere l'invio per posta di copia dei documenti oggetto di accesso. In tal caso l Agenzia si riserva di valutare la necessità di rimborso dei costi da sostenere Trasmissione di copia dei documenti per via telematica In caso di richiesta informale la struttura competente può rispondere in modo informale per mezzo di mail, allegando copia informatica del documento oggetto dell istanza di accesso. In caso di richiesta formale la struttura competente deve rispondere con documento firmato digitalmente avvalendosi dei canali di comunicazione telematica utilizzati per l istanza o differentemente scelti e indicati dal cittadino, purché idonei ad accertare ed attestare la fonte di provenienza, l'integrità del contenuto, l'invio e l'avvenuta consegna e di fornire ricevute opponibili a terzi (posta elettronica certificata). 7

8 Per il soggetto richiedente la possibilità di ricevere per via telematica duplicato o copia informatica del documento in formato digitale è garantita, salvo motivata impossibilità dovuta alla dimensione del documento che si deve trasmettere Rilascio di copie autentiche. Nel caso di richiesta di copie autentiche di documenti, il loro rilascio è subordinato all osservanza delle disposizioni concernenti l imposta di bollo (DPR n. 642 del 26 ottobre 1972 e relativi allegati A e B). Fatti salvi i casi di esenzione, il rilascio delle copie in forma autentica avviene previa apposizione sulle copie delle prescritte marche da bollo che devono essere fornite a cura e spese del richiedente; le modalità sono definite agli articoli 5 e 12 del citato DPR 642/ Ammontare dei diritti e delle spese Il rilascio di copie è gratuito, salvo quanto indicato nel punto 4.2 ed eventuali casi particolari in cui l Agenzia si riserva di valutare la necessità di rimborso dei costi da sostenere. 8

9 5. Modulistica per le istanze di accesso formale 5.1. ISTANZA DI ACCESSO AGLI ATTI (Art. 8 L.R. 40/2009) Il/La sottoscritto/a Cognome Nome COMUNE E DATA DI NASCITA RESIDENTE IN VIA/P.ZZA N. C.A.P. COMUNE DI RESIDENZA PROV. TELEFONO INDIRIZZO MAIL CHIEDE di esercitare il diritto di accesso, ai sensi dell art.9 della L.R. 40/2009, con riferimento al documento di cui si indicano di seguito gli estremi oppure gli elementi che ne consentono in modo chiaro l'individuazione: mediante sua esibizione; mediante estrazione di copia digitale, se disponibile in formato elettronico 1; mediante estrazione di copie fotostatiche delle seguenti parti del documento: mediante estrazione di copie fotostatiche conformi all originale delle seguenti parti del documento: Luogo e data Firma leggibile La firma non deve essere autenticata. ccorre allegare una copia del documento di riconoscimento o di identità, ad esclusione dei casi di istanza sottoscritta mediante firma digitale. L imposta di bollo non è dovuta, salvo richiesta di copia conforme all originale. Ai sensi dell art. 13 del Dlgs 196/2003 la informiamo che i dati raccolti saranno trattati, anche con mezzi informatici, esclusivamente per il presente procedimento e non saranno oggetto di comunicazione o diffusione. Il titolare del trattamento è ARTEA, il responsabile è il Dirigente della struttura interessata SPAZIO RISERVATO ALL UFFICIO L accesso è stato effettuato in data Il funzionario incaricato 1 L invio telematico del documento che sia disponibile in formato elettronico, è consentito solo al domicilio digitale dell interessato, ai sensi dell art 9, comma 5, L.R. 40/2009 9