I PARTE Rapporto Intermedio sullo stato di avanzamento del progetto

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1 Seminario di Assistenza tecnica alla redazione del Rapporto Intermedio Annualità 2012 Roma, 18 ottobre 2013 (ISFOL Sala Auditorium) Corso d Italia, 33 I PARTE Rapporto Intermedio sullo stato di avanzamento del progetto Relatrice: Michela Volpi

2 OBIETTIVI DEL RAPPORTO INTERMEDIO per il Beneficiario verifica e capitalizzazione di quanto è stato realizzato nel primo periodo contrattuale evidenziazione di possibili ambiti di criticità da gestire e risolvere per l Agenzia nazionale verifica del grado di regolarità attuativa del progetto introduzione di eventuali azioni correttive decisione sullo svincolo delle ulteriori quote di prefinanziamento 2

3 Modalità di presentazione e valutazione

4 Periodo contrattuale di riferimento 01 ottobre ottobre 2013 Scadenza di presentazione del Rapporto intermedio 30 novembre 2013 (fa fede il timbro postale) 4

5 PROROGA ALLA SCADENZA DI PRESENTAZIONE DEL R.I. può essere concessa fino ad un massimo di 2 mesi non comporta un estensione del periodo di eleggibilità delle spese la richiesta deve essere presentata entro 15 gg. dalla scadenza di presentazione del R.I. non comporta un emendamento alla Convenzione per la richiesta occorre utilizzare l apposito Modulo di richiesta di modifica alla Convenzione disponibile sul sito dell AN 5

6 FASI DELLA VERIFICA DEL R.I. (1) 1. L Agenzia approva o respinge il Rapporto e versa la seconda quota di pre-finanziamento entro 90 gg. di calendario dalla sua ricezione. Nel corso della valutazione l Agenzia può decidere di richiedere documenti giustificativi o informazioni supplementari 2. Il Beneficiario dispone di 30 gg. di calendario per la trasmissione delle informazioni e/o dei documenti supplementari o di un nuovo rapporto 3. Il pagamento è subordinato al ricevimento, da parte dell Agenzia, di una nota di addebito o documento equivalente. 6

7 Indicazioni per la compilazione del REPORT FORM

8 PROCEDURA PER L UTILIZZO DEL REPORT FORM (1) L Agenzia invierà una a ciascun Beneficiario contenente un indirizzo web personalizzato dal quale scaricare il file del REPORT FORM personalizzato contenente i dati inerenti al proprio progetto Per scaricare il file il Beneficiario dovrà possedere un account ECAS (European Commission Authentication Service) creato sulla base dell indirizzo mail della persona di contatto Il manuale rilasciato dalla Commissione europea per la creazione dell account ECAS è disponibile nel sito web dell AN 8

9 PROCEDURA PER L UTILIZZO DEL REPORT FORM (2) Una volta aperto il REPORT FORM il Beneficiario dovrà scaricarlo e salvarlo sul proprio PC A questo punto si può iniziare la compilazione Ogni volta che il lavoro viene sospeso/chiuso è fondamentale salvare il file per evitare perdite di dati Ad ogni salvataggio viene attribuito un hash code 9

10 PROCEDURA PER L UTILIZZO DEL REPORT FORM (3) Terminata la compilazione sarà necessario: Validare il lavoro definitivo (pulsante Validate ) Salvare il Report Form (con il salvataggio verrà attribuito l hash code) Inviare on line il file (pulsante Submit online ) Salvare e stampare la versione del Report Form inviata online (pulsante Print form ) da firmare, timbrare, datare e inviare all AN Copiare su CD-Rom o pen drive (inviare all AN in allegato alla copia cartacea) ATTENZIONE: Tutte le versioni del Report Form inviate (online, cartacea ed elettronica) devono contenere stesso hash code e Submission ID 10

11 SEZIONI DEL REPORT FORM A. GENERAL INFORMATION B. SUBMISSION C. IDENTIFICATION OF THE BENEFICIARY D. IDENTIFICATION OF THE PARTNERS E. CONSORTIUM F. WORK PROGRAMME G. DISSEMINATION AND EXPLOITATION OF RESULTS H. TARGET GROUPS I. LESSONS LEARNED J. ANNEXS TO THE REPORT K. FINANCIAL REPORT L. PAYMENT M. DATA PROTECTION NOTICE N. DECLARATION OF CONFORMITY O. SUBMISSION 11

12 ed ora analizziamo il REPORT FORM

13 Dalla SEZIONE A. alla SEZIONE D. La prima parte del Report Form (dalla Sezione A alla Sezione D) sarà pre-compilata dal sistema. Non sarà possibile aggiungere o modificare le informazioni già inserite Verificare che i dati riportati siano corretti 13

14 SEZIONE E. CONSORTIUM (1) Alla prima domanda della Sezione E. Consortium si dovrà selezionare YES solo se sono avvenuti cambiamenti nella composizione del Partenariato Automaticamente si aprirà una nuova Sezione con la numerazione E.1 Consortium changes che dovrà essere compilata in tutte le sue parti per consentire la validazione del foglio. La pre-esistente Sezione E.1 Consortium meetings cambierà numerazione in E.2 In nessun caso le informazioni contenute nella Sezione E.1 verranno considerate dall Agenzia come implicite richieste di emendamento per la modifica del partenariato 14

15 SEZIONE E. CONSORTIUM (2) Compilare la Sezione E.1 (o E.2) Consortium meetings indicando tutte le riunioni di partenariato, anche quelle che coinvolgono un numero ridotto di organismi (es. bilateriali, solo partner nazionali, di coordinamento etc.). Ricordare che: È obbligatorio allegare tutti i verbali dei meeting (inclusa la lista dei partecipanti) È essenziale assicurare la piena coerenza tra quanto indicato nell intera Sezione E. e le tabelle finanziarie (vedi fogli Excel) 15

16 SEZIONE F. WORK PROGRAMME (1) Nella Sezione F.1 Past Activities si dovranno descrivere in modo chiaro ed esaustivo tutte le attività già realizzate e le modifiche effettuate rispetto al piano di lavoro approvato Indicare la % di lavoro svolto Nella Sezione F.2 Future Activities si dovranno descrivere tutte le attività da realizzare nel secondo anno di lavoro e le modifiche che si presume avverranno rispetto al pianificato. Spiegare le ragioni di tali modifiche!!! 16

17 SEZIONE F. WORK PROGRAMME (2) ATTENZIONE!!! Qualora siano previste modifiche sostanziali nelle attività da realizzare nel secondo anno di lavoro è necessario che tali variazioni siano autorizzate dall AN con eventuale emendamento alla Convenzione In nessun caso le informazioni contenute nella Sezione F.2 ( Future Activities ) verranno considerate dall Agenzia come implicita richiesta di emendamento al Piano di lavoro 17

18 SEZIONE F. WORK PROGRAMME (3) Nella Sezione F.3 Results and Work Packages andranno descritti i Risultati/Prodotti realizzati nel primo anno e tutti i progressi relativi ai singoli Work Packages La descrizione dovrà essere precisa e puntuale e dovrà tener conto di quanto già indicato nelle specifiche sezioni del Formulario di candidatura. In particolare andranno indicate tutte le eventuali modifiche apportate rispetto al piano di lavoro approvato 18

19 SEZIONE F. WORK PROGRAMME (4) Per la Sezione F.3.1. Results va generata una specifica tabella per ciascun Risultato/Prodotto già realizzato La numerazione attribuita dal sistema al singolo prodotto sarà consecutiva e pertanto potrebbe non corrispondere alla numerazione assegnata nel Formulario di candidatura Per l AN è fondamentale che nella riga Result/Product Title vengano inserite le seguenti indicazioni: Il numero originario del singolo prodotto Il numero del Work Package di riferimento 19

20 SEZIONE F. WORK PROGRAMME (5) ATTENZIONE!!! Tutti i Risultati/Prodotti tangibili già realizzati dovranno essere: allegati alla versione cartacea del Report (due copie per ciascun prodotto) numerati (in modo progressivo) catalogati (nell ordine in cui sono descritti nel Report) 20

21 SEZIONE F. WORK PROGRAMME (6) Nella Sezione F.3.2 Work Packages va generata una specifica tabella per ciascun Work Packages già concluso o in fase di attuazione nel primo anno di lavoro La numerazione attribuita dal sistema al singolo WP sarà consecutiva e pertanto potrebbe non corrispondere alla numerazione assegnata nel Formulario di candidatura Per l AN è fondamentale che nella riga Work package Title venga indicato, oltre al titolo, anche il numero del Work Package originario assegnato nel formulario 21

22 SEZIONE G. DISSEMINATION AND EXPLOITATION OF RESULTS Nella Sezione G Dissemination and exploitation of results vanno descritte le attività di disseminazione e di valorizzazione (utilizzo dei prodotti/risultati oggetto di trasferimento) realizzate, il target group coinvolto in tali attività e il feedback ricevuto 22

23 SEZIONE H. TARGET GROUPS Nella Sezione H.1 Involvement va descritto il coinvolgimento del target group di riferimento del progetto e dei diversi attori coinvolti nelle attività progettuali Nella Sezione H.2 Target groups statistics vanno descritte alcune caratteristiche del target group 23

24 SEZIONE I. LESSONS LEARNED Nella Sezione I.1 Problem handling andranno descritti: i problemi riscontrati in fase di attuazionedel progetto le modalità adottate per il superamento delle criticità La descrizione dovrà essere chiara e dettagliata e si dovrà fare riferimento a quanto indicato nella precedente Sezione F. 24

25 SEZIONE J. ANNEX TO THE REPORT (1) Elencare esattamente tutto il materiale allegato alla versione cartacea del Rapporto Intermedio (es. prodotti/risultati realizzati, password/login dei siti o portali, documenti amministrativi e finanziari ) L elenco riguarderà: il materiale che obbligatoriamente dovrà essere inviato all Agenzia il materiale aggiuntivo che si intende portare a conoscenza dell Agenzia per dimostrare lo sviluppo del progetto e i risultati conseguiti 25

26 SEZIONE J. ANNEX TO THE REPORT (2) ATTENZIONE!!! E necessario che: tutta la documentazione allegata sia organizzata per ambiti di riferimento/singole sezioni del Report Form su ogni allegato sia indicato un numero/codice (progressivo) con riferimento alla specifica Sezione del Report Form a cui fa riferimento 26

27 SEZIONE J. ANNEX TO THE REPORT (3) ATTENZIONE!!! SONO DOCUMENTI OBBLIGATORI DA INVIARE IN ALLEGATO: 1 originale (con data, timbro e firma in originale) e 2 copie cartacee del Report Form CD-Rom/DVD/Pen Drive contenente versione elettronica del Report Form corrispondente a quella inviata in cartaceo e online 1 copia della documentazione di supporto alla gestione complessiva del progetto (verbali delle riunioni + lista dei partecipanti, eventuali piani di qualità, piani di monitoraggio e valutazione, report della sperimentazione/testing, ecc.) 2 esemplari di ciascun risultato/prodotto tangibile (come indicato nella Sezione F.3 del Report Form) in tutte le lingue previste dal piano di lavoro 1 copia della documentazione e dei materiali relativi alle attività di disseminazione (come indicato nella sezione G del Report Form) password e login per ogni strumento elettronico o sito web o portale 27 (come indicato nella Sezione F.3 del Report Form)

28 SEZIONE L. PAYMENT ATTENZIONE!!! È obbligatorio specificare se si intende richiedere il pagamento di ulteriori quote di pre-finanziamento Si prega di selezionare una delle seguenti opzioni: YES NO 28

29 SEZIONE N. DECLARATION OF CONFORMITY (1) ATTENZIONE!!! Nella Sezione N è obbligatorio : apporre data e luogo riportare l indicazione del nome del Legale rappresentante e della sua posizione nell organizzazione Beneficiaria apporre la firma del legale rappresentante (versione cartacea) 29

30 SEZIONE N. DECLARATION OF CONFORMITY (2) ATTENZIONE!!! Come stabilito nella Convenzione Art. X.4: Si rammenta che Il Beneficiario è tenuto ad inserire dati e a documentare costantemente i progressi e i risultati del progetto all interno del data base ADAM accessibile dal sito dell Agenzia VEDERE PRESENTAZIONE 30

31 Obblighi del Beneficiario in relazione alla pubblicità

32 PUBBLICITÀ E RESPONSABILITÀ (1) Coerentemente con quanto definito dalla Convenzione (Condizioni generali Art. 5) è obbligatorio apporre su ogni comunicazione o pubblicazione: il logo ufficiale del Programma LLP e la menzione del sostegno finanziario della CE la dichiarazione ufficiale sulla responsabilità Entrambi sono reperibili sul sito della Commissione Europea: /identity_en.htm 32

33 PUBBLICITÀ E RESPONSABILITÀ (2) LOGO DA UTILIZZARE 33

34 FRASE DA INSERIRE SUI RISULTATI (disponibile in tutte le lingue EU) PUBBLICITÀ E RESPONSABILITÀ (3) Il presente progetto è finanziato con il sostegno della Commissione europea. L autore è il solo responsabile di questa pubblicazione (comunicazione) e la Commissione declina ogni responsabilità sull uso che potrà essere fatto delle informazioni in essa contenute. 34

35 Per dubbi contattare il tutor di riferimento GRAZIE!