COMUNE DI ROZZANO. Provincia di Milano REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DEL SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI

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1 COMUNE DI ROZZANO Provincia di Milano REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DEL SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI approvato con delibera C.C. n. 3 del 21/01/2013 1

2 Indice Art. 1 - Finalità e principi...3 Art. 2 - Tipologie di controllo...3 Art. 3 - Istituzione dell'ufficio controlli...3 Art. 4 - Controllo di regolarità amministrativa e contabile, in fase preventiva...4 Art. 5 - Controllo di regolarità amministrativa e contabile, in fase successiva...4 Art. 6 - Controllo di gestione...4 Art. 7 - Controllo di gestione. Competenze...5 Art. 8 - Sistema di controllo gestionale...5 Art. 9 - Sistema di controllo gestionale. Piano dei centro di costo e provento...5 Art Sistema di controllo gestionale. Sistema dei rapporti di gestione...6 Art Sistema di controllo gestionale - Processo di controllo...6 Art Processo di controllo. Definizione degli obiettivi...6 Art Processo di controllo. Misurazione dei costi e dei risultati...6 Art Controllo strategico...7 Art Controlli sulle società partecipate...7 Art Controllo sugli equilibri finanziari...8 Art Controllo della qualità dei servizi erogati...8 Art Controllo sui risultati dei Dirigenti...8 Art Controllo della Corte dei Conti...9 Art Disposizioni finali...9 2

3 Art. 1 - Finalità e principi Il sistema dei controlli, in base alla vigente normativa, contenuta nel D.Lgs. 267/2000 e nel D.L. 174/2012 convertito nella legge 213 del 7/12/2012; è volto a garantire legittimità, regolarità e corretta all'azione amministrativa. Il sistema dei controlli interni è diretto a: a) Verificare l'efficacia, l'efficienza e l'economicità dell'azione amministrativa, al fine di ottimizzare il rapporto tra obiettivi e azioni realizzate, nonché tra risorse impiegate e risultati; b) Valutare l'adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione degli strumenti di programmazione, in termini di congruenza tra i risultati conseguiti e gli obiettivi predefiniti; c) Garantire il costante controllo degli equilibri finanziari della gestione di competenza, della gestione dei residui e della gestione di cassa, anche ai fini della realizzazione degli obiettivi di finanza pubblica determinata dal patto di stabilità interno; d) Verificare l'efficacia, l'efficienza e l'economicità degli organismi gestionali esterni dell'ente, e) Garantire il controllo dei servizi erogati, sia direttamente, sia mediante organismi gestionali esterni. Il sistema dei controlli interni è improntato al principio della distinzione tra funzioni di indirizzo e compiti di gestione. Partecipano all'organizzazione del sistema dei controlli interni il Segretario Generale, i Dirigenti e l'ufficio controlli interni ed esterni. Art. 2 - Tipologie di controllo In base alla vigente normativa si distinguono le seguenti tipologie di controllo: - Controllo di regolarità amministrativa e contabile, in fase preventiva e successiva; - Controllo di gestione; - Controllo strategico; - Controlli sulle società partecipate; - Controllo sugli equilibri finanziari; - Controllo della qualità dei servizi erogati; - Controllo sui risultati dei Dirigenti; - Controllo della Corte dei Conti; I predetti controlli sono attivati con le modalità temporali sotto previste: - Il controllo strategico, il controllo degli organismi di partecipazione ed il controllo della qualità dei servizi erogati è limitato ai Comuni con popolazione superiore a abitanti in fase di prima applicazione, abitanti per il 2014 e abitanti a decorrere dal Art. 3 - Istituzione dell'ufficio controlli In esecuzione del D.L. 174/2012 convertito nella Legge 213/2012 è istituito nel Comune di Rozzano l'ufficio Controlli. 3

4 - L'ufficio è presieduto dal Dirigente Finanziario; - L'ufficio è composto dal Segretario Generale e dai Dirigenti Comunali di Rozzano, possono essere chiamati altresì alle riunioni di tale organismo i funzionari in posizioni di Posizione Organizzativa. (di seguito P.0.) - L'ufficio si avvale della struttura operativa dell'amministrazione Comunale. Art. 4 - Controllo di regolarità amministrativa e contabile, in fase preventiva Il controllo di regolarità amministrativa e contabile è assicurato, nella fase preventiva della formazione dell'atto mediante idonea istruttoria da parte della P.O. che la sottoscrive e tutte le istruttorie saranno utilizzate per la valutazione successive da ogni Dirigente ed è esercitato attraverso il rilascio del parere di regolarità tecnica attestante la regolarità e la correttezza dell'azione amministrativa: E' inoltre effettuato dal Dirigente del finanziario ed è esercitato attraverso il rilascio del parere di regolarità e del visto attestante la copertura finanziaria. Il Segretario dell'ente garantisce inoltre la conformità alle Leggi, allo Statuto e ai Regolamenti delle proposte di deliberazioni del Consiglio Comunale, della Giunta Comunale e, su richiesta dei Dirigenti sulle Determinazioni Dirigenziali. Art. 5 - Controllo di regolarità amministrativa e contabile, in fase successiva L'Ufficio di cui all'art. 3 raccoglie tutti gli atti dell'amministrazione. Il controllo sulla regolarità amministrativa e contabile in fase successiva è esercitato, sotto la direzione del Segretario Comunale, "a campione", sui seguenti atti: Determine di impegna di spese; Atti di accertamento di entrata; Atti di liquidazione di spesa; Contratti; Altri atti amministrativi (Permessi di costruire, Autorizzazioni, Concessioni, Ordinanze, ecc) Il controllo è svolto sul 10% di ognuna delle tipologie di atto sopra elencate, prendendo a riferimento il volume degli atti del trimestre precedente. In relazione alle determinazioni di impegno di spesa il 10% si riferisce agli atti del singolo Settore. Durante la verifica della regolarità, si astiene dal partecipare il Dirigente dell'atto oggetto di verifica. Dei risultati emersi viene stilata un'apposita relazione, anche a forma di scheda, contenente osservazioni, suggerimenti e proposte migliorative da seguire. Tale relazione è inviata ai Dirigenti di Settore, al Collegio dei Revisori, al Nucleo di Valutazione, alla Giunta e al Consiglio Comunale. L'attività di controllo non ha carattere sanzionatorio e i risultati del controllo sono la base per fornire suggerimenti, proposte, soluzioni possibili sia con riferimento al caso che li ha originati sia a carattere generale, eventualmente per correttivi in autotutela. Art. 6 - Controllo di gestione Il controllo di gestione è disciplinato dalla normativa dettata dall'art. 147 del D.Lgs. 267/

5 La finalità del controllo di gestione è quella di verificare' lo stato di attuazione degli obiettivi programmatici e di valutare la funzionalità, l'efficacia, l'efficienza e la qualità di realizzazione degli obiettivi stessi. L'esercizio del controllo di gestione ad un "controller" individuato dal Segretario Generale sentiti i Dirigenti di ciascun settore, con il supporto dell'ufficio Controlli interni ed esterni, in riferimento alle attività organizzative e gestionali di loro competenza e agli obiettivi di cui sono responsabili dinanzi alla Giunta. Il servizio opera nell'ambito della Segreteria Generale e si avvale di una apposita dotazione di personale. Esso opera in piena autonomia gestionale ed operativa. L'ufficio Controlli interni ed esterni, per lo svolgimento delle sue funzioni, ha pieno e incondizionato accesso ai documenti amministrativi di tutti gli uffici dell'ente. Ad esso è altresì consentito richiedere in via orale e per iscritto qualsiasi informazione. E', inoltre, fatto obbligo ai Dirigenti di ogni singolo Area/Settore mettere a disposizione i dati richiesti dall'organismo del Controllo di Gestione. Art. 7 - Controllo di gestione. Competenze Spettano all'ufficio Controlli interni i seguenti compiti: a) Progettare i sistemi di controllo gestionale; b) Mantenere ed aggiornare il sistema stesso in relazione al divenire delle esigenze e della complessità dell'ente; c) Predisporre e trasmettere ai Funzionari, alla Giunta ed al Nucleo di Valutazione, nell'ambito delle rispettive competenze, idonei rapporti inerenti i Settori singolarmente intesi e l'ente nel suo complesso; d) fornire ai Funzionari e alla Giunta, su richiesta, assistenza e pareri inerenti l'utilizzo delle informazioni provenienti dal sistema di controllo e relativi alle modalità di lettura ed interpretazione dei dati; e) supportare i Dirigenti nella predisposizione di obiettivi misurabili, inseriti nel Programma Esecutivo di Gestione, mediante idonei indicatori necessari a rilevare durante l'esercizio il grado di conseguimento degli stessi; f) Suggerire criteri di ripartizione dei costi generali e di indiretta imputazione al fine di conoscere il costo complessivo di funzionamento di ciascun servizio comunale; g) valutare i dati contenuti nei rapporti di gestione riferiti al piano degli obiettivo, al fine di verificare il loro stato di attuazione e quindi in esecuzione di quanto previsto agli art. 12 e 13. Art. 8 - Sistema di controllo gestionale Il sistema di controllo gestionale si compone del Piano dei centri di costo e provento, del sistema dei rapporti di gestione e del processo di controllo. Art. 9 - Sistema di controllo gestionale. Piano dei centro di costo e provento. Il piano dei centri di costo e provento dell'ente individua, per l'ente nel suo complesso e nell'ambito di ogni Servizio, aggregazioni significative sotto il profilo organizzativo e gestionale a cui possono essere utilmente attribuiti i costi di gestione e i proventi dalla stessa rivenienti. Il piano dei centri di costo e provento è approvato annualmente dalla Giunta su proposta 5

6 dall'ufficio Controlli interni ed esterni, previa intesa del medesimo con i Dirigenti. Art Sistema di controllo gestionale. Sistema dei rapporti di gestione. Il sistema dei rapporti di gestione si compone delle sintesi di dati, monetari e non monetari, che l'ufficio Controlli interni ed esterni acquisisce dai Dirigenti dei Area/settori in rapporto alle diverse attività svolte dai servizi. A tal fine, ogni Dirigente si avverrà del referente interno di settore per la redazione del rapporto di gestione; quest'ultimo ha frequenza periodica. Nel rapporto di gestione sono contenuti i dati relativi ai costi sostenuti e ai risultati monetari e non monetari, conseguiti nelle gestioni dei vari Servizi e dell'ente nel suo complesso e nei vari periodi di riferimento. L'ufficio Controlli interni ed esterni trasmette tanto ai Funzionari che al Sindaco le risultanze dell'attività del controllo con le necessarie analisi degli scostamenti; a tal fine il Dirigente avrà cura di indicare, all'atto della definizione dell'obiettivo previsto all'interno del PEG, la dinamica temporale di conseguimento dello stesso. Art Sistema di controllo gestionale - Processo di controllo Il processo di controllo si svolge nelle seguenti fasi: a) definizione degli obiettivi articolati per: a1. obiettivi di sviluppo; a2. obiettivo di mantenimento; a3. obiettivi di razionalizzazione; b) misurazione dei costi e dei risultati; c) analisi degli scostamenti intervenuti tra obiettivi e risultati; d) valutazione del grado di efficienza, efficacia ed economicità. Art Processo di controllo. Definizione degli obiettivi La definizione degli obiettivi gestionali avviene, all'inizio di ogni esercizio, con l'approvazione del Piano Esecutivo di Gestione e la formale consegna a ogni Dirigente. Gli obiettivi di sviluppo sono quelli che richiedono risorse aggiuntive relative all'avvio di nuove attività o all'incremento di altre già svolte. Gli obiettivi di mantenimento sono quelli obiettivi di tipo quantitativo che riguardano i volumi di attività storica prodotta a risorse invariate ai vari livelli al netto di miglioramenti tecnologici. Gli obiettivi di razionalizzazione sono. quelli finalizzati al recupero di risorse o al più efficiente utilizzo delle stesse, rivedendo i processi organizzativi in atto. In caso di variazione degli obiettivi nel corso dell'esercizio, il periodo di gestione intercorso tra la consegna degli obiettivi originari e la consegna dei nuovi obiettivi deve essere comunque considerato, ai fini della valutazione della prestazione, tenendo conto delle attività già espletate al fine di approntare i dispositivi organizzativi e gestionali idonei alla realizzazione degli obiettivi definiti in prima istanza. Art Processo di controllo. Misurazione dei costi e dei risultati La misurazione dei costi e dei risultati avviene per il tramite del sistema informativo di controllo, la cui realizzazione e operatività è responsabilità diretta dell'ufficio Controlli interni 6

7 e d esterni e indiretta degli altri Funzionari, in quanto la loro collaborazione è necessaria al corretto funzionamento del sistema stesso. Ciascun dirigente dovrà porre particolare attenzione alla razionalizzazione dei procedimenti quantificando, secondo la metodologia della valutazione ex-ante, le risorse: organizzative - finanziarie - tecniche e strumentali che è possibile liberare a seguito della modifica dei singoli procedimenti. Il risultato della razionalizzazione di singoli procedimenti proposti dal Dirigente sarà formalizzato con apposto provvedimento del Segretario Generale i cui allegati principali saranno costituiti dall'analisi e rappresentazione di tutte le fasi del provvedimento prima e dopo la razionalizzazione con evidenziazione delle fasi in cui si ha risparmio di risorse e di tempi. Art Controllo strategico Il controllo strategico ha la funzione di garantire la verifica dell'adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, programmi ed altri strumenti di determinazione dell'indirizzo politico dell'ente. Nello specifico l'attività è finalizzata alla rivelazione dei risultati conseguiti rispetto agli obiettivi predefiniti, degli aspetti economico - finanziario connessi ai risultati ottenuti, dei tempi di realizzazione rispetto alle previsioni, delle procedure operative attuate confrontate con i progetti elaborati, della qualità dei servizi erogati e del grado di soddisfazione della domanda espressa, degli aspetti socio - economici. Si considerano momenti di controllo strategico: a) L'approvazione del rendiconto della gestione; b) La verifica annuale dell'attuazione del programma, presentata al Consiglio dal Sindaco; c) La verifica sullo stato di attuazione dei programmi disposta ai sensi dell'art. 193 del D. Lgs 267/2000; L'esercizio dell'attività di controllo strategico si svolge entro il mese di Settembre dell'anno in corso e di giugno dell'anno successivo. Il controllo strategico, posto sotto la direzione del Segretario Generale, si attua con il supporto dell'ufficio Controlli interni ed esterni, che alla elaborazione di rapporti periodici da sottoporre alla Giunta Comunale e al Consiglio per la successiva predisposizione di deliberazione consiliare in sede di ricognizione sullo stato di attuazione dei programmi. Art Controlli sulle società partecipate Contestualmente alla approvazione del bilancio di previsione finanziario del Comune, il Consiglio Comunale approva gli indirizzi alle società partecipate contenenti: a) indirizzi economico - patrimoniali, di investimento e sviluppo; b) obiettivi di gestione da conseguire in un arco temporale triennale; c) indirizzi sulla qualità dei servizi e sulle prestazioni aziendali. Nel corso dell'esercizio l'ente provvede nei confronti delle società partecipate a: a) monitorare i rapporti finanziari con le società; b) verificare attraverso forme di reporting la situazione contabile, gestionale e organizzativa della società; c) monitorare Io stato di attuazione degli obiettivi assegnati; 7

8 d) vigilare sull'osservanza da parte della società partecipata dei vincoli normativi vigenti in materia; e) attivare forme di controllo sulla qualità dei servizi erogati. In esito ai controlli sopra indicati l'ente deve, qualora riscontrasse elementi di anomalia nella gestione, attivare tempestivamente le necessarie azioni correttive. Periodicamente, e comunque ogni, sei mesi, si redige un report/relazione che viene trasmessa al Sindaco, alla Giunta e al Consiglio Comunale. AI termine dell'esercizio l'ente deve predisporre una relazione illustrativa contenente le risultanze della gestione delle società partecipate. Art Controllo sugli equilibri finanziari Il controllo sugli equilibri finanziari è svolto sotto la direzione e il coordinamento del responsabile del servizio finanziario e mediante la vigilanza dell'organo di revisione, prevedendo il coinvolgimento attivo degli organi di governo, del segretario e dei responsabili dei servizi, secondo le rispettive responsabilità. E' disciplinato nel regolamento di contabilità Il controllo sugli equilibri finanziari implica anche la valutazione degli effetti che si determinano per il bilancio finanziario dell'ente in relazione all'andamento economico finanziario degli organismi gestionali esterni. Il controllo sulla conseguente regolarità finanziario e contabile viene assicurata altresì mediante la sottoscrizione da parte del Dirigente dell'area Finanziaria di un parere della permanenza dell'equilibrio finanziario. Il parere è allegato all'atto. Ulteriori disposizioni saranno inserite nel Regolamento di Contabilità. Art Controllo della qualità dei servizi erogati La partecipazione attiva degli utenti è considerata fondamentale per il buon andamento della gestione e pertanto l'ente deve attivare forme di controllo sulla qualità dei servizi resi. Tale controllo deve esplicitarsi attraverso: a) check list della qualità interna ossia definizione e gradazione della qualità intesa dai soggetti responsabili dell'erogazione del servizio; b) analisi di customer satisfaction da effettuare sull'utenza dei servizi; c) confronto tra il livello di qualità offerta e il livello di qualità percepito. In esito a tale attività l'ente deve attivare gli interventi correttivi sia in termini di priorità degli aspetti qualitativi che in termini di miglioramento della soddisfazione dell'utenza. Art Controllo sui risultati dei Dirigenti Il controllo sul raggiungimento dei risultati in relazione agli obiettivi assegnati ai Dirigenti è garantito dal Nucleo di Valutazione che opera secondo le funzioni e prerogative ad esso riconosciute dalla Legge e disciplinate dal "Regolamento sull'ordinamento dei Servizi e degli Uffici" e secondo la metodologia di valutazione interna I verbali delle sedute del Nucleo di Valutazione sono trasmetti al Sindaco e alla Giunta. 8

9 Art Controllo della Corte dei Conti In relazione alla verifica della Corte dei Conti prevista dall'art. 48 del D.Lgs. 267/2000 cosi come modificato dal D.L. 174/2012, il Sindaco trasmette semestralmente alla sezione regionale di controllo della Corte dei Conti un referto sulla regolarità della gestione e sull'efficacia e sull'adeguatezza del sistema dei controlli interni adottato, sulla base delle Linee guida deliberate dalla Sezione delle autonomie della Corte dei Conti; il referto è, altresì, inviato al Presidente del Consiglio Comunale. L'elaborazione del referto è curata dal Segretario Generale. Art Disposizioni finali Il presente Regolamento abroga ogni diversa precedente previsione regolamentare in contrasto con le presenti disposizioni. Il presente Regolamento entra in vigore ad avvenuta esecutività della delibera di approvazione e viene inoltrato alla Corte dei Conti per il relativo controllo, ed inoltre copia dello stesso viene inviata al Prefetto ed ai Revisori. 9